Excel數(shù)據(jù)處理與分析實(shí)戰(zhàn)應(yīng)用（案例技巧版）

Excel數(shù)據(jù)處理與分析實(shí)戰(zhàn)應(yīng)用

（案例技巧版）

楊群編著

內(nèi)容簡介

本書主要針對Excel在數(shù)據(jù)處理與分析中需要用到的功能和技巧進(jìn)行全面介紹。全書共12

章，分為4個(gè)部分。第一部分為數(shù)據(jù)源管理，具體包括分析數(shù)據(jù)前要養(yǎng)成的習(xí)慣、數(shù)據(jù)源的錄入

與編輯技巧；第二部分為數(shù)據(jù)計(jì)算，具體包括數(shù)據(jù)計(jì)算需要掌握的基本功以及常見函數(shù)的實(shí)戰(zhàn)應(yīng)

用；第三部分為數(shù)據(jù)分析，具體包括排序、篩選和匯總等常見數(shù)據(jù)分析方法，也包括圖表、數(shù)據(jù)

透視表、數(shù)據(jù)透視圖以及Excel數(shù)據(jù)分析工具庫提供的數(shù)據(jù)分析工具；通過前面3個(gè)部分的學(xué)習(xí)，

讀者就可以全面掌握高效處理與分析數(shù)據(jù)的技能；最后，本書還安排了綜合實(shí)戰(zhàn)部分，該部分通

過具體的綜合案例，讓讀者切實(shí)體驗(yàn)Excel在人事、行政、進(jìn)銷存管理與財(cái)務(wù)管理中的實(shí)戰(zhàn)應(yīng)用，

舉一反三，提升解決實(shí)戰(zhàn)問題的能力。

本書內(nèi)容系統(tǒng)而全面，案例豐富，講解細(xì)致，實(shí)用性強(qiáng)，特別適合希望快速掌握Excel數(shù)據(jù)

處理與分析技能的各類初、中級用戶，同時(shí)也可作為各大中專院校及各類Excel培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的教材

使用。

圖書在版編目（CIP）數(shù)據(jù)

Excel數(shù)據(jù)處理與分析實(shí)戰(zhàn)應(yīng)用:案例技巧版/楊群

編著.—北京：中國鐵道出版社，2019.1

ISBN978-7-113-24713-3

Ⅰ.①E…Ⅱ.①楊…Ⅲ.①表處理軟件－教材

Ⅳ.①TP391.13

中國版本圖書館CIP數(shù)據(jù)核字（2018）第153344號

書名：Excel數(shù)據(jù)處理與分析實(shí)戰(zhàn)應(yīng)用（案例技巧版）

作者：楊群編著

責(zé)任編輯：張丹讀者熱線電話/p>

責(zé)任印制：趙星辰封面設(shè)計(jì)：

出版發(fā)行：中國鐵道出版社（100054，北京市西城區(qū)右安門西街8號）

印刷：中國鐵道出版社印刷廠

版次：2019年1月第1版2019年1月第1次印刷

開本：787mm×1092mm1/16印張：22.5字?jǐn)?shù)：480千

書號：ISBN978-7-113-24713-3

定價(jià)：55.00元

版權(quán)所有侵權(quán)必究

凡購買鐵道版圖書，如有印制質(zhì)量問題，請與本社讀者服務(wù)部聯(lián)系調(diào)換。電話：（010）51873174

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前言FOREWORD

內(nèi)容導(dǎo)讀

現(xiàn)如今，到處都會聽到“數(shù)據(jù)分析”這個(gè)詞，很多人一聽到這個(gè)詞語時(shí)，大多都

會與“復(fù)雜”、“煩瑣”、“難”等關(guān)鍵字聯(lián)系起來。不可否認(rèn)，有些數(shù)據(jù)分析工作相對

較難，也比較煩瑣，它需要專業(yè)的人士運(yùn)用專業(yè)的方法、方法論，通過專業(yè)的數(shù)據(jù)分

析工具才能完成。

但是在職場辦公中，大多數(shù)的數(shù)據(jù)處理與分析工作使用Excel工具就能將復(fù)雜的

分析工作變得簡單，并沒有我們想象中的那么難。雖然Excel工具很多人都會使用，

但是真正用好這個(gè)工具，能高效完成數(shù)據(jù)處理工作的人并不是普遍存在的。為了讓更

多的職場人士和Excel初學(xué)者體會到Excel的強(qiáng)大功能，以及給數(shù)據(jù)處理和分析工作帶

來的高效便捷，我們編寫了本書。

本書共12章，以數(shù)據(jù)源管理→數(shù)據(jù)計(jì)算→數(shù)據(jù)分析→綜合實(shí)戰(zhàn)為主線安排全書內(nèi)

容，結(jié)合大量典型的辦公案例，全面、深入地揭示了Excel數(shù)據(jù)高效處理和分析的精

髓內(nèi)容，各部分的具體內(nèi)容見如下表格。

·分析數(shù)據(jù)之前先養(yǎng)成這些好習(xí)慣

第1部分

·原始數(shù)據(jù)如何做到錄入又快又準(zhǔn)

數(shù)據(jù)源管理

·不一樣的數(shù)據(jù)源編輯技巧

·數(shù)據(jù)計(jì)算必會的基本功

第2部分

·玩轉(zhuǎn)計(jì)算類函數(shù)，隨心所欲做計(jì)算

數(shù)據(jù)計(jì)算

·學(xué)會提取與查找數(shù)據(jù)，海量數(shù)據(jù)分析不再怕

·這些數(shù)據(jù)分析方法你會嗎

第3部分·圖表，數(shù)據(jù)分析結(jié)果的形象大使

數(shù)據(jù)分析·透視表，數(shù)據(jù)分析的神器

·數(shù)據(jù)分析的高級武器知多少

·行政人事管理數(shù)據(jù)的處理與分析

第4部分

綜合實(shí)戰(zhàn)·公司進(jìn)銷存財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)分析

主要特色

內(nèi)容精選，注重實(shí)用

本書精選了數(shù)據(jù)處理和分析過程中涉及的各種功能和技術(shù)，通過知識點(diǎn)+案例解析

的方式進(jìn)行講解，力求讓讀者全面了解并真正學(xué)會如何提高數(shù)據(jù)處理和分析的能力。

典型案例，即學(xué)即用

為了便于讀者即學(xué)即用，本書在講解過程中大量列舉了真實(shí)辦公過程中會遇到的

問題進(jìn)行輔助介紹，讓讀者學(xué)會知識的同時(shí)快速提升解決實(shí)戰(zhàn)問題的能力。

圖解教學(xué)，直觀易懂

在講解過程中，采用圖解教學(xué)的形式，一步一圖，以圖析文，搭配詳細(xì)的標(biāo)注，

讓讀者更直觀、更清晰地進(jìn)行學(xué)習(xí)，提升學(xué)習(xí)效果。

欄目插播，學(xué)得更深

通過在正文中大量穿插“提個(gè)醒”、“小技巧”和“知識延伸”欄目，為讀者揭秘

數(shù)據(jù)處理與分析過程中的各種注意事項(xiàng)和技巧，幫助讀者解決各種疑難問題與掌握數(shù)

據(jù)處理技巧。

即學(xué)即會，超值附送

本書隨書贈送的多媒體文件中，不僅包含了與書中對應(yīng)的素材和

效果Excel文件，方便讀者隨時(shí)上機(jī)操作，即學(xué)即會。此外還贈送了

大量各商務(wù)領(lǐng)域中的實(shí)用Excel模板，讀者簡單修改即可應(yīng)用。另外

還附帶有記錄近200個(gè)Excel快捷鍵的文檔，讀者掌握后可以更快、

更好地處理和分析數(shù)據(jù)。掃一掃看視頻

適用讀者

職場中的Excel初、中級用戶；

經(jīng)常與數(shù)據(jù)處理、計(jì)算和分析接觸的工作人員；

不同年齡段的辦公人員、文秘、財(cái)務(wù)人員、國家公務(wù)員；

有一定基礎(chǔ)的Excel愛好者；

高等院校的師生；

Excel相關(guān)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)師生；

……

由于編者經(jīng)驗(yàn)有限，加之時(shí)間倉促，書中難免會有疏漏和不足之處，懇請專家和

讀者不吝賜教。

編者

2018年11月

下載地址：/2018/0524/14023.shtml

Chapter01Chapter02

分析數(shù)據(jù)之前先養(yǎng)成這些好習(xí)慣原始數(shù)據(jù)如何做到錄入又快又準(zhǔn)

1.1制定符合個(gè)人習(xí)慣的操作環(huán)境.....22.1玩轉(zhuǎn)有規(guī)律數(shù)據(jù)的快速填充......36

1.1.1啟動程序時(shí)直接創(chuàng)建工作簿....22.1.1見識控制柄填充的強(qiáng)大威力..36

1.1.2把隱藏的功能“揪”出來........42.1.2對“大”數(shù)據(jù)表格的數(shù)據(jù)

1.1.3DIY設(shè)置，常用功能單獨(dú)放置..5填充技巧..................................39

1.1.4將Excel設(shè)置進(jìn)行“搬家”.....82.1.3自定義序列提高文本數(shù)據(jù)的

填充效率..................................41

1.2Excel的保存選項(xiàng)設(shè)置，讓程序

幫忙工作.....................................112.2這樣操作可以提升錄入速度......45

1.2.1將默認(rèn)保存位置設(shè)置在容易2.2.1控制【Enter】鍵的移動方向..45

找到的位置..............................112.2.2區(qū)域中的快速錄入..................46

1.2.2意外難以預(yù)測，設(shè)置2.2.3鼠標(biāo)與鍵盤快捷鍵相結(jié)合......47

自動保存..................................122.3讓錯誤的數(shù)據(jù)無法輸入到

1.2.3保存和備份同時(shí)進(jìn)行..............13表格中.........................................50

1.3搞定數(shù)據(jù)源表，走出表格2.3.1巧用自動更正錄入長文本......50

制作誤區(qū).....................................142.3.2妙用數(shù)據(jù)驗(yàn)證限制輸入的

1.3.1理清Excel中表格的類型.......15內(nèi)容..........................................52

1.3.2數(shù)據(jù)源表格中“正確”的做法（1）允許范圍內(nèi)的有效性設(shè)置.......52

（2）來源于序列的有效性設(shè)置.......54

也不合理了..............................16

（1）鳩占鵲巢：錯誤的標(biāo)題位置...162.4這些錄入操作不得不說..............58

（2）顛倒錯亂：錯誤的填寫順序...172.4.1玩轉(zhuǎn)自定義數(shù)據(jù)格式的輸入..58

（3）畫蛇添足：多余的隔斷打破了

2.4.2表頭多的數(shù)據(jù)用記錄單

數(shù)據(jù)的完整性.........................20

（4）有一說一：合并單元格錄入數(shù)據(jù)..................................60

千萬不能有.............................21

（5）多此一舉：手動添加的合計(jì)行Chapter03

沒有必要.................................23不一樣的數(shù)據(jù)源編輯技巧

1.3.3補(bǔ)齊分析必需的字段..............24

3.1這樣選擇“特殊”的區(qū)域..........66

1.3.4規(guī)范字段設(shè)置..........................25

3.1.1快速找到滿足特定條件的

1.4Excel文件的安全性很重要........26區(qū)域..........................................66

1.4.1設(shè)置工作表保護(hù)，保障數(shù)據(jù)（1）圈釋無效數(shù)據(jù)..........................66

不被修改..................................26（2）突出錯誤數(shù)據(jù)..........................69

1.4.2在哪里輸入數(shù)據(jù)，我說了算..293.1.2使用名稱框選擇單元格的

方法..........................................71

1.4.3查看權(quán)限or編輯權(quán)限，

（1）快速定位到指定單元格..........72

都可以設(shè)置.............................31

HIGHEFFICIENCYPROCESSINGANDANALYSIS

Excel數(shù)據(jù)處理與分析實(shí)戰(zhàn)應(yīng)用（案例技巧版）

（2）快速選擇某個(gè)連續(xù)的單元格4.2.9神奇的數(shù)組公式....................109

區(qū)域.........................................72

4.3定義名稱的妙用.......................111

（3）通過名稱快速選擇單元格

區(qū)域.........................................734.3.1公式太長不易查閱，用名稱

來簡化

3.1.3快速定位特殊區(qū)域..................73....................................112

4.3.2名稱的命名規(guī)則及使用范圍

3.2必知的數(shù)據(jù)批量編輯技巧..........78

要知道....................................113

3.2.1查找和替換你真的會用嗎......78

4.3.3定義名稱的方法有哪些........113

（1）許多人使用的查找與替換

（1）通過名稱框定義名稱............114

操作.........................................78

（2）通過對話框定義名稱............114

（2）格式也能查找和替換..............81

（3）批量定義名稱........................116

（3）利用通配符進(jìn)行模糊查找.......85

4.3.4如何將名稱應(yīng)用到公式中去..117

3.2.2批量刪除重復(fù)記錄就這么

簡單..........................................874.3.5管理已定義的名稱................119

（1）直接刪除重復(fù)記錄..................87

（2）利用篩選功能剔除重復(fù)記錄...89Chapter05

（3）使用條件格式標(biāo)識出玩轉(zhuǎn)計(jì)算類函數(shù)，隨心所欲做計(jì)算

重復(fù)的值.................................91

5.1數(shù)學(xué)函數(shù)：專攻數(shù)學(xué)計(jì)算........122

Chapter045.1.1求和運(yùn)算，首選SUM()函數(shù)..122

數(shù)據(jù)計(jì)算必會的基本功5.1.2SUMIF()函數(shù)只負(fù)責(zé)一個(gè)條件

的匯總求和............................123

4.1聊聊單元格的引用方式..............94

5.1.3多條件的匯總求和要找

4.1.1分清單元格的3種引用方式..94

SUMIFS()函數(shù)........................126

4.1.2單元格引用也玩兒穿越..........94

5.1.4ROUNDUP()函數(shù)，總是向前

（1）同一工作簿的不同工作表中

進(jìn)舍入

引用單元格.............................941................................128

（2）不同工作簿中引用單元格.......955.2統(tǒng)計(jì)函數(shù)：統(tǒng)計(jì)計(jì)算還得靠它..131

4.2關(guān)于數(shù)據(jù)計(jì)算那點(diǎn)事兒..............955.2.1帶條件的個(gè)數(shù)統(tǒng)計(jì)，要靠

4.2.1不要小瞧“=”........................96COUNTIF()函數(shù)....................131

4.2.2怎么錄入公式并完成計(jì)算......965.2.2前N個(gè)數(shù)求平均值，要用

AVERAGE()+LARGE()函數(shù)....134

4.2.3數(shù)據(jù)計(jì)算也講究順序..............97

（1）AVERAGE()函數(shù)...................134

4.2.4函數(shù)的輸入方法......................98（2）LARGE()函數(shù)........................135

4.2.5復(fù)制公式有妙招....................1005.2.3MAXIFS()&MINIFS()，計(jì)算

4.2.6我不是超人，函數(shù)不用背....102帶條件的最值很方便............137

4.2.7讓公式徹底“消失”............105（1）MAXIFS()函數(shù)......................137

（2）MINIFS()函數(shù)........................138

4.2.8嵌套，讓數(shù)據(jù)計(jì)算充滿無限

分區(qū)間統(tǒng)計(jì)，更專業(yè)的

可能........................................1085.2.4

FREQUENCY()函數(shù)..............141

2

Contents

目錄

5.3日期函數(shù)：日期的計(jì)算6.2.1VLOOKUP()函數(shù)：大海撈針

輕松搞定...................................145縱向查找................................177

5.3.1YEAR()/MONTH()/DAY()/6.2.2HLOOKUP()函數(shù)：橫向水平

TODAY()，年月日處理超簡單..145查找全靠它............................181

（1）YEAR()函數(shù)..........................145

6.2.3LOOKUP()函數(shù)：數(shù)據(jù)查詢

（2）MONTH()函數(shù)......................145

最靈活....................................184

（3）DAY()函數(shù)............................146

（1）向量型LOOKUP()函數(shù)........184

（4）TODAY()函數(shù).......................146

（2）數(shù)組型LOOKUP()函數(shù)........187

5.3.2幾個(gè)月后的日期是多少，用

EDATE()函數(shù)算算.................149

Chapter07

5.3.3DATEDIF()函數(shù)，這個(gè)這些數(shù)據(jù)分析方法你會嗎

隱藏函數(shù)很好用....................153

7.1數(shù)據(jù)分析從排序開始................192

5.4邏輯函數(shù)：擴(kuò)充計(jì)算功能的

7.1.1單個(gè)條件排序很簡單............192

好幫手.......................................155

7.1.2排序結(jié)果有重復(fù)值怎么辦....195

5.4.1無處不在的IF()函數(shù).............155

7.1.3按自己的預(yù)想順序靈活排序..197

5.4.2多條件同時(shí)滿足的數(shù)據(jù)計(jì)算

用AND()判斷........................1587.2Excel中的“篩子”怎么用......199

5.4.3任意條件成立=全部條件成立，7.2.1篩選數(shù)據(jù)快速完成................199

用OR()函數(shù)...........................1597.2.2高于平均值的數(shù)據(jù)也能

快速篩選................................203

Chapter067.2.3篩選時(shí)添加通配符是什么

學(xué)會提取與查找數(shù)據(jù)，海量數(shù)據(jù)分析效果........................................205

不再怕7.2.4高級篩選，篩選和結(jié)果保存

6.1文本函數(shù)：在文本中提取查找一步到位................................208

數(shù)據(jù)就靠它...............................1627.3條件格式的妙用你知道多少....210

6.1.1留頭去尾提取左側(cè)字符用7.3.1用顏色和數(shù)據(jù)條表示數(shù)據(jù)

LEFT()函數(shù)............................162的大小....................................211

6.1.2去頭留尾提取右側(cè)字符用7.3.2用箭頭符號表示數(shù)據(jù)的

RIGHT()函數(shù).........................164增減情況................................212

6.1.3掐頭去尾提取中間字符用7.3.3自動顯示符合條件的

MID()函數(shù).............................167整條記錄................................215

6.1.4“瞎子摸象”查找用FIND()7.4搞定這些操作，效率提升快....218

函數(shù)........................................170

7.4.1分類匯總，分析數(shù)據(jù)的

6.1.5另一個(gè)查找函數(shù)SEARCH()..174好助手....................................219

6.2查找函數(shù)：表格中的數(shù)據(jù)查找7.4.2方案選擇，輕松搞定............221

工具...........................................176

3

HIGHEFFICIENCYPROCESSINGANDANALYSIS

Excel數(shù)據(jù)處理與分析實(shí)戰(zhàn)應(yīng)用（案例技巧版）

Chapter089.2.2數(shù)據(jù)的匯總方式不僅僅是

圖表，數(shù)據(jù)分析結(jié)果的形象大使“求和”..................................262

9.2.3匯總數(shù)據(jù)的二次計(jì)算怎么做..265

8.1關(guān)于圖表，你必須掌握這些

操作..........................................2269.2.4刷新操作，讓數(shù)據(jù)始終最新..268

8.1.1完整創(chuàng)建一個(gè)圖表需要的9.2.5切片器，透視表的篩選器....268

步驟........................................2269.2.6透視表的數(shù)據(jù)也可以圖形化..272

（1）從數(shù)據(jù)源到透視圖................272

8.1.2圖表也很注重外在形象........232

（2）從透視表到透視圖................274

8.1.3數(shù)據(jù)到底多大？讓數(shù)據(jù)標(biāo)簽

告訴你....................................235

Chapter10

8.1.4圖表中數(shù)據(jù)系列之間數(shù)據(jù)差距數(shù)據(jù)分析的高級武器知多少

大，就采用兩個(gè)坐標(biāo)軸........237

10.1用Excel快速進(jìn)行運(yùn)籌規(guī)劃...278

8.2用好圖表，要懂得一定的技巧..241

10.1.1數(shù)據(jù)結(jié)果受一個(gè)變量的影響

8.2.1應(yīng)用趨勢線展示數(shù)據(jù)變化

怎么處理..............................278

趨勢........................................241

10.1.2數(shù)據(jù)結(jié)果受兩個(gè)變量同時(shí)影響

8.2.2給數(shù)據(jù)系列也加個(gè)圖形........243

怎么處理..............................280

8.2.3你變我就變，始終突出顯示

10.1.3已知結(jié)果，如何求解變量

最值數(shù)據(jù)................................245

的值......................................282

8.3還有一種圖表叫迷你圖............24810.1.4如何通過規(guī)劃來求解

8.3.1迷你圖&圖表，怎么選.........248最優(yōu)值..................................284

8.3.2迷你圖的創(chuàng)建比圖表更簡單..24910.2活用分析工具庫，讓數(shù)據(jù)分析

8.3.3編輯迷你圖的各種操作更高效.....................................289

需掌握....................................25010.2.1描述性分析——認(rèn)清現(xiàn)狀..289

10.2.2抽樣調(diào)查——了解整體情況..292

Chapter09

透視表，數(shù)據(jù)分析的神器

Chapter11

9.1拖拉之間秒變分析表................254行政人事管理數(shù)據(jù)的處理與分析

9.1.1快速創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表............25411.1員工檔案數(shù)據(jù)的管理與分析..296

9.1.2引用外部資源創(chuàng)建11.1.1構(gòu)建檔案管理表結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)

數(shù)據(jù)透視表

............................259數(shù)據(jù)的自動化錄入..............297

9.2多角度玩轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)透視表，分析11.1.2建立員工檔案查詢表并實(shí)現(xiàn)

工作才更簡單...........................260查詢功能..............................302

9.2.1透視表布局和格式想怎么變11.1.3透視分析員工的年齡層次...305

就怎么變................................260

11.2員工考勤數(shù)據(jù)的處理與分析..308

4

Contents

目錄

11.2.1制作動態(tài)分析表，查看員工12.1.2利用進(jìn)貨管理表快速制作

的考勤明細(xì)..........................310銷售管理表..........................329

11.2.2制作自動更新數(shù)據(jù)的12.1.3制作庫存管理表..................330

考勤周報(bào)表.........................31212.1.4在圖表中實(shí)現(xiàn)動態(tài)分析庫存

數(shù)據(jù)......................................336

Chapter12

12.2財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)的處理與分析...339

公司進(jìn)銷存財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)處理與分析

12.2.1登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，掌握應(yīng)付賬款

12.1進(jìn)銷存數(shù)據(jù)的處理與分析......322的現(xiàn)狀..................................341

12.1.1制作進(jìn)貨管理表，實(shí)現(xiàn)12.2.2制作到期提醒表，自動提醒

自動化填寫進(jìn)貨數(shù)據(jù)..........324即將到期的應(yīng)付賬款..........345

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Chapter01

Chapter01

分分析析數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)之之前前先先養(yǎng)養(yǎng)成成這這些些好好習(xí)習(xí)慣慣

大多數(shù)人在學(xué)習(xí)分析和處理數(shù)據(jù)時(shí)，首先想到的就是必

須學(xué)會各種數(shù)據(jù)分析工具以及各種數(shù)據(jù)處理方法。當(dāng)然，這

是肯定的。但是要想更高效地完成數(shù)據(jù)的處理和分析工作，

一些必要的準(zhǔn)備工作需要做好，如Excel操作環(huán)境的設(shè)置、

數(shù)據(jù)源表格的規(guī)范制作、數(shù)據(jù)的保護(hù)等，雖然這些操作和內(nèi)

容看起來簡單，卻在數(shù)據(jù)分析和處理過程中有大作用，因此，

這些內(nèi)容是學(xué)習(xí)高效處理數(shù)據(jù)的第一課。

本章要點(diǎn)

·制定符合個(gè)人習(xí)慣的操作環(huán)境

·Excel的保存選項(xiàng)設(shè)置，讓程序幫忙工作

·搞定數(shù)據(jù)源表，走出表格制作誤區(qū)

·Excel文件的安全性很重要

HIGHEFFICIENCYPROCESSINGANDANALYSIS

Excel數(shù)據(jù)處理與分析實(shí)戰(zhàn)應(yīng)用（案例技巧版）

1.1制定符合個(gè)人習(xí)慣的操作環(huán)境

對于得到同一個(gè)結(jié)果，不同的人的習(xí)慣不一樣，使用的方法也會不同，比如要知道

當(dāng)前查閱的工作表中有多少數(shù)據(jù)記錄，有些人覺得函數(shù)比較方便，因此用函數(shù)來計(jì)算，

如圖1-1（左）所示，而有些人可能直接選擇一列數(shù)據(jù)，通過狀態(tài)欄來查看，如圖1-1

（右）所示。

圖1-1使用不同的方式查閱工作表中的數(shù)據(jù)記錄總數(shù)

這些都因人而異，只要結(jié)果正確就行了。因此，我們在進(jìn)行數(shù)據(jù)處理和分析時(shí)，要

將Excel操作環(huán)境設(shè)置得符合自己的操作習(xí)慣，這樣才能最大效率地完成工作。

1.1.1啟動程序時(shí)直接創(chuàng)建工作簿

Excel2016在啟動時(shí)，默認(rèn)會打開一個(gè)開始屏幕，如圖1-2所示，其左側(cè)顯示最近

使用的文檔，右側(cè)顯示一些常用的模板，如“日歷見解”、“現(xiàn)金流分析”等。這時(shí)要新

建一個(gè)空白工作簿，還需選擇一次“空白工作簿”選項(xiàng)，稍顯煩瑣。

圖1-2Excel開始界面

可不可以在啟動Excel2016后跳過開始界面直接新建一個(gè)空白工作簿呢？答案是肯

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分析數(shù)據(jù)之前先養(yǎng)成這些好習(xí)慣

定的，下面就來了解一下具體的設(shè)置操作吧。

Step01在開始屏幕中選擇“空白工作簿”選項(xiàng)新建空白工作簿，單擊“文件”選項(xiàng)卡，

在切換的界面中單擊按鈕。

Step021在打開的“Excel選項(xiàng)”對話框“常規(guī)”選項(xiàng)卡的“啟動選項(xiàng)”欄中找到“此

應(yīng)用程序啟動時(shí)顯示開始屏幕”復(fù)選框，取消選中該復(fù)選框，2單擊按鈕，如

圖1-3所示。

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圖1-3取消選中“此應(yīng)用程序啟動時(shí)顯示開始屏幕”復(fù)選框

Step03重新啟動Excel2016應(yīng)用程序，此時(shí)程序直接跳過開始屏幕，自動創(chuàng)建一個(gè)空

白工作簿。

知識延伸徹底更改默認(rèn)工作簿的字體設(shè)置

在Excel2016中，默認(rèn)創(chuàng)建的工作簿的單元格字體為“等線”，但是大多數(shù)用戶已

經(jīng)習(xí)慣了“宋體”字體格式，并且“宋體”字體是打印閱讀效果相對較好的字體格式，

如果用戶需要經(jīng)常對表格的字體格式進(jìn)行設(shè)置，可以對這一默認(rèn)字體格式進(jìn)行更改。

在“Excel選項(xiàng)”對話框“常規(guī)”選項(xiàng)卡中有一個(gè)“新建工作簿時(shí)”欄，其中可以

對字體、字號、新工作表的默認(rèn)視圖、包含的工作表個(gè)數(shù)等進(jìn)行設(shè)置。在這個(gè)位置進(jìn)行

的設(shè)置，會影響默認(rèn)情況下創(chuàng)建的空白工作簿的顯示，例如要讓新建的工作簿的字體自

動顯示為“宋體”，其具體操作如下。

Step011單擊“使用此字體作為默認(rèn)字體”下拉列表框右側(cè)的下拉按鈕，2選擇“宋

體”選項(xiàng)，3單擊按鈕，關(guān)閉“Excel選項(xiàng)”對話框，如圖1-4所示。

Step02稍后程序?qū)⒋蜷_一個(gè)提示對話框，提示必須關(guān)閉并重啟Excel設(shè)置才可生效，

單擊按鈕，如圖1-5所示。

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Excel數(shù)據(jù)處理與分析實(shí)戰(zhàn)應(yīng)用（案例技巧版）

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圖1-4更改默認(rèn)字體圖1-5提示對話框

1.1.2把隱藏的功能“揪”出來

由于Excel界面的限制，許多功能都被放到了不同選項(xiàng)卡的工作組中，有的功能甚

至并沒有在功能區(qū)中顯示。此時(shí)我們需要將一些經(jīng)常使用的功能“揪”出來，展示到快

速訪問工具欄中，當(dāng)需要使用該功能時(shí)可以快速找到。

默認(rèn)情況下，在“快速訪問工具欄”下拉菜單中列舉了一些常用的功能，直接選擇

該功能即可將其添加到快速訪問工具欄中，如圖1-6所示，在“快速訪問工具欄”下拉

菜單中選擇“打印預(yù)覽和打印”選項(xiàng)，即可快速將該工具對應(yīng)的功能按鈕添加到快速訪

問工具欄中。

圖1-6快速添加工具到快速訪問工具欄

當(dāng)然，“快速訪問工具欄”下拉菜單中列舉的內(nèi)容有限，而通過對話框可以添加其

他更多的命令，甚至是添加功能區(qū)中不存在的按鈕。

例如記錄單功能，在多表頭的工作表中錄入數(shù)據(jù)、查看數(shù)據(jù)、管理數(shù)據(jù)時(shí)，使用該

功能都是非常方便的。但是在默認(rèn)情況下，該功能并沒有在功能區(qū)中顯示，此時(shí)可以通

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CHAPTER01

分析數(shù)據(jù)之前先養(yǎng)成這些好習(xí)慣

過“Excel選項(xiàng)”對話框，將該功能添加到快速訪問工具欄中，其具體操作如下。

Step01在“快速訪問工具欄”下拉菜單中選擇“其他命令”命令，程序自動打開“Excel

選項(xiàng)”對話框并切換到“快速訪問工具欄”選項(xiàng)卡。

Step021在“從下列位置選擇命令”下拉列表框中選擇“不在功能區(qū)中的命令”選項(xiàng)，

2在其下方的列表框中選擇“記錄單”選項(xiàng)，3單擊按鈕將其添加到右側(cè)的列表

框中，4單擊按鈕，如圖1-7所示。

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圖1-7添加“記錄單”按鈕

Step03在返回的工作表界面的快速訪問工具欄中即可查看到添加的“記錄單”按鈕，

如圖1-8所示。

圖1-8查看添加的“記錄單”按鈕

1.1.3DIY設(shè)置，常用功能單獨(dú)放置

如果需要使用的常用功能分散在不同的選項(xiàng)卡中，而且比較多，如果全部將其添加

到快速訪問工具欄，此時(shí)整個(gè)快速訪問工具欄中的工具就顯得比較雜亂，況且也放不下

太多的功能，此時(shí)可以創(chuàng)建符合自己操作習(xí)慣的選項(xiàng)卡，并在該選項(xiàng)卡中利用不同的組

將相關(guān)功能的按鈕放在一起，其具體操作如下。

Step011打開“Excel選項(xiàng)”對話框，單擊“自定義功能區(qū)”選項(xiàng)卡，2在右側(cè)單擊

按鈕，程序自動建立一個(gè)新建選項(xiàng)卡，在該選項(xiàng)卡中包含了一個(gè)組，如圖1-9所示。

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圖1-9新建選項(xiàng)卡

Step021選擇新建的選項(xiàng)卡，2單擊按鈕，3程序自動打開“重命名”對話框，

在其中將選項(xiàng)卡的顯示名稱修改為“常用工具”，4單擊按鈕，如圖1-10所示。

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圖1-10重命名選項(xiàng)卡

Step031在返回的“Excel選項(xiàng)”對話框中選擇“常用工具”選項(xiàng)卡下方的新建組，2

單擊按鈕，3在打開的“重命名”對話框中修改顯示名稱為“字體設(shè)置”，4單

擊按鈕，如圖1-11所示。

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圖1-11對自動創(chuàng)建的組進(jìn)行重命名

Step041連續(xù)兩次單擊按鈕在“常用工具”選項(xiàng)卡下方添加兩個(gè)空白組，2重

復(fù)Step03的操作對創(chuàng)建的組進(jìn)行重命名，如圖1-12所示。

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分析數(shù)據(jù)之前先養(yǎng)成這些好習(xí)慣

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圖1-12手動新建組并重命名組

Step051選擇創(chuàng)建的“字體設(shè)置”組，2在常用命令中選擇需要添加的工具，這里選

擇“減小字號”選項(xiàng)，3單擊按鈕將該工具添加到“字體設(shè)置”組中，如圖1-13

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所示。用相同的方法為自定義的3個(gè)組添加對應(yīng)的工具。

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圖1-13向自定義創(chuàng)建的組中添加工具

Step061在“從下列位置選擇命令”下拉列表框中選擇“所有選項(xiàng)卡”選項(xiàng)，2在其

下方的列表框中展開“公式”選項(xiàng)卡并選擇“函數(shù)庫”選項(xiàng)，3單擊按鈕將整個(gè)

組添加到“常用工具”選項(xiàng)卡中，4單擊按鈕，如圖1-14所示。

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圖1-14將整個(gè)組整體添加到自定義選項(xiàng)卡中

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Excel數(shù)據(jù)處理與分析實(shí)戰(zhàn)應(yīng)用（案例技巧版）

Step07在返回的工作表界面上即可查看到功能區(qū)中多了一個(gè)