預算管理系統(tǒng)設計

預算管理系統(tǒng)設計摘要：預算管理系統(tǒng)作為企業(yè)財務會計管理信息系統(tǒng)的一部分,主要完成預算(計劃)的編制、成本的實施控制和預算完成情況分析。系統(tǒng)設計主要分為5個功能模塊:系統(tǒng)維護、預算編制、成本控制、預算分析和跨賬套管理,從系統(tǒng)實際應用出發(fā),在實現(xiàn)中采用了數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)倉庫、計算機網(wǎng)絡等多項技術。本文以甲公司為例,對如何成功進行預算管理進行了思考和設計。關鍵詞：預算管理；成本控制；數(shù)據(jù)倉庫；管理系統(tǒng)；甲公司ThedesignofbudgetmanagementsystemAbstract:thebudgetmanagementsystemasapartofenterprisefinancialandaccountingmanagementinformationsystem,mainlytocompletethebudget(Planning)planning,implementationandcontrolofcostandbudgetanalysis.Thesystemdesignismainlydividedinto5functionmodules:systemmaintenance,budgeting,costcontrol,budgetanalysisandinteraccountmanagement,startingfromtheactualapplicationsystem,thedatabase,datawarehouse,thecomputernetworktechnologyintherealization.Inthispaper,theAgroupasanexample,carriesonthebudgetmanagementonhowtosuccessfullycarryonthinkinganddesign.Keywords:budgetmanagement;costcontrol;datawarehouse;managementsystem;Agroup引言在激烈的市場競爭中,企業(yè)想要贏得競爭力,長期地生存與發(fā)展,就必需具備科學有效的管理方法"隨著世界經(jīng)濟一體化和知識經(jīng)濟的到來,任何一個企業(yè)要想保持持續(xù)的競爭優(yōu)勢,單靠一種管理模式進行管理,已不能滿足企業(yè)日益變化的需要"現(xiàn)代企業(yè)的管理應該是系統(tǒng)化!戰(zhàn)略化!個體化的管理"而預算管理作為一種配置資源的手段和管理機制,在現(xiàn)代企業(yè)管理中發(fā)揮著落實企業(yè)戰(zhàn)略!培育各級人員工作能力!提供業(yè)績評估標準!促進協(xié)調(diào)溝通等諸多作用"目前國內(nèi)的財務軟件大多只是為財務、會計人員提供了相應的業(yè)務功能,沒有為管理人員在制定目標、控制成本、節(jié)約開支、增加利潤方面提供較好的工具和方法。預算管理系統(tǒng)是在生產(chǎn)財務計劃管理(事先控制)和會計核算(事后反映)之間搭起一座橋梁,達到成本支出的過程控制。1預算管理系統(tǒng)總體設計思路運用參數(shù)化的報表體系來完成對計劃預算的分析、編制,用戶把控制對象和控制模式設置好之后,就能形成簡潔直觀的報表界面。并且與各個單項核算系統(tǒng)采用統(tǒng)一接口,統(tǒng)一信息編碼字典、編碼規(guī)則、計算口徑、計量單位。能夠根據(jù)用戶定義來完成其關心數(shù)據(jù)的自動抽取、清理并匯總成參數(shù)化的數(shù)據(jù)整理程序,以用戶的興趣度為根據(jù),引導用戶來獲得龐大數(shù)據(jù)里蘊含的可以用來指導生產(chǎn)實踐的知識。管理需求不確定性、多樣化是系統(tǒng)設計的主要技術難點,決定了控制模式、預算編制、分析方式的不確定性和多樣性。多種多樣的管理子系統(tǒng)和單項核算,使全面反映需求和實時控制的難度增加,大量、繁瑣的財務數(shù)據(jù)如何轉化為有用的知識,完成對數(shù)據(jù)庫中有用的數(shù)據(jù)知識的提煉。2預算管理系統(tǒng)業(yè)務流程設計預算管理系統(tǒng)必須要形成一個閉環(huán)操作,先根據(jù)公司以往的經(jīng)營狀況和當前公司狀況來確定下個階段的主要經(jīng)營目標:根據(jù)已制定的利潤目標,編制責任計劃、公司預算;在系統(tǒng)業(yè)務進行的過程中,根據(jù)計劃來進行控制;在這一階段完成時,再對業(yè)績進行考核;接著繼續(xù)進入分析過去、決策未來的閉環(huán)操作(如圖1)。3預算管理系統(tǒng)結構預算管理系統(tǒng)總共有五個模塊,見圖23.1預算管理系統(tǒng)的維護預算管理系統(tǒng)的維護即管理系統(tǒng)在正常運行的時候需要的用戶權限、系統(tǒng)參數(shù)的管理。用戶在系統(tǒng)業(yè)務中對涉及的財務要素、財務主體、流程等稱為基礎數(shù)據(jù)字典。系統(tǒng)涉及的主要字典有:部門(責任中心)、科目(會計科)、項目(科目、部門管理者所關心財務業(yè)務以外的其他業(yè)務要素，例如車輛、車次、單位往來等等)。3.2預算編制預算編制的定義是完成模型定義、資料采集、預算形成三步,按照管理要求對編制好的預算計劃進行分解,從而形成預算計劃的執(zhí)行版本。其中全面預算包括了成本預算、生產(chǎn)預算、資金支出預算、生產(chǎn)能力預算、預算財務報表等。在編制預算的過程中,根據(jù)用戶定義的報表體系來提供自動計算的功能,從而能根據(jù)工作量、歷史等情況進行計算并生成不同版本的預算報表,為預算管理人員提供決策上的支持。3.3成本控制成本控制顧名思義即對預算、計劃的執(zhí)行進行全方位(全部科目)、全過程(各生產(chǎn)環(huán)節(jié))成本的控制,控制、指導、監(jiān)督各項生產(chǎn)經(jīng)營活動的進行,及時發(fā)現(xiàn)與計劃成本之間的差異并盡快提出改正舉措,保證實現(xiàn)原計劃目標的成本。通過提供單項核算子系統(tǒng)的統(tǒng)一交互式接口,當業(yè)務發(fā)生時,先訪問預算管理系統(tǒng),來判斷這項業(yè)務是否會發(fā)生,如果不可發(fā)生,提示用戶,否則就記錄業(yè)務發(fā)生的內(nèi)容。3.4預算分析對預算(計劃)分階段完成情況進行對比分析、標準分析、結構分析。采用數(shù)據(jù)倉庫技術,系統(tǒng)分析和評價企業(yè)過去及現(xiàn)在的經(jīng)營成果、財務狀況及其變動,目的是了解過去、評價現(xiàn)在、預測未來,輔助管理者做出合理的決策。提供比較分析法、因素分析法等統(tǒng)計分析方法,根據(jù)需求產(chǎn)生各種對比圖形,從而使分析者能夠直觀地了解數(shù)據(jù)之間的內(nèi)在關系。用瀏覽器方式發(fā)布信息,可與其他系統(tǒng)交換數(shù)據(jù),并能滿足遠程管理的需求。3.5跨賬套管理為了適應不同的核算模式,系統(tǒng)采用多種通訊方式,實現(xiàn)賬套間的數(shù)據(jù)共享。完成計劃、支出、參數(shù)等的數(shù)據(jù)傳輸。4甲公司預算管理的設計和實現(xiàn)4.1為預算管理營造良好氛圍取得公司領導的支持，特別是總經(jīng)理和財務總監(jiān)的支持是預算管理實現(xiàn)的重要前提，因為預算管理會對傳統(tǒng)觀念、權責分派體系、組織結構、部門和個人利益產(chǎn)生根本性的沖擊,并且需要公司投入很多資源;其次,預算管理的實現(xiàn)需要全體經(jīng)理和員工的積極參與,沒有員工的支持、理解和參與,預算管理想取得良好效果是不可能的。預算的編制過程、執(zhí)行過程和監(jiān)督過程,都要有一套嚴密的規(guī)程,對員工的職業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)能力和團隊精神提出了很高的要求。4.2建立系統(tǒng)的預算管理組織機構開展全面的預算管理,必須要建立、健全預算組織機構,并且必須明確各組織機構在預算管理中的職責。(1)預算決策機構。公司董事會要被確定為預算決策機構,在董事會下設立預算管理委員會,來作為實現(xiàn)預算決策的執(zhí)行機構。在預算管理委員會中,獨立董事、具有預算管理經(jīng)驗的財務以及控制專家要各自占有一定比重以體現(xiàn)獨立性。(2)預算管理機構。預算管理機構包括了常設管理機構和組織領導機構。組織領導機構負責預算調(diào)控和管理的職能,由公司總經(jīng)理、總監(jiān)以及各部門經(jīng)理構成。設財務部為預算的常設機構,協(xié)助預算組織領導機構執(zhí)行預算管理的職能。(3)預算編制機構。預算編制機構主要由全面預算編制機構和業(yè)務預算編制機構兩部分組成。甲公司預算的責任主體是各個業(yè)務板塊,所以預算編制機構就由各業(yè)務板塊下屬各部門構成,負責其自身業(yè)務的內(nèi)容和預算的編制工作。財務部是全面的預算編制機構,負責預算協(xié)調(diào)、平衡、匯總和審查、匯報。(4)預算執(zhí)行機構。公司預算經(jīng)董事會批準后,各預算責任機構的子公司、下屬部門就成為了預算執(zhí)行機構。(5)預算反饋機構。財務部同時也是預算反饋機構,要定期對執(zhí)行情況進行分析、反饋,為管理層決策提供所需的預算執(zhí)行信息。4.3提升預算編制質(zhì)量水平必須要保障以下幾方面的工作做好才能提升預算編制質(zhì)量水平:(1)確定預算編制的流程：上下結合、動態(tài)平衡；(2)以部門及崗位的工作規(guī)劃作為預算編制方法的依據(jù),采取零基預算編制的方法,部分項目采取固定預算法；(3)設置預算指標還要重點突出關鍵控制指標。在預算編制過程中,要針對業(yè)務管理中存在的薄弱環(huán)節(jié)以及從公司戰(zhàn)略發(fā)展的需要出發(fā),不同的業(yè)務要設置不同控制點。比如工程類業(yè)務要突出現(xiàn)金流控制、成本控制以及工程進度控制;市場類業(yè)務要將招商進度突出出來;商業(yè)業(yè)務要重點突出單位租金、出租率、資金收繳率。再比如，費用要被劃分為變動費用和固定費用兩部分,變動費用是提出預算控制的重點。在指標的設置上,不僅要有絕對數(shù)指標,還要有相對數(shù)指標,必須從多方面、多角度反映公司的經(jīng)營情況。(4)預算編制精細化。過去預算編制的時候,僅僅簡單計算出總成本費用和業(yè)務總收入,但是對于其構成并沒有做出進一步的細化計算。比如綜合業(yè)務類編制,并不清楚租賃收入、物業(yè)管理收入與其相應的成本費,也不清楚人均利潤是多少,毛利潤是多少,收入利潤率是多少等等,但全面預算管理就是要體現(xiàn)出這些數(shù)據(jù)。再比如,對于工程項目的預算編制,要排出一個詳細的開發(fā)時間計劃，包括了項目的前期開發(fā)研究、報批報建、設計、施工、竣工備案再到銷售,只有這樣才可以推動項目的開發(fā)進度。編制預算的時候,要注意到無任款項是否已經(jīng)支付,以及屬于甲公司的成本費用,都應該考慮進來。4.4監(jiān)督預算執(zhí)行情況把預算目標下達到各預算責任中心之后,需要引起重視的就是加強預算執(zhí)行期間的管理和反饋相應的信息了。(1)在預算執(zhí)行的過程中,各項收支的依據(jù)要以預算指標為準,各項資本性支出、成本費用等的預算執(zhí)行要嚴格審批手續(xù)。對于預算內(nèi)的資本支出,要實行責任人限額審批制度以提高工作效率,加快審批速度,對于限額以上的資金支出則實行總經(jīng)理和財務總監(jiān)雙簽的制度;預算外支出就必須交由預算管理委員會審議核查。(2)建立健全責任報告體系。每逢月末、中期及年末,將預算實際完成數(shù)與初期設定的預算目標進行比對,及早發(fā)現(xiàn)并揭示實際脫離預算的差距并分析出原因,向各預算責任中心反饋預算執(zhí)行情況以及改進建議,并及時采取必要的舉措來加強薄弱環(huán)節(jié),使公司的經(jīng)營活動切合經(jīng)營目標的要求,順利完成預算目標,實現(xiàn)預算對經(jīng)營活動的中期控制。(3)協(xié)調(diào)預算的嚴肅性與靈活性。預算具有靈活性與嚴肅性。首先要保障預算的嚴肅性,預算指標一旦確定,就不能輕易再調(diào)整。預算要嚴格約束公司發(fā)生的每一項業(yè)務。然而當外部環(huán)境發(fā)生巨大變化或者公司戰(zhàn)略決策和業(yè)務經(jīng)營類型發(fā)生了重大調(diào)整的時候,就要體現(xiàn)出預算的靈活性，應由預算責任中心向公司提出申請,經(jīng)過公司領導審批,可以追加或追減預算。4.5健全預算績效考核體系要想保障預算執(zhí)行的預期效果,就要對預算績效進行考核評價,而且要以考評結果為依據(jù)來實施獎罰措施,所以,預算考評工作相當重要。(1)年初要確定收入分配激勵方案,在方案中根據(jù)不同的考核重點和行業(yè)特點,在定性指標和定量指標中設置分配不相同的權重。一般來說定量指標就是經(jīng)濟指標,側重于結果評估，根據(jù)預算執(zhí)行情況進行獎罰;而定性指標一般來說就是非經(jīng)濟指標,側重于行為評估，獎勵工作中表現(xiàn)優(yōu)異的員工。根據(jù)公司戰(zhàn)略發(fā)展需要和管理中存在的薄弱環(huán)節(jié),在定量指標中設置敏感系數(shù)和不同權重。對于不同預算完成情況可以進行模擬測算,以提前了解方案最終可能的獎罰程度,以便保證考核方案科學、合理,避免由于估算不足而引起的風險,同時也有助于保障激勵方案的公正性。為保證考評的嚴肅性，考核責任書必須經(jīng)由總經(jīng)理和各預算責任人簽字確認。(2)預算執(zhí)行過程中，在每季度末和預算年度過去之后,以每月預算執(zhí)行進度分析報表和已審計的年度預算執(zhí)行進度分析表作為依據(jù),依據(jù)考評責任書的規(guī)定來進行季度獎罰和年終獎罰的最終結算工作。公司要把預算執(zhí)行的獎罰方案和公司的薪酬、績效系統(tǒng)聯(lián)系起來,設置專項獎勵措施,以期提升預算執(zhí)行的效果。5結束語 預算管理系統(tǒng)作為企業(yè)管理軟件,具有以下特點:(1)適應性。適應于不同的生產(chǎn)組織管理形式,能夠滿足鐵路局、分局和站段的不同管理模式。(2)穩(wěn)定性。獨立于系統(tǒng)以外的其他軟件,不因相關軟件的變動而變動。較好地解決了同鐵道部推廣的會計核算軟件的銜接問題。(3)實用性。符合生產(chǎn)管理實際,易使用和維護。(4)共享性。數(shù)據(jù)一次輸入,與各單項核算系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)共享。參考文獻[1]黃健鵬.YD公司預算資源分配優(yōu)化研究[D].華南理工大學2013[2]陳雯.ABC企業(yè)全面預算管理信息化實施案例分析[D].財政部財政科學研究所2013[3]黃璐.超越預算管理在A企業(yè)中的應用[D].江西財經(jīng)大學2012[4]馬欣.基于J2EE的企業(yè)全面預算管理系統(tǒng)研究與實現(xiàn)[D].江西理工大學2012[5]何文肇.預算審批管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[D].華南理工大學