企業(yè)人力資源管理中人事檔案管理分析

企業(yè)人力資源管理中人事檔案管理分析摘要：人事檔案是人力資源管理工作中的重要內容，人事檔案記錄著企業(yè)員工的詳細信息，包括曾經(jīng)的就業(yè)崗位、獲獎情況、工作表現(xiàn)等都會以表格或者文字等方式保存下來，為企業(yè)人事錄用提供參考依據(jù)。在企業(yè)的人力資源管理中，科學有效的人事檔案管理有助于提高人力資源工作的效率和質量，能夠充分實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置，發(fā)揮企業(yè)人才的潛能，不斷推動企業(yè)發(fā)展。本文主要對人事檔案管理在人力資源管理中的作用進行分析，以便企業(yè)能清楚看到人事管理的重要作用，從而在接下來的人力資源管理工作中做好人事檔案管理。關鍵詞：人事檔案；人力資源；作用一、人事檔案管理和企業(yè)人力資源管理之間的關系人力資源的管理核心和管理對象是人，是對人的調配和組織，用科學的方式使人力和某個公司和企業(yè)的當前發(fā)展需要實現(xiàn)最佳組合，從而充分發(fā)揮人的潛力和能力為企業(yè)服務。這不僅有利于企業(yè)發(fā)展目標的實現(xiàn)，更有利于人才自我價值的實現(xiàn)。而人事檔案管理是國家或者一些社會機構對人在社會和企業(yè)以及各種組織中的活動信息記錄，用來反映一個人的個人經(jīng)歷、德才能力以及平時過往的工作表現(xiàn)等。人事檔案有其獨特的特點，包括動態(tài)性、機密性、真實性以及現(xiàn)實性，是在企業(yè)用人時全面考察和衡量人才標準的重要依據(jù)。所以，人事檔案管理和企業(yè)的人力資源管理之間存在著千絲萬縷的聯(lián)系，也是企業(yè)在實施人才資源分配時不可缺少的環(huán)節(jié)。換句話說，企業(yè)要想正確地、合理地、有效地分配人力，使人力資源得到優(yōu)化配置，就必須以人事檔案中的人事信息作為參考，對人才的優(yōu)劣程度進行辨別，才能選拔出最佳人才。二、人事檔案對企業(yè)人力資源管理的作用企業(yè)人力資源工作的開展離不開人事檔案管理，人事檔案為企業(yè)選拔人才、人事調動提供了重要的依據(jù)，人事檔案對人力資源具有非常重要的作用。1.為企業(yè)人才資源工作的開展提供了真實可靠的信息人事檔案清楚地將個人以往的經(jīng)歷進行了真實記錄，這意味著一個人在過去做過什么工作、取得哪些成績、個人的思想品德如何、是否有違法違紀的事件發(fā)生等都能在人事檔案中一目了然，使企業(yè)對人才的過去有大致的了解，進而對人才是否能勝任當前的工作和將來的發(fā)展?jié)摿θ绾芜M行恰當?shù)脑u判，作為人力分配的依據(jù)。所以，人事檔案在很大程度上為企業(yè)人力資源工作的開展提供了真實有效的信息，同時通過人事檔案提供的信息，在使用人才的過程中能揚長避短，使人才的潛力和能力得到最大發(fā)揮和使用，進而推動企業(yè)的發(fā)展。2.人力資源管理水平得到提升人事檔案作為人力資源的一個重要組成部分，對推動人力資源管理水平的發(fā)展有重要作用。人事檔案所記錄的人事信息是人力資源管理中不可或缺的，因為企業(yè)的人才資源管理工作必須依賴人事檔案所記錄的人事信息才能進行。在信息技術迅速發(fā)展的今天，通過將人事檔案輸入計算機進行電子保存，在實施人力資源管理時可以快速地瀏覽人事信息，進而將人力資源進行科學有效的分類，將相關人才進行整合，不僅提高了效率，而且提高了工作質量，為人力資源管理工作提供了極大的便利[1]。同時，通過人事檔案，企業(yè)可以清晰地看到自身的人力資源狀況，進而調整人力布局，提高自身在市場中的競爭能力。3.有利于人力資源的優(yōu)化配置人事檔案真實地記錄著人事信息，利用人事檔案可以更清楚地了解相關員工的人生履歷，從而對企業(yè)員工進行科學有效的管理。通過進行科學有效的管理，在將人事檔案和人力資源管理實現(xiàn)信息共享時，就可以根據(jù)每個人的特點、特長和能力進行不同工作的分配，使人才的優(yōu)勢得到最大程度的發(fā)揮，讓人才在各個部門之間能夠有序流動，更好地促進企業(yè)快速穩(wěn)健地發(fā)展。三、完善人事檔案管理方式，推動企業(yè)人力資源工作的開展人事檔案管理對企業(yè)人力資源的作用不言而喻，在當前知識經(jīng)濟背景條件下，人才的競爭就是市場經(jīng)濟的競爭，所以完善的人事檔案管理對企業(yè)人力資源和企業(yè)的發(fā)展有重要的意義。但是，目前企業(yè)的人事檔案管理存在著很大的問題，制約了企業(yè)人力資源工作的開展，如很多員工的人事檔案材料沒有及時收集歸檔，造成材料不全；人事檔案材料分散，記錄內容簡單片面；人事檔案管理方法落后，不具有時效性以及人事檔案管理體制不靈活，與當前的用人機制不相符等，這些弊端都在很大程度上制約了企業(yè)人力資源和企業(yè)的發(fā)展。因此，在人事檔案的實際管理工作中應加強管理，利用科學有效的管理手段實施人事檔案管理。1.完善人事檔案管理制度，提高人事檔案管理的真實性人事信息記錄根據(jù)時間的變化而有變動的，主要是人才的流動造成了人事信息的變動[2]。所以，人事檔案管理也應該及時更新記錄。同時，要順應社會發(fā)展的形勢和相應規(guī)章制度的轉變實施合理、規(guī)范和科學的管理，建立相應的制度，嚴格實施人事檔案查（借）閱管理制度、檔案保密制度等，保證人事檔案材料的真實性，為人才的分配提供真實有效的信息。2.構建現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，提高人事檔案管理質量人事檔案管理也要緊跟時展的腳步，充分利用現(xiàn)代化信息管理實施人事檔案的記錄和管理，不僅有利于人事檔案信息的輸送，而且更容易保管、提高工作效率。所以，要建立現(xiàn)代化的人事檔案管理系統(tǒng)，將人事信息輸入互聯(lián)網(wǎng)中，通過互聯(lián)網(wǎng)終端就可以實現(xiàn)人事信息的獲取和調動，有利于人事檔案的查詢和更新，使人事檔案實現(xiàn)網(wǎng)絡化、信息化管理，提高人事檔案的管理質量。3.提高人事檔案管理人員的職業(yè)素質首先，培養(yǎng)人事檔案管理人員的檔案管理意識，讓管理人員充分認識到人事檔案管理的重要性，在工作過程中端正態(tài)度。其次，要提高人事檔案管理人員的思想政治素養(yǎng)、嚴明的紀律意識以及良好的職業(yè)道德觀念，使人事檔案管理人員在實際工作