物業(yè)分公司印章管理制度匯編

...wd......wd......wd...物業(yè)分公司印章管理制度1.0目的加強公司/分公司/工程印章的管理，維護印章的嚴肅性、權威性，使印章的使用和管理制度化、標準化，保障公司的合法利益，確保公務往來的正常進展。2.0范圍刻制及使用、保管、銷毀公司/分公司/工程印章。3.0職責公司總經(jīng)理為本單位所有印章的第一責任人。各分公司/工程經(jīng)理為所轄部門印章主要責任人?？偨?jīng)理辦公室負責印章的刻制、印模登記、印章啟用時間確定，負責保管公司公章。公司財務印用章由財務部經(jīng)理或指定專人保管和使用。公司人事行政部印章由人事行政部經(jīng)理或指定專人保管和使用。分公司/工程印章由各分公司/工程人事行政專員負責保管，分公司經(jīng)理/工程經(jīng)理負有監(jiān)管責任。4.0程序要點4.1印章的模式和制發(fā)4.1.1凡刻制印章，公司、工程須向總經(jīng)理辦公室提出書面申請，說明刻制印章的原因、名稱、式樣和規(guī)格，經(jīng)總經(jīng)理批準后，由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一到公安部門刻制。4.1.2新設分公司印章在申領營業(yè)執(zhí)照時一并辦理。4.2印章的頒發(fā)和啟用印章刻制完畢，由總經(jīng)理辦公室作印模登記，確定印章的啟用時間〔在此時間之前使用無效〕，向受印部門、服務中心頒發(fā)印章。頒發(fā)印章的方法，可打通知受印分公司/工程來人簽收，也可派專人送達。取送印章要按取送機密文件對待。辦公室在頒發(fā)印章的同時應作好登記，向有關分公司/工程發(fā)出啟用印章〔附印模〕的通知。所有印章在下發(fā)使用前，印章保管人、管理責任人〔分公司經(jīng)理、工程負責人〕須共同簽署《印章管理責任書》方可領用印章。責任書一式兩份，一份存總經(jīng)理辦公室，一份存保管人處。4.3印章的保管公司的所有印章，必須放保險柜內(nèi)保存，安全使用，妥善保管。印章保管人離開辦公室或下班時，必須將印章鎖好，節(jié)假日期間必須由印章保管人將印章封存；印章保管人因工作調(diào)動離開本崗位，必須在辦理印章交接手續(xù)后，人事行政部方可辦理離崗手續(xù)；4.4印章管理4.4.1公司印章管理公司印章有公司章、合同章及財務專用章、支票印鑒及人事行政部專用章五枚印章，公司章和合同章由總經(jīng)理辦公室專人管理，財務專用章、支票印鑒由財務總監(jiān)管理，人事行政專用章由人事行政部經(jīng)理管理。凡需使用印章的均須填寫《用章申請審批表》經(jīng)工程/部門負責人及總經(jīng)理審批后，方可用印。各部門以公司名義上報的各種報表、材料和信函等公務等需要申請用印的，經(jīng)部門負責人審核后，由總經(jīng)理批準后用??；簽訂合同、協(xié)議、委托書等用印，須由部門負責人認真審核無誤，經(jīng)總經(jīng)理同意并簽字后申請用?。还緲I(yè)務人員出差或外出聯(lián)系業(yè)務需要攜帶合同章時，應填寫《公章/證件借用登記表》經(jīng)總經(jīng)理批準后，經(jīng)指定專人陪同，方可攜章外出。攜帶合同章外出簽署合同、協(xié)議的人員，其使用權限不得超過授權委托書所規(guī)定的范圍。違者所造成的后果，將由攜印人承當責任，公司保存追究其法律責任的權利。公司公章制止使用范圍：①一般情況各類擔保證明不予以加蓋公章，特殊情況須經(jīng)公司總經(jīng)理書面簽字批準。②嚴禁在空白紙張和空白介紹信上加蓋公章，特殊情況須經(jīng)公司總經(jīng)理書面簽字批準，并將使用情況及時反響印章保管人。③須經(jīng)法人代表簽字的文件加蓋公章，原則上要由法人代表親自簽名，如有特殊原因不能簽名，必須有法人代表的委托書及委托人的簽名方可蓋印。如遇緊急情況，可由印章保管人請示后加蓋公章，法人代表回來后要補簽。4.4.2分公司/工程印章管理分公司/工程印章，僅限于分公司/工程內(nèi)日常管理事務使用，不得對外簽發(fā)文件、簽署合同、協(xié)議。分公司/工程印章由分公司/工程人事行政專員管理、登記，分公司/工程經(jīng)理負責批準印章的使用。對外部發(fā)文〔業(yè)委會、開發(fā)商〕印章申請單，需經(jīng)總經(jīng)理批準同意方可用印。分公司/工程人事行政專員必須嚴格把好用印關，凡不符合上述規(guī)定的，一律不準用印。由于用印管理不嚴造成的責任，由工程負責人和人事行政專員承當。認真做好印章的管理工作，保證做到責任層層落實，各分公司/工程負責人承當印章的管理責任。分公司/工程公章制止使用范圍①不得擅自以分公司/工程名義對外簽訂各種協(xié)議書等〔經(jīng)公司審批同意的除外〕。②不得對外簽訂擔保書、承諾書。③不得以分公司/工程名義下發(fā)員工任免文件。④不得以分公司/工程名義擅自簽訂起訴書，合作意向、合同書等〔經(jīng)公司授權者除外〕。⑤不得在空白紙張和空白介紹信上加蓋公章。4.4.3財務用章管理公司財務專用章由公司財務總監(jiān)保管；分公司/工程財務專用章由分公司/工程會計保管。財務章僅限于財務使用，不得對外簽發(fā)文件、簽署合同、協(xié)議等。財務對外所有報表、文件用印，須經(jīng)財務總監(jiān)、總經(jīng)理批準前方可用印。具體操作詳見財務部《財務印鑒、專用章管理制度》。4．5用印要求在落款處加蓋的印章要端正、清晰，加印位置要“齊年蓋月〞。在帶存根的公函、介紹信或證明信等處加蓋印章要蓋兩處，一處蓋在公函連接線上，一處蓋在單位落款處。合同、協(xié)議要加蓋騎縫章。4．6印章喪失如印章喪失，印章保管人應立即向公司/分公司/工程負責人報告，并及時報總經(jīng)理辦公室，由總經(jīng)理辦公室負責登報聲明作廢。分公司/分公司/工程負責人重新向總經(jīng)理辦公室提交制作印章的請示，經(jīng)總經(jīng)理批準后制作。公司將視情節(jié)嚴重程度，對保管人及所在單位相關負責人作相應處理。4.7印章的停用單位名稱變更或機構撤銷，印章即停頓使用，停用的印章應及時送交總經(jīng)理辦公室注銷封存，并由辦公室發(fā)文通知有關單位，說明停用原因和時間。4.8印章的銷毀分公司/工程撤銷、合并或更換名稱，則該分公司/工程的印章同時作廢，總經(jīng)理辦公室應將該部門印章及時收回，要及時進展登記注銷封存。銷毀印章必須報總經(jīng)理批準，由主管印章的人員監(jiān)銷，并記錄在原有刻章申請書上。所有要銷毀的廢舊印章都要留下印模保存，以備查考。4.9印章使用情況檢查4.9.1公司定期組織人員對各類公章的使用情況進展檢查。對違章使