縣級方志館聯(lián)合檔案館建設(shè)的可行性分析

縣級方志館聯(lián)合檔案館建設(shè)的可行性分析

近年來，《中華人民共和國地方雜志協(xié)會(huì)》（以下簡稱“中央社會(huì)聯(lián)合會(huì)）的要求得到了建立，以收集國家豐富的文化財(cái)富信息，積極提供信息數(shù)據(jù)，為社會(huì)主義和兩個(gè)文明建設(shè)服務(wù)，有效促進(jìn)地方期刊的健康發(fā)展。但是,由于受諸多條件限制,全國縣一級建設(shè)方志館的還不夠多。如何才能改變這種狀況,有待于廣大方志工作者認(rèn)真的探索。筆者認(rèn)為,縣級方志館的建設(shè)應(yīng)采取與檔案館聯(lián)合建設(shè)的方式,即方志部門借用檔案館的庫房、設(shè)備和辦公場所。就當(dāng)前情況而言,聯(lián)合建館方式,不僅是必要的,也是可行的。一、聯(lián)合建設(shè)的必要性和可行性1.縣法律渠道內(nèi),地情資料較少。在資料的來源和與藏建設(shè)方志館收藏地情資料,為社會(huì)公眾提供地情資料服務(wù),是方志部門的一項(xiàng)重要任務(wù)。這就要求方志館的建設(shè)必須有庫房、設(shè)備和豐富的館藏內(nèi)容,這樣才能夠?yàn)橛弥菊咛峁┤?、系統(tǒng)的地情信息服務(wù)。然而在一個(gè)縣范圍內(nèi),能夠形成地情資料的單位還不多,而且,廠礦企業(yè)、鎮(zhèn)村多數(shù)沒有編修史志。因此,縣級方志館能收集的地情資料也較少。從目前已建成的縣級方志館來看,一般館藏的資料并不多。如山東省莒南縣方志館,僅收藏了地情資料2000余冊,難以滿足廣大利用者的需求。而縣級檔案館,經(jīng)過40多年的積累,已形成了豐富的館藏,并在這些館藏檔案中,有相當(dāng)數(shù)量的是地情資料。如檔案館收藏的黨政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的講話、報(bào)告,各機(jī)關(guān)單位的總結(jié)、內(nèi)部刊物、文件匯編以及轄區(qū)內(nèi)著名人物的著作、文集、族譜、家譜等,這些都是地情資料。方志部門與檔案館聯(lián)合建館,能使一個(gè)縣的地情資料集中在一起,并形成一定規(guī)模,便于利用者查閱和使用。2.基層轉(zhuǎn)變社會(huì),高級方向決定目前,許多縣級方志部門的辦公用房十分擁擠,根本無法騰出房屋用來建設(shè)方志館。而且,縣級方志部門的辦公經(jīng)費(fèi)非常緊缺,特別是邊貧地區(qū)的方志部門,連編修方志的經(jīng)費(fèi)都難以撥付,要想籌集資金建設(shè)方志館是很不容易的。而與檔案館聯(lián)合建館,可借用檔案館的庫房和辦公場所,這樣能縮短建設(shè)方志館的時(shí)間,緩解經(jīng)費(fèi)緊缺的矛盾。3.心理作用系統(tǒng)當(dāng)前我們已經(jīng)進(jìn)入了知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代,信息在社會(huì)發(fā)展和人們的工作、生活中起著越來越重要的作用。知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代,人們要求信息部門為其提供豐富、系統(tǒng)的信息服務(wù)。但是,目前縣級各部門形成的地情資料有限,在這樣情況下單獨(dú)建設(shè)方志館,由于受館藏量的限制,很難為利用者提供豐富、系統(tǒng)的地情信息。因此,有必要方志部門與檔案館聯(lián)合建館。4.創(chuàng)辦通志館、采用模型的結(jié)合中指組的領(lǐng)導(dǎo)十分重視方志館的建設(shè),李鐵映同志在全國地方志第二次工作會(huì)議上提出:“有條件的地方可以籌建方志館,一般地區(qū)也可以在圖書館設(shè)志書室?！庇粑耐局赋?“條件成熟的地區(qū)要積極創(chuàng)辦通志館、方志館?！惫P者認(rèn)為,當(dāng)前縣級方志部門與有關(guān)單位聯(lián)合建設(shè)方志館符合中指組領(lǐng)導(dǎo)的指示精神。而且與檔案館聯(lián)合建館最為有利。原因是檔案館保存的檔案,絕大多數(shù)是方志部門所說的地情資料,而方志撰修人員收集的文字材料也絕大多數(shù)來自檔案館。由此可見,方志部門與檔案館聯(lián)合建館,既方便方志人員對文字材料的收集,也便于地情資料保管利用。二、聯(lián)合建設(shè)的優(yōu)勢1.資料來源的差異方志館收藏的地情資料主要是本地各部門編纂出版的史志書籍;本地黨政領(lǐng)導(dǎo)的講話、報(bào)告,黨政機(jī)關(guān)的工作總結(jié)以及編印出版的內(nèi)部刊物、文獻(xiàn)匯編;本地有影響的著作、論文集、報(bào)刊合訂本;黨史部門、政協(xié)文史部門編纂出版的史料;本地著名人物、家族的家譜、族譜;有特色的外地志書。這些地情資料,分布面廣,形成的時(shí)間難以掌握,收集齊全比較困難。而聯(lián)合建館,方志館和檔案館可以發(fā)揮各自的優(yōu)勢,方志館重點(diǎn)收集方志書籍,檔案館則可以通過機(jī)關(guān)檔案室收集領(lǐng)導(dǎo)講話,各單位的總結(jié)、報(bào)告,內(nèi)部刊物等地情資料。這樣互相配合,能確保地情資料的齊全完整。2.發(fā)展運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)備的布置,可以節(jié)約建設(shè)運(yùn)用物聯(lián)合建館,方志部門可暫用檔案館閑置的庫房、設(shè)備,這樣可以節(jié)省建設(shè)方志館庫的費(fèi)用,將辦館經(jīng)費(fèi)用于志類收籍的購置、交換和現(xiàn)代化設(shè)備的添置,可以加快方志館的館藏建設(shè)。3.地情資料的保管和利用聯(lián)合建館,方志館的管理人員,可以借鑒檔案管理和檔案信息開發(fā)利用的經(jīng)驗(yàn),搞好地情資料的保管和開發(fā)利用,為利用者提供良好的服務(wù)。此外,聯(lián)合建館,利用者在查閱檔案的同時(shí),也可以就近查閱地情資料,這樣既能方便人們用志,也能擴(kuò)大方志工作的影響。三、應(yīng)該注意幾個(gè)問題1.運(yùn)行場所非合而為一方志部門與檔案館聯(lián)合建館,說到底只是暫時(shí)借用檔案館的庫房和辦公場所,不是合而為一。方志部門與檔案館的機(jī)構(gòu)分開,方志館要配備地情資料管理人員。2.地情資料,包括油氣館和省檔案館分別保存聯(lián)合建館后,方志館在業(yè)務(wù)上要保持獨(dú)立性,對地情資料,要單獨(dú)排列編號,單獨(dú)存放。為了解決方志館和檔案館分別保存地情資料的矛盾,地情資料要盡可能收集多套,供方志館和檔案館分別保存。對那些檔案館有而方志館沒有的地情資料,方志館要進(jìn)行復(fù)制,保證館藏地情資料的齊全完整。3.該系統(tǒng)必須是獨(dú)立的方志館要建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度,以保證方志館工作的有序開展