衛(wèi)生院檔案管理制度條例

衛(wèi)生院檔案管理制度條例匯報(bào)人：日期:目錄引言檔案管理原則與要求檔案分類與歸檔檔案保管與維護(hù)檔案使用與借閱檔案管理監(jiān)督與考核附則與附件01引言目的為了規(guī)范衛(wèi)生院檔案管理，提高檔案使用效率和安全性，促進(jìn)衛(wèi)生院管理和決策的科學(xué)化，制定本條例。背景衛(wèi)生院在醫(yī)療、科研、教學(xué)等方面積累了大量的檔案資料，這些資料對(duì)于衛(wèi)生院的發(fā)展和決策具有重要意義。為了更好地管理和利用這些檔案，衛(wèi)生院需要建立完善的檔案管理制度。目的和背景衛(wèi)生院檔案是指衛(wèi)生院在醫(yī)療、科研、教學(xué)等活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。定義本條例適用于衛(wèi)生院所有科室、部門和個(gè)人的檔案管理工作，包括醫(yī)療檔案、人事檔案、設(shè)備檔案、財(cái)務(wù)檔案等。范圍定義與范圍02檔案管理原則與要求檔案的收集、整理、存儲(chǔ)和利用應(yīng)由專門的檔案管理部門或人員負(fù)責(zé)，實(shí)行統(tǒng)一管理，不得分散、私藏或外泄。檔案管理部門應(yīng)建立完善的檔案管理制度和流程，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。統(tǒng)一管理原則VS根據(jù)檔案的重要性和密級(jí)程度，實(shí)行分級(jí)管理，不同級(jí)別的人員具有不同的權(quán)限和責(zé)任。檔案的查閱、復(fù)制和外借等操作應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行，確保檔案的安全和保密。分級(jí)負(fù)責(zé)原則檔案應(yīng)按照其重要性和密級(jí)程度進(jìn)行分類，并采取相應(yīng)的保密措施，防止信息泄露和不當(dāng)使用。在保證檔案安全的前提下，應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息的共享和利用，提高檔案的利用效率。保密與共享要求03檔案分類與歸檔文書檔案歸檔范圍：包括但不限于衛(wèi)生院的各種文件、信函、電報(bào)、傳真以及電子文件等。歸檔時(shí)間：每周一次，每季度進(jìn)行一次整理，年底進(jìn)行總整理。保存期限：永久保存。人事檔案歸檔范圍：包括衛(wèi)生院員工的個(gè)人履歷、考核鑒定、學(xué)歷學(xué)位證明、職稱評(píng)定、黨團(tuán)材料等。歸檔時(shí)間：新員工入職后一周內(nèi)，員工晉升或離職后一周內(nèi)。保存期限：永久保存。包括但不限于衛(wèi)生院的各種財(cái)務(wù)報(bào)表、賬簿、憑證、審計(jì)報(bào)告等。歸檔范圍歸檔時(shí)間保存期限每月底進(jìn)行整理，年度結(jié)束后進(jìn)行總整理。永久保存，但涉密或涉及敏感信息的財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行保密處理。03財(cái)務(wù)檔案0201包括但不限于患者的門診病歷、住院病歷、手術(shù)記錄、檢查報(bào)告等。病歷檔案歸檔范圍每次診療結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)必須將病歷資料歸檔。歸檔時(shí)間根據(jù)相關(guān)法規(guī)和規(guī)定執(zhí)行，一般為永久保存。保存期限包括但不限于衛(wèi)生院的各種照片、錄音、錄像等多媒體文件。歸檔范圍實(shí)時(shí)歸檔，重要事件或診療過程結(jié)束后應(yīng)立即整理歸檔。歸檔時(shí)間根據(jù)相關(guān)法規(guī)和規(guī)定執(zhí)行，一般為永久保存。保存期限影像檔案04檔案保管與維護(hù)檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常保管與維護(hù)工作，包括檔案的整理、分類、標(biāo)識(shí)、借閱等。衛(wèi)生院院長負(fù)責(zé)監(jiān)督和管理全院的檔案工作，定期對(duì)檔案保管工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)。各部門負(fù)責(zé)人協(xié)助檔案管理員做好本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。檔案保管責(zé)任人檔案保管條件與安全檔案室應(yīng)設(shè)在衛(wèi)生院辦公樓的適宜位置，方便管理和借閱。檔案室應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲等設(shè)施，確保檔案的安全。檔案室應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)，避免陽光直射和高溫。對(duì)重要檔案應(yīng)進(jìn)行復(fù)制或數(shù)字化處理，以防止因保管不當(dāng)而造成損失。檔案定期備份與整理對(duì)所有檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，以防丟失或損壞。對(duì)過期檔案應(yīng)進(jìn)行清理和銷毀，以避免占用存儲(chǔ)空間和造成信息泄露。對(duì)備份檔案應(yīng)選擇適當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)介質(zhì)，如硬盤、光盤等，確保存儲(chǔ)安全和可靠性。對(duì)備份檔案應(yīng)定期檢查和整理，以確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。05檔案使用與借閱需要使用衛(wèi)生院檔案時(shí)，應(yīng)向檔案管理部門提出申請，說明使用目的、范圍和時(shí)間。檔案管理部門對(duì)使用申請進(jìn)行審核，根據(jù)檔案密級(jí)、內(nèi)容等因素決定是否批準(zhǔn)。使用申請審批流程檔案使用申請與審批檔案借閱規(guī)定與流程衛(wèi)生院檔案借閱需遵守相關(guān)規(guī)定，如僅限于指定人員、不得私自轉(zhuǎn)借等。借閱規(guī)定借閱檔案需經(jīng)過檔案管理部門審批，并按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。借閱流程復(fù)制規(guī)定禁止私自復(fù)制衛(wèi)生院檔案，如需復(fù)制需經(jīng)過檔案管理部門審批。掃描規(guī)定可以對(duì)衛(wèi)生院檔案進(jìn)行掃描，但需遵守相關(guān)規(guī)定，如不得涉及機(jī)密內(nèi)容等。檔案復(fù)制與掃描規(guī)定06檔案管理監(jiān)督與考核檔案管理監(jiān)督機(jī)制定期匯報(bào)與溝通監(jiān)督小組應(yīng)定期召開會(huì)議，聽取檔案管理工作匯報(bào)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并督促整改落實(shí)。檔案查閱與審計(jì)監(jiān)督小組應(yīng)定期對(duì)重要檔案進(jìn)行查閱和審計(jì)，確保檔案的真實(shí)性、完整性和安全性。設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組由衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)、檔案室負(fù)責(zé)人和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。03反饋與改進(jìn)根據(jù)考核結(jié)果，及時(shí)向檔案管理人員反饋存在的問題和不足，提出改進(jìn)意見和建議。檔案管理考核標(biāo)準(zhǔn)與方法01制定檔案管理考核標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)衛(wèi)生院實(shí)際情況，制定具體的檔案管理考核標(biāo)準(zhǔn)，包括檔案的收集、整理、分類、保管、利用等方面。02定期考核按照考核標(biāo)準(zhǔn)，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核，評(píng)估其工作績效和水平。在監(jiān)督和考核過程中，發(fā)現(xiàn)不合格的檔案應(yīng)立即進(jìn)行整改和處理。發(fā)現(xiàn)不合格檔案不合格檔案的整改與處理針對(duì)不合格的檔案，制定具體的整改措施，包括補(bǔ)充缺失資料、修改錯(cuò)誤信息、完善檔案分類等。整改措施整改完成后，應(yīng)對(duì)處理結(jié)果進(jìn)行再次檢查和審核，確保問題得到徹底解決。同時(shí)，應(yīng)將整改經(jīng)驗(yàn)總結(jié)歸納，避免類似問題再次發(fā)生。處理結(jié)果07附則與附件《中華人民共和國檔