時(shí)間管理四象限法則

時(shí)間管理之

四象限原理你是否有時(shí)間管理不良的征兆？看看一下這些問(wèn)題。你是否同時(shí)在進(jìn)行幾個(gè)方案(工作)，但似乎無(wú)法全部如期完成？你是否因?yàn)轭檻]其它的事情，而無(wú)法集中精力來(lái)做目前的事？如果工作被中斷，你是否特別生氣？你是否每天回家的時(shí)候都是筋疲力盡，有覺(jué)得好似沒(méi)做什么事情？你是否覺(jué)得老是沒(méi)有什么時(shí)間做運(yùn)動(dòng)或者是休閑，甚至是只是隨便玩玩都沒(méi)有時(shí)間？你是否習(xí)慣性登陸QQ或微信查看聊天記錄？你是否經(jīng)常漫無(wú)目的地登陸淘寶或?yàn)g覽網(wǎng)頁(yè)？你是否經(jīng)常茫然無(wú)措，工作開(kāi)展很被動(dòng)，被上司批評(píng)？對(duì)于以上的這些問(wèn)題，只要有三個(gè)答復(fù)是“是〞的話那你的時(shí)間管理就有問(wèn)題了。時(shí)間是什么？時(shí)間是把殺豬刀黑了木耳紫了葡萄軟了芭蕉

時(shí)是對(duì)物質(zhì)運(yùn)動(dòng)過(guò)程的描述，間是指人為的劃分。時(shí)間是思維對(duì)物質(zhì)運(yùn)動(dòng)過(guò)程的分割、劃分。時(shí)間也可做為計(jì)算人類生命長(zhǎng)短的方式，時(shí)間對(duì)生命是非常珍貴的，時(shí)間流逝的很快，一去不復(fù)返，在有限的時(shí)間內(nèi)可讓我們做很多的事情，去實(shí)現(xiàn)人生的價(jià)值。

時(shí)間到底是什么呢？時(shí)間對(duì)于不同的人有不同的意義。對(duì)于活著的人來(lái)說(shuō)，時(shí)間是生命；對(duì)于商人來(lái)說(shuō)，時(shí)間是金錢(qián)；對(duì)于做學(xué)問(wèn)的人來(lái)說(shuō)，時(shí)間是資源對(duì)于無(wú)聊的人來(lái)說(shuō)，時(shí)間是債務(wù)。對(duì)于絕大多數(shù)的人來(lái)說(shuō)，時(shí)間就是財(cái)富，是人生最大的資本。時(shí)間的特性時(shí)間的四項(xiàng)獨(dú)特性：〔1〕供給毫無(wú)彈性：時(shí)間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會(huì)增加、也不會(huì)減少，每天都是24小時(shí)，所以我們無(wú)法開(kāi)源。〔2〕無(wú)法蓄積：時(shí)間不象人力、財(cái)力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲(chǔ)藏。不管愿不愿意，我們都必須消費(fèi)時(shí)間，所以我們無(wú)法節(jié)流。〔3〕無(wú)法取代：任何一項(xiàng)活動(dòng)都有賴于時(shí)間的堆砌，這就是說(shuō)，時(shí)間是任何活動(dòng)所不可缺少的根本資源。因此，時(shí)間是無(wú)法取代的?！?〕無(wú)法失而復(fù)得：時(shí)間無(wú)法象失物一樣失而復(fù)得。它一但喪失，則會(huì)永遠(yuǎn)喪失?；ㄙM(fèi)了金錢(qián)，尚可賺回，但倘假設(shè)揮霍了時(shí)間，任何人都無(wú)力挽回。。1、算算我們的時(shí)間每天24小時(shí)，均分配;工作8小時(shí)、休息8小、其他8小時(shí)。2、算算用于提升、學(xué)習(xí)的時(shí)間是多少？3、真正做有意義事件的時(shí)間有多少？有人曾粗略地統(tǒng)計(jì)過(guò)一個(gè)活到72歲的美國(guó)人對(duì)時(shí)間是怎么花的：睡覺(jué)：21年工作：14年個(gè)人衛(wèi)生：7年吃飯：6年旅行：6年排隊(duì)：6年學(xué)習(xí)：4年開(kāi)會(huì)：3年打：2年找東西：1年其它：3年什么是時(shí)間管理？時(shí)間管理〔TimeManagement〕就是用技巧、技術(shù)和工具幫助人們完成工作，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)；時(shí)間管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的運(yùn)用時(shí)間；時(shí)間管理的目的除了要決定你該做些什么事情之外，另一個(gè)很重要的目的也是決定什么事情不應(yīng)該做；時(shí)間管理不是完全的掌控，而是降低變動(dòng)性；時(shí)間管理最重要的功能是透過(guò)事先的規(guī)劃，做為一種提醒與指引。時(shí)間管理的對(duì)象不是“時(shí)間〞，而是每一個(gè)“使用時(shí)間的人〞，時(shí)間管理就是事前的規(guī)劃或長(zhǎng)期的方案其本質(zhì)就是“自我管理〞。自我管理即是改變習(xí)慣,令自己更富實(shí)效,更富效能把事情很快地做完,叫做效率，把事情很快又很對(duì)地做完,叫做效能時(shí)間管理是一種能力，一種決定什么事情重要的能力！四象限法則究竟什么占據(jù)了人們的時(shí)間？這是一個(gè)經(jīng)常令人困惑的問(wèn)題。著名管理學(xué)家科維提出了一個(gè)時(shí)間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個(gè)不同的程度進(jìn)行了劃分，根本上可以分為四個(gè)“象限〞：既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。這就是關(guān)于時(shí)間管理的“四象限法則〞。斯蒂芬·科維在領(lǐng)導(dǎo)管理理論，家庭與人際關(guān)系，個(gè)人管理等領(lǐng)域可謂久負(fù)盛名。1989年，其著作《高效人士的七個(gè)習(xí)慣》出版，在商界產(chǎn)生巨大影響。該書(shū)曾高居《紐約時(shí)報(bào)》最暢銷書(shū)籍排行榜之首，并占據(jù)暢銷書(shū)排行榜長(zhǎng)達(dá)七年之久。目前，這本書(shū)已被譯成30多種語(yǔ)言，全球銷量過(guò)億冊(cè)。這本書(shū)俄文版在莫斯科上市時(shí)，普京對(duì)媒體發(fā)表感慨說(shuō)，俄羅斯應(yīng)該出現(xiàn)這樣偉大的思想家，并建議俄羅斯公民閱讀這本書(shū)。2002年，《福布斯》將《高效人士的七個(gè)習(xí)慣》評(píng)為有史以來(lái)最具影響力的10大管理類書(shū)籍之一。

重要性緊迫程度二：重要但不緊急一：重要而且緊急四：不重要且不緊急三：不重要但緊急重要性緊迫程度二：重要但不緊急1、準(zhǔn)備工作、編制方案、維持關(guān)系。2、去拜訪VIP客戶。3、方案給員工進(jìn)行培訓(xùn)。4、回訪客戶。一：重要而且緊急1、緊急狀況、迫切問(wèn)題、限期完成。2、一會(huì)兒要參加重要會(huì)議。3、與客戶溝通要做合同。4、準(zhǔn)備事項(xiàng)。四：不重要且不緊急1、處理一般性文件。

2、看電視消磨時(shí)光。3、歸檔本周所有文件。

三：不重要但緊急1、造成干擾的緊急事件。2、打假設(shè)干個(gè)溝通的。3、幫助客戶解決一個(gè)難題。第一象限：沒(méi)什么好說(shuō)的，立即去做！我們工作中的主要壓力來(lái)自于第一象限，其實(shí)第一象限80%的事務(wù)來(lái)自于第二象限〔重要但不緊急〕沒(méi)有被處理好的事情，也就是說(shuō)這個(gè)壓力和危機(jī)是自己給自己的。所以關(guān)鍵是盡可能解決多的來(lái)自第二象限的事情才能是的壓力減緩。

很多重要的事都是因?yàn)橐煌显偻匣蚴虑皽?zhǔn)備缺乏，而變成迫在眉睫。該象限的本質(zhì)是缺乏有效的工作方案導(dǎo)致本處于“重要但不緊急〞第二象限的事情轉(zhuǎn)變過(guò)來(lái)的，這也是傳統(tǒng)思維狀態(tài)下的管理者的通常狀況，就是“忙〞。第二象限：有方案去做！

不能因?yàn)椴痪o急就不去解決它。我們應(yīng)該第一時(shí)間將任務(wù)進(jìn)行分解，然后一個(gè)一個(gè)解決，并制定時(shí)間表，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成就不會(huì)讓第二象限的事情偷溜到第一象限中去?；膹U這個(gè)領(lǐng)域?qū)⑹沟谝幌笙奕找鏀U(kuò)大，使我們陷入更大的壓力，在危機(jī)中疲于應(yīng)付。反之，多投入一些時(shí)間在這個(gè)領(lǐng)域有利于提高實(shí)踐能力，縮小第一象限的范圍。做好事先的規(guī)劃、準(zhǔn)備與預(yù)防措施，很多急事將無(wú)從產(chǎn)生。這個(gè)領(lǐng)域的事情不會(huì)對(duì)我們?cè)斐纱叽倭α?，所以必須主?dòng)去做，這是發(fā)揮個(gè)人領(lǐng)導(dǎo)力的領(lǐng)域。這更是傳統(tǒng)低效管理者與高效卓越管理者的重要區(qū)別標(biāo)志，建議管理者要把80%的精力投入到該象限的工作，以使第一象限的“急〞事無(wú)限變少，不再瞎“忙〞。第三象限：盡量別做！

當(dāng)你疲憊的時(shí)候，可以通過(guò)一些不重要的而且不緊急的事情來(lái)調(diào)整戲臺(tái)和身體，但是不要在這個(gè)象限中投入過(guò)多的盡力，否則就是浪費(fèi)生命了。但我們往往在忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。這局部范圍倒不見(jiàn)得都是休閑活動(dòng)，因?yàn)檎嬲袆?chuàng)造意義的休閑活動(dòng)是很有價(jià)值的。然而像閱讀令人上癮的無(wú)聊小說(shuō)、毫無(wú)內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。這樣的休息不但不是為了走更長(zhǎng)的路，反而是對(duì)身心的毀損，剛開(kāi)始時(shí)也許有滋有味，到后來(lái)你就會(huì)發(fā)現(xiàn)其實(shí)是很空虛的。第四象限：交給他人去做！第四象限的事情是我們忙碌而且盲目的源頭。最好的方法是放權(quán)交給別人去做，或者通過(guò)委婉的拒絕以減少此類事務(wù)的發(fā)生。

外表看似第一象限，因?yàn)槠惹械暮袈晻?huì)讓我們產(chǎn)生“這件事很重要〞的錯(cuò)覺(jué)——實(shí)際上就算重要也是對(duì)別人而言。我們花很多時(shí)間在這個(gè)里面打轉(zhuǎn)，自以為是在第一象限，其實(shí)不過(guò)是在滿足別人的期望與標(biāo)準(zhǔn)。時(shí)間管理的誤區(qū)誤區(qū)之一：工作缺乏方案A、造成的原因：1、因過(guò)分強(qiáng)調(diào)“知難行易〞而認(rèn)為沒(méi)有必要在行動(dòng)之前多做思考；2、不做方案也能獲得實(shí)效；3、不了解做方案的好處；4、方案與事實(shí)之間極難趨于一致，故對(duì)方案喪失信心；5、不知如何做方案。B、由于我們的工作缺乏方案，將導(dǎo)致如下惡果：1、目標(biāo)不明確2、沒(méi)有進(jìn)行工作歸類的習(xí)慣3、缺乏做事輕重緩急的順序4、沒(méi)有時(shí)間分配的原則時(shí)間管理的誤區(qū)誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù)1、沒(méi)有明確的分工2、沒(méi)明確的授權(quán)3、沒(méi)有綜合協(xié)調(diào)4、沒(méi)有及時(shí)必要的溝通、反響“事必躬親，親力而為〞產(chǎn)生的原因1、擔(dān)憂部屬做錯(cuò)事；2、擔(dān)憂下屬表現(xiàn)太好；3、擔(dān)憂喪失對(duì)下屬的控制；4、不愿意放棄得心應(yīng)手的工作；5、找不到適宜的下屬授權(quán)。時(shí)間管理的誤區(qū)誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)溝通不良產(chǎn)生的原因1、反響不及時(shí)，或沒(méi)有反響2、沒(méi)有跟進(jìn)3、反響錯(cuò)誤4、局部利益，沒(méi)有全局觀念。誤區(qū)三：時(shí)間控制不夠1、習(xí)慣拖延時(shí)間。2、不擅處理不速之客的打攪。3、不擅處理無(wú)端的打攪。4、無(wú)效的“會(huì)議〞困擾。會(huì)議占甚至三分之一時(shí)間時(shí)間管理的誤區(qū)誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)溝通不良產(chǎn)生的原因1、反響不及時(shí)，或沒(méi)有反響2、沒(méi)有跟進(jìn)3、反響錯(cuò)誤4、局部利益，沒(méi)有全局觀念。誤區(qū)三：時(shí)間控制不夠1、習(xí)慣拖延時(shí)間。2、不擅處理不速之客的打攪。3、不擅處理無(wú)端的打攪。4、無(wú)效的“會(huì)議〞困擾。會(huì)議占甚至三分之一時(shí)間時(shí)間管理的誤區(qū)誤區(qū)四：整理整頓缺乏進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng)主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1、個(gè)人的消極態(tài)度2、做事拖拉，找借口不干工作3、唏噓不已，做白日夢(mèng)4、工作中閑聊時(shí)間管理的五個(gè)步驟第一步：堵住時(shí)間漏洞第二步：制定明確目標(biāo)第三步：區(qū)分輕重緩急第四步：制定周密的方案第五步：合理安排時(shí)間第六步：養(yǎng)成良好習(xí)慣第一步：堵住時(shí)間漏洞

1、常見(jiàn)的時(shí)間漏洞無(wú)價(jià)值的活動(dòng)看電視網(wǎng)上聊天玩游戲閑聊不良的工作習(xí)慣無(wú)序放置文件或其他物品，導(dǎo)致經(jīng)常需要花時(shí)間找東西拖延工作不專心導(dǎo)致的低效率工作無(wú)序第一步：堵住時(shí)間漏洞2、堵住時(shí)間漏洞的措施不做無(wú)價(jià)值的事情學(xué)會(huì)拒絕讓你的文件和物品有序擺放制定標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程按方案完成工作不拖延不分心第二步：制定明確目標(biāo)一個(gè)明確的目標(biāo)應(yīng)該具備以下五個(gè)特征：具體的〔specific〕可衡量的〔measurable〕可到達(dá)的〔attainable〕相關(guān)的〔relevant〕基于時(shí)間的〔time-based〕第三步：區(qū)分輕重緩急〔四象限內(nèi)容，不再贅述〕第四步：制定周密的行動(dòng)方案長(zhǎng)期戰(zhàn)略方案年度方案季度方案月方案周方案日方案用表格形式表達(dá)第五步：合理安排時(shí)間時(shí)間的二八定律80%的銷售額是源自20%的顧客；80%的是來(lái)自20%的朋友；80%的總產(chǎn)量來(lái)自20%的產(chǎn)品；80%的財(cái)富集中在20%的人手中；……2.8定律告訴我們1、在我們每天工作、生活中只有20%的事情才是重要緊急，80%的事情是不重要，不緊急的。2、利用80%的時(shí)間和精力處理只有20%重要緊急的事。3、處理好這20%的事情，余下80%的事情就能迎刃而解啦！二八定律也叫巴萊多定律，是19世紀(jì)末20世紀(jì)初意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家巴萊多創(chuàng)造的。他認(rèn)為，在任何事物中，最重要的、起決定性作用的只占其中一小局部，約20%；其余80%的盡管是多數(shù)，卻是次要的、非決定性，因此又稱二八法則。80/20法則，是20世紀(jì)初意大利統(tǒng)計(jì)學(xué)家、經(jīng)濟(jì)學(xué)家維爾弗雷多·帕累托提出的，他指出：在任何特定群體中，重要的因子通常只占少數(shù)，而不重要的因子則占多數(shù)，因此只要能控制具有重要性的少數(shù)因子即能控制全局。這個(gè)原理經(jīng)過(guò)多年的演化，已變成當(dāng)今管理學(xué)界所熟知的二八法則——即80%的公司利潤(rùn)來(lái)自20%的重要客戶，其余20%的利潤(rùn)則來(lái)自80%的普通客戶。80/20法則不僅在經(jīng)濟(jì)學(xué)、管理學(xué)領(lǐng)域應(yīng)用廣泛，它對(duì)我們的自身開(kāi)展也有重要啟示，讓我們學(xué)會(huì)防止將時(shí)間和精力花在瑣事上，要學(xué)會(huì)抓主要矛盾。一個(gè)人的時(shí)間和精力都是非常有限的，要想真正“做好每一件事情〞幾乎是不可能的，要學(xué)會(huì)合理分配我們的時(shí)間和精力。要想面面俱到還不如重點(diǎn)突破。把80%的資源花在能出關(guān)鍵效益的20%的方面，這20%的方面又能帶動(dòng)其余80%的開(kāi)展。80/20原理意示圖80%時(shí)間瑣碎的多數(shù)事物20%時(shí)間重要的少數(shù)事物80%成效20%成效工作時(shí)段分配法則早上中午13:00~15:00下午晚上活力充沛,衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,適合散心,放鬆(Check)冷靜,溝通(Action,Plan)Relax,人文,Thinking1.發(fā)球:EMail2.電話敲定事情/做事情3.給Leader方向/畫(huà)架構(gòu)4.執(zhí)行進(jìn)行中專案1.面對(duì)面FollowUp2.GoAround3.溝通與協(xié)調(diào)1.思考問(wèn)題2.寫(xiě)計(jì)劃/UpdateFollowup進(jìn)度(1hr)3.Update/Modify進(jìn)行中專案1.花1小時(shí)寫(xiě)作第六步：養(yǎng)成良好習(xí)慣〔做到前五步，并一直堅(jiān)持下去〕失去金錢(qián)的人，失去不多；失去健康的人，失去很多；失去信心和勇氣的人，將失去一切。如果不管理時(shí)間我們就會(huì)失去時(shí)間失去時(shí)間人將成為時(shí)間的奴隸。。。。。。。。案例：某人一周的事務(wù)清單：臨時(shí)參加各部門(mén)協(xié)調(diào)會(huì)。〔不重要但緊急〕解決客人投訴。〔重要而且緊急〕編寫(xiě)下個(gè)月部門(mén)員工排班?！仓匾痪o急〕歸檔大堂副理本周所有文件?！膊恢匾簿o急〕去拜訪VIP客人。〔重要但不緊急〕方案給前廳員工及其領(lǐng)班進(jìn)行關(guān)于發(fā)票登記的培訓(xùn)?！仓匾痪o急〕陪朋友買?！膊恢匾膊痪o急〕向上次聯(lián)系的客戶詢問(wèn)產(chǎn)品使用情況，搜集反響資料。〔重要但不緊急〕核查下午客人信用額度報(bào)表。〔重要而且緊急〕發(fā)取消客人預(yù)授權(quán)?！仓匾揖o急〕打假設(shè)干個(gè)溝通的?！膊恢匾o急〕核查當(dāng)日所有掛賬賬單及其消費(fèi)小單是否準(zhǔn)備齊全?！仓匾揖o急〕保安員報(bào)告有兩客人在停車場(chǎng)打架斗毆?！仓匾揖o急〕去當(dāng)當(dāng)網(wǎng)購(gòu)置最近很火的一本書(shū)《杜拉拉升職記》?！?/p>