企業(yè)集團財務共享服務中心建設運營探討

目錄TOC\o"1-3"\h\u24918摘要 保險業(yè)務系統(tǒng)保險收付費系統(tǒng)資金系統(tǒng)保險業(yè)務系統(tǒng)保險收付費系統(tǒng)資金系統(tǒng)第三方支付客戶總公司銀行賬戶費控系統(tǒng)圖1財務共享服務中心資金支付流程圖2.2.2費用管理系統(tǒng)對于大多數(shù)保險公司而言，管理預算和報銷費用通常被稱為費用管理系統(tǒng)。新華保險公司在原有傳統(tǒng)費率管理系統(tǒng)的基礎上，引入了財務共享服務中心，重新設計了費率管理系統(tǒng)的使用方式和流程。財務共享中心的費用管理系統(tǒng)連接到人員管理，日常業(yè)務管理，銷售管理等系統(tǒng)中去。其管理范圍包括人工成本，行政和銷售成本，預算成本等。財務共享中心平臺通過功能分配進行管理，并根據(jù)系統(tǒng)中設置的邏輯規(guī)則實施有效的人工后備管理。圖2顯示了新華保險公司目前正在實施的財務管理中心費用管理系統(tǒng)的具體操作。如果涉及預算管理，則預算專員會將單據(jù)掃描成像，并提交系統(tǒng)申請各級領導批準。不過，這種類型的批準目前受區(qū)域問題以及分支機構并不完全統(tǒng)一的影響。因此，目前依然存在根據(jù)所提交的書面版本，部門主管將進行審核，然后由部門經(jīng)理審核，最后由財務經(jīng)理批準的人工審核流程。確認線下批準后，具有“財務預算管理員”角色的員工必須在系統(tǒng)中對其進行審核，并將文檔更改為審核狀態(tài)。最后，由系統(tǒng)自動進行檢查并確認通過。在費用報銷管理中，提交文件并完成領導者的線下批準后，系統(tǒng)中的會計專員將任務確定為審核狀態(tài)。如果需要支付批準的報銷表格，出納員必須先記錄再付款。如果沒有付款步驟，則可以在系統(tǒng)中記錄線下批準。費用管理系統(tǒng)費用管理系統(tǒng)提交申請單線下審批審核通過提交單據(jù)線下審批審核線下支付線下支付線下審批審批審批審批審批部門經(jīng)理業(yè)務分管財務經(jīng)理總經(jīng)理圖2費用管理系統(tǒng)流程圖2.2.3影像系統(tǒng)影像系統(tǒng)是金融服務共享中心的組成部分，是其他系統(tǒng)運行的基礎。新華保險的影像系統(tǒng)主要組織和掃描紙質(zhì)合同和報銷單據(jù)表格，將其轉(zhuǎn)換為電子文件并將它們記錄在共享平臺上，以便該平臺上的其他系統(tǒng)和人員可以查看圖像。影像系統(tǒng)可以進一步標準化業(yè)務材料，促進集成管理，并促進固定的系統(tǒng)流程操作模式。在這種模式下，財務共享服務中心的員工可以在某一個固定時間內(nèi)收到他們的分工，并根據(jù)計劃按時完成工作。它從側(cè)面推動了當今辦公室的無紙化進程，并提高了整個運營中心的業(yè)務處理效率。工作流程如圖3所示。新華保險公司的子公司在處理報銷文件的紙質(zhì)版本時，會定期將報銷文件的紙質(zhì)版本發(fā)送給總部，在總部的財務共享服務中心的檔案管理員簽名后，將報銷文件僅作分類，分為特殊類別和常規(guī)類別。接下來，將準備好的條形碼粘貼到分類的報銷文件上。條形碼編號是從費用管理系統(tǒng)的業(yè)務訂單中獲得的。完成上述步驟后，檔案管理員使用條形碼閱讀器或條形碼槍掃描條形碼，并依次掃描一種紙質(zhì)材料。此時，輸入系統(tǒng)的單據(jù)的電子版本和編號將會生成為代辦任務，與開票系統(tǒng)中的編號相對應。財務共享中心的審計師可以通過計算機訪問這些文件，之后，再根據(jù)工作量和業(yè)務序列號完成審批。除了報銷文件之外，諸如會計憑證和銀行收據(jù)之類的信息也以這種方式輸入到系統(tǒng)中。使用這種數(shù)字工作的方法，新華保險公司過去已經(jīng)改變了過去必須一個一個地復制和比較文檔工作流程，從而節(jié)省了時間并降低了管理成本。紙質(zhì)紙質(zhì)文件影像系統(tǒng)影像文件總公司銀行賬戶費控系統(tǒng)圖3財務共享服務中心影像系統(tǒng)工作流程圖3新華保險公司財務共享服務中心建設運營中存在的問題降低運營成本是建立財務共享服務中心的主要目標之一。自2014年新華保險公司的財務共享服務中心正式啟動以來，該中心一直在穩(wěn)健運行，公司的保費收入逐年增加，不過，與此同時，同樣的資金成本也增加了。除了引入財務共享中心的那年以外，營業(yè)利潤以及業(yè)務管理費用逐年增加，但2015年至2017年的收入增長低于支出增長或支出增長率，這可以認為是費用增長快于營業(yè)利潤增長，而且尚未實現(xiàn)成本節(jié)省。財務共享服務中心的運作機制已經(jīng)逐漸成熟，到2018年成本增長率低于收入，但下降幅度較小。因此，需要優(yōu)化新華保險公司的財務共享中心，以達到降低成本，提高效率和促進公司發(fā)展的目標。3.1財務管理方面3.1.1費用報銷管理不完善由于保險公司具有分支機構范圍廣，分支機構眾多的特點，而保費收入的主要來源是縣以下的城市，因此下屬分支機構使用財務共享服務中心的水平會對整個共享中心的運營水平產(chǎn)生重大影響。由于新華保險公司子公司目前的成本管理模式無法統(tǒng)一。此外，根據(jù)模板無法完全執(zhí)行掃描和填寫報銷文件的基本紙質(zhì)版本。但是，關于財務共享服務中心概念的交流并不完善，管理和控制的水平也不一致。結(jié)果，下級機構無法完全理解該運行模式，因此，不容易將其投入實際運行。新華保險公司的子公司財務龔總?cè)藛T不熟悉電子版文件的處理，這減緩了費用管理和頂級公司報銷流程的進度。此外，許多分公司的費用申請依然采用紙質(zhì)文件，所謂線上流程不過是流于形式，但是在實際申請時，他們會使用紙質(zhì)文件查詢申請。一些分支機構忽略了系統(tǒng)后續(xù)維護的重要性。結(jié)果，盡管使用了財務共享服務中心，但它們并未實現(xiàn)其價值最大化。3.1.2資金管理方法不合理新華保險公司每天使用財務共享中心付款過程中，關鍵工作依然需要在線下執(zhí)行，也就是說，領導必須在線下批準并將其提交到平臺以進行在線等級和處理，最后由出納員完成付款和離線記錄。一方面，在月底通常由大筆付款，另一方面，財務人員在月底結(jié)算任務很繁重。在雙重壓力下，管理人員通常沒有足夠的精力來對每個業(yè)務進行監(jiān)督與審核，因此容易受到小額欺詐和工作失誤的影響，除此之外，還會引入某些財務風險。另一方面，除了按計劃的日常付款外，有些時候公司需要緊急匯款。新華保險的財務共享中心為應急支付業(yè)務建立了綠色通道和特殊政策支持，可以在領導批準后，就先行支付，之后在進行補登記錄工作，以便處理應急文件。但是，由于管理不善，綠色通道通常用于解決正常的非緊急業(yè)務，這些也影響了金融共享中心的標準化使用。3.1.3較高的稅收風險和稅收支出成本新華保險公司財務中心運營后，共享中心的大部分功能都集中在公司旗下的子公司上，由于新華保險公司的大多數(shù)分支機構都依然保留了一些不參與財務共享服務中心的財務人員，他沒有直接參與該中心的運作，這使兩個部分的財務人員存在溝通不及時，信息交流困難的問題。此外，屬于同一中心的財務人員無法與分支機構所屬的當?shù)囟悇站种苯油ㄐ?，降低了他們識別稅務風險的能力，但是由于稅務局自身工作繁忙，稅務部門沒有主動與商戶進行溝通，向其進行稅收優(yōu)惠政策的普及，從而常常導致公司失去了獲得優(yōu)惠稅收的機會。這也會增加稅收風險和稅收支出。財務共享服務中心在全國范圍內(nèi)使用，屬于各級分支機構的地區(qū)稅收政策和監(jiān)管程度都有所不同。集中于金融共享中心不可避免地給機構檢查和會計帶來了困難。3.2人力資源方面3.2.1人員流動風險新華保險公司引入財務共享服務中心后，財務文件需要由二級公司合并和處理，這避免了人員的職能分散，不過同時也大大增加了平臺財務人員的給你做強度和壓力。當新華保險公司在2014年開始使用網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)時，報銷的效率和及時性有所提高，但財務人員的工作卻比以前繁重。省級公司的財務主管必須使用掃描的電子文檔來進行報銷憑證的審核工作，一旦該標準不符合該標準或報銷材料格式不正確，則必須調(diào)用原始紙質(zhì)文檔進行比較，從而能夠發(fā)現(xiàn)問題所在，但是這種迭代審查的方法一方面增加了財務人員的工作量，另一方面，重復性工作很容易導致財務人員的疲憊感。目前，我國的人壽保險行業(yè)欣欣向榮，借助國民收入的提高以及群眾的保險意識的覺醒，公司氣氛活躍，因此，人員流動相對較大。新華保險公司自然具有這一行業(yè)的所有基本特征。在這種人員流動十分頻繁的公司環(huán)境中，財務共享服務中心和標準流程的機械化工作是不兼容的。財務共享服務中心的基本財務操作很簡單，但是需要非常高的精確度和全面的監(jiān)管知識。加入財務共享中心的所有新員工都需要接受培訓，并且需要很長時間才能獨立完成工作，這還不包括其在特殊情況下進行業(yè)務判斷的能力。但是，經(jīng)過培訓，財務人員也會逐漸意識到這種精簡的工作將是枯燥且重復的，之后一些員工開始認為個人價值的實現(xiàn)與長期培訓不符，降低了個人工作的積極性。另外，新華保險公司的整個財務流程處于相對基本的階段，旨在更加機械化。同時，發(fā)票業(yè)務的處理使用隨機自動分派因為每個員工的熟練程度都不同，系統(tǒng)不會根據(jù)經(jīng)驗或處理能力來考慮任務分配，一些新成員不勝其煩，工作壓力太大。這些問題導致財務中心人員大量流失，不僅減慢了工作效率，而且增加了培訓和招聘成本。3.2.2員工培訓力度不強在財務共享中心的財務人員的培訓技能也很重要。以新華保險公司的福建省分公司為例，財務共享人員的年度技能培訓費不到50,000元，人均平均培訓費用每年不到1,000元。實際上，技能培訓的實際成本（包括再教育研究和其他地方的在線課程的成本）非常低。另外，當前采用的再教育是一種在線教育方法，偶爾會進行大規(guī)模的會議培訓，而員工是否接受培訓取決于他們的意識和興趣。但是，實際工作具有很大的工作壓力，員工下班或加班后花私人時間觀看在線視頻課程是不切實際的，同時其實現(xiàn)的效果也沒有面對面線下培訓好。同時，在保險業(yè)財務共享服務中心的情況下，要處理許多文件，需要員工了解保費，保險產(chǎn)品或保險法規(guī)，才能更有效地處理保險業(yè)金融業(yè)務，這就需要員工在入職之后不斷進行業(yè)務的了解和學習。目前，公司對該培訓方面的關注不多，因此很難提高財務共享中心的整體水平。此外，盡管“財務共享中心”中的財務人員的工作職責相對單一且明確，但每個人僅負責財務流程中的一小部分。因此，員工僅了解其所負責業(yè)務環(huán)節(jié)的標準以及工作細節(jié)，而不能從整個業(yè)務流程開始熟悉，即員工對自己的工作對下一步的影響完全不了解，對于員工的自我成長十分不利，同時目前，集團公司沒有類似的團隊負責人，只是請經(jīng)驗豐富的員工以口頭方式協(xié)助其他員工進行監(jiān)督。并未將這一部分內(nèi)容以公司規(guī)定進行正式發(fā)文，這也就導致了整個職責權限未能明確，從而使得財務共享服務中心當某些員工由于個人情況，請假或離職后，無法有足夠能力的員工能夠填補其空缺。這是因為在培訓期間，每個人都只接受了他們將來需要做的工作的培訓，并且不了解工作流程中其他環(huán)節(jié)的工作要求，若公司尋找其他雇員進行崗位替代，其效率大大降低不說，甚至可能導致整個業(yè)務流程暫時癱瘓。這些問題是公司未對員工進行有效培訓的結(jié)果。3.3財務系統(tǒng)安全風險新華保險股份有限公司已經(jīng)完成了對財務共享服務中心使用過程的集中和高效管理，提高了辦公效率，但是使用互聯(lián)網(wǎng)帶來了便利的同時，也帶來了傳統(tǒng)業(yè)務操作過程中所不曾有的安全隱患。首先，使用影響系統(tǒng)（財務共享中心的核心系統(tǒng)之一）將紙質(zhì)文檔輸入電子文檔中。大多數(shù)文檔都需要電子簽名進行審核，但是也存在被書面或篡改的隱患。另外，建立基于網(wǎng)絡的金融共享中心，硬件很容易被破壞，軟件和程序系統(tǒng)很容易被病毒入侵或感染。如果軟件或系統(tǒng)受到攻擊，信息丟失平臺的崩潰是不可避免的。4新華保險公司公司財務共享服務中心建設運營優(yōu)化建議4.1財務管理方面4.1.1改善費用報銷管理因為保險合同是保險公司最為重要和核心的獲利手段，所以保險公司需要大量銷售人員來完成此任務，并且無法避免的需要承擔與之相關的高額報銷費用。通過以下方式優(yōu)化報銷系統(tǒng)的報告過程非常重要，根據(jù)新華保險公司的性質(zhì)和特點，這種結(jié)構可以進行改善和優(yōu)化。如圖4所示，改造的中心思想是通過將費用管理系統(tǒng)，將非人工和人工會計合并到一個系統(tǒng)中。首先，將完成提單業(yè)務批準和費用管理系統(tǒng)的財務審查后的付款信息傳遞到資金管理系統(tǒng)以進行資金清算。然后，資金管理系統(tǒng)通過外部銀行或第三方結(jié)算資金，并將付款的成功或失敗傳遞給費用管理系統(tǒng)。這種設計完成了整個業(yè)務系統(tǒng)的閉環(huán)，使其更加完整，并使后續(xù)工作更加輕松。提交申請單提交申請單業(yè)務審批財務審核資金結(jié)算外部銀行第三方圖4費用報銷流程的完善流程4.1.2資金管理方法不合理首先是針對緊急付款流程進行優(yōu)化?？紤]到某些公司經(jīng)常使用綠色通道進行常規(guī)文檔的緊急處理，首先分析使用綠色通道進行近些年緊急付款的原因，以及特殊緊急服務的實際年平均數(shù)，需要檢查百分比。此比率被設置為金融共享中心的“特殊事件綠色通道”比率的上限，若超過此上限，此時系統(tǒng)將拒絕處理緊急付款項目。同時，驗證付款原因的剩余百分比。查找不合理的付款原因，保留每個業(yè)務環(huán)節(jié)的處理人，并采取懲罰措施進行批評。嚴格驗證付款程序并重新制定例外標準。嚴格控制緊急服務數(shù)量。其次，考慮一個日常項目。新華保險公司財務部每年對招募的財務實習生，可以安排簡單的日常數(shù)據(jù)錄入。這不僅減輕了財務人員的壓力，而且還完成了對輸入信息的雙重檢查。4.1.3減少稅收支出和風險新華保險公司的財務共享服務中心需要同時加強對稅務負責人和稅務專員的管理水平。公司需要聘請具有稅務專業(yè)知識的稅務專業(yè)人員，以增強他們進行稅務合理籌劃的能力，同時相關負責人還將為稅務機關舉辦由上級公司主持的有關稅收知識的講座，以跟上最新，全面和與稅收相關的政策優(yōu)惠，并為公司獲得優(yōu)惠。并鼓勵財務中心相關人員參加培訓。將來，隨著金融共享中心的逐漸成熟，新華保險公司可能會在其能力和財務狀況范圍內(nèi)建立專門的稅務籌劃部門。稅務籌劃知識包括很多有關稅法和財務會計的知識，只有十分了解相關規(guī)定的專家才能根據(jù)實際情況做出準確的決定。在此階段，負責為工作納稅的財務人員定期參加總部或當?shù)毓镜闹R培訓講座，為了避免工作壓力過大導致員工無法正常學習，公司還可以實施考試獎勵制度。同時，需要加強與稅務局的溝通并獲得直接的稅收優(yōu)惠信息。另一種模式是使用稅收外包，稅務專業(yè)性強，且操作難度較大，一旦發(fā)生問題，往往涉及經(jīng)濟犯罪，培訓內(nèi)部員工通常需要大量的精力和金錢。目前，許多成熟的專業(yè)團隊正在從事稅收業(yè)務。公司只需要比較和選擇合適的公司就可以共同工作并支付一定的費用，這還可以幫助減少稅費并促進業(yè)務規(guī)范的發(fā)展。4.2人力資源開發(fā)措施4.2.1提升人員價值金融共享中心的財務人員是該系統(tǒng)成功穩(wěn)定運行的重要力量，調(diào)動員工的積極性也是保險公司業(yè)務的關鍵特征。因此，當從原始財務工作方式轉(zhuǎn)換為面向流程的共享平臺時，讓財務人員從單一且繁雜的工作找到其價值對于優(yōu)化財務共享中心至關重要。4.2.2加大員工技能培訓與大型保險公司一樣，各類會議和培訓是非常常規(guī)的活動，新華保險有限公司從以下幾點上可以滿足并增強財務利益相關者的注意力，本文主要提出三個方面：財務人員論壇，財務共享會議和專業(yè)技能培訓課，以減輕財務中心人員工作的壓力，增加每個人的工作熱情并創(chuàng)造更好的財務辦公環(huán)境。第一個是財務人員論壇。會議由公司財務專業(yè)負責人主持。每次論壇可以邀請杰出的保險業(yè)一線員工為特別嘉賓?，F(xiàn)場工作人員的熱情會感染內(nèi)部人員并增加他們的熱情。同時，現(xiàn)場工作人員熟悉保險業(yè)務，這有助于財務人員改善他們的對于保險的認識，從而幫助其提升文檔處理的速度，了解各類文檔的作用以及背后的相關知識。財務主管還可以通過論壇與員工及時溝通，找到優(yōu)秀的人才，并解決因日程安排繁忙而在平時工作中無法及時解決的問題。扁平化的層次結(jié)構使會議氣氛更輕松，并且效果更好。二是召開財務共享會議。舉行內(nèi)部財務交流會議，從彼此的內(nèi)部的經(jīng)驗分享開始。對于財務人員，他們在日常工作中對使用更多的技能或數(shù)據(jù)處理經(jīng)驗進行總結(jié)，并由辦公室中的技術能手進行共享。同時，不同崗位的員工也可以共享此崗位的工作心得，工作中的閃光點。主要工作過程是使不同職位之間的對接更加順暢，并為將來的調(diào)動奠定基礎。還有專業(yè)技能培訓課。對于辦公室財務人員，他們通常沒有機會或沒有時間參與短期財務知識要培訓。通過聘請專業(yè)的熟悉公司財務流程的兼職講師，介紹他們在財務模塊中使用基本的培訓方法，技能，邏輯，以及每個模塊的特定用法邏輯，這樣，每個員工都可以更好地了解系統(tǒng)的后臺操作，并可以節(jié)省將來員工流動或內(nèi)部員工搬遷導致交接的時間和交付成本，同時，為了提高財務人員的保險專業(yè)人員的水平，每周保證每周至少有一天，舉行一次“專業(yè)技能培訓課”。4.3嚴格控制技術安全風險為避免與連接到金融共享中心網(wǎng)絡相關的安全風險，本地公司和總部可以更好地控制系統(tǒng)訪問權限，保護員工密碼并建立始終有效的防火墻系統(tǒng)。必須對殺毒軟件的病毒庫進行離線更新，保證病毒庫始終處于最新版本，以防止數(shù)據(jù)被盜。同時，在人力資源技術方面，需要加強科學技術知識和維護方法以及道德素質(zhì)方面的培訓，并可以與參與關鍵數(shù)據(jù)業(yè)務的員工達成保密協(xié)議。此外，分支機構需要更好地管理和維護硬件設備，進一步投資軟件開發(fā)并提高運營能力。只有這樣，才能提高信息系統(tǒng)的運行效率，降低運行成本。5總結(jié)與展望隨著人民生活水平逐漸提高，我國的保險行業(yè)也隨之不斷發(fā)展向前，因此其所需要處理的業(yè)務量也隨之增加，所以，財務共享服務中心便應運而生，在我國保險公司中得到了推廣，本文以新華保險公司為例，介紹了其財務共享服務中心的運行現(xiàn)狀，對其資金制度、費用管理制度以及影響系統(tǒng)進行了介紹，對于其運行過程中存在的問題，從財務管理、人力資源以及隱藏安全風險三個角度進行了剖析，并且結(jié)合相關參考文獻，提出了有正對性的解決措施，具有一定的理論以及實際意義。參考文獻[1]梁曉鳴,陳?，?集團企業(yè)財務共享服務中心體系建設探究——以廣西路橋工程集團共享服務中心建設實踐為例[J].中國商論,2020(04):149-150.[2]李璞穎,梁秋露.“一帶一路”倡議下全球財務共享服務中心建設研究[J].中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會計,2020(02):154-156.[3]姚琦.證券公司財務共享服務中心的應用實踐研究[J].中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會計,2020(02):157-158.[4]許一帆,錢彥坤,劉楠.國內(nèi)企業(yè)財務共享中心建設的研究[J].中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會計,2020(02):159-160.[5]劉婷.財務共享服務中心建設現(xiàn)狀與瓶頸突破研究——以施工企業(yè)為例[J].納稅,2020,14(05):100-1