淺談如何提高檔案管理質量獲獎科研報告

淺談如何提高檔案管理質量獲獎科研報告摘

要：隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，各行各業(yè)所產(chǎn)生的文件類信息越來越多，需要歸檔的文件也越來越多。如果按照傳統(tǒng)的管理方式管理檔案，明顯是不符合當下情況的。尤其是某些重點項目，這些項目一旦出現(xiàn)問題，原始文件就是最直接的依據(jù)，如果第一時間找不到相關文件，所帶來的消極影響是非常大的。由此可見，提升檔案管理質量是非常有必要的。本文針對檔案管理過程中出現(xiàn)的問題進行分析，并對檔案的管理機制提出相關建議，期望可以有助于檔案管理的質量提升。

關鍵詞：檔案管理;管理之際;方法

前言：

隨著社會主義各類體制的不斷完善，檔案類文檔越來越多，不僅僅有政府檔案，也有民間檔案，還有境內(nèi)境外檔案。檔案管理難度非常大，很容易造成檔案的歸檔標準不統(tǒng)一，檔案整理不規(guī)范等問題。另一方面，如果檔案出現(xiàn)損失或者損毀，對之后的查找工作影響很大。因此如何提升檔案管理的水平，是當下很重要的事情，筆者認為，應該從檔案標準化和信息化入手，整合信息，以提升檔案信息服務。

一、目前檔案管理中出現(xiàn)的問題

1.1檔案文件編制質量不高

在很多檔案的編制中存在一個問題，就是文件編制沒有統(tǒng)一的標準，其中包括紙張質量不標準，紙張尺寸不標準。例如在很多工程施工的文件中，設計單位和施工單位都沒有按照國家所規(guī)定的標準進行編制施工圖和竣工圖，而且隨意加寬，蓋章手續(xù)不齊全，用打印簽字代替手工簽字等等。這樣的文件歸檔以后，對于以后的參考意義有所缺失，導致檔案管理質量不高。

1.2檔案整理不到位

檔案整理不到位主要分為以下幾種情況：一種是檔案在歸檔時分類不明確;二是檔案的名稱不精確，其結構程度不夠完整;三是檔案內(nèi)的文件名稱不精確，不能完全的概括檔案內(nèi)的文檔內(nèi)容。還有就是在檔案管理方面，沒有可以依據(jù)的規(guī)章制度，造成歸檔混亂。

1.3信息化建設不到位

信息化建設不到位主要有以下幾個方面：一是對電子文檔的歸類不夠有效。很多單位和部門沒有意識到其中的重要性，因此，他們并沒有建立電子文檔的管理制度，不能保證電子文檔可以長期有效的使用。二是沒有建立電子文檔數(shù)據(jù)的管理平臺，在需要調(diào)出某一份電子檔案的時候，不能快速的調(diào)出，影響使用。

二、加強檔案管理質量的對策

2.1完善檔案編制要求

除了要出臺檔案的具體編制要求之外，提升工作人員的責任意識也是十分有必要的。例如關于重點項目的文案歸檔，要對項目法人實行終身責任制。項目法人不僅僅要終身承擔項目的責任，還要負責項目檔案的真實性與完整性。在文件的編制到歸檔的整個過程中，項目法人都要實行全方位的管理。同時，接受檔案的部門要將檔案質量納入管理范疇，在檔案編制細則中要有專門的章節(jié)對檔案的編制進行統(tǒng)一標準，保證項目文件的真實性與完整性。如果項目檔案的編制或者歸檔出現(xiàn)問題，則需要重新整理，同時還要出臺懲罰措施，嚴加管理。

2.2完善檔案制度體系

要對檔案做好基本規(guī)定，尤其是對于文件材料的編制與歸檔。對檔案工作高做好專項制度，包括歸檔、查閱、堅定、銷毀等制度。對檔案業(yè)務要做好規(guī)定。例如對于不同的檔案進行具體的操作標準等等。

2.3加強檔案信息的數(shù)字化建設

目前數(shù)字技術已經(jīng)在很多領域生根發(fā)芽，計算機技術在檔案管理工作中也將是一次歷史性的技術革命。檔案的種類很多，可以根據(jù)不同的檔案種類建設信息管理平臺，實時信息快速、有效的查詢。同時，根據(jù)國家檔案局的開發(fā)軟件的相關要求和檔案管理工作的相關需求，開發(fā)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)的著重點要放在四個方面：檔案管理子系統(tǒng)、多媒體檔案管理子系統(tǒng)、檔案數(shù)字化子系統(tǒng)與系統(tǒng)維護。檔案管理子系統(tǒng)主要包換對檔案信息的接受與處理功能，同時還要具備對紙質檔案的輔助立卷功能，以達到統(tǒng)一的要求。多媒體檔案管理子系統(tǒng)主要是對照片、音頻等非紙質檔案的文件進行科學統(tǒng)一的管理，該系統(tǒng)應該支持自由添加關聯(lián)對象，可以實現(xiàn)在關聯(lián)對象中間進行任意切換。還要支持不同文件格式的儲存，在查找時，要支持快速查找。

數(shù)字化檔案系統(tǒng)就是為了重點檔案提供數(shù)字化工具，具備圖像處理功能，也就是說，這種數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應該具備規(guī)范性與實用性，可以始終將建立文件與檔案目錄等工作作為檔案信息化的基礎工作。

總結

檔案有其獨特的經(jīng)濟價值與文化價值，筆者在此文中對檔案的管理工作的整體性與動態(tài)性進行分析，深度分析了檔案管理的認知度。尤其是對于重點項目檔案管理層次性的分析。同時還分析了檔案對于企業(yè)文化建設的意義。但由于筆者的知識有限，本文還存在很多的不足之處：在闡述重點檔案的基本認知時，對于檔案和檔案工作的全局觀認識不