電子外發(fā)管理制度

電子外發(fā)管理制度1.引言為了規(guī)范公司電子外發(fā)活動，提高信息安全保障能力，本管理制度的制定旨在對公司電子外發(fā)活動進(jìn)行明確規(guī)定，確保電子文檔的安全性、真實性、完整性及保密性。2.適用范圍該管理制度適用于公司內(nèi)所有人員進(jìn)行信息的外發(fā)，包括但不限于電子郵件、即時通訊、移動存儲設(shè)備、云盤等外部傳播方式。3.外發(fā)流程（1）準(zhǔn)備工作發(fā)送人員應(yīng)認(rèn)真核實所要發(fā)送的信息是否屬于范圍內(nèi)的內(nèi)部交流，確保所發(fā)信息內(nèi)容真實可靠。涉及知識產(chǎn)權(quán)的信息應(yīng)遵循相關(guān)法律法規(guī)、保密性規(guī)定進(jìn)行處理，能進(jìn)行加密加密保護(hù)的文件必須加密處理，增強信息安全保障能力。遵守信息發(fā)送標(biāo)準(zhǔn)，確保文件存儲規(guī)范。（2）審核所有外發(fā)文件需要進(jìn)行二次審核，審核人應(yīng)對文件的真實性、完整性、完整性以及安全性進(jìn)行審核，審核合格的文件方可進(jìn)行發(fā)送，未經(jīng)審核的文件禁止外發(fā)。（3）發(fā)送所有外發(fā)文件應(yīng)在正式發(fā)送前進(jìn)行復(fù)查和確認(rèn)，確認(rèn)文件無誤后方可進(jìn)行郵件發(fā)送，注意文件格式及大小不得違反公司規(guī)定。（4）歸檔已成功外發(fā)的文件應(yīng)當(dāng)在公司相應(yīng)資料柜內(nèi)進(jìn)行正確歸檔，保證資料信息的完備、安全和保密，并及時更新資料。4.安全保障（1）信息分類公司應(yīng)對所有涉密數(shù)據(jù)、操作秘密、商業(yè)秘密、個人隱私行為進(jìn)行分類評估。將重要信息和一般信息分別處理，確定不同的外發(fā)安全管理級別標(biāo)準(zhǔn)，并應(yīng)用到具體的外發(fā)活動中。（2）信息加密對涉及公司工作內(nèi)容，應(yīng)進(jìn)行相關(guān)加密處理，避免信息泄露，需要加密的信息需嚴(yán)格授權(quán)。（3）設(shè)備安裝公司內(nèi)部電腦應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定裝有安全防護(hù)軟件，避免計算機病毒等安全問題影響數(shù)據(jù)外發(fā)。（4）人員管理公司應(yīng)該采取保密措施，為不同工作崗位制定不同的使用權(quán)限，嚴(yán)格授權(quán)使用權(quán)限。員工離職應(yīng)及時撤銷其外發(fā)用權(quán)限，確保機密數(shù)據(jù)未被泄露。5.監(jiān)督檢查公司將根據(jù)實際情況制定電子外發(fā)管理制度的執(zhí)行規(guī)范，對規(guī)范的內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)督和檢查。對規(guī)范的執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行檢查和總結(jié)，遇到問題及時處理并進(jìn)行調(diào)整，確保公司的電子外發(fā)管理活動規(guī)范、有序、有效、穩(wěn)定。6.管理措施對于違反本制度的人員，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將視情節(jié)采取相應(yīng)處置。同時，公司也應(yīng)建立舉報機制，發(fā)現(xiàn)外發(fā)中存在不合規(guī)問題，員工應(yīng)該積極舉報，公司將保護(hù)舉報人員的合法權(quán)益，保證信息的安全和機密性。7.結(jié)論公司電子外發(fā)管理制度的實施，可以遵循嚴(yán)謹(jǐn)、合法、規(guī)范的流程管理方式，確保公司電子文檔的安全性、真實性、完整性及保密性。這個制度的制定是為了加強電子外發(fā)活動的規(guī)范化管理，