第一章現(xiàn)代秘書角色定位

第一章現(xiàn)代秘書角色定位第一節(jié)現(xiàn)代秘書的定義一、秘書概念的淵源流變

一個(gè)政權(quán)建立之初，人類社會(huì)出現(xiàn)強(qiáng)者主政時(shí)，就出現(xiàn)了秘書人員，同時(shí)即展開了秘書工作。（一）“秘書”一詞最早出現(xiàn)于漢代，意思是“書籍”，是指秘藏之書（二）東漢后期，“秘書”一詞用于官職

1、2世紀(jì)，東漢桓帝設(shè)秘書監(jiān)一職，掌管圖書典籍；

2、曹操為魏王時(shí)，創(chuàng)設(shè)秘書令，有制發(fā)敕令職能。秘書令是我國(guó)歷史上首次出現(xiàn)的與現(xiàn)代秘書含義基本相同的古代秘書官職。

曹丕稱帝后，改中書令奏事和起草詔令，改秘書令為秘書監(jiān)。其后，歷代王朝均設(shè)秘書官職或機(jī)構(gòu)（三）清代后期至中華民國(guó)期間，秘書一詞具有現(xiàn)代意義，是秘書職務(wù)與秘書工作的統(tǒng)一體。職務(wù)之稱（行政職位）（四）中國(guó)共產(chǎn)黨誕生和新中國(guó)成立，“秘書”含義有了訴諸文字的界定，秘書工作走向規(guī)范化。（五）關(guān)于秘書處(科)

秘書處(科)是典型的秘書機(jī)構(gòu)，但不同組織中這個(gè)秘書機(jī)構(gòu)的名稱的含義是有區(qū)別的。在辛亥革命后成立的南京臨時(shí)政府中，“總統(tǒng)府秘書處”是當(dāng)時(shí)中央政府的總秘書機(jī)構(gòu)。1926年中共四屆三中全會(huì)決定設(shè)立“中央秘書處”，是黨中央的總秘書機(jī)構(gòu)。

在中央辦公廳組建后，尤其是我國(guó)黨政機(jī)關(guān)綜合性秘書機(jī)構(gòu)的名稱統(tǒng)一為“辦公廳(室)”后，“秘書處(局、科)”成為辦公廳(室)內(nèi)處理典型秘書業(yè)務(wù)(如文字工作)的二級(jí)機(jī)構(gòu)的名稱，如中央辦公廳設(shè)有秘書局，省政府辦公廳設(shè)有秘書處(有的分一處、二處、三處)，市、縣政府辦公室內(nèi)設(shè)秘書科。并非所有的"辦公室"都屬于秘書機(jī)構(gòu)

如國(guó)務(wù)院華僑事務(wù)辦公室、臺(tái)灣事務(wù)辦公室、新聞辦公室等。這些部門雖然名為“辦公室”，但屬于職能部門，不是秘書部門。這些部門本身也存在辦文、辦會(huì)、辦事的秘書業(yè)務(wù)，就要設(shè)立自己秘書機(jī)構(gòu)。由于整個(gè)組織名為“辦公室”，因此它的秘書機(jī)構(gòu)不能再叫“辦公室”(否則會(huì)出現(xiàn)“××辦公室辦公室”這種不倫不類的機(jī)構(gòu)名稱)，而叫“秘書處”。例如江蘇省僑務(wù)辦公室下設(shè)人事秘書處、僑政處、外聯(lián)經(jīng)科處、文化宣傳處四個(gè)處，其中“人事秘書處”的職責(zé)是“負(fù)責(zé)以及綜合協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)秘書、文檔、信息、財(cái)務(wù)、人事、辦公室自動(dòng)化以及后勤保衛(wèi)等日常工作”。在秘書機(jī)構(gòu)內(nèi)也有非秘書性質(zhì)的部門

如:"汽車隊(duì)"、"保安處"、"文印室"等放入秘書機(jī)構(gòu)。另外有些地方也會(huì)把一些尚未成熟的或難以獨(dú)立的部門也放入秘書機(jī)構(gòu)，于是就出現(xiàn)了秘書機(jī)構(gòu)中也存在著非秘書性質(zhì)的部門的現(xiàn)象。社會(huì)職業(yè)：秘書已被看作是廣泛的社會(huì)職業(yè)之一，它屬于第三產(chǎn)業(yè)（服務(wù)性行業(yè)）。就世界范圍而言，秘書又是廣泛的社會(huì)職業(yè)之一。它屬于第三產(chǎn)業(yè)(服務(wù)性行業(yè))。對(duì)第三產(chǎn)業(yè)或服務(wù)性行業(yè)，我們不能僅僅狹隘地理解為商業(yè)和生活服務(wù)業(yè)，它也包括各種智力服務(wù)。比如教師、醫(yī)生、律師等等。秘書則是以其處理文書、事務(wù)的知識(shí)與能力以及管理能力為社會(huì)服務(wù)。秘書不僅服務(wù)于政府機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位，也服務(wù)于私人。歐美許多國(guó)家企、業(yè)和私人秘書的人數(shù)比政府機(jī)關(guān)秘書多出幾倍甚至幾十倍?？茖W(xué)家、作家、教授、醫(yī)生、律師、著名演員和運(yùn)動(dòng)員、經(jīng)濟(jì)富裕的退休人員多有雇傭私人秘書作為自己工作或生活助手的。二、秘書的定義狹義定義：為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的辦公室人員，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。廣義的定義：在我國(guó)，秘書是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、軍隊(duì)、院校以及一切合法的社會(huì)組織內(nèi)部行政管理部門中的職業(yè)名稱，也可以是受雇于私人的職業(yè)。秘書的主要工作是圍繞領(lǐng)導(dǎo)中樞或領(lǐng)導(dǎo)者的工作辦公、辦會(huì)、辦事，主要職責(zé)是輔助管理、綜合服務(wù)。第二節(jié)秘書的職業(yè)特色及分類與其他職業(yè)相比，秘書有著自己的特征:

1.直接性

2.穩(wěn)定性

3.知識(shí)化

4.年輕化

5.女性化秘書的分類（一）

秘書的縱向分類高級(jí)、中級(jí)、初級(jí)秘書。秘書界有一種通俗的說法：高級(jí)秘書是動(dòng)腦子出點(diǎn)子的，中級(jí)秘書是動(dòng)手搖筆桿子的，初級(jí)秘書是跑腿辦事的。這形象地反映了人們對(duì)秘書人員工作性質(zhì)和所起作用的層次劃分。按服務(wù)對(duì)象劃分

1、公務(wù)秘書

2、私人秘書。按從事行業(yè)職能劃分

1、業(yè)務(wù)秘書（商務(wù)秘書、政務(wù)秘書、法務(wù)秘書）

2、一般秘書。按工作內(nèi)容劃分

1、文字秘書。2、機(jī)要秘書。3、信訪秘書。4、事務(wù)秘書。

5、通訊秘書。6、生活秘書。第三節(jié)秘書工作秘書工作:是指協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策與管理時(shí)所進(jìn)行的各項(xiàng)輔助性工作。這一涵義，反映了現(xiàn)代秘書工作與領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的關(guān)系，準(zhǔn)確地指明了現(xiàn)代秘書工作的輔助性這一本質(zhì)特征。一、秘書工作內(nèi)容（一）辦文：主要圍繞文書、文件、文字材料開展的工作。具體分三項(xiàng)事務(wù)：

1、文字工作。

2、文書處理和檔案工作。

3、圍繞文書文件需要秘書部門承辦的事務(wù)。（二）辦會(huì)

秘書“辦會(huì)工作”所指的“會(huì)”，是以“會(huì)”為代表的一系列相近事務(wù)。（三）

辦事

主要分三項(xiàng)，即信息工作；技術(shù)工作；日常行政事務(wù)工作。二、秘書工作原則1.準(zhǔn)確原則準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖：平兒做主送秦鐘見面禮及送邢岫煙雪褂子。2.及時(shí)原則話說眾人見平兒來了，都說：“你們奶奶作什么呢，怎么不來了？”平兒笑道：“他那里得空兒來．因?yàn)檎f沒有好生吃得，又不得來，所以叫我來問還有沒有，叫我要幾個(gè)拿了家去吃罷?！毕嬖频溃骸坝?，多著呢?！泵α钊四昧耸畟€(gè)極大的．平兒道：“多拿幾個(gè)團(tuán)臍的．”眾人又拉平兒坐，平兒不肯．李紈拉著他笑道：“偏要你坐?！崩磉呑?，端了一杯酒送到他嘴邊．平兒忙喝了一口就要走．······

平兒道：“明兒一早來．聽著，我還要使你呢，再睡的日頭曬著屁股再來！你這一去，帶個(gè)信兒給旺兒，就說奶奶的話，問著他那剩的利錢．明兒若不交了來，奶奶也不要了，就越性送他使罷?！?.嚴(yán)謹(jǐn)原則平兒處理蝦須鐲及玫瑰露與茯苓霜事件時(shí)，思慮周到，照顧全面，處理靈活，不留隱患的嚴(yán)謹(jǐn)原則得到了充分體現(xiàn)。4.同步原則

平兒以鳳姐是非為是非，鳳姐喜好的就多加照顧如對(duì)待劉姥姥；在尤二姐事情上雖小處加以關(guān)照但大方向保持一致；5.保密原則

例如《紅樓夢(mèng)》平兒知曉賈璉絕不能為王熙鳳知道的偷情秘密，知曉王熙鳳不能讓賈璉知道的放印子錢的秘密及要置尤二姐于死地的計(jì)劃但都能嚴(yán)守秘密；處理蝦須鐲及玫瑰露與茯苓霜事件時(shí)，都能在不聲張的狀態(tài)下恰到好處的解決，這是平兒秘書工作的堅(jiān)持保密原則的表現(xiàn)。三、

秘書工作的特點(diǎn)?

從屬性從屬性是現(xiàn)代秘書工作最根本的屬性和特點(diǎn)。三個(gè)體現(xiàn)：1、秘書工作總是圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作而展開，領(lǐng)導(dǎo)工作涉及哪里，秘書工作才能介入哪里；

2、秘書在工作中只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖或領(lǐng)導(dǎo)精神辦事，不能自作主張，自行其是，否則就是超越職權(quán)；

3、秘書參與領(lǐng)導(dǎo)層會(huì)議，只有發(fā)言權(quán)，沒有決策權(quán)。?

被動(dòng)性秘書機(jī)構(gòu)的輔助地位，決定了秘書工作的被動(dòng)性。?

事務(wù)性秘書工作絕大多數(shù)都是具體的事務(wù)工作。?

綜合性秘書機(jī)構(gòu)是綜合辦事機(jī)構(gòu)，秘書工作具有鮮明的綜合性。?

機(jī)要性指秘書工作的機(jī)密性和重要性。四、秘書工作的基本方法1.受意

受意，就是秘書接受和領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖。所謂領(lǐng)導(dǎo)意圖，是指領(lǐng)導(dǎo)在布置工作、下達(dá)任務(wù)、發(fā)出指令時(shí)的本意或精神實(shí)質(zhì)，希望達(dá)到某種目的或標(biāo)準(zhǔn)。如果對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖理解不透，把握不準(zhǔn)，體現(xiàn)不好，就很難按照領(lǐng)導(dǎo)的旨意完成任務(wù)。因此，正確理解、領(lǐng)會(huì)和把握領(lǐng)導(dǎo)的意圖，是機(jī)關(guān)工作人員的基本素質(zhì)，也是發(fā)揮好參謀助手作用的重要前提。

在實(shí)踐中，可通過以下幾種方法去理解和把握首長(zhǎng)的意圖：

一是從主動(dòng)詢問中掌握。受領(lǐng)某項(xiàng)工作任務(wù)前，機(jī)關(guān)干部要主動(dòng)向首長(zhǎng)請(qǐng)示、詢問，了解領(lǐng)導(dǎo)對(duì)某一階段、某項(xiàng)工作、某個(gè)問題的考慮和想法，盡量避免少走彎路。這是把握首長(zhǎng)意圖的主要途徑。

二是從平時(shí)言談中捕捉。首長(zhǎng)的思想、主張，大都是通過言談闡發(fā)出來的。平時(shí)，無論是跟隨首長(zhǎng)下部隊(duì)檢查工作、參加會(huì)議，還是在處理日常事務(wù)中，對(duì)首長(zhǎng)的發(fā)言以及主要觀點(diǎn)和主張，要準(zhǔn)確記錄下來。

對(duì)首長(zhǎng)口頭交待的內(nèi)容，也要注意反復(fù)領(lǐng)會(huì)。尤其是首長(zhǎng)在各種非正式場(chǎng)合的談話，平時(shí)比較零碎的看法、意見等，一定要“善聞其言”，細(xì)心收集。這些思想雖然可能一時(shí)用不上，但它往往是形成首長(zhǎng)意圖的重要過程和內(nèi)容，把握它就能為及時(shí)、準(zhǔn)確捕捉首長(zhǎng)意圖打下基礎(chǔ)。三是從日常行為中發(fā)掘。行為是思想的客觀反映，首長(zhǎng)的意圖必然要通過一定的行為方式表現(xiàn)出來。因此，對(duì)首長(zhǎng)不僅要善于“聽其言”，還要善于“觀其行”，注意從首長(zhǎng)的行為表現(xiàn)中發(fā)現(xiàn)其思想和主張。從某種意義上講，善不善于“察言觀色”，體現(xiàn)了一個(gè)機(jī)關(guān)干部素質(zhì)能力的高低。

四是從閱文批示中揣摩。無論是首長(zhǎng)親自撰寫的文稿，閱讀各種文件、報(bào)刊的批示，還是為下級(jí)人員草擬材料提出的修改意見，常常是首長(zhǎng)對(duì)某一問題的思想和觀點(diǎn)的反映。悉心研究領(lǐng)導(dǎo)的這些批文批示，就能從中把握其思想本質(zhì)，洞察其意圖。

五是從綜合分析中領(lǐng)悟。通過將領(lǐng)導(dǎo)在各種場(chǎng)合、時(shí)機(jī)流露出的零碎“思想火花”匯總串連，連貫分析，梳理領(lǐng)導(dǎo)意圖。這是因?yàn)?，偶然中往往隱藏著必然，把一個(gè)個(gè)偶然連貫起來思考，便會(huì)產(chǎn)生串連效應(yīng)。2.請(qǐng)示

請(qǐng)示:就是秘書在工作中有疑難而無法處置時(shí)，向領(lǐng)導(dǎo)者請(qǐng)求指示;或無權(quán)處理時(shí)，向領(lǐng)導(dǎo)者請(qǐng)求批準(zhǔn)。3.報(bào)告

報(bào)告:就是秘書向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者反映情況，提出建議,或應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)者要求做出匯報(bào)。請(qǐng)示、報(bào)告兩類文種的區(qū)別請(qǐng)示和報(bào)告都是上行公文，常常被混淆使用，但實(shí)際上是有明顯區(qū)別的兩類文種。一是行文目的、用途不同。這是兩類文種最基本的區(qū)別。請(qǐng)示旨在請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)、指示，需要上級(jí)審批，重在呈請(qǐng)；報(bào)告是向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級(jí)詢問，一般不需上級(jí)答復(fù)，重在呈報(bào)。二是呈量時(shí)間不同。請(qǐng)示需要事前行文，不能“先斬后奏”；報(bào)告一般在事后或者工作進(jìn)行過程中行文。這正如平常工作中所說的“事前要請(qǐng)示，事后要報(bào)告”。

三是主送機(jī)關(guān)不同。請(qǐng)示一般只主送一個(gè)直接上級(jí)機(jī)關(guān)。不宜多頭、多級(jí)主送，以免因責(zé)任不明、或者互相推諉影響到辦文效率和質(zhì)量。即是受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)、單位上報(bào)請(qǐng)示，也應(yīng)根據(jù)內(nèi)容分別寫明主送、抄送機(jī)關(guān)，以根據(jù)主次分清承辦責(zé)任，由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)請(qǐng)示的問題。而報(bào)告有時(shí)可多級(jí)多頭主送，如情況緊急需要上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)盡快知道的災(zāi)情、疫情等等。四是受文機(jī)關(guān)處理方式不同。請(qǐng)示均屬承辦件，收文機(jī)關(guān)必須及時(shí)處理，明確作答，限期批復(fù)；報(bào)告多屬閱知件，除需批轉(zhuǎn)的建議報(bào)告外，收文機(jī)關(guān)對(duì)其它報(bào)告都不可作答復(fù)。如果把請(qǐng)示誤寫為報(bào)告，就可能因不同處理方式而誤時(shí)誤事。

五是涉及內(nèi)容不同。請(qǐng)示用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)、指示，凡是下級(jí)機(jī)關(guān)、單位無權(quán)處理、無力解決以及按規(guī)定應(yīng)經(jīng)上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)認(rèn)定的問題，均可寫為請(qǐng)示。由此可將請(qǐng)示分為請(qǐng)求指示的請(qǐng)示、請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示和請(qǐng)求批轉(zhuǎn)的請(qǐng)示等三類。其中第一類多涉及法規(guī)政策上、認(rèn)識(shí)上的問題，第二類多涉及人事、財(cái)務(wù)、機(jī)構(gòu)等等方面的具體事項(xiàng)。而報(bào)告按其內(nèi)容可分為向上級(jí)匯報(bào)工作的工作報(bào)告、反映情況的情況報(bào)告、提出意見建議的建議報(bào)告、答復(fù)上級(jí)詢問的答復(fù)報(bào)告、報(bào)送文件、材料或物品的報(bào)送報(bào)告。

六是寫作重點(diǎn)不同。請(qǐng)示和報(bào)告雖然都要陳述、匯報(bào)情況，但報(bào)告的重點(diǎn)就在匯報(bào)工作情況，報(bào)告中不能夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。而請(qǐng)示中陳述情況只是作為請(qǐng)示原因，即使反映情況所占篇幅再大，其重點(diǎn)仍在請(qǐng)示事項(xiàng)。七是文面結(jié)構(gòu)形式不同。請(qǐng)示多采用篇段合一式（即獨(dú)段式，是指各機(jī)關(guān)之間有時(shí)要傳遞的信息較少，全篇公文只由一個(gè)段落組成，而這一個(gè)段落可以是三要素俱全，也可以省略主旨以外的其他要素）、三段式或總分條文式結(jié)構(gòu)，篇幅一般較短。報(bào)告常用總分條文式或貫通式（多段式）結(jié)構(gòu)，篇幅一般較長(zhǎng)。報(bào)告的內(nèi)涵決定了它在寫作上的通用規(guī)則，就是人們通常所講的“三段式”?！叭问健辈皇且怀刹蛔兊哪Ｊ?，它必然由于不同的內(nèi)容表現(xiàn)為多變狀態(tài)：（1）情況——做法——問題（意見）；（2）情況（做法）——問題——今后意見；（3）情況——原因（責(zé)任）——下步做法；（4）情況——原因——責(zé)任及處理意見；（5）情況——問題——建議等。報(bào)告的內(nèi)涵決定了它在寫作上的通用規(guī)則，就是人們通常所講的“三段式”?！叭问健辈皇且怀刹蛔兊哪Ｊ?，它必然由于不同的內(nèi)容表現(xiàn)為多變狀態(tài)：（1）情況——做法——問題（意見）；（2）情況（做法）——問題——今后意見；（3）情況——原因（責(zé)任）——下步做法；（4）情況——原因——責(zé)任及處理意見；（5）情況——問題——建議等。練習(xí)：總經(jīng)理叫辦公室主任安排一輛車，到飛機(jī)場(chǎng)去接一個(gè)人，試想您本人就是這個(gè)辦公室主任，你可以指揮調(diào)度的有10個(gè)駕駛員、8輛車，你會(huì)怎么完成這個(gè)派人派車任務(wù)？

你完全可以在10個(gè)駕駛員、8輛車中隨便指定現(xiàn)在輪空的人和車，告訴司機(jī)幾點(diǎn)幾分什么航班讓他準(zhǔn)時(shí)趕到，在出口處舉著客人的名字“守株待兔”就行了；如果遇到人和車都不夠調(diào)度的時(shí)候，你甚至也會(huì)自作主張地打電話告訴客人，公司已經(jīng)調(diào)不出車，請(qǐng)他下了飛機(jī)自己打的到某某路多少號(hào)來找你，你會(huì)在辦公室等他，然后帶他去見總經(jīng)理……上級(jí)的意圖，并不等于上級(jí)的命令。命令，直接對(duì)下級(jí)的行為提出要求，更側(cè)重于讓下級(jí)知道行為的目標(biāo)——“要做到什么”；而充分領(lǐng)會(huì)了上級(jí)命令背后的意圖，則可以保證下級(jí)行為的效果“要做好什么”。以上這些做法本身并沒有什么不對(duì)，問題的關(guān)鍵在于，這些做法與要接待的人是否相配？與公司打算同這個(gè)人相處的關(guān)系是否相配？

如果你懂得要充分領(lǐng)會(huì)上級(jí)的意圖才能有效執(zhí)行命令，那么在你派人派車去機(jī)場(chǎng)之前，你一定會(huì)先搞清楚一些很容易被人忽視的問題：要接的人是誰？什么身份？與公司是什么關(guān)系？老總打算用什么規(guī)格的禮遇等等?？傊?，只要你一個(gè)辦公室主任基本的職業(yè)意識(shí)，你就應(yīng)該明白，在公司的背景下安排車輛迎來送往，絕不只是把人當(dāng)做物體而運(yùn)來搬去這么簡(jiǎn)單。只要你弄明白了總經(jīng)理是要借“迎接”這個(gè)機(jī)會(huì)，向客人表達(dá)相當(dāng)級(jí)別的禮遇，你選派的司機(jī)就一定會(huì)是這樣的人：不僅駕駛技術(shù)好、道路情況熟，而且對(duì)公司認(rèn)同感強(qiáng)、談吐得體，懂得什么時(shí)候在客人面前“沉默是金”，也做得到什么時(shí)候是“開口是銀”；你選擇的車，也就必然會(huì)有如此這般的一番講究；或者你還會(huì)另外派出專人前往機(jī)場(chǎng)，甚至你本人前往或者提醒總經(jīng)理本人也應(yīng)該親處去迎接……

總之，只要你一個(gè)辦公室主任基本的職業(yè)意識(shí)，你就應(yīng)該明白，在公司的背景下安排車輛迎來送往，絕不只是把人當(dāng)做物體而運(yùn)來搬去這么簡(jiǎn)單。只要你弄明白了總經(jīng)理是要借“迎接”這個(gè)機(jī)會(huì)，向客人表達(dá)相當(dāng)級(jí)別的禮遇，你選派的司機(jī)就一定會(huì)是這樣的人：不僅駕駛技