書(shū)面溝通課件

TIMEWAYNECONSULTING書(shū)面溝通技法概要書(shū)面溝通分析模擬訓(xùn)練文書(shū)溝通TIMEWAYNECONSULTING如果你寫(xiě)不出來(lái)，你也別指望你能說(shuō)得好！文字溝通并沒(méi)有高深的理論，其難度在于，你需要不斷地訓(xùn)練自己，這一過(guò)程可能是漫長(zhǎng)的。與其說(shuō)你在訓(xùn)練寫(xiě)作技能，不如說(shuō)你在培養(yǎng)正確的寫(xiě)作習(xí)慣。不要相信模式，除非是大家共同制定的文字溝通模式，否則你會(huì)發(fā)現(xiàn)，這個(gè)模版本身就是溝通的阻礙。書(shū)面溝通TIMEWAYNECONSULTING通過(guò)對(duì)目前的期望的文字溝通效果，確認(rèn)改善的領(lǐng)域通過(guò)掌握有效的文字溝通技能，獲取更好的效果。培養(yǎng)和發(fā)展文字溝通技能學(xué)習(xí)目的書(shū)面溝通TIMEWAYNECONSULTING書(shū)面溝通分析三個(gè)問(wèn)題一、文字溝通的類型？二、有效文字溝通的特點(diǎn)？三、文字溝通首要重點(diǎn)？信涵、備忘錄、報(bào)告、提議、記錄、和約、指示、議程、通知、規(guī)章、筆記、計(jì)劃、討論文件A。傳達(dá)必要的，精確的信息。B。文字的表述對(duì)特定的情況應(yīng)是恰如其分的。TIMEWAYNECONSULTING明確目的------我想利用這份文書(shū)做什么？傳遞信息下達(dá)指示解釋事情事后補(bǔ)遺

制定語(yǔ)氣和修辭策略書(shū)面溝通分析TIMEWAYNECONSULTING寫(xiě)作過(guò)程寫(xiě)完后重讀修改文書(shū)，大膽刪減一口氣寫(xiě)完整理寫(xiě)作思路，考慮文書(shū)內(nèi)容檢查細(xì)節(jié)，確認(rèn)無(wú)誤，要與不要

目的要明確

信息要全面

行文要簡(jiǎn)短

使用短句

強(qiáng)調(diào)最重要的

段落分明

總結(jié)和結(jié)論

盡量生動(dòng)

隨意開(kāi)始

寫(xiě)寫(xiě)停停

被動(dòng)句

雙重否定

長(zhǎng)句

無(wú)關(guān)信息

錯(cuò)別字

過(guò)長(zhǎng)書(shū)面溝通分析TIMEWAYNECONSULTING進(jìn)入環(huán)節(jié)要點(diǎn)技法概要掌握寫(xiě)作過(guò)程中每個(gè)環(huán)節(jié)的要點(diǎn)掌握三種文字類型的特點(diǎn)和寫(xiě)作方式TIMEWAYNECONSULTING進(jìn)入三種類型技法概要寫(xiě)完后重讀修改文書(shū)，大膽刪減一口氣寫(xiě)完整理寫(xiě)作思路，考慮文書(shū)內(nèi)容檢查細(xì)節(jié)，確認(rèn)無(wú)誤重溫寫(xiě)作過(guò)程

準(zhǔn)備準(zhǔn)備再準(zhǔn)備目標(biāo):who,what,why提綱：結(jié)構(gòu)、策略整理：信息、需求

寫(xiě)作

檢查

肯定、否定、指示刪減:無(wú)關(guān)信息、大幅度注意錯(cuò)誤：語(yǔ)法、拼寫(xiě)、描述細(xì)節(jié)：標(biāo)點(diǎn)、日期、稱謂TIMEWAYNECONSULTING進(jìn)入技法概要總結(jié)表技法概要類型寫(xiě)作方式肯定同意某種請(qǐng)示，提供一個(gè)機(jī)會(huì)，或者是一些好消息。直截了當(dāng)?shù)亟o接受者好消息，使之高興。然后解釋這個(gè)好消息，消除接收者可能產(chǎn)生的疑問(wèn)。用好祝愿來(lái)結(jié)束文書(shū)，使受信人知道，你在分享他的愉快。否定對(duì)要求的一種否定，或者是一個(gè)壞消息。開(kāi)始以自然漸進(jìn)的方式敘述，為受信人接受壞消息先行鋪墊。給出壞消息之前給出一些背景方面的信息，進(jìn)行暗示，使之有思想準(zhǔn)備。給出壞消息，要清楚、準(zhǔn)確。不能使人產(chǎn)生誤解。用良好的祝愿結(jié)束，不要為壞消息做任何辯解。指示指示他人進(jìn)行某項(xiàng)工作，開(kāi)展某些活動(dòng)，同意你的見(jiàn)解或提供你的信息等。開(kāi)頭對(duì)受信人應(yīng)具有吸引力，要生動(dòng)，使人產(chǎn)生興趣。表述事實(shí)，要求或建議。當(dāng)這些與某種利益相關(guān)時(shí)，使受信者屈從。清楚地指示受信者如何去做，鼓勵(lì)克服困難，盡快完成任務(wù)。TIMEWAYNECONSULTING進(jìn)入模擬練習(xí)技法概要1．

寫(xiě)作準(zhǔn)備階段：

思考：寫(xiě)給誰(shuí)？寫(xiě)什么？為什么？提綱：主要點(diǎn)，使用索引卡整理：按邏輯排列各要點(diǎn)的位置，去掉無(wú)關(guān)信息。3．檢查①是否表述準(zhǔn)確。②是否有不適當(dāng)?shù)拿枋?。③有否文法、文字上的錯(cuò)誤。關(guān)的和重復(fù)的內(nèi)容2．寫(xiě)作過(guò)程文字溝通有三種主要類型：①

肯定型直接給出好的消息解釋好消息用好的祝愿結(jié)束②

否定型用"緩沖"式的自然敘述開(kāi)頭在給出壞消息之前加以解釋告訴壞消息如果可能，建議某些可能的選擇用好的祝愿結(jié)尾③

指示型以一種具有吸引受信人注意力的敘述開(kāi)始表述建議或要求，及可能的利益清楚地指示受信者應(yīng)如何去做鼓勵(lì)克服困難，盡早完成工作。

TIMEWAYNECONSULTING進(jìn)入創(chuàng)建文字溝通分析表模擬練習(xí)溝通聯(lián)絡(luò)卡創(chuàng)建文字溝通分析表一封拒絕的信TIMEWAYNECONSULTING進(jìn)入一封拒絕的信（釘書(shū)機(jī)）主要受信人肯定？否定？指示？直接寫(xiě)的？回復(fù)的？受信人重要度排序?qū)懡o受信人的困難程度排序加以何種注意備注文字溝通分析表填寫(xiě)時(shí)，把精力集中在最常用的文字溝通材料上---信件、便條、備忘錄等。練習(xí)時(shí)至少填寫(xiě)三個(gè)主要受信人，現(xiàn)實(shí)工作中要填寫(xiě)所有的。用10分鐘獨(dú)自填寫(xiě)。填寫(xiě)完畢后用5分鐘在組內(nèi)交換該分析表，可以討論問(wèn)題：填完表后，你發(fā)現(xiàn)了什么？交換表后，你又發(fā)現(xiàn)了什么？書(shū)面溝通分析表TIMEWAYNECONSULTING進(jìn)入研討模擬練習(xí)—一封拒絕的信練習(xí)背景：你是一名行政主管，收到了一位骨干員工的來(lái)信，他提出脫產(chǎn)進(jìn)修的要求，（內(nèi)容見(jiàn)后）而你必須寫(xiě)一封復(fù)信，信中你要拒絕他的要求。請(qǐng)每個(gè)人用10分鐘寫(xiě)完這封信。（請(qǐng)注意“準(zhǔn)備、寫(xiě)作和檢查”三步驟）尊敬的主管：您好，我是質(zhì)量控制員王海賓，已經(jīng)在崗位上工作3年了。我先后多次參加過(guò)公司內(nèi)部組織的一些技能培訓(xùn)，這些培訓(xùn)對(duì)我的工作很有幫助，使我深刻認(rèn)識(shí)到知識(shí)對(duì)工作的重要性。因此，我希望能參加一次“6個(gè)西格瑪”管理的進(jìn)修班，為期2個(gè)月，脫產(chǎn)進(jìn)行。原因如下：“6個(gè)西格瑪”是最近在制造業(yè)很受重視的質(zhì)量管理方法，作為主管質(zhì)量方面的員工，我的質(zhì)量管理知識(shí)已經(jīng)陳舊，需要更新?，F(xiàn)在學(xué)習(xí)儲(chǔ)備一些專業(yè)知識(shí)，可以有利于將來(lái)工作。我多次提議公司舉辦類似培訓(xùn)，可是限于我們的能力，都沒(méi)有舉辦。這個(gè)為期2個(gè)月的進(jìn)修班是省計(jì)委舉辦的，質(zhì)量高，費(fèi)用低，機(jī)會(huì)難得。綜上所述，希望您能夠批準(zhǔn)我的請(qǐng)求。此致敬禮王海賓2002年10月9日TIMEWAYNECONSULTING進(jìn)入陳述紙樣板模擬練習(xí)—一封拒絕的信研討（20分鐘）兩人一組，互讀信件。每個(gè)人獨(dú)自閱讀所發(fā)資料，按要求填“分析表”。10分鐘團(tuán)隊(duì)內(nèi)依次傳閱每個(gè)人所寫(xiě)的信件，討論并分別挑選出一封寫(xiě)得最合適的，和一封相對(duì)最不合適的信。（注意上一步“分析表”中的意見(jiàn)）5分鐘團(tuán)隊(duì)將這兩封信的分析表COPY到陳述紙上，代表宣講并給出綜合評(píng)價(jià)。（陳述紙樣板見(jiàn)后）5分鐘TIMEWAYNECONSULTING進(jìn)入“一封拒絕的信”review合適的信相對(duì)不合適的信是否清楚地表達(dá)了自己的目的？是否清楚地表達(dá)了自己的目的？信的結(jié)構(gòu)是否符合前面所講的要求？信的結(jié)構(gòu)是否符合前面所講的要求？換種方式表達(dá)是否效果更好？換種方式表達(dá)是否效果更好？不常用的詞句：替代詞句：不常用的詞句：替代詞句：容易引人誤解的詞句：

修正：

容易引人誤解的詞句：

修正：

信中寫(xiě)了多少句話，數(shù)一下記下來(lái)。信中寫(xiě)了多少句話，數(shù)一下記下來(lái)。654321<5<8…………<22個(gè)字的句子…..模擬練習(xí)—一封拒絕的信陳述紙樣板TIMEWAYNECONSULTING進(jìn)入溝通聯(lián)絡(luò)卡練習(xí)模擬練習(xí)—一封拒絕的信討論問(wèn)題：團(tuán)隊(duì)是怎樣依次傳閱信件的？?jī)煞庑攀侨绾瓮婆e出來(lái)的？每封信都和對(duì)應(yīng)的“分析表”在一起嗎？還是已經(jīng)混亂地分開(kāi)？你看到別人對(duì)自己信的“分析表”了嗎？你發(fā)現(xiàn)了什么？你覺(jué)得自己寫(xiě)的這封信可以怎樣改進(jìn)？TIMEWAYNECONSULTING進(jìn)入review“信息分析表”模擬練習(xí)—溝通聯(lián)絡(luò)卡規(guī)則：1、所有組得到一個(gè)相同的完整的拼圖結(jié)果圖形。2、每組得到一些圖片，這些圖片是以相同的裁剪方式，從3個(gè)相同的結(jié)果圖形中裁剪出來(lái)的，無(wú)序混合后，分成三組分發(fā)。因此不保證每個(gè)組得到的圖片剛好能拼出結(jié)果圖形，因?yàn)閳D形可能重疊和短缺。（我們要克服的困難之一，就是通過(guò)溝通理順重疊和短缺）3、小組內(nèi)可以自由口頭交流，小組間只能通過(guò)“溝通聯(lián)絡(luò)卡”交流。4、每組選一名傳送員，永遠(yuǎn)不能說(shuō)話，不能指導(dǎo)拼圖，只負(fù)責(zé)傳遞信息和圖片，并觀察溝通效果，以便討論時(shí)用。5、圖片可以在組間轉(zhuǎn)移，遵循以下原則A：可以根據(jù)其他小組的要求轉(zhuǎn)移任何圖片，也可向其他小組申請(qǐng)圖片B：每小組桌上至少保留3塊圖片。7、每組桌上只準(zhǔn)有紙和筆8、不得把圖片集中向一個(gè)小組轉(zhuǎn)移，因?yàn)槿粘９ぷ髦校豢赡苡梢粋€(gè)群體擔(dān)任全部任務(wù)。9、三個(gè)小組有5分鐘（另計(jì)）統(tǒng)一準(zhǔn)備時(shí)間，然后開(kāi)始彼此隔離地工作。10、三個(gè)小組全部完成拼圖時(shí)算成功！目標(biāo)：通過(guò)溝通聯(lián)絡(luò)卡完成分組拼圖30（分鐘）TIMEWAYNECONSULTING進(jìn)入總結(jié)和思考模擬練習(xí)—溝通聯(lián)絡(luò)卡1、每個(gè)小組對(duì)收到的一些典型的聯(lián)絡(luò)卡進(jìn)行分析，完成下表10分鐘有效信息摘要有效原因無(wú)效信息摘要無(wú)效原因引起混亂的信息摘要產(chǎn)生混亂的原因TIMEWAYNECONSULTING進(jìn)入章節(jié)回顧模擬練習(xí)—溝通聯(lián)絡(luò)卡文字溝通的障礙是什么？應(yīng)該如何進(jìn)行有效的文字溝通？應(yīng)該改善哪方面的溝通技巧？總結(jié)本組的經(jīng)驗(yàn)、見(jiàn)解和建議，代表發(fā)言3分鐘總結(jié)與思考10分鐘現(xiàn)公司要你對(duì)總經(jīng)理辦公室管理人員的作用進(jìn)行評(píng)價(jià)。于是你訪問(wèn)了總經(jīng)理、公司職能部門及辦公室人員。在起草你的報(bào)告時(shí)，你列出這樣一個(gè)大綱：第一部分：總體提出你這份報(bào)告的目的第二部分：總經(jīng)理對(duì)辦公室管理人員的作用評(píng)述第三部分：各職能部門負(fù)責(zé)人對(duì)辦公室人員作用的評(píng)價(jià)第四部分：辦公室人員自己對(duì)作用的評(píng)述第五部分：結(jié)論和建議現(xiàn)假設(shè)你是總經(jīng)理，看了這份報(bào)告后作何評(píng)價(jià)?如不滿意，又如何修改?

溝通信息策略的結(jié)構(gòu)安排該結(jié)構(gòu)存在的問(wèn)題問(wèn)題1：對(duì)某一問(wèn)題的重復(fù)性討論，不能強(qiáng)調(diào)你的觀點(diǎn)；思路不清楚，表述混亂；讀者不能把握?qǐng)?bào)告的核心觀點(diǎn)。問(wèn)題2：沒(méi)有結(jié)合總經(jīng)理