全院圖書館Millennium采購模組教育訓練講義課件

Millennium

採購模組－

新增訂單、列印發(fā)送訂單、

驗收作業(yè)、擬購清單July092007

經(jīng)濟所林美吟資料參考來源：計算中心唐其慶1登錄前的準備工作：下載Millennium應用程式，並安裝在個人電腦上：

.tw/~libserv/aslib/librarian/milup142_08.exe登錄方式：輸入館內採購模組之loginname與password，(需向中心申請，申請表請見附件一,相關權限請見附件二)。登錄2登錄後的畫面：進入後請選「輔助」下之「關於」，可查看此次登錄之相關資料，並請記下伺服器PID，作業(yè)中如遇當機時告知系統(tǒng)館員PID之號碼以便進行RestartPC作業(yè)。登錄3選擇列印方式點選「檔案」→選擇印表機（一般選擇標準印表機，催缺可選表格印表機）→選擇列印方式。

如有需列印資料時，點選畫面上之「列印」按鈕即可。LocalPrinter：自個人電腦預設之印表機印出。Emailprinter：將資料送至輸入之emailaddress。4設定個人工作環(huán)境點選「管理」→「設定」（依個人工作需要勾選選項）：是否只鍵.b書目，或同時要鍵.b、.i、.o、.c記錄點選進入可設定各種記錄的個人喜好預設5INNOPAC與Millennium採購模組功能比對6INNOPAC與Millennium採購模組功能比對功能INNOPACMillennium新增訂單O

K左側採訪(O)催缺/取消訂單O

C左側催缺/取消(C)EXAMINEtheorderfiletofindoverdueordersand/orreviewthemO

C

E左側催缺/取消(C)

多筆(上方工具

查詢

記錄範圍)

找出記錄PRINTletterstovendorsforoverdueordersandupdateorderfileO

C

P左側催缺/取消(C)

多筆(上方工具

查詢

記錄範圍)

找出記錄左側傳送(S)

列印催缺傳送函DELETEunreviewed-claimsfileO

C

D左側傳送(S)

PrintClaimsCLEARclaim-letters-awaiting-printfileO

C

C左側傳送(S)

PrintClaims7INNOPAC與Millennium採購模組功能比對功能INNOPACMillennium列印訂單O

P左側傳送(S)

列印傳送訂單快速驗收作業(yè)O

R左側快速驗收發(fā)票處理O

I左側發(fā)票(I)應書商通知取消訂單O

L左側催缺/取消(C)

多筆(上方工具

查詢

記錄範圍)

找出記錄

上方工具

功能

經(jīng)書商取消(Ctrl+B)更新訂單O

U左側採訪(O)

查詢

Edit列印驗證單O

W仍在INNOPAC上作業(yè)(Release2006MMW)經(jīng)費控制O

A

F左側經(jīng)費8INNOPAC與Millennium採購模組功能比對功能INNOPACMillennium維護經(jīng)費檔O

A

F

M

F左側經(jīng)費

目前經(jīng)費

點選單筆經(jīng)費

經(jīng)費左側經(jīng)費

層級

點選組別下單一經(jīng)費可直接更新經(jīng)費報表歸類O

A

F

M

G左側經(jīng)費

層級

點選組別

放入更改舊經(jīng)費帳目檔項目O

A

F

M

O左側經(jīng)費

舊經(jīng)費檔自舊經(jīng)費帳目檔列印報表O

A

F

M

P左側經(jīng)費

舊經(jīng)費檔轉換訂單至不同經(jīng)費O

A

F

M

T左側FISCALCLOSERE-COMPUTEEPRICEbasedonchangesinforeigncurrencyratesO

A

F

M

R左側FISCALCLOSE重新調整經(jīng)費檔O

A

F

M

I左側FiscalColse調整經(jīng)費O

A

F

A左側經(jīng)費

目前經(jīng)費

點選單筆經(jīng)費

調整9INNOPAC與Millennium採購模組功能比對功能INNOPACMillennium發(fā)票與預支款項之過帳作業(yè)O

A

F

P左側發(fā)票(I)顯示經(jīng)費使用狀況O

A

F

D左側經(jīng)費

目前經(jīng)費

點選單筆經(jīng)費

Report左側經(jīng)費

層級

點選組別下單一經(jīng)費

Report列印日常財務報表O

A

F

F左側經(jīng)費

目前經(jīng)費

點選單筆經(jīng)費

活動左側經(jīng)費

層級

點選組別下單一經(jīng)費

活動輸出帳目明細提交會計單位O

A

F

V左側OutputVouchersFTP輸出帳目明細O

A

F

S左側OutputVouchersUSETAXtableO

A

F

U上方管理

Parameters

Acquisitions

UseTaxRate10INNOPAC與Millennium採購模組功能比對功能INNOPACMillennium維護書商檔O

A

V左側書商顯示書商資料O

A

V

D左側書商

現(xiàn)用書商

找到所需書商後可查看其資料維護書商記錄O

A

V

M左側書商

現(xiàn)用書商

找到所需書商後可更新其資料書商績效評估O

A

V

S左側書商統(tǒng)計催缺週期代碼O

A

V

C上方管理

Parameters

Acquisitions

ClaimCycleValues標準書商地址代碼O

A

V

V可直接在書商記錄(.v)中作業(yè)11INNOPAC與Millennium採購模組功能比對功能INNOPACMillennium外幣轉換對照表O

A

F

C左側Foreigh

Curr.撤消歸屬書商發(fā)票O(jiān)

A

V

R可直接在書商記錄(.v)中作業(yè)轉移連結記錄O

A

T左側採訪(O)

找到來源書目

上方編輯

Transferattached處理書商傳檔資料O

A

P左側Importinvoicesmode擬購資料之下訂單作業(yè)O

A

P左側擬購清單改變預估價格左側改變預估價格資料檔M

L左側資料檔統(tǒng)計M

S(產生統(tǒng)計報表)左側統(tǒng)計期刊控制O

SMillennium期刊模組12(採訪O)：新增訂單記錄－新增書目查詢書目→無書目→點選「New」新增書目。13(採訪O)：新增訂單記錄－新增書目完成書目：選擇書目預設值，逐項輸入各欄位內容後，建立新訂購記錄。

(

若在一開始「設定」功能，未勾選同時連結.o記錄，則按「Save」先產生書目記錄，再點選「Summary」，連結新的.o記錄）14(採訪O)：新增訂單記錄－連結新訂購記錄連結新的訂單15(採訪O)：新增訂單記錄－連結新訂購記錄視情況勾選以下問題，完成後請按確定：

□UseToday’sasORDERdate(請問是否使用今天為訂購日期)？

□UseToday’sdateasReceiveddate(請問是否使用今天為驗收日期)？

□QueuePurchaseOrdersforrecords(請問是否將記錄放入訂單隊列)？16(採訪O)：新增訂單記錄－連結新訂購記錄建立新訂單－選擇建檔欄位預設值17(採訪O)：新增訂單記錄－連結新訂購記錄如一次購買不止一本時，可分別輸入各複本之館藏地及支用經(jīng)費來源。（可利用「增加群組」協(xié)助作業(yè)）設定功能說明見投影片22-2518(採訪O)：新增訂單記錄－連結新訂購記錄輸入預估金額時，如選擇外幣，系統(tǒng)將自動換算其臺幣金額。輸入日期時，可直接輸入T表示用當日日期，C則可叫出日曆，B則讓日期預設值變?yōu)榭瞻住?9(採訪O)：新增訂單記錄－連結新訂購記錄完成輸入後，可按「檢視財務」查看經(jīng)費、預支的情況。20(採訪O)：新增訂單記錄－連結新訂購記錄完成訂單建立－確定資料皆無誤後，按「SAVE」儲存記錄。21(採訪O)：新增訂單記錄－增加群組設定「增加群組」功能－可處理多種經(jīng)費或一筆.o記錄有多館分擔經(jīng)費。設定群組－點選「管理」→「Parameters」→「Acquisitions」→「MultiselectionGroups」設定。22(採訪O)：新增訂單記錄－增加群組設定新增群組－點選「NewGroup」後，輸入群組名稱。輸入群組資料：輸入館藏地、經(jīng)費別、複本數(shù)資料後,按「Save」再按「關閉」。「Insert」－可建立同一群組內含有多筆館藏地或不同經(jīng)費檔資料。23(採訪O)：新增訂單記錄－增加群組設定群組資料建立儲存完畢，再點選上方工具列「管理」→「設定」→「MultiselectionGroups」，將置於OtherGroup之群組移至PreferredGroups。24(採訪O)：新增訂單記錄－增加群組設定群組設定完成，在建立訂單記錄時，點選「增加群組」即會出現(xiàn)加入PreferredGroup之群組資料。

（

建立之群組會存放於OtherGroup為為永久性資料，但移至PreferredGroup之群組則只為暫存性資料，離線後即會回至OtherGroup）。25(傳送S)：列印&發(fā)送訂單點選左側「傳送」(也可點選上方工具列「執(zhí)行(G)」，再選擇「傳送(S)」。26(傳送S):列印&發(fā)送訂單－顯示Queue清單?螢幕上會顯示待列印的訂單清單。27(傳送S):列印&發(fā)送訂單－設限如欲列印/發(fā)送之訂單不只一筆，可點選「以書商設限」或「以館藏地設限」來選擇所需之訂單記錄。28(傳送S):列印&發(fā)送訂單－全部排序點選「全部排序(SortAll)

」可依自己需求排列待列印檔中之的所有資料。29(傳送S):列印&發(fā)送訂單－欄目排序可點選「欄目標題(Columnheaders)

」排列顯示的順序。30(傳送S):列印&發(fā)送訂單－修改訂單記錄可按滑鼠右鍵並從選單中選擇修改項目(ModifyEntry)

或使用右上方Edit圖示修改編輯一筆訂單記錄。31(傳送S):列印&發(fā)送訂單－刪除訂單記錄從即將發(fā)送/列印的訂單中選擇一項以刪除一筆訂單記錄。按滑鼠右鍵的選單中選擇刪除項目，或點選刪除按鈕。32(傳送S):列印&發(fā)送訂單－列印如要列印訂單，選擇列印(Print)按鈕。列印(Print)對話框將會出現(xiàn)，可依需要選擇相關設定。33(傳送S):列印&發(fā)送訂單－列印檢查列印結果是否OK

，並回答Y(清除列印檔案)或N（重新列?。?。34驗收

驗收訂單並同時新增館藏記錄將一個驗收日期(RDATE)增加至訂單記錄中，並可同時建立館藏記錄，稍後再處理發(fā)票。只執(zhí)行驗收使用「快速驗收」的「快速更新」功能。35驗收－

驗收訂單並新增館藏記錄在採訪(Orders)功能下，以查詢方式找到欲驗收之資料?；螯c選左側「快速驗收」→選擇「驗收」後，查詢欲驗收之資料。36驗收－驗收訂單並新增館藏記錄點選「Receive」標籤。37驗收－驗收訂單並新增館藏記錄如果一次需驗收所有本數(shù)，勾選選擇全部(Selectall)；或僅勾選擬驗收之本數(shù)。(如為部份驗收，請勿更新RDATE；有驗收日期表示已收到整個訂單。)38驗收－驗收訂單並新增館藏記錄輸入驗收日期後點選收到，並可視情況將價格複製到館藏記錄中。將價格複製到館藏記錄39驗收－驗收訂單並新增館藏記錄新增館藏－選擇適當之館藏欄位預設值，完成輸入後點選「儲存」。40驗收－驗收訂單並新增館藏記錄新增館藏－新增館藏記錄後，系統(tǒng)會產生“增加館藏報表(AddItemsReports)”視窗，顯示此次驗收共產生多少筆館藏記錄、館藏地、條碼和題名，可選擇「關閉記錄並報告」、「關閉報表」、「列印報表」。41快速驗收－快速更新可更新個別記錄或多筆記錄?？筛亩ㄩL欄位的值。輸入欲查詢之欄位及其內容，並可建立一指令清單。指令清單可應用於不同的記錄或不同組合的記錄?？杀Ａ糁噶钋鍐?，但被設為暫時不啟動?？删庉嫽蚯宄噶睢？刹迦胄碌姆荕ARC變長欄位。利用快速更新(RapidUpdate)來更新記錄時，不得更新預估價格(EPRICE)、經(jīng)費(FUND)、本數(shù)(COPIES)或狀態(tài)(STATUS)欄位。是否只在ReviewFile才有,或需另開權限才有?是否只在ReviewFile才有?(待查)需有權限42快速驗收－快速更新點選左側「快速驗收」後點選「快速更新」。選擇驗收/更新單筆記錄或多筆記錄。43快速驗收－快速更新(單筆）如更新單筆記錄，點選「更新單筆記錄」並確認下方選項後按「確定」更新單筆記錄時，對於是否要顯示含有多個館藏地及經(jīng)費檔、特別驗收行動(RACTION)代碼、特殊狀態(tài)(STATUS)驗收日期(RDATE)的記錄的問題回答為“是”時，則會提示每一筆訂單記錄相關狀態(tài)。44快速驗收－快速更新(單筆）以輸入記錄號碼的方式找到欲更新之記錄。提示此訂單記錄有特別驗收行動(RACTION)代碼。45快速驗收－快速更新(單筆）更改定長欄值－輸入欲更新欄位及更新後內容(如前一問題回答No)，按下「提出」即可。46快速驗收－快速更新(多筆）使用工具→快速更新選項→切換更新多筆或單筆記錄。47快速驗收－快速更新(多筆/批次）點選「更新多筆記錄」並確認下方選項後按「確定」。如更新多筆記錄，更新時記錄內容將不會被顯示。48快速驗收－快速更新(多筆/批次）可透過資料檔、記錄範圍或索引，批次更新多筆記錄。49快速驗收－快速更新(多筆/批次）輸入欲更新欄位及更新後內容，點選右上方「開始」鍵。50快速驗收－快速更新(多筆/批次）輸入欲更新欄位及更新後內容，點選右上方「開始」鍵。51擬購清單本功能之主要目的乃針對建立訂單時status=1之擬訂購記錄，現(xiàn)在因確定訂購，故欲將該擬購記錄改為訂購中(status=o)狀態(tài)。52擬購清單－查詢擬購訂單從ReviewFile、索引、或記錄範圍查詢，找出status=1之訂購記錄。53擬購清單－館藏地設限可透過館藏地作limit。54擬購清單－增刪修改擬購記錄建立訂單時，訂購記錄status=1者，查看該筆.o的擬購清單(SelectionList)標籤，可點選「增加」增加其複本數(shù)及其他經(jīng)費來源；點選「刪除」可刪除訂單；點選「EditBox」可編輯其經(jīng)費及複本狀況。55擬購清單－增刪修改擬購記錄點選擬購清單(SelectionList)的「EditBox」可編輯修改該筆訂購記錄之館藏地、經(jīng)費及複本狀況。56擬購清單－編輯擬購書目點選右上方「Edit」可以對該訂購記錄的書目資料進行編輯修改。書目記錄編輯完畢按「Save」後，點選「Summary」回到該擬購清單記錄。57擬購清單－修改處理狀態(tài)確定訂單記錄無誤，點選「關閉」，回到記錄清單，勾選確定要訂購之記錄，決定是否放入「QueuePO」,修改訂購日期後，再點選「OnOrder」。58擬購清單－修改處理狀態(tài)點選「OnOrder」後，該筆記錄即會從list上移除。59擬購清單－完成清單修改確定完成，點選「關閉」跳出該功能，系統(tǒng)會show出方才操作之擬購清單工作報表。60擬購清單－查看清單狀態(tài)查看訂購記錄可發(fā)現(xiàn)其處理狀態(tài)已改為「oONORDERE」。61【附件一】Millennium各模組各項權限申請表所別：

館員姓名：

聯(lián)絡電話：

E-mail：

館長／主任簽名：

欲申請之Millennium權限（請?zhí)钊敫郊懈黜棛嘞拗柎a） ：編目模組：

採購/期刊模組：

流通/管理模組：

62【附件二-1】

Millennium採購模組相關權限070>Addorders073>NewrecACQ074>Claim075>PrintPO076>RapidupACQ077>SerCheckin078>Invoices/Financialfunctions079>Cancel080>UpdateACQ081>PrintWorksh082>VendorMaint085>FundMaint084>ElectrInv083>Routing63【附件二-2】

Millennium採購模組相關權限086>FundReports087>VendorRepor101>Viewbibliographicrecords089>Bindserials102>Createbibliographicrecords104>Updatebibliographicrecords121>Viewitemrecords122>Createitemrecords124>Updateitemrecords131>Vieworderrecords132>Createorderrecords134>Updateorderrecords135>Deleteorderrecords148>Claim/cancelorders64【附件