秘書部部門規(guī)章制度

秘書部部門規(guī)章制度第一章總則第一條目的和依據(jù)1.1目的：為了規(guī)范秘書部的工作流程，提高工作效率，保證部門的正常運(yùn)行。1.2依據(jù)：本規(guī)章制度根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和部門實(shí)際情況制定。第二條部門職責(zé)2.1秘書部是公司的行政支持部門，負(fù)責(zé)協(xié)助管理層進(jìn)行日常行政工作，包括文件管理、會(huì)議組織、辦公設(shè)備維護(hù)等。2.2秘書部需密切配合各部門之間的協(xié)作，及時(shí)處理和傳達(dá)各類文件、信息和文件，并保護(hù)公司的商業(yè)機(jī)密。2.3秘書部應(yīng)當(dāng)保持高度機(jī)密性，對接收的文件和信息進(jìn)行保密，不得私自泄露。第二章部門管理第三條部門設(shè)置3.1秘書部設(shè)主任1名，副主任2名，秘書多名，具體人數(shù)根據(jù)部門工作需要確定。3.2部門設(shè)置應(yīng)與公司其他部門密切配合，確保行政工作的順利進(jìn)行。第四條部門職責(zé)4.1主任負(fù)責(zé)秘書部的日常管理工作，協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作并負(fù)責(zé)向公司高層匯報(bào)。4.2副主任協(xié)助主任進(jìn)行部門的管理與工作安排。4.3秘書負(fù)責(zé)文件管理、會(huì)議組織、行政協(xié)調(diào)等具體工作，并配合其他部門的工作需求。第五條工作流程5.1秘書部根據(jù)公司需要制定工作計(jì)劃和目標(biāo)，定期向公司高層匯報(bào)工作進(jìn)展。5.2秘書部應(yīng)及時(shí)查閱和處理公司內(nèi)外部來往文件，并按照流程進(jìn)行歸檔和保存。5.3秘書部應(yīng)協(xié)助公司召開重要會(huì)議，包括會(huì)議室預(yù)約、材料準(zhǔn)備、會(huì)議記錄等工作。5.4秘書部需與人力資源部緊密配合，提供行政支持，包括員工入職、離職手續(xù)的辦理等。第三章文件管理第六條來文登記6.1秘書部應(yīng)設(shè)立來文登記制度，對每一份來文進(jìn)行登記，包括文件名、份數(shù)、緊急程度等。6.2來文登記表應(yīng)包括來文的登記日期、領(lǐng)導(dǎo)批示意見、辦理進(jìn)度等內(nèi)容，并及時(shí)更新。第七條發(fā)文管理7.1發(fā)文前，秘書部應(yīng)組織起草、審批和簽發(fā)工作，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行。7.2發(fā)文應(yīng)注明文件名稱、字號(hào)、發(fā)布單位、文件編號(hào)等內(nèi)容，并及時(shí)送達(dá)相關(guān)部門。7.3發(fā)文后，秘書部應(yīng)建立文件的復(fù)制、歸檔和銷毀制度，妥善保存文件，并定期進(jìn)行文件的清理工作。第八條機(jī)密文件管理8.1對于涉及商業(yè)機(jī)密的文件，秘書部應(yīng)采取特殊的保密措施，并對涉密文件制定明確的管理辦法。8.2秘書部應(yīng)設(shè)立機(jī)密文件存放區(qū)，并設(shè)立相關(guān)權(quán)限管理，嚴(yán)格控制有權(quán)訪問機(jī)密文件的人員。8.3機(jī)密文件存放區(qū)應(yīng)定期進(jìn)行檢查，確保文件的安全性和完整性。第四章會(huì)議組織第九條會(huì)議準(zhǔn)備9.1秘書部應(yīng)提前確定會(huì)議日期、時(shí)間和地點(diǎn)，并通知與會(huì)人員。9.2秘書部應(yīng)協(xié)助相關(guān)部門準(zhǔn)備會(huì)議材料，包括議程、會(huì)議紀(jì)要等。第十條會(huì)議主持10.1秘書部應(yīng)在會(huì)議開始前及時(shí)到場，協(xié)助會(huì)議主持人進(jìn)行會(huì)議的組織和流程控制。10.2秘書部應(yīng)記錄會(huì)議要點(diǎn)和決議，并及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，發(fā)送給與會(huì)人員并保存檔案。第十一條會(huì)議后續(xù)11.1秘書部應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要中的要求，協(xié)助各部門負(fù)責(zé)人及時(shí)完成相關(guān)工作。11.2秘書部應(yīng)對會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行整理和歸檔，并確保會(huì)議紀(jì)要的安全性和及時(shí)性。第五章工作紀(jì)律第十二條出勤管理12.1秘書部應(yīng)按照公司的工作時(shí)間和規(guī)定，嚴(yán)格要求上班出勤和按時(shí)完成工作任務(wù)。12.2若有特殊情況不能按時(shí)到崗，應(yīng)提前請假并報(bào)告主任或副主任。第十三條保密責(zé)任13.1秘書部應(yīng)保守公司和客戶的商業(yè)機(jī)密，不得私自泄露。13.2對于涉及商業(yè)機(jī)密的文件和信息，秘書部應(yīng)嚴(yán)格保密，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行保護(hù)。第十四條行為規(guī)范14.1秘書部成員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和職業(yè)素養(yǎng)，能夠保持積極向上的工作態(tài)度。14.2秘書部成員應(yīng)尊重集體，嚴(yán)格遵守公司相關(guān)規(guī)定，不得從事違法違紀(jì)行為。第六章附則第十五條規(guī)章修訂15.1對本規(guī)章制度的修訂，應(yīng)由秘書部內(nèi)部討論并報(bào)請主任審批。15.2修