宴會(huì)作業(yè)流程

宴會(huì)作業(yè)流程2023/12/27宴會(huì)作業(yè)流程宴會(huì)可分為「業(yè)務(wù)」與「執(zhí)行服務(wù)」兩大部份，業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)招攬客人，執(zhí)行服務(wù)單位負(fù)責(zé)達(dá)成客人所要求的服務(wù)。宴會(huì)作業(yè)流程宴會(huì)流程步驟依序?yàn)椋呵⒃冾A(yù)約確認(rèn)及簽訂定席合約書(shū)場(chǎng)地?cái)[設(shè)與規(guī)劃發(fā)佈宴會(huì)通知單再次確認(rèn)各單位工作計(jì)劃的擬定宴會(huì)場(chǎng)地佈置服務(wù)工作的執(zhí)行帳單結(jié)清追蹤建檔等12個(gè)階段。宴會(huì)作業(yè)流程一、洽詢洽詢的方式有三種：來(lái)電、書(shū)信和親自前往。一旦得悉顧客有舉辦宴會(huì)之意願(yuàn)，訂席人員最好能邀請(qǐng)顧客親自到宴會(huì)現(xiàn)場(chǎng)看場(chǎng)地。由訂席人員就現(xiàn)地設(shè)備清楚的為顧客解答說(shuō)明，不但可以增加說(shuō)服力，亦可大幅提高成功的機(jī)率。宴會(huì)作業(yè)流程在洽詢的過(guò)程中，負(fù)責(zé)接洽的訂席人員必須備妥足夠的資料供顧客參考，例如：場(chǎng)地圖、容量表、租金一覽表、餐飲標(biāo)準(zhǔn)收費(fèi)表、飲料價(jià)目表及器材租借表等。宴會(huì)作業(yè)流程由於不同桌數(shù)與不同型態(tài)的宴會(huì)所適合的廳別不盡相同，是以宴會(huì)廳設(shè)有許多隔間以變化符合顧客需求。所有宴會(huì)廳別對(duì)於不同宴會(huì)類型之容量，皆應(yīng)詳細(xì)敘述於宴會(huì)部提供的場(chǎng)地圖和容量表中，方便顧客參考。宴會(huì)作業(yè)流程二、預(yù)約假使顧客有意願(yuàn)預(yù)約宴會(huì)，訂席人員便需問(wèn)清楚其宴會(huì)的日期、時(shí)間、宴會(huì)名稱、性質(zhì)以及聯(lián)絡(luò)人之姓名、電話，並詳細(xì)記錄之。宴會(huì)廳提供報(bào)價(jià)單給顧客後，亦需正確無(wú)誤的將資料轉(zhuǎn)達(dá)給其他相關(guān)人員。宴會(huì)作業(yè)流程訂席所需之資料，為方便記錄，應(yīng)設(shè)計(jì)宴會(huì)洽談表。如果顧客只是「暫訂」宴席，訂席單位則必須對(duì)其保持追蹤，付完訂金才表示該宴會(huì)廳場(chǎng)地確實(shí)已被訂下。宴會(huì)作業(yè)流程決定宴會(huì)菜單內(nèi)容時(shí)，不但要瞭解顧客預(yù)算與喜好，也需考慮季節(jié)、成本、飯店廚房器材設(shè)備以及服務(wù)技術(shù)等問(wèn)題?？v使客戶資料可以全部輸入電腦，但是其往來(lái)文件仍需建檔保存?zhèn)洳?，尤其簽約文件仍需在宴會(huì)結(jié)束後結(jié)帳時(shí)取出做為計(jì)價(jià)的依據(jù)。宴會(huì)作業(yè)流程三、確認(rèn)及簽定訂席合約書(shū)業(yè)務(wù)人員將雙方所同意的事項(xiàng)，記錄在合約書(shū)上，並請(qǐng)客人簽字以保障客人與飯店自身的權(quán)利。合約簽訂後，須向客人酌收費(fèi)用為訂席之訂金。宴會(huì)作業(yè)流程以漢來(lái)大飯店訂席合約書(shū)為例，其內(nèi)容包括12項(xiàng)，分別為：(p.152)宴會(huì)作業(yè)流程四、場(chǎng)地?cái)[設(shè)與規(guī)劃每一個(gè)宴會(huì)都有不同的格局，必須根據(jù)宴會(huì)廳型態(tài)、宴會(huì)廳場(chǎng)地大小、用餐人數(shù)多寡以及主辦者偏好等因素，決定宴會(huì)場(chǎng)地的擺設(shè)規(guī)劃。所以同一場(chǎng)地可依顧客不同的要求擺設(shè)成酒席、酒會(huì)或會(huì)議室等。宴會(huì)作業(yè)流程一、餐會(huì)首先要決定採(cǎi)用圓桌或長(zhǎng)方桌桌子類型決定後，便需決定主桌的設(shè)定位置若為大型宴會(huì)，則尚需配合舞臺(tái)的佈置與設(shè)計(jì)宴會(huì)作業(yè)流程二、開(kāi)會(huì)或講習(xí)會(huì)最常用的是「教室型」或「戲院型」，也可採(cǎi)用U字型排列除了桌椅之外，均須備有講臺(tái)宴會(huì)作業(yè)流程三、酒會(huì)酒會(huì)擺設(shè)主要在規(guī)劃酒吧臺(tái)與開(kāi)胃菜臺(tái)的位置，並設(shè)計(jì)客戶所欲表達(dá)之宴會(huì)主題。擺設(shè)時(shí)，需注意擺設(shè)臺(tái)的裝飾酒會(huì)的燈光應(yīng)該要比平常宴會(huì)燈光稍暗宴會(huì)作業(yè)流程四、自助餐自助餐的座位安排可參照餐會(huì)的擺設(shè)方式，但需特別考慮自助餐臺(tái)的設(shè)置。自助餐臺(tái)除需考慮客人在入門時(shí)即容易見(jiàn)到的易見(jiàn)性之外，廚房補(bǔ)菜的便利性亦是重要的考量因素之一。宴會(huì)作業(yè)流程五、發(fā)布宴會(huì)通知單訂席組在與客戶談妥宴會(huì)細(xì)節(jié)後，對(duì)內(nèi)應(yīng)發(fā)佈一份類似公文的宴會(huì)通知單，告之各宴會(huì)相關(guān)單位應(yīng)負(fù)責(zé)執(zhí)行之工作。宴會(huì)通知單的內(nèi)容包括有契約書(shū)中的主要資料，以及各單位所需準(zhǔn)備的物品內(nèi)容事項(xiàng)。各單位工作內(nèi)容p.167宴會(huì)作業(yè)流程六、再次確認(rèn)為因應(yīng)顧客臨時(shí)的變動(dòng)，訂席人員應(yīng)在宴會(huì)舉辦前一週，再與顧客確認(rèn)宴會(huì)相關(guān)事項(xiàng)，將發(fā)生錯(cuò)誤的可能性降至最低。宴會(huì)變更單應(yīng)詳細(xì)記載原案和變更後的修訂內(nèi)容，並將變更之訊息確實(shí)傳達(dá)相關(guān)部門。宴會(huì)作業(yè)流程七、各單位工作計(jì)劃的擬定大致有三個(gè)原則1.由各單位依照所收到的宴會(huì)通知單，各自擬定所負(fù)責(zé)部份之工作計(jì)劃2.若為特殊宴會(huì)，宴會(huì)部可將各單位集合開(kāi)會(huì)，共同籌劃3.工作計(jì)劃與服務(wù)作業(yè)有關(guān)者，必須事先預(yù)估所需之服務(wù)員人數(shù)以及餐具、布巾等數(shù)量。宴會(huì)作業(yè)流程八、宴會(huì)場(chǎng)地佈置宴會(huì)何時(shí)開(kāi)始佈置端視宴會(huì)複雜程度而定?？蛻羧粲惺孪冗M(jìn)場(chǎng)佈置的需求，負(fù)責(zé)人員應(yīng)先瞭解該場(chǎng)地是否有空檔，並依照宴會(huì)廳大小收取場(chǎng)租。宴會(huì)作業(yè)流程九、服務(wù)工作的執(zhí)行服務(wù)前集合開(kāi)會(huì)事前工作的協(xié)調(diào)，並給予現(xiàn)場(chǎng)人員精確的指示，臨時(shí)人員的訓(xùn)練等。迎接顧客光臨門口迎賓、衣帽間、入口處之接待桌宴會(huì)作業(yè)流程服務(wù)時(shí)需注意事項(xiàng)1.宴會(huì)服務(wù)單位為執(zhí)行服務(wù)的主力，然須瞭解客戶對(duì)於餐飲服務(wù)的喜好及要求。2.服務(wù)人員若於執(zhí)行中遇到一些突發(fā)事件，必須馬上向宴會(huì)經(jīng)理反應(yīng)，以便做最快速且最適當(dāng)?shù)奶幚怼?.服務(wù)人員在服務(wù)當(dāng)中應(yīng)謹(jǐn)言慎行，不能竊竊私語(yǔ)或?qū)︻櫩托袨橥优u(píng)。4.服務(wù)部門主管應(yīng)致力於提昇服務(wù)人員的反應(yīng)能力，並需耐心的對(duì)待員工。5.服務(wù)人員應(yīng)隨時(shí)留意客人的需求。宴會(huì)作業(yè)流程十、帳單結(jié)清宴會(huì)接近尾聲時(shí)，負(fù)責(zé)結(jié)帳的領(lǐng)班就必須開(kāi)始清點(diǎn)所有必須計(jì)價(jià)的項(xiàng)目。然後再依單價(jià)和實(shí)際消費(fèi)數(shù)量，結(jié)算出總消費(fèi)金額。宴會(huì)作業(yè)流程十一、追蹤宴會(huì)結(jié)束後，應(yīng)由該次負(fù)責(zé)接洽人員親自拜訪或打電話對(duì)客戶表達(dá)感謝之意，並追蹤對(duì)此次宴會(huì)的滿意度以及所需改進(jìn)的地方。宴會(huì)作業(yè)流程十二、建檔專設(shè)檔案以保存舉辦過(guò)的宴會(huì)