物料管理模塊采購業(yè)務操作指南

MM-KN-REL-1001采購業(yè)務操作指南版本：2011V2課時：8課時課程概述課程內容：

MM模塊采購及采購收貨相關流程及注意事項培訓對象：

本課程適用中國石化煉化板塊MM模塊支持人員。軟件信息：

本課程基于SAPR/34.6C（或ECC6.0）課程要求先期課程要求：ALL-KN-ALL-1001SAP系統(tǒng)簡介MM-KN-ALL-1001物料管理模塊簡介MM-KN-ALL-1002物料管理模塊主數(shù)據(jù)操作指南具有采購業(yè)務的基本知識和經(jīng)驗

課程目標通過完成本課程的學習，你將可以做到：掌握采購計劃實際操作中的注意事項了解采購計劃的業(yè)務流程能分析、解決采購計劃在實際操作中遇到的問題課程內容采購流程概覽建立采購申請流程建立采購訂單流程按照采購訂單收貨流程采購發(fā)票校驗流程委外加工采購流程課程目錄煉化企業(yè)采購業(yè)務步驟采購重點流程介紹建立采購申請流程建立采購訂單流程按照采購訂單收貨流程采購發(fā)票校驗流程委外加工采購流程采購流程總結標準采購流程標準采購流程包括從需求確定到付款的以下幾個步驟：

Requisition采購64

27貨源確定1需求確定收貨和庫存管理8付款3選擇供應商102030PurchaseOrder102030訂單處理Vendorinvoice5訂單隨后處理PurchaseOrder102030?發(fā)票校驗中石化煉化企業(yè)實際采購流程采購訂單采購申請收貨入庫發(fā)票校驗1432

煉化企業(yè)采購流程在此過程中，省卻了系統(tǒng)提供的詢、報價、框架協(xié)議、采購合同、內向交貨、發(fā)票預制等標準功能,將流程定制成符合企業(yè)實際業(yè)務的以上功能的組合,確定了流程的步驟。課程目錄煉化企業(yè)采購業(yè)務步驟采購重點流程介紹建立采購申請流程建立采購訂單流程按照采購訂單收貨流程采購發(fā)票校驗流程委外加工采購流程采購流程總結關鍵業(yè)務流程-建立采購申請流程該流程描述了按照原料采購計劃維護采購申請的相關業(yè)務環(huán)節(jié)。SAP系統(tǒng)操作系統(tǒng)外操作Vendorinvoice發(fā)票處理PurchaseRequisition102030創(chuàng)建采購申請關鍵業(yè)務流程-建立采購申請流程采購申請：是生產(chǎn)計劃部門的原料采購計劃。采購申請定義了對物料或服務的需要。它具有下列特征：它是標識物料必須到公司外采購。它授權采購部門在指定的時間內按指定的數(shù)量采購物料。它是內部憑證：不能在公司外使用。依據(jù)訂單收貨創(chuàng)建采購訂單PurchaseRequisition102030關鍵業(yè)務流程-建立采購申請流程采購申請的來源與去向來源手工創(chuàng)建（目前使用）MRP自動創(chuàng)建去向采購訂單（目前使用）詢價單框架協(xié)議自動創(chuàng)建物料需求計劃MRP由用戶部門手動創(chuàng)建框架協(xié)議詢價單詢價單采購申請采購訂單關鍵業(yè)務流程-建立采購申請流程采購申請的系統(tǒng)結構：分為行項目和行項目細節(jié)兩部分。行項目：各行項目主要內容項目細節(jié)：各行項目的具體內容關鍵業(yè)務流程-建立采購申請流程流程要點采購申請的審批按達標要求，采購申請在ERP中設置審批，根據(jù)各單位的具體情況分為一級或多級審批。審批后的采購申請不允許修改，如要修改，先撤消審批再修改，修改后重新審批。通過前臺CL24N\CL2ON和后臺配置相結合產(chǎn)生審批效果。關鍵業(yè)務流程-建立采購申請流程此流程中進行的SAP系統(tǒng)操作為：ME51N創(chuàng)建采購申請ME52N修改采購申請ME53N顯示采購申請

生成的單據(jù):采購申請（ME53N顯示采購申請）

涉及的SAP表:EBAN采購申請數(shù)據(jù)（憑證日期、采購組織、物料、工廠、數(shù)量等）

關聯(lián)字段：采購申請?zhí)?，審批策略關鍵業(yè)務流程-建立采購申請流程操作規(guī)范：操作時點的要求計劃部門根據(jù)當月生產(chǎn)計劃提出原料采購計劃清單。操作崗位的要求采購員負責原料采購申請的創(chuàng)建，在系統(tǒng)中錄入各相關信息。操作審核的要求采購部門主管負責采購申請的審核確認是否需要更改或取消申請，審核批準后，轉入原料采購訂單流程。關鍵業(yè)務流程-建立采購申請流程本節(jié)主要介紹了采購申請的維護流程、流程重點，要求企業(yè)支持人員掌握的內容：采購申請的維護流程。采購申請流程的操作規(guī)范。課程目錄煉化企業(yè)采購業(yè)務步驟采購重點流程介紹建立采購申請流程建立采購訂單流程按照采購訂單收貨流程采購發(fā)票校驗流程委外加工采購流程采購流程總結關鍵業(yè)務流程-建立采購訂單流程該流程描述了按照審批后的采購申請創(chuàng)建采購訂單的相關業(yè)務環(huán)節(jié)。SAP系統(tǒng)操作系統(tǒng)外操作關鍵業(yè)務流程-建立采購訂單流程采購訂單：與供應商簽訂采購合同的內容體現(xiàn)，必須參照采購申請創(chuàng)建。采購訂單是提交給供應商的正式采購文檔。包含以下內容：供應商采購的物料和數(shù)量價格和項目交貨時間和地點Vendorinvoice發(fā)票處理PurchaseRequisition102030創(chuàng)建采購申請依據(jù)訂單收貨創(chuàng)建采購訂單PurchaseRequisition102030采購訂單的系統(tǒng)結構：分為抬頭、行項目、行項目細節(jié)三部分。關鍵業(yè)務流程-建立采購訂單流程行項目：各行項目主要內容項目細節(jié)：各行項目的具體內容抬頭：整個憑證相同的數(shù)據(jù)，如供應商，訂單類型關鍵業(yè)務流程-建立采購訂單流程此流程中進行的SAP系統(tǒng)操作為：ME21N創(chuàng)建采購訂單ME22N修改采購訂單ME23N顯示采購訂單

生成的單據(jù):采購訂單（ME23N顯示采購訂單）

涉及的SAP表:EKKO采購定單抬頭數(shù)據(jù)(供應商、憑證日期、采購組織等）EKPO采購定單行項目數(shù)據(jù)（物料、工廠、數(shù)量、金額等）EKBE采購定單歷史數(shù)據(jù)（收貨、發(fā)票校驗等）

關聯(lián)字段：采購訂單號關鍵業(yè)務流程-建立采購訂單流程流程要點關閉采購訂單：采購訂單中部分油品已收貨，剩余油品不需要再收貨時需要關閉采購訂單?？刹少徥肇洈?shù)量為0，手工設置“交貨已完成”標識。圖1也可修改采購訂單，設置“完成交貨”標識。圖2圖1圖2關鍵業(yè)務流程-建立采購訂單流程流程要點采購訂單審批內控要求采購訂單在系統(tǒng)中至少設置一級審批。各單位根據(jù)具體情況設置多級審批，可按照采購金額、采購組等字段作為審批條件。目前企業(yè)通常設置一級審批。關鍵業(yè)務流程-建立采購訂單流程操作規(guī)范：對采購運費的操作要求采購過程中的各種管輸費、管輸損耗、運費、保險等附加費用，應以條件類型的方式體現(xiàn)在采購訂單中，計入采購成本。對訂單類型的操作要求訂單類型選擇正確,與采購業(yè)務匹配。對采購價格的操作要求采購訂單價格必須相對準確，與結算發(fā)票價格差異過大會影響庫存成本的準確性,也加劇財務月末差異科目分配的工作量。關鍵業(yè)務流程-建立采購訂單流程

本節(jié)主要介紹了采購訂單的維護流程、注意事項，要求企業(yè)支持人員掌握的內容：采購訂單的維護流程。采購訂單流程的操作規(guī)范。內控要求：要求原油采購訂單在系統(tǒng)中至少進行一級審批。課程目錄煉化企業(yè)采購業(yè)務步驟采購重點流程介紹建立采購申請流程建立采購訂單流程按照采購訂單收貨流程采購發(fā)票校驗流程委外加工采購流程采購流程總結關鍵業(yè)務流程-按照采購訂單收貨流程（管輸）該流程描述了管輸運輸方式下的采購收貨的相關業(yè)務環(huán)節(jié)。SAP系統(tǒng)操作系統(tǒng)外操作關鍵業(yè)務流程-按照采購訂單收貨流程（鐵路公路）該流程描述了鐵路或公路運輸方式下的采購收貨的相關業(yè)務環(huán)節(jié)。SAP系統(tǒng)操作系統(tǒng)外操作關鍵業(yè)務流程-按照采購訂單收貨流程（國內水運）該流程描述了國內水路運輸方式下的采購收貨的相關業(yè)務環(huán)節(jié)。SAP系統(tǒng)操作系統(tǒng)外操作關鍵業(yè)務流程-按照采購訂單收貨流程（進口水運）該流程描述了進口水路運輸方式下的采購收貨的相關業(yè)務環(huán)節(jié)。SAP系統(tǒng)操作系統(tǒng)外操作關鍵業(yè)務流程-按照采購訂單收貨流程收貨：參照采購訂單按照貨物的實收量做賬務處理。收貨記錄收進貨物或原料的物料移動：針對訂單收貨根據(jù)采購訂單給物料估價產(chǎn)生物料和財務憑證更新采購訂單歷史數(shù)據(jù)提供發(fā)票校驗的基礎數(shù)據(jù)Vendorinvoice發(fā)票處理PurchaseRequisition102030創(chuàng)建采購申請依據(jù)訂單收貨創(chuàng)建采購訂單PurchaseRequisition102030關鍵業(yè)務流程-按照采購訂單收貨流程收貨的效果參照采購訂單收貨更新采購訂單歷史關鍵業(yè)務流程-按照采購訂單收貨流程收貨的效果產(chǎn)生物料憑證的同時產(chǎn)生會計憑證。關鍵業(yè)務流程-按照采購訂單收貨流程此流程中進行的SAP系統(tǒng)操作為：MIGO101收貨生成的單據(jù):收貨物料憑證（MB03）集成會計憑證（MB03、FB03）涉及的SAP表:EKBE采購定單歷史數(shù)據(jù)MSEG憑證部分：物料（數(shù)量、金額等）MKPF抬頭：物料管理（憑證日期、記帳日期等）BSEG會計核算憑證段（總帳科目、金額）BKPF會計核算憑證標題（憑證日期、記帳日期等）關聯(lián)字段：采購定單號、內向交貨單號等關鍵業(yè)務流程-按照采購訂單收貨流程操作規(guī)范：對于進廠方式的操作要求分別參照以下流程進行原油及原料收貨入庫：進口油-水運按照采購訂單進行油品收貨流程國內油-水運按照采購訂單進行油品收貨流程鐵路按照采購訂單進行油品收貨流程管輸按照采購訂單進行油品收貨流程對于采購途耗的操作要求采購環(huán)節(jié)的途耗，是指采購過程中貨物在運輸環(huán)節(jié)發(fā)生的損耗。采購途耗需記入貨物采購成本。采購途耗的量一般是指"應到量"和"實到量"的差。但是，基于不同的采購到貨方式，應到量與實到量的確認也有所不同。對于首次到岸的進口貨物來說，應到量是指發(fā)票數(shù)量，而實到量則是指“商檢量”；對于二程運輸?shù)呢浳飦碚f，應到量是指二程轉運的發(fā)出量，實到量則是指實際驗收入庫數(shù)量。對于國內采購直接到貨的貨物來說，應到量是指發(fā)票數(shù)量，實到量是指實際驗收入庫數(shù)量。

關鍵業(yè)務流程-按照采購訂單收貨流程本節(jié)主要介紹了采購收貨的維護流程、注意事項，要求企業(yè)支持人員掌握的內容：要求掌握：各種運輸類型的收貨操作。達標要求：依據(jù)采購訂單收貨。課程目錄煉化企業(yè)采購業(yè)務步驟采購重點流程介紹建立采購申請流程建立采購訂單流程按照采購訂單收貨流程采購發(fā)票校驗流程委外加工采購流程采購流程總結關鍵業(yè)務流程-采購發(fā)票校驗流程發(fā)票校驗：核對供應商發(fā)票的過程。通過發(fā)票的核對形成對供應商的應付供應商的發(fā)票與采購訂單以及收貨核對價格和數(shù)量更新采購訂單和歷史更新財務信息Vendorinvoice發(fā)票處理PurchaseRequisition102030創(chuàng)建采購申請依據(jù)訂單收貨創(chuàng)建采購訂單PurchaseRequisition102030關鍵業(yè)務流程-采購發(fā)票校驗流程發(fā)票校驗的過程：在系統(tǒng)中發(fā)票的信息與采購訂單、收貨核對后進行發(fā)票過帳處理，再進入付款程序。發(fā)票校驗發(fā)票憑證收貨憑證采購訂單付款程序業(yè)務傳遞關鍵業(yè)務流程-采購發(fā)票校驗流程發(fā)票校驗的流程：財務部門根據(jù)三單（訂單、收貨單、發(fā)票）匹配情況來進行發(fā)票匹對，核對無誤后進行過帳處理，如果后續(xù)需要調整，則采用后續(xù)借記或貸記的方式處理。采購訂單流程采購收貨流程發(fā)票過帳后續(xù)借記或貸記是否因采購質量等特殊情況調整應付?開始結束是否業(yè)務部門財務部門關鍵業(yè)務流程-采購發(fā)票校驗流程此流程中進行的SAP系統(tǒng)操作為：MIRO發(fā)票過賬MR8M取消發(fā)票憑證MIR6發(fā)票總覽生成的單據(jù):采購發(fā)票（MIR4）集成會計憑證（FB03）涉及的SAP表:RBKP發(fā)票抬頭數(shù)據(jù)RSEG發(fā)票行項目數(shù)據(jù)EKBE采購定單歷史數(shù)據(jù)BSEG會計核算憑證段（總帳科目、金額）BKPF會計核算憑證標題（憑證日期、記帳日期等）關聯(lián)字段：發(fā)票號、采購訂單號等關鍵業(yè)務流程-采購發(fā)票校驗流程操作規(guī)范：對于發(fā)票數(shù)量的要求要求每張采購訂單最終的發(fā)票校驗量等于收貨量，否則采購訂單總處于未完結狀態(tài)；每月月底對不再使用的采購訂單進行關閉處理。對于發(fā)票數(shù)量的控制為了控制發(fā)票與訂單匹配不正確（尤其是不基于收貨的發(fā)票校驗）造成發(fā)票校驗量大于訂單量而造成訂單的發(fā)票與收貨不平衡的情況，使用增強程序控制發(fā)票校驗量不能大于訂單量。關鍵業(yè)務流程-采購發(fā)票校驗流程本節(jié)主要介紹了采購發(fā)票校驗的維護流程、注意事項，要求企業(yè)支持人員掌握的內容：要求掌握：發(fā)票預制的操作。課程目錄煉化企業(yè)采購業(yè)務步驟采購重點流程介紹建立采購申請流程建立采購訂單流程按照采購訂單收貨流程采購發(fā)票校驗流程委外加工采購流程采購流程總結關鍵業(yè)務流程-委外加工采購流程該流程描述了提供原料的情況下委托供應商加工成成品的相關業(yè)務環(huán)節(jié)。SAP系統(tǒng)操作系統(tǒng)外操作關鍵業(yè)務流程-委外加工采購流程委外加工的過程：使用分包訂單處理，供應商在生產(chǎn)中所需要的原材料在采購訂單中說明，從而記錄在提供給供應商的材料的庫存帳上,將所訂購的最終產(chǎn)品提供后，原料的消耗也被記帳。在收貨后,如果供應商實際消耗的多于或少于采購訂單中所計劃的數(shù)量,則必須進行調整。采購訂單Item___Comp___Comp___發(fā)票校驗?=發(fā)票$__采購分包合同供應商庫存管理發(fā)票校驗分包合同供應商庫存地庫存地分包供應商生產(chǎn)供應組件采購成品收貨關鍵業(yè)務流程-委外加工采購流程委外加工的操作步驟一創(chuàng)建委外加工采購申請SAP角色：采購員SAP事務代碼：ME51N加工后成品原材料關鍵業(yè)務流程-委外加工采購流程委外加工的操作步驟二參照采購申請創(chuàng)建委外加工采購訂單SAP角色名稱：采購員SAP事務代碼：ME21N關鍵業(yè)務流程-委外加工采購流程委外加工的操作步驟三發(fā)原材料給供應商SAP角色：庫管員SAP事務代碼：MB1B（移動類型：541）541發(fā)貨時不產(chǎn)生會計憑證，101收回產(chǎn)成品時，才產(chǎn)生原材料消耗（543）的會計憑證。關鍵業(yè)務流程-委外加工采購流程委外加工的操作步驟四對委外產(chǎn)成品收貨SAP角色：庫管員SAP事務代碼：MIGO輸入原材料實際消耗量關鍵業(yè)務流程-委外加工采購流程委外加工的操作步驟五原材料后繼調整SAP角色：庫管員

SAP事務代碼：MB04舉例說明“記帳的數(shù)量”填入需要調整的差異數(shù)量=確認的消耗數(shù)量-收貨時消耗數(shù)量。如果，確認的消耗數(shù)量大于收貨時的消耗數(shù)量，填入的差異數(shù)量為正，反之為負。如下圖，收貨時確認消耗原材料230KG，后與供應商確認實際消耗235KG，那么此處輸入5；反之，實際消耗225KG，此處輸入-5。關鍵業(yè)務流程-委外加工采購流程委外加工的系統(tǒng)操作總結：此流程中對應的SAP系統(tǒng)操作主要有五步。ME51N（創(chuàng)建委外采購申請）項目類別：L(分包)維護加工的組件ME21N（創(chuàng)建委外采購訂單）參照采購申請創(chuàng)建MB1B（發(fā)原材料給供應商）移動類型：541不產(chǎn)生會計憑證MIGO（對委外產(chǎn)成品收貨）移動類型：543,101產(chǎn)生會計憑證MB04（原材料后續(xù)調整）移動類型：121產(chǎn)生會計憑證關鍵業(yè)務流程-委外加工采購流程生成的單據(jù):收貨物料憑證（MB03）集成會計憑證（MB03、FB03）涉及的SAP表:EBAN采購申請數(shù)據(jù)（憑證日期、采購組織、物料、工廠、數(shù)量等）EKKO采購訂單抬頭數(shù)據(jù)(供應商、憑證日期、采購組織等）EKPO采購訂單行項目數(shù)據(jù)（物料、工廠、數(shù)量、金額等EKBE采購訂單歷史數(shù)據(jù)MSEG憑證部分：物料（數(shù)量、金額等）MKPF抬頭：物料管理（憑證日期、記帳日期等）BSEG會計核算憑證段（總帳科目、金額）BKPF會計核算憑證標題（憑證日期、記帳日期等）關聯(lián)字段：采購定單號、內向交貨單號等關鍵業(yè)務流程-委外加工采購流程操作要點：對委外加工的定義不提供原材料的加工不屬于委外加工業(yè)務范疇。對委外加工的余料未用完的原料，要在收貨時一并收回。關鍵業(yè)務流程-委外加工采購流程本節(jié)主要介紹了委外加工采購的維護流程、注意事項，要求企業(yè)支持人員掌握的內容：要求掌握：