會議供應(yīng)機構(gòu)

第四章會議供給機構(gòu)第一節(jié)ＰＣＯ一ＰＣＯ的定義ＰＣＯ是英語ProfessionalConferenceOrganizer的縮寫，是指通過為客戶組織，經(jīng)辦會議而獲取收入的專業(yè)的會議組織機構(gòu)．1.二ＰＣＯ的工作１會議的促銷宣傳，新聞報道工作２各種印刷品的制作安排３會議地點和會議場所的選擇４會議住宿〔賓館〕的安排５會議餐飲的安排６會議預(yù)先注冊和現(xiàn)場注冊工作７會議財務(wù)管理工作，包括會議預(yù)算，會議資金籌措，會議本錢控制，會議現(xiàn)金管理等．2.８會議臨時員工的招聘和培訓(xùn)，管理工作９會議翻譯〔口譯和筆譯〕人員的安排１０會議技術(shù)設(shè)備和人員的安排１１會議社會活動，學(xué)術(shù)訪問活動的安排１２會議旅行，游覽等活動的安排１３會議附設(shè)展覽活動的安排〔包括國際會議國外參展商的展品報關(guān)等〕１４幫助有關(guān)機構(gòu)進行國際會議的申辦，申報3.１５與海關(guān)協(xié)調(diào)參加國際會議的國外代表入境簽證事宜１６協(xié)調(diào)，處理與當(dāng)?shù)卣畽C構(gòu)包括公安，消防和海關(guān)等部門的關(guān)系．4.三ＰＣＯ的收費方式〔一〕包價式即幫助組織，運作，管理好一個會議一次性總共收取一筆費用，不管參會者人數(shù)的多少．〔二〕根本費＋參會者人頭費即幫助客戶完成一個會議，除了收取一筆根本費用外，再根據(jù)參會者人數(shù)每個人提取一定的費用．5.〔三〕參會者人頭費即完全根據(jù)參會者人數(shù)的多少每個人提取一定的費用，不再收取根本費．〔四〕按小時收費即完全按照為社團組織或企業(yè)安排，組織會議的工作時間來收費，而不管參會者的多少，也不再收取根本費．6.第二節(jié)會議中心一根本場地，設(shè)施和效勞１具有固定座位和技術(shù)設(shè)備的劇場〔禮堂〕式大會議廳２有各種大小的隔音性強的中小型會議室３會議廳，室具有照明，空調(diào)等根底設(shè)施，設(shè)備４會議廳，主要會議室擁有話筒，音響，放映設(shè)備，投影銀幕等必須的會議技術(shù)設(shè)備．如果是國際會議中心，還必須擁有同聲翻譯設(shè)備．7.５擁有大堂和其他公共區(qū)域〔作為會議登記，咖啡／茶歇等的地方〕６具有適當(dāng)?shù)牟惋媹龅?，設(shè)施設(shè)備和效勞能力７有辦公室〔可供會議組織者辦公使用〕８有可以提供水，電，英特網(wǎng)接口等的展廳〔供舉辦會議附屬展覽活動使用〕９有存放展品的儲藏室１０有〔展品〕裝卸場地和設(shè)備8.二其他方面的要求１良好的可進出性２有效的導(dǎo)向系統(tǒng)３訓(xùn)練有素的專業(yè)會議效勞與管理人員４周圍，附近有足夠的賓館和餐飲場所５配套效勞設(shè)施齊全６配有符合標(biāo)準(zhǔn)平安，消防設(shè)施，設(shè)備，會議期間有充足的平安保衛(wèi)人員．9.第三節(jié)會議賓館一會議場地，設(shè)施與效勞１擁有各種大小，類型的具有隔音效果的會議室２每個會議室都有可以獨立控制的燈光，空調(diào)等根本設(shè)施３主要會議室擁有話筒，放映設(shè)備，投影銀幕等必需的會議技術(shù)設(shè)備10.４有足夠大的前廳和公共空間５有供會議組織者辦公的房間６有超過最大會議接待人數(shù)的住宿，餐飲供給能力．７有充足的停車場地８有清晰的館內(nèi)外導(dǎo)向系統(tǒng)９有適當(dāng)?shù)目晒┡e辦會議附屬展覽活動使用的空間１０有可以存放展品的儲藏空間11.１１有現(xiàn)代化的通訊系統(tǒng)１２有專業(yè)的接線員１３有適當(dāng)?shù)钠桨脖Ｐl(wèi)人員和設(shè)備１４能２４小時提供以下效勞〔１〕大廳里有復(fù)印效勞〔２〕通訊效勞〔３〕會議技術(shù)支持〔４〕清潔衛(wèi)生〔５〕會議室〔６〕急救效勞和其他醫(yī)療效勞12.二會議管理機構(gòu)三提供會議客戶需要的信息１各個會議室的平面圖２每個會議室的面積３會議室的布置形式和相應(yīng)可以安排的與會人數(shù)４可以使用的技術(shù)設(shè)施，設(shè)備５所有會議場所，設(shè)施，設(shè)備和效勞的價目表６專業(yè)會議效勞員工數(shù)量及其效勞經(jīng)歷13.第四節(jié)旅行社第五節(jié)交通運輸商１對指定交通運輸商的好處〔１〕會議給其帶來大量的客源，提高其交通工具的利用率．〔２〕其名字被寫入會議的各種宣傳促銷資料中，會議組織者幫其做了免費廣告，提高其知名度，樹立其在社會公眾中的良好形象．〔３〕使用其交通工具的會議參加者都是可列入其客戶檔案，成為其未來促銷對象．14.二對會議組織者的好處１可以從指定交通運輸商那里獲得一定數(shù)量的免費或折扣交通工具使用權(quán)．２可以通過指定交通運輸商的銷售網(wǎng)絡(luò)或交通工具做促銷宣傳．15.第六節(jié)翻譯公司第七節(jié)會議局一會議局的性質(zhì)會議局是一個非營利性的組織機構(gòu)，它負責(zé)對一個城市或國家的會議業(yè)進行規(guī)劃和管理，為一個城市或國家對外進行會議業(yè)的整體營銷宣傳，并為所在城市或國家爭取到盡可能多的會議在那里舉行．會議局可以是一個政府機構(gòu)，也可以是一個非官方機構(gòu)或半官方機構(gòu)．16.二會議局的特點１非營利性２中立性３以會議客戶為中心．17.三會議局的工作1對所在城市或國家的會議業(yè)進行行業(yè)管理2代表所在城市或國家政府參加相關(guān)的國際會議組織,加強與各國會議組織機構(gòu)和會議專業(yè)機構(gòu)的聯(lián)系.3規(guī)劃,投資和管理所在城市或國家的會議根底設(shè)施,塑造會議目的地良好的整體環(huán)境.18.4制作所在城市或國家會議業(yè)的整體宣傳促銷,展示會議目的地的美好形象.5支持所在城市或國家的會議企業(yè)或會議主辦者針對潛在的會議參加者的宣傳促銷活動.6為所在城市或國家爭取會議在那里舉行.7把爭取到的會議客戶介紹給所在城市或國家的PCO,會議中心或其他的會議供給商.19.8為外地(國)會議客戶或PCO提供會議方面的咨詢,提供所在城市或國家政府的有關(guān)規(guī)定和流程(如稅法等)9幫助外地(國)會議客戶或者PCO預(yù)選所在城市或國家的會議場所和會議供給商.10邀請,組織,幫助外地(國)會議客戶或PCO到所在城市或國家進行會議地點的考察.11支持所在城市或國家有關(guān)部門或機構(gòu)進行會議的申辦工作.20.第八節(jié)政府一財政政策

1在稅收上給予會議企業(yè)各種優(yōu)惠

2給在本城市(國家)召開的會議本身以外的補助.3給帶來會議的機構(gòu)或者個人以獎勵.二規(guī)定為會議的順利召開提供便利.21.三規(guī)劃四工作效率開辟綠色通道,減少審批手續(xù),縮短審批時間.五平安保障22.第五章會議的申辦活動第一節(jié)國際社團組織會議申辦的報批一國際社團組織會議的審批制度(一)我國審批國際社團組織會議的根本要求與程序23.1舉辦國際社團組織會議必須辦理報批手續(xù)2舉辦國際社團組織會議的機構(gòu)必須具備一定的資質(zhì)3申請舉辦國際社團組織會議的程序(二)國際社團組織會議審批的權(quán)限和時限1國際社團組織會議審批的權(quán)限2國際社團組織會議審批的時限24.二國際社團組織會議的

報批程序(一)報批前的準(zhǔn)備工作1會議的申辦者和承辦者2我國的學(xué)術(shù)水平3會議經(jīng)費平衡4舉辦城市5舉辦時間和會期25.(二)研究國際社團組織的有關(guān)文件(三)辦理報批手續(xù)

1會議名稱

2會議時間

3會議地點

4會議組織者

5預(yù)計會議人數(shù)26.6會議宗旨,目的,背景,做簡單的介紹7會議經(jīng)費來源8會議附設(shè)展覽會9會議聯(lián)系人(四)國際會議的批件(五)申報國際會議時注意的問題1國際社團組織的會議的再次申報2國際社團組織會議的變更27.第二節(jié)國際社團組織會議

申辦的準(zhǔn)備一建立申辦機構(gòu)(一)組織委員會1人員組成2主要職責(zé)(二)程序委員會1人員組成2主要職責(zé)28.(三)會議秘書處1人員組成2主要職責(zé)(四)與PCO聯(lián)合申辦二制定申辦方案三編制申辦預(yù)算29.(一)申辦文件制作費用1會議申辦報告2輔助申辦材料(二)出國費用1國際旅費是最大的支出2國外食宿費用也是一筆不小的數(shù)目(三)活動費用1宴請費用2禮品費用30.(四)接待費用1食宿費用2宴請費3國際旅費(五)其它費用四籌措申辦經(jīng)費(一)申辦資金屬于風(fēng)險投資31.(二)申辦活動要有足夠的經(jīng)費(三)申辦經(jīng)費的主要來源1行政事業(yè)費2PCO3旅游機構(gòu)32.第三節(jié)國際社團組織會議的

申辦報告一申辦報告的主要內(nèi)容(一)邀請信1必須有以主辦單位負責(zé)人的名義簽發(fā)的邀請信2最好有以主辦單位的上級主管單位負責(zé)人的名譽簽發(fā)的邀請信3也應(yīng)該有以會議舉辦城市市長的名譽簽發(fā)的邀請信4以會議承辦單位負責(zé)人名譽簽發(fā)的邀請信33.(二)學(xué)術(shù)內(nèi)容1中國在該學(xué)科領(lǐng)域的背景2擬定的會議學(xué)術(shù)主題3擬定的會議討論的學(xué)術(shù)范圍4初步的學(xué)術(shù)方案(三)中國的介紹(四)主辦城市的介紹(五)大會會址的詳細介紹34.(六)賓館的介紹(七)旅游景點,參觀,購物地點的介紹1當(dāng)?shù)爻鞘新糜钨Y料2會伴活動的去處3中國其它著名旅游城市的旅游景點(八)交通和通訊(九)初步預(yù)算1會議收入35.會議的收入主要來自注冊費的收入會議的收入還應(yīng)包括會議附設(shè)展覽的收入,企業(yè)贊助和廣告收入有的國際社團組織希望申辦國的政府也對會議贊助,表示對該會議的重視2會議支出(1)籌備期間的費用,主要是印刷費,郵寄費和常設(shè)秘書處的辦公費用36.(2)接待國際社團組織有關(guān)人員的現(xiàn)場考察(3)會議邀請?zhí)匮麍蟾嫒说馁M用(4)學(xué)術(shù)籌備的支出,論文審定,論文印刷(5)會議期間的支出,會場和設(shè)備的租金,招待會和宴會(6)上繳國際社團組織的金額3預(yù)算結(jié)果37.(十)組織機構(gòu)1應(yīng)將該國家所有在該領(lǐng)域內(nèi)的世界上有一定影響的人士都列在申辦書中,以顯示國家的團結(jié)2可用框圖的形式表示出會議的組織機構(gòu),包括會議程序委員會,組織委員會,秘書處領(lǐng)導(dǎo)下的學(xué)術(shù)部,會務(wù)部,財務(wù)部,展覽部38.二申辦報告的制作和提交(一)申辦報告的制作(二)申辦報告的提交三輔助申辦材料39.第四節(jié)國際社團組織會議的

現(xiàn)場申辦一現(xiàn)場申辦人員(一)現(xiàn)場申辦人員的組成(二)現(xiàn)場申辦人員的條件(三)現(xiàn)場申辦人員的出國經(jīng)費(四)申辦人員的出國手續(xù)二現(xiàn)場申辦活動40.(一)公關(guān)活動1與國際社團組織的聯(lián)系2宴請3私下交談(二)參加理事會1陳述報告2答復(fù)以下問題3表決(三)參加全體代表大會41.第五節(jié)企業(yè)會議的競標(biāo)一企業(yè)會議籌劃的原那么(一)社會性原那么(二)科學(xué)性原那么(三)實效性原那么(四)創(chuàng)新性和可操作性的原那么42.二企業(yè)會議的程序及分工(一)立項階段1主題是否具有迫切性2能否有足夠的預(yù)算支持會議的開展3會議進行具有根本的可行性(二)調(diào)研階段(三)籌劃階段包括擬定活動內(nèi)容和形式,安排會議流程,確定會議時間,擬定活動布置方案,制定預(yù)算和落實工作分配的方案等.43.(四)實施階段會議的前期運作是指以會議籌劃方案為根本,細致的安排籌劃方案上的工作,在根據(jù)工作的情況適當(dāng)?shù)恼{(diào)整會議方案.現(xiàn)場實施包括會議當(dāng)天的場地布置,人員工作情況,執(zhí)行整體流程的工作.(五)評估階段包括會議運行過程中出現(xiàn)的問題和會議的完成情況,最終取得的成果,產(chǎn)生差距的原因等.44.三企業(yè)會議的競辦過程(一)招標(biāo)招標(biāo)企業(yè)編制招標(biāo)文件,企業(yè)發(fā)出的投標(biāo)邀請信包括:1招標(biāo)企業(yè)的介紹,招標(biāo)會議的背景2投標(biāo)人須知:一些重要名詞的定義和解釋,投標(biāo)文件的編制要求,投標(biāo)文件的遞交方式和地點,以及截止日期,開標(biāo)的時間和評標(biāo)的方法,投標(biāo)費用和中標(biāo)效勞費等45.3用戶要求:會議的名稱,會議招標(biāo)內(nèi)容,會議所要到達的目的,報價要求,籌劃書提交或提供效勞的時間等.4投標(biāo)人有關(guān)資格和資信證明文件5企業(yè)規(guī)定的其他的應(yīng)當(dāng)說明的事項(二)投標(biāo)會議的承辦企業(yè)在規(guī)定的時間,地點遞交合格的投標(biāo)文件46.(三)開標(biāo)按照招標(biāo)文件的規(guī)定舉行開標(biāo)儀式,當(dāng)眾宣讀投標(biāo)文件中開標(biāo)一覽表內(nèi)容,記錄后各投標(biāo)人確認簽名.(四)評標(biāo)會議小組按照要求對投標(biāo)文件進行評審和比較,根據(jù)最后的評標(biāo)結(jié)果,向主觀部門提出書面報告,推薦合格的中標(biāo)候選人47.五)定標(biāo)集中會議小組和上級主管部門的意見確定中標(biāo)人.由招標(biāo)企業(yè)發(fā)出中標(biāo)通知書.(六)中標(biāo)企業(yè)按照招標(biāo)文件的規(guī)定和中標(biāo)結(jié)果與中標(biāo)公司簽訂書面合同并履行合同.四企業(yè)會議承辦人的審驗標(biāo)準(zhǔn)1是否具有法人資格并能夠旅行和承擔(dān)相應(yīng)的會展活動民事責(zé)任.2審核公司的實力和專業(yè)水平48.第六章會議籌備管理第一節(jié)會議初期籌備一會議組織機構(gòu)的建立(一)秘書處下的工作小組1學(xué)術(shù)組起草確定征文通知書中的全部學(xué)術(shù)局部的內(nèi)容接收會議論文49.(3)組織論文的審稿會(4)編輯,校對和出版論文集(5)起草注冊通知書中的全部學(xué)術(shù)局部的內(nèi)容(6)制定會議期間的詳細學(xué)術(shù)日程(7)提出會場,設(shè)備使用方案(8)安排學(xué)術(shù)參觀活動(9)組織會后編輯會中的學(xué)術(shù)內(nèi)容50.2會務(wù)組各輪公告的編輯和印刷論文集的印刷各輪公告的郵寄各輪公告反響表的搜集和制作數(shù)據(jù)庫會場和設(shè)備的保障所有社會活動的安排代表注冊用品的準(zhǔn)備現(xiàn)場注冊工作人員的管理51.3公關(guān)宣傳組4接待組會前預(yù)定賓館,預(yù)測賓館房間數(shù)量,協(xié)商價格會前將代表住店信息提供給賓館,協(xié)助賓館安排代表用房安排國內(nèi)代表的返程機票和車票安排會議代表的就餐52.5財務(wù)組編制會議預(yù)算收取代表的各項費用支付會議的各項開支輕快發(fā)生變化時調(diào)整預(yù)算并及時向會議各級領(lǐng)導(dǎo)匯報會議結(jié)束后,完成財務(wù)報告53.6籌資組編制籌資文件搜集可能給會議提供贊助的個人和企業(yè)的名單與可能的贊助個人和單位聯(lián)系,協(xié)商簽到籌資合同催要贊助款7附設(shè)展覽組54.8交通組9旅游組提供通知書中的有關(guān)旅游局部的內(nèi)容聯(lián)系國外旅游機構(gòu)安排代表的國際旅游安排會議期間的旅游參觀活動組織會前,會后的旅游活動安排會議期間的會伴轟動10安保組55.(二)確定會議對外公布的聯(lián)絡(luò)人1通信地址和聯(lián)系人2電子郵件3會議網(wǎng)頁4556.二制定會議工作方案(一)會議的階段劃分1初期籌備階段的主要工作2征集論文階段的主要工作3代表注冊階段的主要工作4會議舉行期間的組織工作5會議的后續(xù)工作57.(二)重要日期確實定1開始征集論文的時間2論文投稿的截止時間3論文接受通知書的發(fā)出4注冊通知的發(fā)放時間5預(yù)先注冊的截止時間6賓館和旅游預(yù)定的截止時間58.三發(fā)布會議第一輪通知

四選擇PCO五編制會議預(yù)算和落實會議籌備經(jīng)費六初步挑選會議場所和會議住宿,餐飲場所或供給單位.59.

第二節(jié)會議論文征集一確定會議的專業(yè)內(nèi)容1確定會議的