會議紀(jì)要管理制度范本

第頁共頁會議紀(jì)要管理制度范本一、目的和背景會議是組織內(nèi)部溝通和決策的重要方式之一，會議紀(jì)要是記錄會議內(nèi)容和決策結(jié)果的重要文件。有效的會議紀(jì)要能夠幫助參會人員回顧會議內(nèi)容，確保會議決策的執(zhí)行和跟進(jìn)。本制度的目的是規(guī)范會議紀(jì)要的編寫、管理和保存，確保會議紀(jì)要的準(zhǔn)確性、完整性和及時性。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各級會議的紀(jì)要管理，包括正式會議、工作會議、項目會議等。三、紀(jì)要編寫1.會議紀(jì)要由會議的記錄人負(fù)責(zé)編寫，記錄人應(yīng)具備良好的文字表達(dá)和記錄能力。2.紀(jì)要應(yīng)包括會議的基本信息，如會議主題、時間、地點、參會人員等。3.紀(jì)要應(yīng)按照會議議程的順序進(jìn)行編寫，準(zhǔn)確記錄討論的重點內(nèi)容和決策結(jié)果。4.紀(jì)要應(yīng)簡明扼要，避免冗長和重復(fù)，重點突出和事實準(zhǔn)確。5.如有需要，可以附上與會人員提供的相關(guān)附件和資料。四、紀(jì)要審核和批準(zhǔn)1.會議紀(jì)要應(yīng)由會議主持人審核和批準(zhǔn)，并在會議結(jié)束后的三個工作日內(nèi)完成。2.主持人對紀(jì)要進(jìn)行審核時，應(yīng)確保內(nèi)容準(zhǔn)確反映了會議的討論和決策過程。3.批準(zhǔn)通過的紀(jì)要應(yīng)簽字確認(rèn)，并在紀(jì)要上注明批準(zhǔn)日期。五、紀(jì)要保存和分發(fā)1.紀(jì)要應(yīng)保存在公司內(nèi)部的會議紀(jì)要管理系統(tǒng)或者文件服務(wù)器中，確保安全可查。2.紀(jì)要按照會議的時間順序進(jìn)行歸檔，便于查找和檢索。3.紀(jì)要應(yīng)以電子版為主，如果需要打印紙質(zhì)版本，應(yīng)事先征得參會人員的意見。4.紀(jì)要應(yīng)及時分發(fā)給參會人員，確保他們對于會議內(nèi)容和決策結(jié)果有清晰的理解。六、紀(jì)要的保密性和安全性1.會議紀(jì)要涉及到公司的內(nèi)部信息和決策，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得外傳。2.紀(jì)要應(yīng)保存在安全可靠的系統(tǒng)中，避免遺失和篡改的風(fēng)險。3.紀(jì)要的分發(fā)和查閱應(yīng)受到相應(yīng)的權(quán)限控制，確保只有特定的人員能夠查看和編輯。七、紀(jì)要的修訂和更新1.如果會議紀(jì)要中存在錯誤或遺漏，應(yīng)及時進(jìn)行修訂補充。2.修訂后的紀(jì)要應(yīng)重新進(jìn)行審核和批準(zhǔn)，并在修訂記錄中說明修改的原因和內(nèi)容。3.更新后的紀(jì)要應(yīng)及時替換原有版本，以免造成混淆和誤解。八、紀(jì)要的銷毀1.根據(jù)公司的文件管理制度，會議紀(jì)要應(yīng)按照一定的時間周期進(jìn)行銷毀。2.已經(jīng)銷毀的紀(jì)要應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的備份，確保在需要時能夠進(jìn)行查詢和恢復(fù)。九、違紀(jì)處理對于嚴(yán)重違反本制度的行為，應(yīng)根據(jù)公司的紀(jì)律管理規(guī)定進(jìn)行處理，包括警告、紀(jì)律處分甚至開除等。十、附則本制度的解釋權(quán)歸公司所有，并在適當(dāng)?shù)臅r候進(jìn)行修