某公司檔案管理制度全套

某公司檔案管理制度全套1.目的為了加強公司文件、合同等重要資料的檔案管理工作，進一步規(guī)范檔案管理工作秩序，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發(fā)展服務，特制定本制度。2.范圍2.1政府機關、集團總部發(fā)來的與本公司有關的決定、建議、提示、命令、條例、規(guī)定、通知等等資料。2.2公司對外的正式發(fā)文、與有關單位來往的文書、公司的請示及上集團總部的批復等。2.3內(nèi)部的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報等。2.4與有關單位簽訂工程項目的合同、協(xié)議書等法律文書。

2.5主管任命書等資料，以及關于員工獎勵、處分的文件資料。2.6公司的歷史沿革、大事記及反映主要活動的簡報、照片、錄音、錄像資料。2.7公司內(nèi)部的各項管理制度。2.8工程項目資料包括各地年檢備案、合同、簽證、聯(lián)系函等2.9反映主要職能活動的報告與總結。2.10其他反映經(jīng)營管理業(yè)務活動，具有查考價值的文件資料。3.職責3.1公司所屬各部門內(nèi)勤兼職資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責，規(guī)范部門檔案管理，實行部門檔案與公司檔案歸口管理。3.2各部門根據(jù)部門資料性質結合公司級檔案管理辦法，實行統(tǒng)一的標準分類管理。3.3檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。4.工作程序4.1檔案質量4.1.1檔案封面應逐項按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應能準確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。4.1.2檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復寫紙。破損的檔案文件要進行修復處理。4.1.3檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用。4.1.4檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內(nèi)文件沒有提名的，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標題。4.1.5檔案盒封面應注明立卷人，審核人，立卷時間。5.2歸檔要求5.2.1公司生產(chǎn)、經(jīng)營、基建等活動中形成的文件材料應由各單位、各職能部門及各項目部負責收集齊全、核對標準、系統(tǒng)整理后歸擋。文件材料缺項公司檔案室有權拒收并限期整改。5.2.2檔案文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后，證件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。5.2.3跨年度的請示與批復，有批復的在批復年立卷，無批復的放在請示年立卷；跨年度會議文件放在會議開幕年立卷；跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷；跨年度總結放在最后一年里卷。5.2.4檔案文件資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在后；內(nèi)部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。5.2.5歸檔時，應編制移交清單一式二份，交接雙方核對無誤后在清單上簽字，各執(zhí)一份作為移交的憑證5.3檔案分類5.3.1、檔案各級分類應賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等）。5.3.2、公司檔案大致分為以下幾類：5.3.2.1證照類：營業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊資料、年檢資料、備案資料、公司章程等；5.3.2.2文件類：分外來文件（政府職能部門的往來文件）和內(nèi)部文件；5.3.2.3制度類：管理制度匯編；5.3.2.4合同類：分內(nèi)部經(jīng)營管理合同和業(yè)務合同兩種。5.3.2.5計劃總結類：分年度計劃及總結等；5.3.2.6會議紀要類：辦公例會紀要等5.4檔案編號5.4.1檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應編制《檔案登記目錄表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。5.4.2檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。5.4.3公司檔案員負責對各部門文件材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對號入座”，各部門要積極配合公司檔案管理工作。5.5檔案的利用5.5.1公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫《檔案借閱登記表》，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。5.5.2檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經(jīng)理處理。5.5.3必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報，追求責任。5.5.4不準拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領導批準才