關(guān)于推行無(wú)紙化辦公模式的思考

PAGE第3頁(yè)共3頁(yè)關(guān)于推行無(wú)紙化辦公模式的思考在現(xiàn)今社會(huì)，以經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的公司日常經(jīng)營(yíng)管理為例，合理的使用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行經(jīng)營(yíng)管理代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工的管理模式可以有效的提高公司的工作效率，使公司在日趨激烈的商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)有利形式，取得先人一步的商機(jī)。工作人員通過一定的軟件操作界面，進(jìn)行幾個(gè)簡(jiǎn)單的按鈕操作和文字輸入，就可以完成平時(shí)的工作，而且通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的輔助，可以隨時(shí)記錄當(dāng)時(shí)的工作情況和重要信息的保存，從而使公司的經(jīng)營(yíng)管理工作完全擺脫紙筆記錄和人員繁復(fù)操作的情況，大大降低了繁復(fù)工作所帶來(lái)的高失誤率，提高了工作效率，并且有助于提高工作的保密性和各種信息保存的安全性。工作人員避免了因?yàn)槟承┕ぷ鞫坏貌煌Ｏ率诌叺墓ぷ魅ズ蛣e的人員頻繁見面的情況，只需通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行一定范圍內(nèi)的相互通信，使用幾個(gè)簡(jiǎn)單的操作就可以省卻許多不必要的麻煩。適用于公司日常經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的無(wú)紙化辦公系統(tǒng)對(duì)于一個(gè)公司企業(yè)來(lái)說(shuō)是十分具有現(xiàn)實(shí)意義的。一、辦公自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用的現(xiàn)狀現(xiàn)代社會(huì)，為了提高辦公效率，網(wǎng)上辦公已經(jīng)非常的普遍，辦公自動(dòng)化技術(shù)（以下簡(jiǎn)稱OA）應(yīng)用十分廣泛。這樣的系統(tǒng)有一個(gè)共同點(diǎn)，那就是很好地滿足了用戶處理單一任務(wù)的應(yīng)用需求。但是在推廣這種新的辦公方式的時(shí)候，也發(fā)現(xiàn)了很多問題：由于計(jì)算機(jī)知識(shí)的普及程度不夠，操作水平參差不齊，很多工作人員不會(huì)或不能熟練操作辦公自動(dòng)化軟件；網(wǎng)上辦公與傳統(tǒng)手工辦公有著流程的差異，使得辦公習(xí)慣上難以改變，難以真正實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)性流程。二、應(yīng)用需求從實(shí)際考慮，我們對(duì)于網(wǎng)上辦公的期望有三個(gè)方面：一是領(lǐng)導(dǎo)易于辦公；二是提高工作效率；三是降低辦公成本，而且易學(xué)、易用，滿足實(shí)際辦公的需求。要滿足上述目標(biāo)，需逐步做好以下幾點(diǎn)：1、硬件保證根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)管理和各方面工作實(shí)際需要，增配后臺(tái)服務(wù)設(shè)備、足夠的計(jì)算機(jī)并開通絡(luò)。2、軟件保證結(jié)合工作實(shí)際，選擇專業(yè)公司編寫可滿足公司日常經(jīng)營(yíng)管理功能的OA系統(tǒng)軟件，同時(shí)注意系統(tǒng)的安全性、保密性。還應(yīng)考慮兼容性、易操作性等。3、制度保證制定規(guī)范的OA系統(tǒng)管理制度，明確操作流程，做好培訓(xùn)。綜上，OA系統(tǒng)的推行，必須重視易學(xué)易用性，保證使用方便，減少培訓(xùn)工作量；重視網(wǎng)絡(luò)安全性，保證有關(guān)內(nèi)容、數(shù)據(jù)無(wú)法被篡改或丟失；重視高度自動(dòng)，化，使各個(gè)部門、各個(gè)環(huán)節(jié)的單獨(dú)處理工作串聯(lián)起來(lái)，同時(shí)也能處理流程上多環(huán)節(jié)的任務(wù)。三、無(wú)紙化辦公的效果無(wú)紙化辦公系統(tǒng)通過對(duì)各辦公要素的閉環(huán)整合，實(shí)現(xiàn)了工作流、信息流和知識(shí)流的整合管理，提供了一個(gè)科學(xué)、開放、先進(jìn)的信息化辦公平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，并進(jìn)行遠(yuǎn)程辦公或在家辦公。無(wú)紙化辦公將人從繁瑣、無(wú)序、低端的工作中解放出來(lái)從事核心事務(wù)，整體提高了單位辦事效率和對(duì)信息的可控性，降低辦公成本，提高執(zhí)行力，使管理趨于完善。其具體效果有四個(gè)方面:1、整合資源：通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將單位各種資源集成在一個(gè)平臺(tái)上進(jìn)行管理使用，實(shí)現(xiàn)各種資源的互相促進(jìn)和增值，形成正規(guī)、科學(xué)、開放的單位的制度和文化，保持單位旺盛的生命力，保證企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。2、加快信息流通：公司下達(dá)的文件、通知、任務(wù)可以在幾秒鐘內(nèi)同時(shí)傳達(dá)到相關(guān)人員，無(wú)任何中間環(huán)節(jié)。所有工作人員的意見和建議都可以暢通無(wú)阻的直接反饋到最高領(lǐng)導(dǎo)層，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、改進(jìn)過程。工作人員們能夠在網(wǎng)上輕松、直接、公平的發(fā)言、交流，建立融洽的團(tuán)隊(duì)關(guān)系和單位文化。3、規(guī)范辦公流程：建立管理機(jī)制，使工作人員責(zé)任明確，權(quán)限分明，具體事務(wù)落實(shí)到人，查有所依，杜絕推脫、扯皮現(xiàn)象。徹底消除信息傳遞中的阻塞、延誤、失真，保證正確、及時(shí)的反應(yīng)。4、提高辦事效率：有效協(xié)調(diào)多部門之間的協(xié)同工作問題，實(shí)現(xiàn)高效協(xié)作辦公，各項(xiàng)工作任務(wù)可隨時(shí)查看其進(jìn)度情況和跟蹤監(jiān)督，提高執(zhí)行效率和力度。四、目前推行情況及今后計(jì)劃1、去年的四個(gè)一課題，公司辦選定實(shí)施了“關(guān)于實(shí)行公司一級(jí)公文傳遞、會(huì)務(wù)管理電子化的研究”的活動(dòng)課題，為各單位設(shè)置企業(yè)郵箱，配合制定下發(fā)相關(guān)工作方案。課題運(yùn)行至今，請(qǐng)示公文方面：各單位上報(bào)的請(qǐng)示類公文已全部實(shí)行電子版?zhèn)浯?，目前正在修訂《?qǐng)示報(bào)告管理制度》，計(jì)劃今后明確會(huì)知及辦理時(shí)限，對(duì)公司領(lǐng)導(dǎo)批示全部登記，按周催（督）辦，按月考核。會(huì)議材料電子化方面：以百萬(wàn)噸棒材達(dá)產(chǎn)工作協(xié)調(diào)推進(jìn)例會(huì)為代表，部分專題會(huì)議的會(huì)議材料在會(huì)前能夠發(fā)至參會(huì)人員，匯報(bào)單位利用電子設(shè)備現(xiàn)場(chǎng)演示電子文本并作簡(jiǎn)要匯報(bào)，節(jié)約了會(huì)議時(shí)間，提高了會(huì)議效率和質(zhì)量；以經(jīng)理辦公會(huì)、黨政聯(lián)席會(huì)議為代表的公司級(jí)會(huì)議，會(huì)議通知以電子文本提前發(fā)至各參會(huì)單位郵箱，并同時(shí)通過電話提醒查收，減少了耗材用量和不必要的勞動(dòng)時(shí)間。2、目前，在公司未啟動(dòng)實(shí)施OA項(xiàng)目前，如何推行好無(wú)紙化辦公模式?（1）公司領(lǐng)導(dǎo)支持，提高會(huì)議的計(jì)劃性，并在公司級(jí)會(huì)議要求匯報(bào)單位使用電子版匯報(bào)。（2）各二級(jí)單位支持，必須保證每天專人定時(shí)登錄郵箱及時(shí)查收、處理郵件。3、無(wú)紙化辦公與降本增效無(wú)紙化辦公的優(yōu)點(diǎn)，直觀的是節(jié)約紙張等耗材以及因此帶來(lái)的環(huán)保效應(yīng)，但重點(diǎn)不在直接的經(jīng)濟(jì)效益方面，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公不能簡(jiǎn)單地和節(jié)約紙張畫等號(hào)。因?yàn)橥菩蠴A系統(tǒng)，硬件、軟件的直接投入及日常的