淺談舊城改造項(xiàng)目工程檔案管理探述

引言：近年來，市場經(jīng)濟(jì)體制的建立、房地產(chǎn)業(yè)的崛起以及城市經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，加快了城市化建設(shè)的步伐，在此背景下，舊城改造也順應(yīng)時代發(fā)展，提上了城市規(guī)劃的日程。舊城改造檔案作為城市建設(shè)的原始資料，其健全與否影響著城市未來的規(guī)劃與發(fā)展，因此，如何做好檔案管理工作成為了檔案管理人員面臨的難題。1.舊城改造項(xiàng)目工程檔案資料的重要性1.1是城建檔案的重要組成部分城建檔案是城市建設(shè)中應(yīng)該進(jìn)行歸檔管理的文字、圖表以及聲像等記錄性質(zhì)的文件材料。而舊城改造檔案是對城市歷史容貌的真實(shí)記錄，反映著一座城市隨著時代更迭的發(fā)展變遷以及文化形態(tài)的發(fā)展軌跡，是新城建設(shè)檔案館藏應(yīng)該保存的重要遺產(chǎn)。另外，舊城改造項(xiàng)目工程的檔案中記載著的大量城市規(guī)劃、設(shè)計(jì)、拆遷以及人員安置等檔案信息資料，將會成為日后城市發(fā)展管理中可作為憑證的歷史依據(jù)以及相關(guān)問題亟待解決可作為參考的文獻(xiàn)材料。1.2是維護(hù)拆遷當(dāng)事人合法利益的切實(shí)保障舊城改造不僅僅是國家推動城市化進(jìn)程的重要舉措，更是有助于改善民生，為人民謀福利的民心工程，舊城改造工作的貫徹與落實(shí)和人民群眾的生活息息相關(guān)。舊城改造并不是一項(xiàng)簡單的對城市進(jìn)行“破而后立”的工作，這其中也蘊(yùn)含著多方面難以妥善處理的問題。例如，在部分舊城區(qū)中存在著諸多文化遺產(chǎn)，珍貴的文物古跡，具有豐富的歷史文化內(nèi)涵[1]。還有部分舊城的棚戶區(qū)中人口密度高，土地資源緊張，房屋產(chǎn)權(quán)問題混亂等現(xiàn)象存在。針對產(chǎn)權(quán)問題，弄清拆遷范圍之內(nèi)的房產(chǎn)實(shí)際信息，維護(hù)拆遷當(dāng)事人的產(chǎn)權(quán)利益是改造工作開展的前提。但是在實(shí)際工作進(jìn)行中，拆遷雙方更傾向于利益的調(diào)解和拆遷的實(shí)際進(jìn)程，反而忽視了拆遷安置檔案的調(diào)查與收集，從而未能有效解決產(chǎn)權(quán)糾紛。拆遷安置檔案信息的記錄作為舊城改造的重要檔案資料，對人民的拆遷安置利益糾紛的解決，化解矛盾，保障人民切實(shí)利益方面具有重要的作用。1.3是房屋登記管理的重要證明舊城改造項(xiàng)目工程的檔案資料對國家房屋管理相關(guān)部門進(jìn)行房產(chǎn)登記具有證明作用。房屋登記管理部門需要通過舊城改造檔案的詳細(xì)信息來確認(rèn)被拆遷地域的房屋產(chǎn)權(quán)歸屬，保證產(chǎn)權(quán)所屬與拆遷戶實(shí)際署名相匹配，保障人民的房屋產(chǎn)權(quán)合法權(quán)益。隨著城市建設(shè)的步伐大大加快，越來越多的舊城改造工作紛紛落實(shí)、棚戶區(qū)改造的進(jìn)度也大幅加快[2]。相關(guān)拆遷檔案信息資料將會是房屋產(chǎn)權(quán)登記業(yè)務(wù)辦理的重要佐證材料。2.工程項(xiàng)目檔案管理工作中存在的問題2.1對檔案管理重視度不夠由于傳統(tǒng)的思維模式，一些工程項(xiàng)目中的檔案管理被忽略了，導(dǎo)致其被局限在一個特定的角色，而且一些領(lǐng)導(dǎo)只是把精力集中到某一個特定的職能，這就導(dǎo)致了檔案管理人員缺乏主動性、活力和創(chuàng)新精神。除了職責(zé)劃分的模糊之外，一些較小的工程項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人由于缺乏必要的資金、物資和人力，導(dǎo)致檔案管理無法與其內(nèi)部發(fā)展緊密聯(lián)系，從而影響了整個項(xiàng)目的進(jìn)度和質(zhì)量。2.2工程項(xiàng)目的檔案管理體系存在問題隨著時間的推移，工程項(xiàng)目的管理制度不斷改革和完善，內(nèi)部機(jī)制也得到了一定的提升。然而，仍然存在著傳統(tǒng)的管理方式，例如管理流程和模式的滯后性和混亂性，導(dǎo)致檔案管理工作的落后，未能及時進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整。由于缺乏完善的檔案管理制度，工作效率大幅下降，使得職責(zé)無法得到有效執(zhí)行。2.3檔案管理相關(guān)的人才素質(zhì)存在問題在工程項(xiàng)目中，檔案管理人員的結(jié)構(gòu)和部門組織往往不夠?qū)I(yè)，他們往往承擔(dān)多種職責(zé)。為了實(shí)現(xiàn)優(yōu)化發(fā)展，檔案管理工作需要一支專業(yè)人才隊(duì)伍來支持。由于檔案管理工作人員缺乏專業(yè)知識和技能，在工作中存在一定的挑戰(zhàn)。此外，由于項(xiàng)目本身對檔案管理缺乏重視，缺乏有效的資源投入，比如培訓(xùn)資源投入不足，這限制了檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)的提高。然而，由于工程項(xiàng)目檔案管理的薪酬水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及其它職位，因此很難招聘到具有良好職業(yè)道德的優(yōu)秀人才。3.舊城改造項(xiàng)目工程檔案的管理分析3.1舊城改造檔案的收集工作3.1.1明確舊城改造檔案的信息收集范圍舊城改造區(qū)域大，問題復(fù)雜[3]。這就決定了相關(guān)檔案管理人員在收集檔案信息時，要對舊城改造檔案的收集范圍進(jìn)行明確。（1）拆遷階段的文本性材料拆遷階段的有關(guān)文本材料主要包括三方面的內(nèi)容，一方面是拆遷改造的可行性報告、相關(guān)地域拆遷的申請、批復(fù)文件、拆遷安置計(jì)劃與補(bǔ)償條例等內(nèi)容。另一方面是后續(xù)的選址定點(diǎn)審批、建設(shè)規(guī)劃許可文件證明、地形圖和計(jì)劃文本材料等內(nèi)容。另外包括與拆遷戶相關(guān)的檔案材料，主要是房屋的所有權(quán)證明，如：房契、買賣協(xié)議證明、遺產(chǎn)繼承證明和土地使用證、房屋新舊程度評估證明、補(bǔ)償協(xié)議、民事判決書等能夠幫助拆遷戶依法維護(hù)自身合法權(quán)益的檔案材料。（2）建設(shè)施工資料建設(shè)施工資料的歸檔主要包括了兩方面，一方面是施工流程材料，如舊城改造工程的地質(zhì)報告、工程設(shè)計(jì)任務(wù)書、施工合同、招投標(biāo)文件、財(cái)務(wù)預(yù)算與決算材料備份、工程竣工的驗(yàn)收報告以及工程交接的證明等。另一方面是施工的技術(shù)質(zhì)量保證資料，如施工中所采用的鋼材、水泥等基礎(chǔ)性原材的質(zhì)量證明、各個施工配件的合格證明以及與施工技術(shù)相關(guān)的工程隱蔽性驗(yàn)收證明材料等。（3）竣工圖竣工圖中的內(nèi)容記錄了實(shí)際舊城改造施工中的施工細(xì)節(jié)，是工程竣工后的真實(shí)反映。如果需要對工程某部分細(xì)節(jié)進(jìn)行變更，需要在施工圖中進(jìn)行及時的修改與補(bǔ)充，如果變更情況過多或更改內(nèi)容過大，需要重新繪制竣工圖來展示施工竣工情況。（4）聲像檔案聲像檔案材料的記錄不僅需要對舊城的原本樣貌以錄音、錄像和拍照的形式進(jìn)行記錄，而且還要對改造完成的城區(qū)進(jìn)行同等方式的聲像錄制。相關(guān)檔案收集人員在進(jìn)行資料拍攝時，要做到有主次之分、輕重緩急，例如拍攝內(nèi)容可以對舊城的文化遺產(chǎn)或歷史建筑進(jìn)行拍攝，拍攝內(nèi)容要全面、內(nèi)外結(jié)構(gòu)要展示充分并附以相關(guān)的文字說明。文化建筑拍攝結(jié)束之后，要對需要進(jìn)行拆遷的房產(chǎn)進(jìn)行拍攝，記錄拍攝之前的房產(chǎn)樣貌和建設(shè)完成的新房產(chǎn)樣貌。如果部分房產(chǎn)中存在所有權(quán)爭議的，檔案收集人員更要重視拍攝的必要性，拍攝內(nèi)容將會成為解決新房產(chǎn)爭議的重要圖像證明材料。3.1.2保證舊城改造檔案材料收集的質(zhì)量因?yàn)榕f城改造的檔案材料實(shí)際工作的任務(wù)量比較大，所以檔案材料的收集工作并不是由單一部門完成的，而是需要多個單位、不同人員配合完成的，這就說明了舊城改造檔案材料的來源存在多樣化的特征。正因?yàn)闄n案管理工作由不同部門、不同人員來完成，那么相關(guān)人員的材料收集水平對檔案材料收集的質(zhì)量具有直接性的影響。因此，相關(guān)部門需要對從事檔案收集人員的業(yè)務(wù)能力進(jìn)行必要的培訓(xùn)，做到檔案收集的真實(shí)性、可靠性和全面性，保證舊城改造檔案材料收集的質(zhì)量。3.1.3制定收集舊城改造檔案材料的相關(guān)制度因?yàn)榕f城改造檔案將會是有效解決拆遷戶房產(chǎn)糾紛問題的重要原始資料憑證，具有不可替代和無法彌補(bǔ)的特征，因此以制度的形式對檔案材料進(jìn)行保護(hù)是有必要的。相關(guān)的舊城改造檔案制度體系可以包括如下幾點(diǎn)：舊城改造招標(biāo)文件中的檔案人員介入制度；檔案人員收集檔案職責(zé)制度；檔案執(zhí)法檢查監(jiān)管制度；舊城改造檔案歸檔驗(yàn)收制度以及舊城改造檔案的查閱制度等諸多制度條例，給予舊城改造檔案信息材料全方位、多層次等保護(hù)方式，強(qiáng)化保護(hù)力度。3.2舊城改造檔案的管理工作3.2.1建立舊城改造工程檔案管理體系檔案管理體系的建立健全是舊城改造工程項(xiàng)目檔案管理工作貫徹執(zhí)行的重要保障[4]。待改造城區(qū)應(yīng)該堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、專職部門、專職人員的檔案管理工作體系。由負(fù)責(zé)舊城改造建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)為主工作帶頭人，向檔案管理部門明確檔案管理工作的職責(zé)和劃分，保證檔案管理部門掌握舊城檔案管理的精髓和要點(diǎn)。再由檔案管理部門的專職檔案人員和其他業(yè)務(wù)部門中的兼職檔案人員構(gòu)成檔案管理網(wǎng)絡(luò)。相關(guān)單位以土地流轉(zhuǎn)手續(xù)、自建安置房建設(shè)手續(xù)和回遷安置資料等方面的內(nèi)容來完成舊城改造項(xiàng)目工程檔案的歸檔目錄編制。在確定檔案目錄內(nèi)容之后，將任務(wù)分解下發(fā)到各個業(yè)務(wù)人員手中，相關(guān)業(yè)務(wù)人員在專業(yè)檔案管理人員的指導(dǎo)和監(jiān)管下，確保將舊城改造的工作人員和參建單位的舊城檔案信息資料匯總完整，根據(jù)舊城改造檔案的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)整理完畢之后向?qū)I(yè)檔案人員完成歸檔移交流程。并設(shè)立相應(yīng)的責(zé)任問責(zé)機(jī)制，對于工作中疏忽導(dǎo)致檔案材料缺失或損害的業(yè)務(wù)人員要給予一定的懲處。舊城改造工程項(xiàng)目檔案管理體系的構(gòu)建，明確了檔案人員的職責(zé)分工，確定了責(zé)任主體和各參與部門的責(zé)任落實(shí)，使檔案管理工作在工程的不同階段和單位內(nèi)部形成統(tǒng)一、有序的歸檔流程，在很大程度上提高了檔案信息材料工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化，保證了檔案信息材料的真實(shí)性和完整性。3.2.2為專職和兼職檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)由于舊城改造檔案材料具有無法彌補(bǔ)的特性，所以對檔案管理人員的檔案管理水平提出了更高的要求。從事檔案管理工作的人員在技能水平上不僅精通文字工作，而且要掌握一定的計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)，掌握的知識能力和技術(shù)能力更加全面化。在檔案工作中，檔案的分類整理是必不可少的環(huán)節(jié)，這就要求了相關(guān)檔案人員還需要有良好的分類管理化思維。相關(guān)單位應(yīng)該以舊城改造項(xiàng)目工程的實(shí)際情況為基礎(chǔ)，制定相應(yīng)的管理業(yè)務(wù)規(guī)范和檔案分類綱要、檔號分類細(xì)則以及保管期限等內(nèi)容。在對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)時，要對舊城改造工作中能夠形成不同類型的文件材料進(jìn)行介紹，那些檔案材料具有保存價值，需要進(jìn)行及時歸檔，并針對檔案范圍進(jìn)行細(xì)致的講授。另外，在培訓(xùn)中還要強(qiáng)調(diào)在每一個歸檔的類別中，都要將資料進(jìn)行整理、組卷和裝訂成冊，使舊城區(qū)改造的檔案管理工作走向規(guī)范化，保證專業(yè)和兼職檔案管理人員對舊城改造檔案管理工作的流程和細(xì)節(jié)具有充分的了解。3.2.3引進(jìn)科學(xué)信息技術(shù)（1）采用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)化管理當(dāng)前有不少舊城改造單位的檔案管理部門缺少與工程建設(shè)部門之間的聯(lián)系，二者溝通交流頻次較少，各自為政，沒有做到良好的團(tuán)結(jié)協(xié)作，對于舊城改造城市建設(shè)來說，是一種嚴(yán)重的損失。舊城改造檔案可以通過工程材料歸檔，將線下的檔案材料轉(zhuǎn)化成線上的檔案資源，然后這些資源通過檔案管理人員服務(wù)于城市的規(guī)劃建設(shè)。因此，相關(guān)單位應(yīng)該在舊城改造檔案管理工作中引進(jìn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)化管理，實(shí)行科學(xué)化、信息化和技術(shù)化管理，改變原有的查閱模式，建立起新型的快速服務(wù)和跟蹤服務(wù)為主的服務(wù)模式，大大提高了信息資源查詢的效率。以大數(shù)據(jù)技術(shù)和檢索工具基礎(chǔ)，建立舊城改造檔案資料庫，實(shí)現(xiàn)舊城改造檔案資源在工程建設(shè)單位內(nèi)部的共享。（2）搭建信息化平臺舊城改造管理并不是固態(tài)化、一成不變的過程，而是一個具有動態(tài)化、發(fā)展性質(zhì)的過程，在這個過程中相關(guān)單位可以通過建立建設(shè)信息管理平臺和遠(yuǎn)程監(jiān)控系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對舊城改造檔案的管理。隨著社會經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，在大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等信息技術(shù)蓬勃發(fā)展的時代下，實(shí)現(xiàn)舊城改造項(xiàng)目工程檔案管理的信息化是時代發(fā)展的必然要求，也是當(dāng)下大型城市建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際需要，對現(xiàn)階段的舊城改造檔案管理工作的管理具有重要的意義。在大型的舊城改造項(xiàng)目工程的檔案工作中，檔案涉及的文件材料、信息數(shù)據(jù)等內(nèi)容與常態(tài)化的舊城改造檔案材料相比會顯得更加龐大。這就意味著如果只依靠傳統(tǒng)的人工管理不僅會影響檔案管理工作進(jìn)行的效率，延誤工程建設(shè)的工程工期，而且無法保障檔案管理的準(zhǔn)確性，如果發(fā)生檔案管理工作上的失誤，對工程的施工進(jìn)度與工程建設(shè)的成本投入造成極大的影響。因此，在舊城改造管理工作中推行信息化管理，可以在很大程度上規(guī)避人工管理存在的弊端，滿足舊城改造和城市建設(shè)的實(shí)際需要。信息化管理平臺建設(shè)可以從以下兩個方面入手：第一，搭建高效的信息管理平臺?？茖W(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展為舊城改造項(xiàng)目工程的檔案管理工作信息化提供了客觀條件。在項(xiàng)目建設(shè)過程中，將產(chǎn)生的相關(guān)文件資料檔案、數(shù)據(jù)和信息等錄入到指定的信息管理系統(tǒng)中，改變傳統(tǒng)的被動整理形式，形成事前和事中的檔案管理匯總形式，對檔案的管理手段進(jìn)行了創(chuàng)新。另外，以授權(quán)訪問為基礎(chǔ)，可以對不同的舊城改造的檔案信息進(jìn)行了解，獲取不同種類的信息資源，促進(jìn)了檔案工作人員提取信息的時效性，逐漸淘汰了以往檔案文件需要經(jīng)過不同層級流轉(zhuǎn)的辦公形式。而且大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等科學(xué)技術(shù)的普及與應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了檔案管理的動態(tài)化，針對同一文件可以異地登錄同時進(jìn)行協(xié)作管理，打破了檔案管理工作的空間限制。第二，可以依托互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)搭建遠(yuǎn)程視頻監(jiān)控系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)檔案工作的實(shí)施管理。政府部門應(yīng)該重視當(dāng)?shù)氐呐f城改造檔案管理的信息化建設(shè)，以先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備為媒介，在待改造城區(qū)建設(shè)動態(tài)圖像監(jiān)控系統(tǒng)，相關(guān)檔案管理人員不僅可以通過該系統(tǒng)實(shí)時獲取檔案文件材料，而且可以通過監(jiān)控系統(tǒng)對施工現(xiàn)場的施工工作進(jìn)行檢查，例如在部分舊城的文化建筑方面進(jìn)行施工改造時，檔案管理人員可以通過監(jiān)控系統(tǒng)及時發(fā)布提示消息，提醒施工建設(shè)人員在施工過程中不能對文化建筑物造成損害。3.2.4對舊城改造檔案管理工作實(shí)行超前指導(dǎo)舊城改造項(xiàng)目工程的工程從項(xiàng)目申報開始，一直到工程建設(shè)竣工，期間的工程建設(shè)量和各類型的文件資料都比較復(fù)雜，而且數(shù)量繁多，所涉及到的部門與相關(guān)人員也比較廣泛，如果檔案管理人員在工作中出現(xiàn)疏忽，就有可能造成檔案材料出現(xiàn)缺失，對舊城的某一部分的介紹就會出現(xiàn)殘缺。而且，由于舊城改造項(xiàng)目的周期短、施工速度快，建設(shè)過程中形成的文件材料數(shù)量較少，部分檔案人員可能會對其缺乏足夠的重視，相應(yīng)的歸檔工作沒有切實(shí)落實(shí)。有的施工隊(duì)伍的人員流動性比較大，某一工程的任務(wù)剛竣工，臨時組建的施工隊(duì)伍就會立刻解散，導(dǎo)致檔案人員不能獲取應(yīng)有的檔案材料。因此，為了保證檔案管理人員能夠及時獲取舊城改造建設(shè)的檔案材料，必須要改變以往的事后檔案整理，要逐漸向上文提到的事前、事中過程靠攏。充分發(fā)揮個人的主觀能動性，積極了解舊城改造工程建設(shè)中的建設(shè)流程和不同階段的工作部署。對此，檔案管理人員可以采用兩種方式來完成檔案的管理工作，其一是進(jìn)行跟蹤歸檔，跟蹤歸檔適用于建設(shè)周期短、形成檔案材料速度快的舊城改造工程，檔案管理人員可以進(jìn)入到施工現(xiàn)場對相關(guān)技術(shù)部門進(jìn)行指導(dǎo)，有針對性地對檔案材料進(jìn)行收集整理。其二是進(jìn)行分階段歸檔，分階段歸檔適用于施工周期長、形成檔案材料速度慢的舊城改造工程，檔案管理人員堅(jiān)持與其他部門內(nèi)的兼職