預(yù)算管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

預(yù)算管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)摘要：預(yù)算管理系統(tǒng)作為企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理信息系統(tǒng)的一部分,主要完成預(yù)算(計(jì)劃)的編制、成本的實(shí)施控制和預(yù)算完成情況分析。系統(tǒng)設(shè)計(jì)主要分為5個(gè)功能模塊:系統(tǒng)維護(hù)、預(yù)算編制、成本控制、預(yù)算分析和跨賬套管理,從系統(tǒng)實(shí)際應(yīng)用出發(fā),在實(shí)現(xiàn)中采用了數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)倉庫、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等多項(xiàng)技術(shù)。本文以甲公司為例,對如何成功進(jìn)行預(yù)算管理進(jìn)行了思考和設(shè)計(jì)。關(guān)鍵詞：預(yù)算管理；成本控制；數(shù)據(jù)倉庫；管理系統(tǒng)；甲公司ThedesignofbudgetmanagementsystemAbstract:thebudgetmanagementsystemasapartofenterprisefinancialandaccountingmanagementinformationsystem,mainlytocompletethebudget(Planning)planning,implementationandcontrolofcostandbudgetanalysis.Thesystemdesignismainlydividedinto5functionmodules:systemmaintenance,budgeting,costcontrol,budgetanalysisandinteraccountmanagement,startingfromtheactualapplicationsystem,thedatabase,datawarehouse,thecomputernetworktechnologyintherealization.Inthispaper,theAgroupasanexample,carriesonthebudgetmanagementonhowtosuccessfullycarryonthinkinganddesign.Keywords:budgetmanagement;costcontrol;datawarehouse;managementsystem;Agroup引言在激烈的市場競爭中,企業(yè)想要贏得競爭力,長期地生存與發(fā)展,就必需具備科學(xué)有效的管理方法"隨著世界經(jīng)濟(jì)一體化和知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來,任何一個(gè)企業(yè)要想保持持續(xù)的競爭優(yōu)勢,單靠一種管理模式進(jìn)行管理,已不能滿足企業(yè)日益變化的需要"現(xiàn)代企業(yè)的管理應(yīng)該是系統(tǒng)化!戰(zhàn)略化!個(gè)體化的管理"而預(yù)算管理作為一種配置資源的手段和管理機(jī)制,在現(xiàn)代企業(yè)管理中發(fā)揮著落實(shí)企業(yè)戰(zhàn)略!培育各級人員工作能力!提供業(yè)績評估標(biāo)準(zhǔn)!促進(jìn)協(xié)調(diào)溝通等諸多作用"目前國內(nèi)的財(cái)務(wù)軟件大多只是為財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)人員提供了相應(yīng)的業(yè)務(wù)功能,沒有為管理人員在制定目標(biāo)、控制成本、節(jié)約開支、增加利潤方面提供較好的工具和方法。預(yù)算管理系統(tǒng)是在生產(chǎn)財(cái)務(wù)計(jì)劃管理(事先控制)和會(huì)計(jì)核算(事后反映)之間搭起一座橋梁,達(dá)到成本支出的過程控制。1預(yù)算管理系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)思路運(yùn)用參數(shù)化的報(bào)表體系來完成對計(jì)劃預(yù)算的分析、編制,用戶把控制對象和控制模式設(shè)置好之后,就能形成簡潔直觀的報(bào)表界面。并且與各個(gè)單項(xiàng)核算系統(tǒng)采用統(tǒng)一接口,統(tǒng)一信息編碼字典、編碼規(guī)則、計(jì)算口徑、計(jì)量單位。能夠根據(jù)用戶定義來完成其關(guān)心數(shù)據(jù)的自動(dòng)抽取、清理并匯總成參數(shù)化的數(shù)據(jù)整理程序,以用戶的興趣度為根據(jù),引導(dǎo)用戶來獲得龐大數(shù)據(jù)里蘊(yùn)含的可以用來指導(dǎo)生產(chǎn)實(shí)踐的知識(shí)。管理需求不確定性、多樣化是系統(tǒng)設(shè)計(jì)的主要技術(shù)難點(diǎn),決定了控制模式、預(yù)算編制、分析方式的不確定性和多樣性。多種多樣的管理子系統(tǒng)和單項(xiàng)核算,使全面反映需求和實(shí)時(shí)控制的難度增加,大量、繁瑣的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)如何轉(zhuǎn)化為有用的知識(shí),完成對數(shù)據(jù)庫中有用的數(shù)據(jù)知識(shí)的提煉。2預(yù)算管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)預(yù)算管理系統(tǒng)必須要形成一個(gè)閉環(huán)操作,先根據(jù)公司以往的經(jīng)營狀況和當(dāng)前公司狀況來確定下個(gè)階段的主要經(jīng)營目標(biāo):根據(jù)已制定的利潤目標(biāo),編制責(zé)任計(jì)劃、公司預(yù)算;在系統(tǒng)業(yè)務(wù)進(jìn)行的過程中,根據(jù)計(jì)劃來進(jìn)行控制;在這一階段完成時(shí),再對業(yè)績進(jìn)行考核;接著繼續(xù)進(jìn)入分析過去、決策未來的閉環(huán)操作(如圖1)。3預(yù)算管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)預(yù)算管理系統(tǒng)總共有五個(gè)模塊,見圖23.1預(yù)算管理系統(tǒng)的維護(hù)預(yù)算管理系統(tǒng)的維護(hù)即管理系統(tǒng)在正常運(yùn)行的時(shí)候需要的用戶權(quán)限、系統(tǒng)參數(shù)的管理。用戶在系統(tǒng)業(yè)務(wù)中對涉及的財(cái)務(wù)要素、財(cái)務(wù)主體、流程等稱為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)字典。系統(tǒng)涉及的主要字典有:部門(責(zé)任中心)、科目(會(huì)計(jì)科)、項(xiàng)目(科目、部門管理者所關(guān)心財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)以外的其他業(yè)務(wù)要素，例如車輛、車次、單位往來等等)。3.2預(yù)算編制預(yù)算編制的定義是完成模型定義、資料采集、預(yù)算形成三步,按照管理要求對編制好的預(yù)算計(jì)劃進(jìn)行分解,從而形成預(yù)算計(jì)劃的執(zhí)行版本。其中全面預(yù)算包括了成本預(yù)算、生產(chǎn)預(yù)算、資金支出預(yù)算、生產(chǎn)能力預(yù)算、預(yù)算財(cái)務(wù)報(bào)表等。在編制預(yù)算的過程中,根據(jù)用戶定義的報(bào)表體系來提供自動(dòng)計(jì)算的功能,從而能根據(jù)工作量、歷史等情況進(jìn)行計(jì)算并生成不同版本的預(yù)算報(bào)表,為預(yù)算管理人員提供決策上的支持。3.3成本控制成本控制顧名思義即對預(yù)算、計(jì)劃的執(zhí)行進(jìn)行全方位(全部科目)、全過程(各生產(chǎn)環(huán)節(jié))成本的控制,控制、指導(dǎo)、監(jiān)督各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的進(jìn)行,及時(shí)發(fā)現(xiàn)與計(jì)劃成本之間的差異并盡快提出改正舉措,保證實(shí)現(xiàn)原計(jì)劃目標(biāo)的成本。通過提供單項(xiàng)核算子系統(tǒng)的統(tǒng)一交互式接口,當(dāng)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí),先訪問預(yù)算管理系統(tǒng),來判斷這項(xiàng)業(yè)務(wù)是否會(huì)發(fā)生,如果不可發(fā)生,提示用戶,否則就記錄業(yè)務(wù)發(fā)生的內(nèi)容。3.4預(yù)算分析對預(yù)算(計(jì)劃)分階段完成情況進(jìn)行對比分析、標(biāo)準(zhǔn)分析、結(jié)構(gòu)分析。采用數(shù)據(jù)倉庫技術(shù),系統(tǒng)分析和評價(jià)企業(yè)過去及現(xiàn)在的經(jīng)營成果、財(cái)務(wù)狀況及其變動(dòng),目的是了解過去、評價(jià)現(xiàn)在、預(yù)測未來,輔助管理者做出合理的決策。提供比較分析法、因素分析法等統(tǒng)計(jì)分析方法,根據(jù)需求產(chǎn)生各種對比圖形,從而使分析者能夠直觀地了解數(shù)據(jù)之間的內(nèi)在關(guān)系。用瀏覽器方式發(fā)布信息,可與其他系統(tǒng)交換數(shù)據(jù),并能滿足遠(yuǎn)程管理的需求。3.5跨賬套管理為了適應(yīng)不同的核算模式,系統(tǒng)采用多種通訊方式,實(shí)現(xiàn)賬套間的數(shù)據(jù)共享。完成計(jì)劃、支出、參數(shù)等的數(shù)據(jù)傳輸。4甲公司預(yù)算管理的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)4.1為預(yù)算管理營造良好氛圍取得公司領(lǐng)導(dǎo)的支持，特別是總經(jīng)理和財(cái)務(wù)總監(jiān)的支持是預(yù)算管理實(shí)現(xiàn)的重要前提，因?yàn)轭A(yù)算管理會(huì)對傳統(tǒng)觀念、權(quán)責(zé)分派體系、組織結(jié)構(gòu)、部門和個(gè)人利益產(chǎn)生根本性的沖擊,并且需要公司投入很多資源;其次,預(yù)算管理的實(shí)現(xiàn)需要全體經(jīng)理和員工的積極參與,沒有員工的支持、理解和參與,預(yù)算管理想取得良好效果是不可能的。預(yù)算的編制過程、執(zhí)行過程和監(jiān)督過程,都要有一套嚴(yán)密的規(guī)程,對員工的職業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)能力和團(tuán)隊(duì)精神提出了很高的要求。4.2建立系統(tǒng)的預(yù)算管理組織機(jī)構(gòu)開展全面的預(yù)算管理,必須要建立、健全預(yù)算組織機(jī)構(gòu),并且必須明確各組織機(jī)構(gòu)在預(yù)算管理中的職責(zé)。(1)預(yù)算決策機(jī)構(gòu)。公司董事會(huì)要被確定為預(yù)算決策機(jī)構(gòu),在董事會(huì)下設(shè)立預(yù)算管理委員會(huì),來作為實(shí)現(xiàn)預(yù)算決策的執(zhí)行機(jī)構(gòu)。在預(yù)算管理委員會(huì)中,獨(dú)立董事、具有預(yù)算管理經(jīng)驗(yàn)的財(cái)務(wù)以及控制專家要各自占有一定比重以體現(xiàn)獨(dú)立性。(2)預(yù)算管理機(jī)構(gòu)。預(yù)算管理機(jī)構(gòu)包括了常設(shè)管理機(jī)構(gòu)和組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)。組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)預(yù)算調(diào)控和管理的職能,由公司總經(jīng)理、總監(jiān)以及各部門經(jīng)理構(gòu)成。設(shè)財(cái)務(wù)部為預(yù)算的常設(shè)機(jī)構(gòu),協(xié)助預(yù)算組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)執(zhí)行預(yù)算管理的職能。(3)預(yù)算編制機(jī)構(gòu)。預(yù)算編制機(jī)構(gòu)主要由全面預(yù)算編制機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)預(yù)算編制機(jī)構(gòu)兩部分組成。甲公司預(yù)算的責(zé)任主體是各個(gè)業(yè)務(wù)板塊,所以預(yù)算編制機(jī)構(gòu)就由各業(yè)務(wù)板塊下屬各部門構(gòu)成,負(fù)責(zé)其自身業(yè)務(wù)的內(nèi)容和預(yù)算的編制工作。財(cái)務(wù)部是全面的預(yù)算編制機(jī)構(gòu),負(fù)責(zé)預(yù)算協(xié)調(diào)、平衡、匯總和審查、匯報(bào)。(4)預(yù)算執(zhí)行機(jī)構(gòu)。公司預(yù)算經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)后,各預(yù)算責(zé)任機(jī)構(gòu)的子公司、下屬部門就成為了預(yù)算執(zhí)行機(jī)構(gòu)。(5)預(yù)算反饋機(jī)構(gòu)。財(cái)務(wù)部同時(shí)也是預(yù)算反饋機(jī)構(gòu),要定期對執(zhí)行情況進(jìn)行分析、反饋,為管理層決策提供所需的預(yù)算執(zhí)行信息。4.3提升預(yù)算編制質(zhì)量水平必須要保障以下幾方面的工作做好才能提升預(yù)算編制質(zhì)量水平:(1)確定預(yù)算編制的流程：上下結(jié)合、動(dòng)態(tài)平衡；(2)以部門及崗位的工作規(guī)劃作為預(yù)算編制方法的依據(jù),采取零基預(yù)算編制的方法,部分項(xiàng)目采取固定預(yù)算法；(3)設(shè)置預(yù)算指標(biāo)還要重點(diǎn)突出關(guān)鍵控制指標(biāo)。在預(yù)算編制過程中,要針對業(yè)務(wù)管理中存在的薄弱環(huán)節(jié)以及從公司戰(zhàn)略發(fā)展的需要出發(fā),不同的業(yè)務(wù)要設(shè)置不同控制點(diǎn)。比如工程類業(yè)務(wù)要突出現(xiàn)金流控制、成本控制以及工程進(jìn)度控制;市場類業(yè)務(wù)要將招商進(jìn)度突出出來;商業(yè)業(yè)務(wù)要重點(diǎn)突出單位租金、出租率、資金收繳率。再比如，費(fèi)用要被劃分為變動(dòng)費(fèi)用和固定費(fèi)用兩部分,變動(dòng)費(fèi)用是提出預(yù)算控制的重點(diǎn)。在指標(biāo)的設(shè)置上,不僅要有絕對數(shù)指標(biāo),還要有相對數(shù)指標(biāo),必須從多方面、多角度反映公司的經(jīng)營情況。(4)預(yù)算編制精細(xì)化。過去預(yù)算編制的時(shí)候,僅僅簡單計(jì)算出總成本費(fèi)用和業(yè)務(wù)總收入,但是對于其構(gòu)成并沒有做出進(jìn)一步的細(xì)化計(jì)算。比如綜合業(yè)務(wù)類編制,并不清楚租賃收入、物業(yè)管理收入與其相應(yīng)的成本費(fèi),也不清楚人均利潤是多少,毛利潤是多少,收入利潤率是多少等等,但全面預(yù)算管理就是要體現(xiàn)出這些數(shù)據(jù)。再比如,對于工程項(xiàng)目的預(yù)算編制,要排出一個(gè)詳細(xì)的開發(fā)時(shí)間計(jì)劃，包括了項(xiàng)目的前期開發(fā)研究、報(bào)批報(bào)建、設(shè)計(jì)、施工、竣工備案再到銷售,只有這樣才可以推動(dòng)項(xiàng)目的開發(fā)進(jìn)度。編制預(yù)算的時(shí)候,要注意到無任款項(xiàng)是否已經(jīng)支付,以及屬于甲公司的成本費(fèi)用,都應(yīng)該考慮進(jìn)來。4.4監(jiān)督預(yù)算執(zhí)行情況把預(yù)算目標(biāo)下達(dá)到各預(yù)算責(zé)任中心之后,需要引起重視的就是加強(qiáng)預(yù)算執(zhí)行期間的管理和反饋相應(yīng)的信息了。(1)在預(yù)算執(zhí)行的過程中,各項(xiàng)收支的依據(jù)要以預(yù)算指標(biāo)為準(zhǔn),各項(xiàng)資本性支出、成本費(fèi)用等的預(yù)算執(zhí)行要嚴(yán)格審批手續(xù)。對于預(yù)算內(nèi)的資本支出,要實(shí)行責(zé)任人限額審批制度以提高工作效率,加快審批速度,對于限額以上的資金支出則實(shí)行總經(jīng)理和財(cái)務(wù)總監(jiān)雙簽的制度;預(yù)算外支出就必須交由預(yù)算管理委員會(huì)審議核查。(2)建立健全責(zé)任報(bào)告體系。每逢月末、中期及年末,將預(yù)算實(shí)際完成數(shù)與初期設(shè)定的預(yù)算目標(biāo)進(jìn)行比對,及早發(fā)現(xiàn)并揭示實(shí)際脫離預(yù)算的差距并分析出原因,向各預(yù)算責(zé)任中心反饋預(yù)算執(zhí)行情況以及改進(jìn)建議,并及時(shí)采取必要的舉措來加強(qiáng)薄弱環(huán)節(jié),使公司的經(jīng)營活動(dòng)切合經(jīng)營目標(biāo)的要求,順利完成預(yù)算目標(biāo),實(shí)現(xiàn)預(yù)算對經(jīng)營活動(dòng)的中期控制。(3)協(xié)調(diào)預(yù)算的嚴(yán)肅性與靈活性。預(yù)算具有靈活性與嚴(yán)肅性。首先要保障預(yù)算的嚴(yán)肅性,預(yù)算指標(biāo)一旦確定,就不能輕易再調(diào)整。預(yù)算要嚴(yán)格約束公司發(fā)生的每一項(xiàng)業(yè)務(wù)。然而當(dāng)外部環(huán)境發(fā)生巨大變化或者公司戰(zhàn)略決策和業(yè)務(wù)經(jīng)營類型發(fā)生了重大調(diào)整的時(shí)候,就要體現(xiàn)出預(yù)算的靈活性，應(yīng)由預(yù)算責(zé)任中心向公司提出申請,經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批,可以追加或追減預(yù)算。4.5健全預(yù)算績效考核體系要想保障預(yù)算執(zhí)行的預(yù)期效果,就要對預(yù)算績效進(jìn)行考核評價(jià),而且要以考評結(jié)果為依據(jù)來實(shí)施獎(jiǎng)罰措施,所以,預(yù)算考評工作相當(dāng)重要。(1)年初要確定收入分配激勵(lì)方案,在方案中根據(jù)不同的考核重點(diǎn)和行業(yè)特點(diǎn),在定性指標(biāo)和定量指標(biāo)中設(shè)置分配不相同的權(quán)重。一般來說定量指標(biāo)就是經(jīng)濟(jì)指標(biāo),側(cè)重于結(jié)果評估，根據(jù)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行獎(jiǎng)罰;而定性指標(biāo)一般來說就是非經(jīng)濟(jì)指標(biāo),側(cè)重于行為評估，獎(jiǎng)勵(lì)工作中表現(xiàn)優(yōu)異的員工。根據(jù)公司戰(zhàn)略發(fā)展需要和管理中存在的薄弱環(huán)節(jié),在定量指標(biāo)中設(shè)置敏感系數(shù)和不同權(quán)重。對于不同預(yù)算完成情況可以進(jìn)行模擬測算,以提前了解方案最終可能的獎(jiǎng)罰程度,以便保證考核方案科學(xué)、合理,避免由于估算不足而引起的風(fēng)險(xiǎn),同時(shí)也有助于保障激勵(lì)方案的公正性。為保證考評的嚴(yán)肅性，考核責(zé)任書必須經(jīng)由總經(jīng)理和各預(yù)算責(zé)任人簽字確認(rèn)。(2)預(yù)算執(zhí)行過程中，在每季度末和預(yù)算年度過去之后,以每月預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度分析報(bào)表和已審計(jì)的年度預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度分析表作為依據(jù),依據(jù)考評責(zé)任書的規(guī)定來進(jìn)行季度獎(jiǎng)罰和年終獎(jiǎng)罰的最終結(jié)算工作。公司要把預(yù)算執(zhí)行的獎(jiǎng)罰方案和公司的薪酬、績效系統(tǒng)聯(lián)系起來,設(shè)置專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)措施,以期提升預(yù)算執(zhí)行的效果。5結(jié)束語 預(yù)算管理系統(tǒng)作為企業(yè)管理軟件,具有以下特點(diǎn):(1)適應(yīng)性。適應(yīng)于不同的生產(chǎn)組織管理形式,能夠滿足鐵路局、分局和站段的不同管理模式。(2)穩(wěn)定性。獨(dú)立于系統(tǒng)以外的其他軟件,不因相關(guān)軟件的變動(dòng)而變動(dòng)。較好地解決了同鐵道部推廣的會(huì)計(jì)核算軟件的銜接問題。(3)實(shí)用性。符合生產(chǎn)管理實(shí)際,易使用和維護(hù)。(4)共享性。數(shù)據(jù)一次輸入,與各單項(xiàng)核算系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)共享。參考文獻(xiàn)[1]黃健鵬.YD公司預(yù)算資源分配優(yōu)化研究[D].華南理工大學(xué)2013[2]陳雯.ABC企業(yè)全面預(yù)算管理信息化實(shí)施案例分析[D].財(cái)政部財(cái)政科學(xué)研究所2013[3]黃璐.超越預(yù)算管理在A企業(yè)中的應(yīng)用[D].江西財(cái)經(jīng)大學(xué)2012[4]馬欣.基于J2EE的企業(yè)全面預(yù)算管理系統(tǒng)研究與實(shí)現(xiàn)[D].江西理工大學(xué)2012[5]何文肇.預(yù)算審批管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].華南理工大學(xué)