會(huì)中服務(wù)培訓(xùn)課件

思考：會(huì)議秘書在會(huì)中應(yīng)做好哪些工作？會(huì)中的服務(wù)與組織

會(huì)務(wù)工作流程圖2（會(huì)中）做好會(huì)議記錄組織簽到做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作報(bào)到及接待工作做好后勤保障工作編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)或快報(bào)做好會(huì)議保密工作會(huì)議信息工作會(huì)議服務(wù)與組織工作一、組織報(bào)到和簽到兩種會(huì)議須會(huì)前報(bào)到——代表大會(huì)或重要的工作會(huì)議；有外部人員參加的專題性會(huì)議。(一)接站和引導(dǎo)1．接站。（1)充分掌握與會(huì)者情況，避免錯(cuò)接和漏接。

(2)接站現(xiàn)場(chǎng)及交通工具標(biāo)志要醒目3.引導(dǎo)會(huì)間工作人員為與會(huì)者指引會(huì)場(chǎng)、展區(qū)、餐廳、住宿的房間以及指示與會(huì)者問(wèn)詢的路線、方向和具體的位置。2．報(bào)到：指與會(huì)者在到達(dá)會(huì)議活動(dòng)所在地時(shí)所辦理的登記注冊(cè)手續(xù)。一般在大會(huì)會(huì)務(wù)組的房間進(jìn)行，報(bào)到要盡量從簡(jiǎn)報(bào)到注意事項(xiàng)：(1)查驗(yàn)證件，確認(rèn)與會(huì)者的參會(huì)資格；(2)請(qǐng)與會(huì)者在登記表上填寫個(gè)人姓名、性別、年齡、單位、職務(wù)、職稱、聯(lián)系地址、電話、郵政編碼等有關(guān)信息，以備編印通訊名錄。××××?xí)h報(bào)到登記表

（200×年×月×日）序號(hào)姓名性別年齡工作單位職務(wù)職稱通訊地址電話手機(jī)電子郵箱房間號(hào)(3)統(tǒng)一接收與會(huì)者隨身帶來(lái)的需要在會(huì)上分發(fā)的材料，經(jīng)審查后再統(tǒng)一分發(fā)(4)分發(fā)會(huì)議文件及有關(guān)材料（裝袋）。案例：志遠(yuǎn)股份有限公司董事會(huì)召開(kāi)會(huì)議，討論從國(guó)外引進(jìn)生產(chǎn)設(shè)備的問(wèn)題。秘書張志負(fù)責(zé)為與會(huì)董事準(zhǔn)備會(huì)議所需文件資料，因?yàn)橛卸嗉覈?guó)外公司競(jìng)標(biāo)，所以材料很多。張志由于時(shí)間倉(cāng)促就為每位董事準(zhǔn)備了一個(gè)文件夾，將所有材料放入文件夾。有三位董事在會(huì)前回復(fù)說(shuō)將有事不能參加會(huì)議，于是，張志就沒(méi)有準(zhǔn)備他們的資料，不想，正式開(kāi)會(huì)時(shí)，其中的兩位又趕了回來(lái)，結(jié)果會(huì)上有的董事因沒(méi)有資料可看而無(wú)法發(fā)表意見(jiàn)，有的董事面對(duì)一疊資料不知如何找到想看的資料，從而影響了會(huì)議的進(jìn)度。思考分析：1、秘書張志的工作有哪些不足？原因是什么？2、如果讓你準(zhǔn)備這次會(huì)議所需文件資料，你會(huì)怎么做？3、你從中吸取了什么經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)？一是會(huì)議資料數(shù)量要適中，留有充分的余地；二是根據(jù)會(huì)議議程或日程安排順序裝袋；三是最好據(jù)此情況列出一份會(huì)議文件（資料）清單，便于與會(huì)者對(duì)照閱讀。四是重要文件必須履行簽收手續(xù)，分發(fā)時(shí)要編號(hào)、登記；五是會(huì)后需要退回的文件（征求意見(jiàn)稿、保密性文件等）應(yīng)附上一份文件清退目錄；囑其妥善保存，會(huì)后退回。六是重要而又需事先送達(dá)與會(huì)者的文件，應(yīng)派專人專遞、傳真、特快專遞等送達(dá)。注意：除正常的會(huì)議文件外，還應(yīng)有會(huì)議日程表、與會(huì)者名錄及房間安排表、會(huì)議代表證、人員分組表、就餐桌號(hào)、集體合影位置圖等。如果安排參觀考察、旅游和文藝活動(dòng)，還應(yīng)有乘坐車的車號(hào)和觀看演出的門票。(5)預(yù)收會(huì)務(wù)費(fèi)、食宿費(fèi)、資料費(fèi)等費(fèi)用，當(dāng)場(chǎng)開(kāi)具收據(jù)。（6）登記與會(huì)者返程的時(shí)間、車次(軟臥、硬臥還是硬座)或飛機(jī)的航班，并預(yù)收車(機(jī))票費(fèi)；向與會(huì)者解答會(huì)議的有關(guān)問(wèn)題并提醒應(yīng)該注意的事項(xiàng)。

（二）簽到1．簽到的作用。一是可以檢查核對(duì)與會(huì)人員，二是可以統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)。三是留下第一手簽到記錄，為以后的查考提供歷史憑證。2．會(huì)議簽到的方式。(1)簿式簽到——適用于小型會(huì)議或各類慶典和儀式(2)卡片式簽到——適用于大中型會(huì)議和重要會(huì)議(3)電子簽到——常與卡式（磁卡）簽到配合使用（4）表式簽到（5）秘書代簽

3．簽到表的格式。同一個(gè)單位或同一類會(huì)議的簽到表應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一格式。(1)標(biāo)題。

(2)正文。①會(huì)議名稱。②主辦單位。③舉行時(shí)間④舉行地點(diǎn)。⑤應(yīng)到單位名稱或應(yīng)到人姓名。⑥與會(huì)者簽名。二、做好會(huì)議記錄思考：所有會(huì)議都應(yīng)做記錄嗎？為什么？

(一)會(huì)議記錄的含義、作用1．含義：是會(huì)議客觀進(jìn)程原始、真實(shí)信息的記載2、作用(1)為日后查考、研究會(huì)議提供第一手材料。(2)在一些法定性會(huì)議中，會(huì)議記錄經(jīng)發(fā)言者和會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)簽字后，具有法律效力。(3)便于領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)、全面了解和掌握會(huì)議的進(jìn)展情況和動(dòng)向。(4)為形成決定、決議、會(huì)議紀(jì)要等最后文件打好基礎(chǔ)。(5)經(jīng)會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)和發(fā)言者同意，可散發(fā)會(huì)議記錄整理稿，以便傳達(dá)和學(xué)習(xí)會(huì)議精神。(6)圖像類會(huì)議記錄還可以用于會(huì)議宣傳報(bào)道。(二)會(huì)議記錄的格式和內(nèi)容1．標(biāo)題。(1)專用性標(biāo)題。如“xx公司行政辦公會(huì)議記錄”“xx學(xué)會(huì)第x次理事會(huì)會(huì)議記錄”。(2)通用性標(biāo)題。適用一般會(huì)議，只寫“會(huì)議記錄”即可。

2．首部(會(huì)議概況)(1)會(huì)議的名稱。(2)會(huì)議時(shí)間(3)會(huì)議地點(diǎn)(4)會(huì)議召集人或主持人（姓名和職務(wù),甚至單位名稱）(5)參加人員（出席人、列席人、旁聽(tīng)人等）(6)缺席人員

3．主體。(1)會(huì)議的議程和議題。(2)發(fā)言情況_重點(diǎn)，包括發(fā)言人姓名和發(fā)言內(nèi)容(3)會(huì)議結(jié)果_對(duì)議題的通過(guò)、緩議、撤銷、否決等(4)會(huì)場(chǎng)情況_會(huì)期會(huì)場(chǎng)內(nèi)發(fā)生的與會(huì)議進(jìn)程有關(guān)并且具有記錄價(jià)值的情況。

4．尾部。(1)記錄人。(2)審核人。(3)發(fā)言人。(4)法定的簽字人員。xx學(xué)會(huì)第（）次理事會(huì)議記錄時(shí)間年

月

日

午

時(shí)

分

至

日

午

時(shí)

分地點(diǎn)主持出席列席缺席共

頁(yè)（發(fā)言人姓名）（會(huì)議進(jìn)程記錄）

記錄人：

審核人：

審核日期：會(huì)議名稱主辦部門時(shí)間年

月

日午時(shí)分地點(diǎn)主持人出席列席缺席審核記錄發(fā)言人（發(fā)言內(nèi)容及決議）

發(fā)言人簽署：

（三）會(huì)議記錄的方法和要求1．會(huì)議記錄的方法。(1)詳細(xì)記錄——重要會(huì)議(2)簡(jiǎn)易記錄——較為簡(jiǎn)單的事務(wù)性會(huì)議(3)摘要記錄——一般性會(huì)議。摘要記錄的重點(diǎn)：會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開(kāi)的有關(guān)活動(dòng)；會(huì)議討論、爭(zhēng)論的焦點(diǎn)及其各方的主要見(jiàn)解；權(quán)威人士或代表人物的言論；會(huì)議開(kāi)始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；會(huì)議已議決的或議而未決的事項(xiàng)；對(duì)會(huì)議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)2．會(huì)議記錄的要求。(1)人員落實(shí)。(2)準(zhǔn)備充分。(3)客觀真實(shí)，全面準(zhǔn)確。(4)清楚規(guī)范。（四）認(rèn)真核實(shí)與整理（五）編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)（略）三、做好會(huì)議服務(wù)工作（一）當(dāng)好舞臺(tái)監(jiān)督某校召開(kāi)表彰大會(huì)，對(duì)全校七八個(gè)先進(jìn)集體，數(shù)十名先進(jìn)個(gè)人，頒發(fā)錦旗和獎(jiǎng)狀。當(dāng)領(lǐng)獎(jiǎng)的同學(xué)上臺(tái)領(lǐng)到錦旗和獎(jiǎng)狀后，有幾名同學(xué)當(dāng)即發(fā)現(xiàn)獎(jiǎng)狀上的名字不對(duì)，轉(zhuǎn)頭向領(lǐng)導(dǎo)更換和相互交換，一時(shí)間領(lǐng)獎(jiǎng)臺(tái)上競(jìng)亂糟槽。思考：該案例給我們什么啟示？一般工作例會(huì):做好會(huì)議記錄;在議題轉(zhuǎn)換時(shí)通知有關(guān)列席人員到會(huì)。大型工作會(huì)議或群眾集會(huì):傳遞上下臨時(shí)性信息;有關(guān)人員的臨時(shí)性調(diào)度等。具體的工作內(nèi)容有：1、為主席臺(tái)上領(lǐng)導(dǎo)傳遞信息——臨時(shí)動(dòng)議找人或交代問(wèn)題2、傳遞會(huì)外緊急情況或與會(huì)者重要提議3、通知或示意播放音樂(lè)，組織禮儀小姐和受獎(jiǎng)人員上臺(tái)——頒獎(jiǎng)時(shí)4、安排人員倒茶水5、相機(jī)處理臨時(shí)性事宜等。[案例]

某企業(yè)準(zhǔn)備在10月l0日上午10點(diǎn)于華海大廈召開(kāi)大型的新產(chǎn)品訂貨會(huì)。參加的有本單位、外單位的人員。會(huì)上需要租借放映機(jī)來(lái)進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。總經(jīng)理秘書洪小姐負(fù)責(zé)租賃放映機(jī)。接到任務(wù)后，打電話給租賃公司，要求l0日上午9點(diǎn)50分準(zhǔn)時(shí)把放映機(jī)送到華海大廈會(huì)議廳。10日上午，會(huì)議開(kāi)幕前，秘書們都在緊張地做著最后的準(zhǔn)備工作。洪小姐一看表，呀，已經(jīng)9點(diǎn)55分了，放映機(jī)還沒(méi)有送到，于是馬上打電話去問(wèn)，對(duì)方回答機(jī)器已送出。

眼看著各地來(lái)賓已陸續(xù)進(jìn)場(chǎng)，洪小姐心急如焚……思考：1．假如你是洪小姐，對(duì)接下去可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理?2．假如放映機(jī)在10點(diǎn)還未送到，你將馬上向總經(jīng)理報(bào)告還是擅自決定調(diào)整會(huì)議議程?3、怎樣才能避免此類事故的發(fā)生？（二）組織好會(huì)議集體攝影一次重要的國(guó)際會(huì)議，十多個(gè)國(guó)家的領(lǐng)導(dǎo)人在一起聚會(huì)。因?yàn)榻M織者的疏忽，在集體攝影中竟將兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人安排在了后排，結(jié)果在這一重要國(guó)際會(huì)議的“全家?！?，竟找不到這兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人的影像，引起兩國(guó)輿論的指責(zé)。此案例給我們什么啟示？1、選好地址2、搭好攝影臺(tái)3、編制好與會(huì)人員的站位圖表（三）安排好參觀考察和旅游活動(dòng)1、選好項(xiàng)目2、檢查活動(dòng)對(duì)象。包括車程、交通和路況、停留時(shí)間；陪同人員、解說(shuō)人員和導(dǎo)游人員的安排，現(xiàn)場(chǎng)的清潔、安全和整體環(huán)境情況等3、組織指揮活動(dòng)。一要配備安全狀況和設(shè)施條件好的車輛，確保交通安全。二要對(duì)車輛進(jìn)行編號(hào)，乘坐人和車要固定，并隨時(shí)清點(diǎn)人數(shù)。

1、做好會(huì)議期間信息的收集、傳遞、反饋工作.

（1）秘書要多聽(tīng)、多記、多想、多算、多跑，全面搜集信息。（2）深入會(huì)議，掌握第一手資料。（3）注重對(duì)會(huì)議信息加工提煉，方便各方利用。（4）注重實(shí)效，并收集反饋信息。2、做好會(huì)議期間的對(duì)外宣傳（1）妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。（2）注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守單位秘密。（3）選擇宣傳內(nèi)容應(yīng)堅(jiān)持對(duì)象、效果、

時(shí)效、費(fèi)用的原則。(4)收集媒體對(duì)會(huì)議的報(bào)道提供給領(lǐng)導(dǎo).（5）為領(lǐng)導(dǎo)召開(kāi)記者招待會(huì)提供資料。值班人員的職責(zé)：隨時(shí)應(yīng)對(duì)各種突發(fā)性事件；控制與會(huì)議無(wú)關(guān)的人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)保持與領(lǐng)導(dǎo)和后勤服務(wù)部門主管人員的聯(lián)系，以便及時(shí)協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)的各種問(wèn)題；及時(shí)協(xié)調(diào)解決與會(huì)人員提出的意見(jiàn)和問(wèn)題做好會(huì)議期間各項(xiàng)活動(dòng)和矛盾的協(xié)調(diào)工作：檢查安全保衛(wèi)工作；填寫值班記錄（五）安排好會(huì)議值班四、有效引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程（一）會(huì)議主持人基本知識(shí)通常由有經(jīng)驗(yàn)、有能力的人，或是有相當(dāng)?shù)匚?、威望的人?dān)任。當(dāng)然主持人和臨時(shí)主持人主持人任務(wù):控制并引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程即闡明目標(biāo)，鼓勵(lì)大家各抒己見(jiàn)，并保證給予每一個(gè)成員有合理的發(fā)言機(jī)會(huì)和時(shí)間，保證每一個(gè)會(huì)議成員都明白會(huì)后自己應(yīng)該承擔(dān)的工作，使會(huì)議順利進(jìn)行，并按時(shí)完成各項(xiàng)議題。會(huì)議的成功與否80％以上的責(zé)任在于會(huì)議的主持人。（二）引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程的方法1、會(huì)前：認(rèn)真研讀有關(guān)文件材料，了解會(huì)議有關(guān)問(wèn)題2、明確會(huì)議時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)、散會(huì)3、掌握好會(huì)議討論、結(jié)束討論、休息與結(jié)束會(huì)議的時(shí)機(jī)思考：有人在不適宜的是否插話怎么辦?堅(jiān)持說(shuō)完你的看法。你可以說(shuō)：“請(qǐng)?jiān)彛疫€沒(méi)有說(shuō)完，我的意思是……”也可用身體語(yǔ)言或音量制止別人的插話舉動(dòng)——向插話者揮手致意，并繼續(xù)用同樣或更高的音量說(shuō)下去（三）引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程的技巧1、提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，營(yíng)造和諧會(huì)議氣氛2、開(kāi)門見(jiàn)山進(jìn)入會(huì)議3、議題集中4、控制好會(huì)議的進(jìn)度和時(shí)間5、鼓勵(lì)發(fā)言者積極發(fā)言6、努力消除交流障礙7、善于運(yùn)用直觀教具來(lái)增強(qiáng)效果8、及時(shí)結(jié)束會(huì)議思考：如何及時(shí)結(jié)束會(huì)議？首先準(zhǔn)確判斷時(shí)機(jī)其次簡(jiǎn)短地報(bào)告此次會(huì)議的決定。第三對(duì)與會(huì)者再次表示感謝，并安排與會(huì)者退場(chǎng)，及時(shí)清理會(huì)場(chǎng)。（四）會(huì)議中可能出現(xiàn)問(wèn)題的掌控1．兩派對(duì)立或?qū)α⒔Y(jié)論出現(xiàn)辦法之一是引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)入下一個(gè)議題。辦法之二是告訴他們可以在會(huì)后留下來(lái)，單獨(dú)解決他們之間的爭(zhēng)論。

2．應(yīng)付開(kāi)會(huì)中一些行為特別的人(1)始終沉默的人。(2)反對(duì)任何建議的人——天生的“反對(duì)派(3)脫離主題的人。(4)開(kāi)會(huì)時(shí)打瞌睡的人。

第四節(jié)

會(huì)議善后工作思考：會(huì)后，秘書應(yīng)做好哪些工作？會(huì)中服務(wù)

一、會(huì)議報(bào)到1.接站示意板，寫上“XXX會(huì)議在X層X(jué)號(hào)房召開(kāi)”。如有可能安排人員在門口迎接，這樣更能顯示出主人的周到熱情。2.簽到大中型會(huì)議一般采取證卡式簽到法，所用證卡應(yīng)隨通知發(fā)出，到會(huì)后查驗(yàn)即可。小型會(huì)議一般采取簿式簽到法，即直接簽名。3.分發(fā)會(huì)議材料（需住宿的發(fā)住房鑰匙）（1）會(huì)議材料的份數(shù)應(yīng)留有余地（2）不要堆在服務(wù)臺(tái)，而應(yīng)裝在資料袋中，在簽到時(shí)分發(fā)（3）會(huì)后需回收的文件，應(yīng)用口頭、文件注明、發(fā)放清退目錄等方法提前告訴與會(huì)者；保密性文件需登記簽收。會(huì)中服務(wù)

二、組織會(huì)議進(jìn)行1.做好會(huì)議值班工作，確保安全2.編寫會(huì)議記錄會(huì)議記錄是對(duì)會(huì)議基本情況、發(fā)言內(nèi)容和進(jìn)程進(jìn)行記載的原始性文字材料。完成一份完整、簡(jiǎn)潔、條理清楚的會(huì)議記錄是秘書在會(huì)議期間的重要工作內(nèi)容。（1）做好會(huì)議記錄的準(zhǔn)備工作（2）會(huì)議記錄的格式：標(biāo)題+正文+尾部，其中正文又由首部+主體+結(jié)尾組成。正文主體一般包括會(huì)議議題或議程、發(fā)言人及發(fā)言內(nèi)容、會(huì)議決議三項(xiàng)內(nèi)容。（3）會(huì)議記錄的方法（4）會(huì)議記錄的要求（5）會(huì)議錄音、影像記錄（6）會(huì)議記錄的注意事項(xiàng)3.編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)是會(huì)議期間編印的關(guān)于會(huì)議情況的簡(jiǎn)要報(bào)道，用來(lái)交流會(huì)議進(jìn)展情況，以及記載會(huì)上領(lǐng)導(dǎo)的重要講話或與會(huì)代表討論研究的決策性的問(wèn)題，一般由