森禾包裝科技公司品質(zhì)部檔案管理制度

蕪湖森禾包裝科技有限公司品質(zhì)部檔案管理制度編制人年月日審核人年月日批準(zhǔn)人年月日品質(zhì)部檔案管理制度1目的

為加強(qiáng)品質(zhì)部技術(shù)文檔、受控文件和圖紙檔案管理，提高品質(zhì)部技術(shù)文檔、圖紙檔案準(zhǔn)確性和為了方便查找，保證文件的存放安全。

2適用范圍

本制度適用于品質(zhì)部對(duì)相關(guān)文件的收發(fā)、存放、回收及銷毀，以及各部門(mén)對(duì)技術(shù)文檔、受控文件和圖紙檔案的借閱、調(diào)用以及通知的發(fā)放。

3職責(zé)

3.1后勤文員負(fù)責(zé)技術(shù)、受控文件、圖紙的發(fā)放，回收與銷毀。3.2后勤文員接到商務(wù)部提供的客戶的受控的文件和圖紙進(jìn)行區(qū)分，區(qū)分后進(jìn)行分類存檔。3.3后勤文員對(duì)公司內(nèi)部使用的技術(shù)、受控文件、圖紙的有效性和時(shí)效性負(fù)責(zé)，確?？蛻舾募夹g(shù)文件、圖紙必須在第一時(shí)間內(nèi)給各個(gè)相關(guān)使用部門(mén)進(jìn)行替換。3.4借閱和調(diào)用技術(shù)文檔、受控文件和圖紙相關(guān)責(zé)任部門(mén)或相關(guān)責(zé)任人務(wù)必對(duì)文件進(jìn)行安全保管，并按借閱或調(diào)用規(guī)定如期交還于品質(zhì)部。3.5品質(zhì)部對(duì)技術(shù)文檔、受控文件和圖紙檔案有保管權(quán)，有權(quán)對(duì)損壞、丟失的相關(guān)使用部門(mén)或相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行績(jī)效考核。3.6品質(zhì)部后勤文員檔案的管理，品質(zhì)總監(jiān)進(jìn)行不定期的抽查，對(duì)于技術(shù)文檔、受控文件和圖紙檔案管理混亂、借閱或調(diào)用未按規(guī)定要求執(zhí)行的部門(mén)和個(gè)人有權(quán)進(jìn)行直接績(jī)效考核，對(duì)發(fā)放、銷毀的相關(guān)資料和文件進(jìn)行審核、批準(zhǔn)。4管理要點(diǎn)與要求4.1檔案資料的收發(fā)管理?xiàng)l例4.1.1收到上級(jí)或外部相關(guān)部門(mén)的檔案文件，檔案管理員對(duì)收取文件登記（見(jiàn)表1），并按分類類標(biāo)記存放。4.1.2相關(guān)技術(shù)資料、工藝圖紙需要下發(fā)到相應(yīng)各個(gè)成本中心的，應(yīng)當(dāng)使用復(fù)印件，品質(zhì)部保留資料原件。并按規(guī)定下發(fā)到各個(gè)成本中心相關(guān)負(fù)責(zé)人，登記在案，并由相關(guān)收取人簽字確認(rèn)。4.1.3品質(zhì)部有權(quán)對(duì)下發(fā)到各相關(guān)各個(gè)成本中心的資料文件進(jìn)行核實(shí)、使用監(jiān)督以及特殊條件下的收回等相關(guān)處理。（詳見(jiàn)4.2.5）4.2檔案資料的保管4.2.1凡是對(duì)公司有參考價(jià)值的文件、資料、圖紙等檔案應(yīng)放在專門(mén)的箱柜中，并做好防火、防潮、防蟲(chóng)工作；4.2.2對(duì)所歸檔的資料要進(jìn)行分類登記、編制目錄；4.2.3檔案管理要有條理性，主次分明，存放合乎規(guī)范，各類資料要進(jìn)行歸類放置；4.2.4后勤文員要嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，防止檔案流失、外泄；4.2.5下發(fā)到車(chē)間各個(gè)成本中心及各個(gè)工段的文件、資料、圖紙、工藝卡、BOM單及作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，應(yīng)在保證檔案資料清晰和受控的前提下，進(jìn)行相應(yīng)的存放保管以及張貼懸掛，對(duì)于相應(yīng)的作業(yè)崗位進(jìn)行不定期抽查、張貼懸掛情況，如有發(fā)現(xiàn)未按本規(guī)定執(zhí)行，將給予相應(yīng)的考核（按公司獎(jiǎng)懲制度執(zhí)行，態(tài)度惡劣的給予電子屏24H滾動(dòng)通報(bào)）。4.3檔案資料的借閱和調(diào)用管理規(guī)定4.3.1檔案借閱需借閱人所在的部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)后并進(jìn)行登記方可進(jìn)行借閱（見(jiàn)表2）。4.3.2相關(guān)部門(mén)借閱的圖紙及資料，應(yīng)登記相關(guān)的借閱內(nèi)容及時(shí)間，到期歸還時(shí)，需有雙方簽字確認(rèn)。4.3.3調(diào)用或借閱者應(yīng)妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印，損污檔案資料，歸還時(shí)應(yīng)保證檔案資料完好無(wú)損。4.3.4品質(zhì)部文檔管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案資料的損壞或遺失情況記錄在案并上報(bào)品質(zhì)總監(jiān)，作出及時(shí)妥善處理措施。4.3.5對(duì)于檔案資料因保管不慎損壞或丟失，要及時(shí)追查并報(bào)告部門(mén)經(jīng)理處理，對(duì)借出檔案丟失追究借用人相關(guān)責(zé)任。4.4檔案資料的回收及銷毀4.4.1該種產(chǎn)品已經(jīng)不再生產(chǎn)，檔案資料在以后不被使用的；檔案資料存放時(shí)間較長(zhǎng)，由于不可抗拒因素的損壞，不能再繼續(xù)使用的；因技術(shù)上的改進(jìn)、工藝上的改變，前期某種產(chǎn)品的相關(guān)檔案資料已不能繼續(xù)使用的；以上情況必須對(duì)檔案資料進(jìn)行回收，銷毀。4.4.2檔案管理人員根據(jù)檔案的保存期限的相關(guān)規(guī)定并結(jié)合工作情況，對(duì)無(wú)利用價(jià)值或超過(guò)保管期限的檔案資料，將無(wú)使用價(jià)值檔案文件的情況如實(shí)報(bào)告品質(zhì)部總監(jiān)，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后加蓋“作廢”章后，對(duì)該檔案資料進(jìn)行回收留存或銷毀處理。4.4.3檔案資料需要銷毀時(shí)，需要填寫(xiě)《文件資料報(bào)廢申請(qǐng)表》（見(jiàn)表3），品質(zhì)總監(jiān)簽字后才可兩人在場(chǎng)執(zhí)行銷毀。5.附則：5.1本制度自頒布之日起執(zhí)行。5.2本制度由品質(zhì)部負(fù)責(zé)最終解釋權(quán)，補(bǔ)充權(quán)。文件收發(fā)登記表（表1）序號(hào)文件名稱文件編號(hào)發(fā)放人簽收人發(fā)放日期交回人簽收人回收日期是否受控內(nèi)部外部圖紙借閱登記表（表2）序號(hào)圖紙名稱編號(hào)借閱人批準(zhǔn)人借閱日期歸還日期文件資料報(bào)廢申請(qǐng)表（表3）NO：文件名稱數(shù)量文件綱要文件號(hào)報(bào)廢原因：