學(xué)校檔案信息管理系統(tǒng)特點及功能介紹

學(xué)校檔案信息管理系統(tǒng)特點及功能介紹1.系統(tǒng)特點系統(tǒng)遵循國家檔案標(biāo)準(zhǔn)，兼容傳統(tǒng)的案卷為單位的管理的規(guī)則，也支持新的以文件為單位的管理規(guī)則系統(tǒng)采用模版定制技術(shù)，可以實現(xiàn)對各個不同門類檔案的管理，如：基建、財會、人事、學(xué)籍、科研、教學(xué)、文書、黨政、科技、聲像等。完善的電子文件管理功能，依據(jù)國家檔案局《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》、《電子文件歸檔及電子檔案管理規(guī)范》的要求而設(shè)計。純?yōu)g覽器/服務(wù)器（B/S）結(jié)構(gòu)與其它辦公自動化系統(tǒng)的無縫整合靈活管理各門類檔案，采用標(biāo)準(zhǔn)模板結(jié)合自定義管理模板實現(xiàn)對不同門類檔案的管理，具有操作簡單，功能強大等特點。電子文件管理功能：針對目前辦公自動化程度的提高，辦公過程中形成的大量有歸檔價值的電子文件，同時傳統(tǒng)紙質(zhì)文件都有相應(yīng)的電子文件，系統(tǒng)對這些電子檔案設(shè)計了專門的解決方案，從而確保電子文件的安全、真實及憑據(jù)性。

保證電子文件真實性：通過數(shù)字水印技術(shù)，確保電子文件的真實有效性。

保證電子文件安全性：通過128位數(shù)字?jǐn)?shù)字證書保證數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)上安全傳輸，信息不會被非法截獲；通過完善的電子文件背景信息記錄，電子文件訪問日志，以及系統(tǒng)用戶權(quán)限控制保證電子文件不被非法訪問。

電子文件遠(yuǎn)程、批量、高速上傳：包括各種格式的全文電子文件、掃描圖像文件、掃描照片、數(shù)字化的視頻音頻文件、各種數(shù)碼設(shè)備生成的電子文件，都可以遠(yuǎn)程批量高速上傳。

電子文件自動轉(zhuǎn)換為PDF格式：作為電子文件文件保存的標(biāo)準(zhǔn)格式PDF，具有良好的安全性和完整性，同時pdf閱讀是一個免費軟件，任何客戶端要閱讀pdf文件，都可以免費下載pdf閱讀器使用，這對作為檔案保存的電子文件來說尤為重要。系統(tǒng)后臺會自動將電子文件轉(zhuǎn)換成PDF格式文件，同時可以實現(xiàn)對電子文件的全文檢索。自動提取PDF格式電子文件內(nèi)容：PDF格式的電子文件是目前各類辦公系統(tǒng)中常用的電子文件格式，系統(tǒng)可以自動將PDF格式的電子文件中的內(nèi)容提取出來，存放到數(shù)據(jù)庫中，用于編輯或者全文檢索。

自定義數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)-“可預(yù)見性定制”技術(shù)：針對用戶個性化的要求，需要這樣的功能，讓用戶根據(jù)自己的需要自定義數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，以滿足不同門類檔案管理的要求。目錄打印功能：提供國家標(biāo)準(zhǔn)的各種打印目錄格式，系統(tǒng)還提供自定義打印格式功能，可以根據(jù)用戶實際需要制作出各種打印目錄。

授權(quán)功能:可以實現(xiàn)單用戶授權(quán)和部門授權(quán)，可以靈活控制目錄、全文、圖像、錄音錄像檔案的訪問權(quán)限。遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)備份恢復(fù)功能:管理員利用系統(tǒng)的遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)管理功能即可實現(xiàn)遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)備份，遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)恢復(fù)。安全性:作為網(wǎng)絡(luò)上運行的管理系統(tǒng)，因為所有數(shù)據(jù)都在網(wǎng)絡(luò)上傳輸，所以安全性應(yīng)該得到足夠的重視。系統(tǒng)采用用戶賬號加密，數(shù)據(jù)訪問權(quán)限控制，數(shù)據(jù)加密傳輸?shù)仁侄伪ＷC系統(tǒng)的安全。

模塊化設(shè)計:系統(tǒng)所有功能均為模塊化設(shè)計，可以任意組合，用戶可以根據(jù)自己的需要選擇所需要的功能模塊。郵件系統(tǒng)方便用戶之間相互交流信息:系統(tǒng)用戶之間通過郵件功能實現(xiàn)相互之間的信息交流，同時系統(tǒng)采用形象的“使者”提示用戶郵件到達(dá)。2.主要模塊功能

1.全文管理與全文檢索

全文管理通過高效的全文檢索算法，實現(xiàn)了全文的高速檢索。支持用戶遠(yuǎn)程上載各種格式的電子文件全文、紙質(zhì)文件掃描圖像，從而實現(xiàn)了對文件全文檢索、打印、下載、上傳、備份等的全方位管理。

2.圖像、錄像、錄音等多媒體檔案管理

對掃描圖像、錄像、錄音等多媒體檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，用戶可以遠(yuǎn)程上載圖像、多媒體文件到系統(tǒng)中，對于錄音錄像檔案還可以進(jìn)行在線點播

3.檔案信息統(tǒng)計

對各類檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行靈活的統(tǒng)計，并且可以繪出統(tǒng)計圖表。

4.檔案借閱利用統(tǒng)計

通過計算機遠(yuǎn)程登錄到系統(tǒng)中就可以查閱館藏檔案信息，確定所要借閱的檔案實體,系統(tǒng)即可紀(jì)錄完整的借閱利用信息，并可以進(jìn)行借出檔案實體的崔還，借閱利用信息的統(tǒng)計等操作。

5.自由建庫

根據(jù)需要自由創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫，并且建庫權(quán)限可以控制

6.自定義數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)

根據(jù)具體情況，自定義數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，以滿足不同類別專業(yè)檔案管理的需要

7.自定義打印目錄

根據(jù)具體需求，方便地設(shè)計出各種目錄格式

8.自定義管理界面，根據(jù)不同類別檔案的需要，定制管理界面中的內(nèi)容。

9.可以將各類電子文