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會務(wù)工作管理制度為提高商務(wù)會展公司工作效率,規(guī)范公司運作,維護公司權(quán)益,促進公司健康、持續(xù)發(fā)展,特制定該管理制度。一、部門主任及職能員按照規(guī)定履行職責(zé)。(一)部門主任崗位職責(zé):確立公司戰(zhàn)略目標(biāo)和服務(wù)宗旨,制定相應(yīng)的經(jīng)營方針、質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo),并制定具體實施措施和服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn);負(fù)責(zé)本部門日常工作的組織實施,完成公司下達(dá)的責(zé)任目標(biāo)和質(zhì)量目標(biāo)審定簽署公司合同,審批公司財務(wù)預(yù)算、決算,控制各項開支和成本消耗,提高經(jīng)濟效益和社會效益;協(xié)調(diào)管理關(guān)系,調(diào)動各職能員的工作積極性和主動性;組織新項目的開發(fā)和重大活動的策劃審批;須經(jīng)主任批準(zhǔn)的其他重大事項。(二)職能員崗位職責(zé):協(xié)助部門主任執(zhí)行公司各項決議,完成主任做出的經(jīng)營計劃及分配的各項具體工作;溝通及落實具體會務(wù)執(zhí)行單位的服務(wù)質(zhì)量達(dá)到規(guī)定的質(zhì)量目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn);負(fù)責(zé)公司日常的業(yè)務(wù)和行政管理工作;嚴(yán)格執(zhí)行公司內(nèi)部工作流程,積極配合各部門的工作。二、會務(wù)接待的流程管理(一)院內(nèi)會務(wù)接待任務(wù):1、在任務(wù)信息獲取初期,由申請部門提交會議申請表(注釋1),通過院級領(lǐng)導(dǎo)審批,下達(dá)會務(wù)接待任務(wù)。會務(wù)負(fù)責(zé)人就會議內(nèi)容、接待方式、組織規(guī)模與申請部門進行溝通確認(rèn),并是整理后向主任匯報。會議期間,負(fù)責(zé)人按照制度嚴(yán)格執(zhí)行接待工作。會后由申請部門負(fù)責(zé)人簽寫會議確認(rèn)表(注釋2)。會議負(fù)責(zé)人須在會議結(jié)束后與申請部門負(fù)責(zé)人對清會議賬單,并簽字確認(rèn)成本表(注釋3)。會務(wù)負(fù)責(zé)人在與財務(wù)報賬的同時,應(yīng)就會務(wù)實際情況填寫會議審批表(注釋4),請院領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)。將項目相關(guān)的所有電子版及打印版等資料匯總,并轉(zhuǎn)交財務(wù)和部門主任歸類存檔備案。定期或不定期召開項目總結(jié)會,各相關(guān)人員結(jié)合自身情況做總結(jié)。系統(tǒng)內(nèi)會務(wù)接待任務(wù):在任務(wù)信息獲取初期,由申請單位通知部門主任,并下發(fā)會議通知,達(dá)成委托,并提交會議申請表(注釋1),通過院級領(lǐng)導(dǎo)審批。會務(wù)負(fù)責(zé)人就會議內(nèi)容、接待方式、組織規(guī)模及會務(wù)費收取方式與申請單位進行溝通確認(rèn),并是整理后向主任匯報。會議期間,負(fù)責(zé)人按照制度嚴(yán)格執(zhí)行接待工作。會后由申請部門負(fù)責(zé)人簽寫會議確認(rèn)表(注釋2)。會議負(fù)責(zé)人須在會議結(jié)束后與申請單位負(fù)責(zé)人對清會議賬單,并由部門主任簽字確認(rèn)成本表(注釋3)。會務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)應(yīng)收應(yīng)付款項的落實,并進行有效催款、落實通知規(guī)定合作事宜,并將情況反饋給部門主任。會務(wù)負(fù)責(zé)人在與財務(wù)報賬的同時,應(yīng)就會務(wù)實際情況填寫會議審批表(注釋4),請院領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)。將項目相關(guān)的所有電子版及打印版等資料匯總,并轉(zhuǎn)交財務(wù)和部門主任歸類存檔備案。定期或不定期召開項目總結(jié)會,各相關(guān)人員結(jié)合自身情況做總結(jié)。對外會務(wù)接待任務(wù):在任務(wù)信息獲取初期,由部門主任于客戶溝通,就會議規(guī)模、創(chuàng)意方向,活動制作,項目選擇、價格、付款方式等內(nèi)容進行商討。會務(wù)負(fù)責(zé)人根據(jù)客戶提案的需要,向客戶提供提案需要的相關(guān)資料數(shù)據(jù)。接待方案得到客戶確認(rèn)后,由會務(wù)負(fù)責(zé)人草擬會務(wù)委托合同,部門主任審核后按照嚴(yán)格的公章確認(rèn)流程,最后商務(wù)會展公司與客戶雙方簽字確認(rèn)委托合同。(注釋5)會議期間,負(fù)責(zé)人按照合同要求嚴(yán)格執(zhí)行接待工作。會后由客戶簽寫會議確認(rèn)表(注釋2)。會議負(fù)責(zé)人須在會議結(jié)束后統(tǒng)計會議費用,并由部門主任簽字確認(rèn)成本表(注釋3)。會務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)應(yīng)收應(yīng)付款項的落實,根據(jù)合同規(guī)定進行有效催款,并將情況反饋給部門主任。會務(wù)負(fù)責(zé)人在與財務(wù)報賬的同時,應(yīng)就會務(wù)實際情況填寫會議審批表(注釋4),請院領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)。將項目相關(guān)的所有電子版及打印版等資料匯總,并轉(zhuǎn)交財務(wù)和部門主任歸類存檔備案。會務(wù)負(fù)責(zé)人在合同執(zhí)行完畢后對客戶進行追蹤服務(wù),了解客戶的滿意成都及其它需求,并將結(jié)果以書面形式上報部門主任。10、定期或不定期召開項目總結(jié)會,各相關(guān)人員結(jié)合自身情況做總結(jié)。三、專家評審費的管理(一)評審費的預(yù)支接待任務(wù)前期,針對向?qū)<抑Ц兜脑u審費用,由會務(wù)負(fù)責(zé)人根據(jù)項目預(yù)算向財務(wù)填寫借款單(注釋6)支取備用金。評審費的發(fā)放評審費發(fā)放時需由專家簽字確

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