NVQ企業(yè)行政管理培訓課程

NVQ企業(yè)行政管理整理：張守忠二零一三年十一月第二單元

設備、材料、效勞與供給

中心思想：熟悉現(xiàn)代辦公設備的使用與維護，提供最正確的投遞郵件的效勞，學會辦公用品的采購與存儲。仔細學習本章后，你應該能夠：陳述以下設備的功能、特點、操作和一般維護方法：復印機、傳真機、電信設備〔包括電話答錄設備〕、移動電話、多功能設備〔聯(lián)合使用〕、計算機、文字處理機和打字機、裝訂和壓膜設備；了解郵寄室的專有設備和效勞功能；區(qū)分投遞郵件的各種效勞和適用范圍；不同供給商的選擇； 說明辦公室中需要的辦公用品和易耗品的范圍；說明辦公室易耗品和打印器材所要求的貯存，如何綜合考慮平安和費用；說明發(fā)現(xiàn)、報告和記錄設備發(fā)生故障而請求修理時應采取的行動；說明在使用設備時應遵守的平安操作規(guī)程主要內容：一、辦公室常用設備的主要功能二、辦公室郵件設備與郵政效勞三、辦公用品的采購與存儲四、辦公設備的維修與平安設備、材料、效勞和供給常用設備郵件與郵政采購與存儲維修與安全一、辦公室常用設備的主要功能辦公設備復印機固定電話移動電話計算機打字機傳真機尋呼機通訊設備文字處理器裝訂設備培訓內容使用功能優(yōu)點缺點操作方法設備維護一、辦公室常用設備的主要功能1、辦公室復印機、傳真機的使用功能、操作方法與維護2、固定電話系統(tǒng)的使用功能、操作方法與維護電話總機電話機答錄機3、移動電話和多功能通訊設備的使用功能、操作方法與維護尋呼機、移動電話、多功能通訊設備4、計算機、文字處理器、打字機和裝訂設備的使用功能、操作方法與維護計算機文字處理器打字機裝訂設備一、辦公室常用設備的主要功能1、辦公室復印機、傳真機的使用功能、操作方法與維護〔1〕復印機的使用功能、操作方法、一般維護和本卷須知復印機的功能：操作方法：一般維護原理：一般本卷須知：〔2〕傳真機的使用功能、特點、操作方法及一般維護傳真機的使用功能：傳真機的特點：傳真機的操作方法：傳真機的一般維護作業(yè)2．1聯(lián)系一或兩家辦公設備公司，索取辦公室設備目錄，收集一些普通傳真機的檢索和高級傳真機的資料。列出每一種傳真機的功能。答案傳真型號 功能描述 備注 CanonFax-B155 發(fā)送速度：約6秒/頁；打印速度：2頁/分鐘；最大原稿尺寸：A4；供紙道容量：A4約100張；自動輸稿器：A4約20頁 普通傳真機CanonFax-L250 發(fā)送速度：約6秒/頁；打印速度：4頁/分鐘；最大原稿尺寸：B4；供紙道容量：250張；自動輸稿器：A430頁；B420頁；存儲器容量：672K 高級傳真機 2、固定電話系統(tǒng)的使用功能、操作方法與維護〔1〕電話總機的使用功能電話總機主要分為兩種：APBX是專用小型交換機。這種類型的電話總機操作板有一名接線員，其工作就是接聽電話，并轉接到適當?shù)姆謾C號碼。接線員也經常接入或接出工作人員的外線電話。B多線或按鍵電話系統(tǒng)，并能在任一分機上答復來電。PBX是專用小型交換機。多線或按鍵電話系統(tǒng)，并能在任一分機上答復來電〔2〕、電話機的使用功能、操作方法與維護電話機的使用功能有：呼叫限制。呼叫轉送。呼叫記錄。數(shù)字聲音應答。不同的鈴聲。暫停等待〔秘密工具〕。分機鎖定。免提。中斷。信息待用指示器。等待音樂。重撥。電話會議。轉接。電話留言?！?〕答錄機的使用功能、操作方法與維護答錄機與電話機相連，通過事先錄制好信息，使呼叫者在一天的任何時候都可以留言。使用功能有：使用方法有：等到預先錄制的信息結束，在特殊的提示音之后立即講話；清楚地說出你的姓名和你的單位的名字；給出你留言的日期和時間；詳細說明給誰留言；拼寫不常見的詞，特別是姓名和地址；緩慢重復信息中的數(shù)字；保持信息簡潔；掛斷之前，對你所留言的人說‘謝謝’或其它禮貌用語。3、移動電話和多功能通訊設備的使用功能、操作方法與維護〔1〕尋呼機的使用功能及優(yōu)缺點〔2〕移動電話的使用功能、操作方法與維護〔3〕多功能通訊設備使用功能和優(yōu)缺點多功能設備是多種功能聯(lián)合使用的辦公設備，主要有傳真機、個人計算機等。與單一功能設備比較，多功能設備的優(yōu)點是，總本錢低，辦公室占地空間小。其缺點是更新和維修費用高。4、計算機、文字處理器、打字機和裝訂設備的使用功能、操作方法與維護〔1〕計算機的使用功能、操作方法與維護計算機是辦公設備的一種，包含計算機硬件和辦公軟件。硬件包括；輸入數(shù)據的鍵盤和鼠標，處理數(shù)據的主機，存儲數(shù)據的硬盤和軟盤，以及產生數(shù)據的顯示器和打印機。軟件包括；數(shù)據庫、電子表格、文字處理、財務、桌面出版、繪圖、電子郵件、日常記錄和集成軟件等。計算機設備和磁盤〔2〕文字處理器的使用功能、操作方法與維護〔3〕使用打字機的原因和主要功能〔4〕裝訂設備的使用功能、操作方法與維護作業(yè)2．3使用文字處理器準備包括以下信息的“通知〞。要求使用不同的字體，下劃線和加粗強調重要內容，并打印一份。然后在“通知〞周圍加邊框線在打印一份。與其他學員所作比較，判斷哪一個更好。將在HENRY`SPIZZAHOUSE，QUAYSIDEBUILDING舉行圣誕節(jié)晚會，時間是12月9日晚7點。是否參加，請告訴67號房間的CHRISBANKE。答案圣誕晚會地點：Henry'sPizzaHouse,QuaysideBuildings時間：12月9日晚7點是否出席，請通知67號房間CHRISBANKS

圣誕晚會地點：Henry'sPizzaHouse,QuaysideBuildings時間：12月9日晚7點是否出席，請通知67號房間CHRISBANKS

培訓方法：教師講課；情景練習；把學生分為兩組，其中一組為“復印組〞按照相關能力的要求，學會使用復印機，并取得相關的證據。另一組為“傳真組〞學會使用傳真機，并通過現(xiàn)場使用取得相關的證據。分組討論；重點開發(fā)電話等設備的其它功能組織學生參觀辦公室并現(xiàn)場模擬使用辦公設備。教師首先會使用上述辦公設備。把現(xiàn)場考評與本單元講課同步進行。二、辦公郵件設備與郵政效勞郵件設備自動郵件開啟設備自動郵資蓋印機封面打印機分撿設備拆疊和插入設備稱重設備發(fā)送郵件方法急件類密件類物件類電子郵件傳真件航空郵件快遞效勞掛號郵寄特保郵寄文件掛號回執(zhí)掛號包裹郵寄貨運效勞1、郵件收發(fā)專有設備的功能和效勞〔1〕自動郵件開啟設備，即開信刀。〔2〕自動郵資蓋印機，〔3〕封面打印機，〔4〕分撿設備，〔5〕折疊和插入設備，〔6〕穩(wěn)重設備。2、選擇發(fā)送郵件的最正確方法〔1〕急件，可選擇以下幾種方法：電子郵件傳真在英國皇家郵政提供的特殊投遞、數(shù)據郵寄、頭等郵件等優(yōu)先效勞。航空郵寄快遞效勞〔2〕密件，可選擇以下幾種方法：a、掛號郵寄、特保掛號b、回執(zhí)掛號〔3〕物件可選擇包裹郵寄貨運效勞二、辦公室郵件設備與郵政效勞1、郵件收發(fā)專有設備的功能和效勞郵件收發(fā)專有設備有：〔1〕自動郵件開啟設備，即開信刀。這種設備用于開啟信件，將信封送入機器后，機器能切掉信封頂部很突出的一條，而將信件開啟。自動郵件開啟機2〕自動郵資蓋印機。〔3〕封面打印機?！?〕分撿設備，主要有鴿籠式信件架、金屬絲信件盤等。〔5〕折疊和插入設備?！?〕稱重設備。2、選擇發(fā)送郵件的最正確方法〔1〕如果文件或信息需求很急，最重要的是考慮信件或信息的發(fā)送速度，在這種情況下，可選擇以下幾種方法：電子郵件傳真在英國皇家郵政提供的特殊投遞、數(shù)據郵寄、頭等郵件等優(yōu)先效勞。航空郵寄快遞效勞〔2〕需要平安和保密投遞時，可選擇以下幾種方法：A、郵寄費貴重物〔現(xiàn)金、珠寶等〕可用掛號郵寄、特保掛號等方式B、重要且保密的文件選用文件掛號、回執(zhí)掛號等郵寄效勞〔3〕物品類的郵寄可選擇包裹郵寄〔4〕運輸不適合其它方式的大型物品可選擇貨運效勞作業(yè)2．6查找五家快遞公司，記錄它們的名字、地址和電話號碼。以小組為單位工作，聯(lián)系這些快遞公司，詢問它們提供的效勞和費用的信息。并詳細整理比較每一個公司的信息，放在活頁夾中，為將來參考。答案：名稱地址電話北京龍鳳祥特快服務有限公司北京市海淀區(qū)德外后黑寺1方快捷特流服務有限公司東直門分部：東直門內北小街2京小紅馬愉遞服務有限公司酒仙橋分部：朝陽區(qū)霄云路甲9號敦皇快遞公司北京市朝陽區(qū)酒仙橋路2IES即時通達快運北京總公司宣武家快遞公司名錄培訓方法：分組討論，把學生分為兩組，討論“什么是最正確的郵政效勞〞在小組討論的根底上，各選出一名代表在全班上發(fā)言由老師做點評。情景練習，由學生相互模擬接收或發(fā)送郵件各一次，并根據郵件的類型選擇最正確的郵寄方式。參觀大型收發(fā)室或郵政局現(xiàn)場模擬與現(xiàn)場考評結合起來，并取得相關的證據。三、辦公用品的采購與存儲采購與存儲選擇貨物和效勞的供給商辦公用品和易耗品的范圍辦公易耗品的存儲怎樣選擇供給商價格、預算、費用方便性和位置送貨和效勞質量平安性可靠性三、辦公用品的采購與存儲1、選擇貨物和效勞的供給商價格、預算、費用方便性和位置送貨和效勞質量平安性可靠性2、辦公用品和易耗品的范圍紙薄類筆尺類小裝訂類歸檔用品類專用易耗品類3、辦公易耗品的存儲三、辦公用品的采購與存儲1、選擇貨物和效勞的供給商，要考慮以下幾點：〔1〕現(xiàn)金付款是否有折扣〔2〕貨物的費用是否包括運費〔3〕批量訂購是否提供折扣〔4〕如果有折扣如何按單位有關政策開發(fā)票〔5〕如果不提供折扣，是否有其它優(yōu)惠的付款方式?！?〕供貨的便捷和供給商的位置〔7〕交付期、送貨、效勞質量〔8〕供給商及有關工作人員的可靠性、信譽〔9〕有關貨物的平安性2、識別辦公用品和易耗品的范圍包括：〔1〕紙簿類：A4、B5等類型辦公用復印紙；帶單位抬頭用紙；普通白紙；復寫紙；便條紙；留言條；標簽紙；牛皮紙；專用復寫紙；大、中、小及開窗信封；橫格筆記本；速記本；專用本冊〔如現(xiàn)金收據〕〔2〕筆尺類：鉛筆、圓珠筆、鋼筆、彩色筆、白板筆、橡皮、各種尺子、修正液〔3〕裝訂類：大頭針、曲別針、剪刀、打孔機、訂書機、訂書釘、橡皮筋、膠帶、起釘器〔4〕歸檔用品：各種文件夾、檔案袋、收件日期戳〔5〕辦公設備專用易耗品：打字機用色帶、修正液等；復印機用黑盒等；計算機用磁盤、磁盤盒等。3、辦公易耗品要按以下方法進行存儲：〔1〕儲藏間或物品柜要上鎖〔2〕各類物品要貼標簽〔3〕新物品置于舊物品的下面〔4〕體積大、分量重的放置在最下面〔5〕小的物品、常用的物品應放在前面，易于見到和領取〔6〕儲藏間要有良好的通風和照明，房間保持枯燥〔7〕訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人培訓方法：分組討論、“怎樣選擇供給商？〞情景練習；把學生分為兩組，一組模擬供給商，向另一組模擬辦公室人員推銷辦功用品，在標準劃定的范圍內，使雙方都進入角色，教師可以作為裁判，根據雙方的表現(xiàn)和最終的結果，即是否成功地采購或銷售出辦公用品。來為學生打分。培訓方法：講課、討論、模擬購物實際操作四、辦公設備的維修與平安維修安全辦公設備故障登記本辦公設備平安標準辦公設備維修記錄四、辦公設備的維修與平安1、故障登記本：日期設備故障情況故障報告人采取的措施修理日期 2、做好辦公設備故障的維修記錄維修記錄應包括以下信息：設備及設備供給商的名字；設備所在的位置及購置日期和費用；維修協(xié)議和協(xié)議的細節(jié)；上次檢查設備的日期和人員；設備損害的記錄、發(fā)生故障的類型及修理費用3、辦公設備平安使用標準設備平安使用標準：使用設備時應禁止：使用設備時應做到：負責管理設備的人員應幫助和提醒他人四、辦公設備的維修與平安1、辦公設備故障報告與記錄辦公設備的故障報告應注意如下幾點：〔1〕大多數(shù)單位有記錄設備或效勞出現(xiàn)故障或缺陷的規(guī)定。應任命一名工作人員負責一件設備，例如傳真機或復印機?！?〕當辦公設備出現(xiàn)故障時，要及時與負責此項設備的工作人員報告?！?〕工作人員接到報告后，應及時向在有關管理人員或辦公室主任報告，由其與售后效勞工程師或租借設備的公司聯(lián)系進行維修。〔4〕一般單位保存“故障登記〞本，工作人員發(fā)現(xiàn)故障后，應在上面記錄相關的細節(jié)。故障登記本如下表示：日期設備故障情況故障報告人采取的措施修理日期

2、簡述辦公設備平安使用標準？所有工作人員在使用設備時，應遵守相關平安操作和使用標準?！?〕設備平安使用標準包括以下幾個方面：〔2〕使用設備時應禁止：〔3〕使用設備時應做到：〔4〕負責管理設備的人員應幫助和提醒他人。3、做好辦公設備故障的維修記錄維修記錄應包括以下信息：〔1〕設備及設備供給商的名字；〔2〕設備所在的位置及購置日期和費用；〔3〕維修協(xié)議和協(xié)議的細節(jié)；〔4〕上次檢查設備的日期和人員；〔5〕設備損害的記錄、發(fā)生故障的類型及修理費用。培訓方法：分組討論“辦公設備平安的必要性?〞設備事故現(xiàn)場模擬;把學生分為兩組一組模擬辦公室人員操作辦公設備,另一組模擬檢查人員,指出存在的平安隱患.平安操作演習,一局部學生扮演假設的違章者