2023年1011集團(tuán)重大活動接待工作流程

集團(tuán)重大活動接待工作流程重大接待接到通知重大接待接到通知聯(lián)系了解來訪單位具體信息成立組委會籌劃制作效勞指南物預(yù)備就緒接機(jī)、接站至住宿酒店簽到、送禮品、房卡預(yù)定返程機(jī)票、車票按議程進(jìn)展辦理退房安排車輛送機(jī)、送站，返程安聯(lián)準(zhǔn)排攝影攝像人員外聯(lián)單位系媒體、籌劃公司等布置接待場地備宣傳品、禮品安排接待車輛提前預(yù)定酒店大型會議、培訓(xùn)接到通知確定會議日期成立組委會公布會議通知 制作邀請函并整理反響信息一般接待活動籌劃制作效勞指南提出申請?zhí)岚才艜h室 前確 預(yù)定 定會 宣 根 酒

起草文件準(zhǔn)備 安 修改文件宣 排傳

不同意香 議 巾 冊地 茶 宣點 水 紙 筆 名片

歡 水 據(jù)特迎 果 會 店特定詞 鮮 議 、定物會 花 性物品議 紅 質(zhì) 會品議資 地 預(yù)備議料 毯 的 場地

接物 待 審核文件品 車、禮 輛 同意品印制裝訂布置場地布置場地聯(lián)安排系外部單攝影攝像背位人景員板、訂餐 預(yù)備就緒預(yù)備禮品 接機(jī)、接站至住宿酒店客人返程

禮品 簽到、房卡 預(yù)定返程機(jī)票、車票召開會議/培訓(xùn)/考察活動/就餐等按議程進(jìn)展辦理退房安排車輛送機(jī)、送站，返程二、接待工作細(xì)化〔一〕接待預(yù)備：序號 工作內(nèi)容 工作要求接到接待通知，明確客人來訪目的。接到集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)通知，應(yīng)馬上匯報給

明確客人人數(shù)、職務(wù)、部門、姓名、性別、年1. 與來訪客人取得聯(lián)系，了解具體信息。接到部門主任通知，準(zhǔn)時用快捷方式與來訪客人取得聯(lián)系，了解具體信息。2.一個人的聯(lián)系。3.內(nèi)安排接待任務(wù)。4. 和接待標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)通常格式出接待指最終的活動接待方案。依據(jù)來訪客人的主要人員級別和來訪事5.時依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)安排通知伴隨人員。假設(shè)來訪客人中有貴賓，應(yīng)準(zhǔn)時向領(lǐng)導(dǎo)匯6. 報，依據(jù)對方領(lǐng)導(dǎo)級別準(zhǔn)時調(diào)整接待打算。7.工具，動身、抵達(dá)和離開的時間。通過各種方式盡可能地了解客人及客人8.單位的有關(guān)信息，以便與客人溝通。依據(jù)客人人數(shù)及職位預(yù)定不同檔次的客9. 并登記相關(guān)信息。

會議接待都要參考。將客人聯(lián)系方式通知到每個接待人員。明確接待規(guī)格。的具體行程及安排，須提前與協(xié)調(diào)人落實好，待標(biāo)準(zhǔn)、食宿安排、安全保衛(wèi)、交通工具、參觀地點、行車路線和日程安排等逐項做出計時間較為緊迫，則應(yīng)征求領(lǐng)導(dǎo)和來訪者的意見，在某些工程上適當(dāng)削減多余的時間。協(xié)調(diào)好。準(zhǔn)時通知到全部參與接待人員。型、牌號，是否有專職司機(jī)？司機(jī)有多少？必要時組織材料匯報領(lǐng)導(dǎo)。放鮮花、香煙、水果、集團(tuán)宣傳材料及禮品。序號 工作內(nèi)容 工作要求格外重要的客人要增加幾瓶飲用水。10.

房間，考慮房間四周是否有噪音。

其施加壓力，妥當(dāng)解決。每輛車配備標(biāo)準(zhǔn)的接站牌，由駕駛員自行保制作接站牌，交給相關(guān)駕駛員。工作。LED大屏幕在指定時間內(nèi)顯示歡送詞。用大廈電梯邊的電視循環(huán)播放鴻泰宣傳片。貴賓電梯，秘書應(yīng)隨身攜帶VIP卡。假設(shè)客人需要到別的單位進(jìn)展參觀學(xué)習(xí)主任批準(zhǔn)后，安排好交接等相關(guān)工作。領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，應(yīng)提前聯(lián)系好相關(guān)媒體單位，做好聞報道和宣傳工作。序號工作內(nèi)容序號工作內(nèi)容工作要求18.

管。時間打印接站牌信息、洗車、加油、修理、保聯(lián)系，盡可能安排警車開道。要提前一天將歡送詞內(nèi)容和播放時間通知大切換。要提前聯(lián)系物業(yè)公司，確保當(dāng)天循環(huán)播放視或短片、中文或英文。，重要客人需安排專人提前翻開電梯門。隨時落實日程安排。點、角度和力度等有關(guān)信息。序號 工作內(nèi)容應(yīng)當(dāng)由活動牽頭部門到一樓大堂總效勞

工作要求確?？腿丝焖偻ㄟ^門禁。如對方初次來訪，對青島路線不生疏的，要主導(dǎo)把握。20分鐘

規(guī)格可派人去接。需事先告知集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)對方客人到訪的時間。客人之后應(yīng)盡量確定行程安排。接上客人之后〔或現(xiàn)場負(fù)責(zé)人聯(lián)系，給我方領(lǐng)導(dǎo)留出佳線路行駛，盡量保持領(lǐng)導(dǎo)剛下樓，客人即到充分的時間到指定的地點迎接客人。安排。。依據(jù)客人和我方接待人員的人數(shù)確定接

集團(tuán)總部。通知我方領(lǐng)導(dǎo)就餐時間、地點等相關(guān)信息。準(zhǔn)時、具體了解到變更狀況并準(zhǔn)時通知到全部接待人員?！茶F軍國外

待室和會議室。

工程，并做好相關(guān)預(yù)備工作。聯(lián)系物業(yè)公司預(yù)備水果、點心、茶水、咖啡，安排接待室。

并告知需用時間。〔保證清爽空擺放好，預(yù)備好以后需現(xiàn)場檢查。LOGOPPT歡送詞〔集團(tuán)宣傳片需備用。

氣、衛(wèi)生〔桌面及地面、提前聯(lián)系信息人員調(diào)試電腦、取消桌面屏保，調(diào)至歡送詞界面。PPTU盤播放。檢查每一臺顯示器的升降功能、畫面清楚度〔依據(jù)電腦型號將屏幕區(qū)分率調(diào)至最正確結(jié)合

試到與顯示器結(jié)合的最正確狀態(tài)。

狀態(tài)、音頻、視頻、圖像、投影是否正常，反面電視通常為關(guān)閉狀態(tài)。重要位置的設(shè)備要重點調(diào)試、檢查。正常。

制作帶集團(tuán)LOGO的桌簽，與集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)名片依據(jù)商務(wù)禮儀擺放到位。

重要客人的桌簽應(yīng)依據(jù)擺放在門口對面的一排中間位置，如兩個中間位置應(yīng)擺在右側(cè)；但凡與會序號 工作內(nèi)容〔簽字筆。當(dāng)主動與該部門加強(qiáng)溝通?？腿碎_啟車門，同時介紹集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)。梯也要扶住電梯門。定流程進(jìn)展簡潔溝通。攝錄、拍照等有關(guān)人員應(yīng)準(zhǔn)時到場。通知我方人員提前到達(dá)會議地點。

工作要求議有關(guān)的我方領(lǐng)導(dǎo)盡量預(yù)備桌簽，以備急用。擺放應(yīng)整齊劃一，保證會場桌面干凈。搭接順暢，維護(hù)集團(tuán)形象。會服人員聯(lián)系前臺翻開門禁，控好VIP電梯，如客人較多，應(yīng)多控一部電梯。秘書應(yīng)先進(jìn)入電梯便利操作。禮貌周到，引導(dǎo)有序。彩的鏡頭。5分鐘。應(yīng)盡量選擇與來訪者下榻的賓館較近的飯店進(jìn)一步確定就餐的人數(shù)，預(yù)定就餐地點。安排就餐，到客廳查看設(shè)施及其他條件是否與身份相符，條件差的酒店應(yīng)準(zhǔn)時與領(lǐng)導(dǎo)匯報。依據(jù)客人民族、性別、年齡、口味、南方點菜時，必需要有符合我方重要領(lǐng)導(dǎo)口味的及北方、國內(nèi)及國外等，結(jié)合酒店特色，菜，并依據(jù)客人的喜好、口味等因素點菜；如依據(jù)確定的人數(shù)，進(jìn)展點菜。重要領(lǐng)導(dǎo)用餐要提前聯(lián)系酒店制作桌簽，完成桌簽制作后要到現(xiàn)場核實信息是否有誤，擺放次序是否正確。備酒水和香煙。備好禮品?！踩硶h過程：

時間富有，菜單應(yīng)打印一份交給領(lǐng)導(dǎo)確定。嚴(yán)格依據(jù)我方的風(fēng)俗習(xí)慣、座次擺放桌簽〔領(lǐng)導(dǎo)特別交代除外。店的〔開瓶費應(yīng)先與酒店協(xié)商好，避開效勞員在客人就坐后造成不開心場面。依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求預(yù)備禮品。序號 工作內(nèi)容 工作要求會議狀況整理、上報責(zé)任人歸檔。隨時留意全部設(shè)備是否正常運轉(zhuǎn)。

記錄齊全，形成紀(jì)要或文稿。序號 工作內(nèi)容 工作要求都必需派人在效勞間等候處理應(yīng)急大事。窗戶狀況等。依據(jù)會議狀況設(shè)立會議簽處處。人員中重要客人就座。就座后，會議主持人宣布會議開頭。假設(shè)觀看集團(tuán)宣傳片。參會的集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)向客人做集團(tuán)的介紹。來訪客人中重要領(lǐng)導(dǎo)講話。雙方領(lǐng)導(dǎo)做深入溝通。拍攝及錄像在此時應(yīng)完成最正確的領(lǐng)導(dǎo)個

預(yù)備會議簽到簿，重要活動要有專人負(fù)責(zé)。禮貌周到，引導(dǎo)有序。全部工作人員應(yīng)一律就坐或退出顯示器全部下降隱蔽。記錄齊全完整。隨時催促會服人員準(zhǔn)時添水。拍攝場景角度要全面，每個鏡頭至少拍攝兩

人發(fā)言抓拍鏡頭。依據(jù)活動性質(zhì)，領(lǐng)導(dǎo)安排，擇地留影，會后將照片通過電子郵件或其它方式郵寄到客人手中，假設(shè)時間允許，應(yīng)在客人離開前將照片沖洗送給客人。作部主任審核后，準(zhǔn)時掛到集團(tuán)網(wǎng)站。

遍。了解郵寄地址或郵箱，如提交沖洗好的照片，應(yīng)用鴻泰專用信封統(tǒng)一封裝。天查找適宜的時間與客人協(xié)商次日行程。隨時把握會議時間，安排好車輛，確保車輛能夠隨時動身。序號 工作內(nèi)容序號 工作內(nèi)容會議完畢，提前告知酒店客人大約抵達(dá)58.時間。工作要求10人以上24小時效勞的會務(wù)組。59.時間充分可以先送客人回房間稍事休量與客人商量次日行程是否需要調(diào)整。如沒有打算安排，提前考慮其次天行程安排。用餐完畢后，依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示，適當(dāng)安排一些文化消遣活動。通確認(rèn)。60.次日活動內(nèi)容，應(yīng)參考當(dāng)天接待流程。61.需請示領(lǐng)導(dǎo)，通知相關(guān)伴隨人員，備好機(jī)動車輛。

照指南執(zhí)行。重要客人、重大活動要留有機(jī)動車輛。活動行程完畢后，假設(shè)時間比較充分，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示，可適當(dāng)安排客人巡游青島景觀。退房后，如時間允許，要檢查客人住宿的房間，是否遺留物品？假設(shè)是個人物品，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后，應(yīng)盡快歸還客人。安排車輛送達(dá)指定機(jī)場〔火車站〕或其

要提前了解巡游當(dāng)天的天氣狀況，預(yù)備好瓶裝水、照相機(jī)、傘，重要客人還要預(yù)備濕巾、急救藥品等。依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)安排，將預(yù)備好的禮品贈送客人。準(zhǔn)時與酒店客服人員及客人溝通。重要活動，需依據(jù)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)指定的人員，安排

它目的地。

好車輛一同送行?！参濉巢惋嫲才牛盒蛱?/p>

工作內(nèi)容依據(jù)客人級別及重要程度，請示主任確定需要預(yù)定的酒店。

工作要求了解信息要全面。確定公司哪位領(lǐng)導(dǎo)參與。聯(lián)系酒店，確定餐飲預(yù)定。將餐飲預(yù)定信息匯報給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及我方參與人員，并通知領(lǐng)導(dǎo)專車司機(jī)及參與接待的其他司機(jī)。預(yù)備餐飲用煙、酒水。組織參與人員前往酒店或預(yù)定地點用

明確到人。明確告知需求時間、用餐人數(shù)，要求酒店提前列出菜單，考慮客人的民族、宗教等喜好和禁忌。依據(jù)參與人數(shù)提前通知接待司機(jī)做好車輛預(yù)備。協(xié)議酒店自帶香煙和酒水。動身時，通知客戶經(jīng)理預(yù)備茶水，并將涼

餐。依據(jù)酒店上餐速度，催促酒店工作人員盡快上菜。賓主相互敬酒過程中，催促酒店工作人員預(yù)備面食及果盤。

菜上桌。過程中，應(yīng)依據(jù)用餐狀況及喜好，隨時增加或調(diào)整菜單內(nèi)容。正常程序進(jìn)展完后開頭。通知酒店工作人員預(yù)備簽字賬單。通知酒店工作人員清點酒水，并將剩余酒水送至前往的接待車輛。用餐完畢，組織人員返回。序號工作內(nèi)容序號工作內(nèi)容工作要求76.與酒店結(jié)算有關(guān)賬目，整理匯總，提交費用詳單賬目清楚。

在非協(xié)議酒店需提前到效勞臺結(jié)算。同時，通知參與接待人員接收剩余酒水。確保每一位就餐人員人身安全。領(lǐng)導(dǎo)審核。做好會議工作總結(jié)，查找工作差距，加以改進(jìn)，重大活動的工作總結(jié)要在總裁工作部內(nèi)部共享。

準(zhǔn)時全面，成績和缺乏總結(jié)到位。三、會議客服接待規(guī)格劃分不同規(guī)格供給不同效勞的原則，將日常的接待分類如下，僅供參考：會議級別 會議性質(zhì)〔參與人員〕政府高官、集團(tuán)上級領(lǐng)導(dǎo)視察；由集

對應(yīng)效勞工程 備注茶水、礦泉水、香巾、紙、筆、畫冊、桌簽、宣傳片、VIP1

團(tuán)董事長、總裁出面接見的極重要客戶

大堂和會議室歡送詞、橫幅、果盤、禮品、鮮花、紅地毯、大堂和電梯及會議室門口迎賓茶水、礦泉水、香巾、紙、筆、畫冊、桌簽、簽字筆、鮮花、紅酒、高腳杯、大堂VIP2 由集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)出面接見的簽字儀式VIP3 由集團(tuán)董事長、總裁出面接見的重要客戶A類 集團(tuán)股東會、董事會、總裁辦公會集團(tuán)專題會議；集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)參與的各B類會議有部門負(fù)責(zé)人參與或有外來人員〔C類重要人士〕參與的D類 部門內(nèi)部會議

和會議室歡送詞、橫幅、背〔視狀況而定、互贈禮品〔視狀況而定、紅地毯〔視狀況而定、大堂和電梯及會議室門口迎賓投影設(shè)施茶水、礦泉水、香巾、紙、敏捷處理筆、畫冊、桌簽、宣傳片、大堂和會議室歡送詞、橫幅、禮品、果盤〔視狀況而定、大堂和電梯及會議室門口迎賓茶水、礦泉水、香巾、果盤〔視狀況而定、紙、筆、計算器、激光筆茶水、紙、筆、計算器、激光筆茶水開門即可依據(jù)會議類型選擇智能會議室或一般會議室。四、接待工作商務(wù)禮儀〔一〕關(guān)于會議主席臺座次的安排主席臺必需排座次、放桌簽，以便領(lǐng)導(dǎo)對號入座，避開上臺之后相互謙讓。111號領(lǐng)導(dǎo)右手位置。對上主席臺的領(lǐng)導(dǎo)能否屆時出席會議，在開會前務(wù)必逐一落實。領(lǐng)導(dǎo)到會場后，要安排在休息室稍候，再逐一核實，并告之上臺后所坐方位。如主席臺人數(shù)很多，還應(yīng)預(yù)備座位圖。如有臨時