財務共享模式下集團費用精細化控制

經濟社會的高速發(fā)展使得傳統(tǒng)財務模式下復雜煩瑣的工作方式不再適用于如今的經濟環(huán)境。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，企業(yè)財務管理模式的創(chuàng)建及優(yōu)化成為企業(yè)財務轉型的重心，而財務共享服務模式可以將企業(yè)傳統(tǒng)財務模式中的煩瑣工作簡化，成立一個單獨的部門對資源進行專門管理，我國企業(yè)國際化發(fā)展步伐的加速使得許多企業(yè)開始費用精細化管理建設，基于財務共享服務模式建設自動化費用控制管理系統(tǒng)，可以使報銷流程線上化，同樣也使財務工作與企業(yè)當前的管理要求相匹配，發(fā)揮其潛在價值。一、相關概念（一）財務共享服務財務共享服務是共享服務中應用最廣泛的一個方面，財務共享服務以信息技術為基礎，通過整合或者合并企業(yè)的各項業(yè)務，實現(xiàn)財務流程的優(yōu)化與改進，將重復率高、分散性強的業(yè)務集中批量處理，實現(xiàn)企業(yè)財務管理集中化，各公司及部門可以利用移動互聯(lián)網技術協(xié)同、共享資源，將其運營管理體系設置在移動端，大大提高財務工作效率達到降低企業(yè)費用，創(chuàng)造更多企業(yè)價值的目的。（二）費控系統(tǒng)概念費控系統(tǒng)是通過信息化技術，搭建的線上財務報銷系統(tǒng)。費控系統(tǒng)的目的為提高公司費用報銷處理效率，提升費用精細化程度，提升費用合規(guī)性與預算管控程度，提升管理者與員工的費用報銷體驗感。二、財務共享服務模式在我國企業(yè)運行中的缺陷（一）財務效率低下大數(shù)據(jù)時代下，良好市場環(huán)境給我國企業(yè)帶來了有利的發(fā)展機遇，許多企業(yè)處于持續(xù)擴張狀態(tài)，規(guī)模的擴大必然會帶來各方面成本的增加，但許多公司由于擴張速度過于迅猛，工作效率尤其是財務效率并未出現(xiàn)明顯改善，導致企業(yè)財務效力低下。雖然很多企業(yè)引入了ERP系統(tǒng)，但財務經營數(shù)據(jù)提交不及時或不全面的現(xiàn)象依舊存在。出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因在于會計人員對標準財務核算流程的規(guī)則理解不夠，且各子公司往往是獨立完成核算工作，集團財務人員在審核費用過程中會耗費大量的人力和時間成本了解業(yè)務情況。（二）組織架構不健全、人力資源分配不合理財務共享服務模式將原本分散的業(yè)務核算工作集中在財務共享中心，對公司的費用管理制度統(tǒng)一化要求高。在實際業(yè)務運營過程中，子公司與集團之間往往會存在經營業(yè)務差異、業(yè)務體量差異以及地域差異等問題，集團與子公司財務人員之間會產生業(yè)務溝通差異以及因信息不對稱而導致的風險，同樣，各個公司的業(yè)務量與業(yè)務復雜程度必然會導致會計人員的專業(yè)水平要求以及工作量不等，且由于大部分企業(yè)組織結構較為復雜，使得財務共享中心構建過程中，需要根據(jù)不同公司需求建立不同審批流程，不利于統(tǒng)一化、規(guī)范化管理。（三）未能引導管理者及財務人員進行觀念轉變部分管理者對于財務共享中心的功能認識不足，對財務共享中心的構建以及審核工作持消極、敷衍的態(tài)度，未充分利用財務共享帶來的數(shù)據(jù)分析、預算管控等優(yōu)勢。員工培訓、崗位職責及考核制度的設立不明確，未能積極引導財務工作者進行傳統(tǒng)財務工作模式向財務共享工作模式的轉變，且缺少對財務信息系統(tǒng)人才的培養(yǎng)與引進，使得財務共享中心運維壓力大。三、LT集團費控管理分析（一）公司概況LT集團成立于1980年，公司主要以鉛酸蓄電池研發(fā)、生產、銷售為主，集儲能產品、再生資源回收及循環(huán)利用等新能源產業(yè)為一體，是亞洲最大的汽車用低壓電池制造企業(yè)，也是國內首家通過鉛酸＋鋰電雙CNAS認證的企業(yè)，目前，集團擁有員工逾7200人，總資產達129.4億元，集團旗下30余個分子公司，400多個產品型號全面覆蓋車輛、船舶、工業(yè)及其他特殊領域，主導產品產銷量連續(xù)多年位居行業(yè)首位，該公司倡導創(chuàng)新文化，營造容納不同觀點、鼓勵創(chuàng)新的工作氛圍，打破部門墻，反對本位主義。（二）費用預算管理現(xiàn)狀公司預算管理依據(jù)實際業(yè)績?yōu)榛A，在此基礎上增加相應內容來編制新的預算方法，各公司的預算由各部門自行制定后提交給財務人員，由財務人員統(tǒng)籌整理后編制預算申請。但部門提供數(shù)據(jù)的計算并沒有科學、明確的計算準則，許多部門提交的預算數(shù)據(jù)是以費用歷史數(shù)據(jù)為基礎，再根據(jù)部門領導結合個人經驗以及業(yè)務實際情況粗略計算，如圖1。并且LT集團在預算分配上，并沒有一個準確的衡量標準，各分公司及分公司部門在預算編制上主觀性過強，對于預算項目調整影響集團整體凈利潤減少的情況，集團將進行扣減激勵積分。圖1預算執(zhí)行流程圖（三）費用核算管理現(xiàn)狀LT集團現(xiàn)在處在費控管理L2向L3轉換階段，對集團及旗下25家子公司差旅費、業(yè)務招待費、辦公費、修理費、通信費、服務費、咨詢費、水電費、燃氣費、車輛費、勞動保護費、租賃費、保險費、訴訟費、綠化費、保安費、保潔費、會議費、職工福利費等費用實行費用報銷線上化，具體報銷流程如圖2。圖2費用報銷流程圖費控系統(tǒng)精細化管理后，費用報銷轉為線上統(tǒng)一規(guī)范，報銷人填單錯誤時系統(tǒng)會根據(jù)公司制度要求阻止提單或提供風險提示，線上報銷流程的設置能省去重復審批行為，公司費控系統(tǒng)上線后，LT集團報銷流行中審批環(huán)節(jié)時長對由使用費控系統(tǒng)上線前平均業(yè)務審核通過時長10日，降低至5日左右。（四）費用資金管理現(xiàn)狀LT集團目前正在將資金管理納入財務共享中心，從經營活動、投資活動、籌資活動、其他活動等幾個層面控制集團整體的資金活動，依托統(tǒng)一的CBS系統(tǒng)平臺實現(xiàn)跨銀行的賬戶管理和付款交易管理，根據(jù)公司資金管理制度，在系統(tǒng)配置規(guī)則校驗，限制不合格業(yè)務提交支付申請。付款業(yè)務經過各級部門負責人審批，保證資金活動真實性，再由各公司收單員與集團財務人員進行財務審核，確保業(yè)務合規(guī)性，后期資金云平臺提供將會提供資金信息、業(yè)務跟蹤和資金管理決策等服務，有利于公司管理層對公司的資金及預算進行合理監(jiān)督、修改和補充。四、財務共享模式下LT集團費用精細化控制信息系統(tǒng)的構建（一）業(yè)財一體化業(yè)財一體化最主要的是財務與業(yè)務之間數(shù)據(jù)共享，形成業(yè)務與財務數(shù)據(jù)的閉環(huán)，LT集團業(yè)財一體化程度較低，財務人員在對賬及審核時，對賬難度大。費控系統(tǒng)上線后，報銷需要填單人員在報銷對公業(yè)務時，除附上相關OA申請或系統(tǒng)內日常費用申請單外，還需附上相關費用簽訂的合同、驗收單、使用說明等文件證明業(yè)務真實性，財務人員通過填單人提供的單據(jù)可以了解整個業(yè)務流程，從而根據(jù)職業(yè)經驗做出對業(yè)務合規(guī)性的初步判斷。（二）發(fā)票與稅務管理系統(tǒng)信息化目前我國鼓勵財務數(shù)字化轉型升級，通過稅收征管數(shù)字化、智能化升級，提升稅務工作辦理速度，提高效率減少我國企業(yè)稅收負擔，發(fā)票服務平臺能實現(xiàn)24小時在線免費為納稅人提供全面數(shù)字化的電子發(fā)票開具、交付、查驗等服務。費控系統(tǒng)的搭建實現(xiàn)公司費控系統(tǒng)與稅務平臺的對接，系統(tǒng)能實現(xiàn)增值稅發(fā)票的認證與檢驗，對于問題發(fā)票或假發(fā)票，系統(tǒng)會自動識別并阻止問題發(fā)票上傳，提高了信息的真實性，降低了集團發(fā)票及稅務風險。（三）電子影像管理電子影像管理以信息處理為基礎將財務原始憑證轉換成電子化會計檔案，各子公司設有收單崗，接收與整理業(yè)務人員提供的單據(jù)。填單人在系統(tǒng)中上傳原始憑證的電子影像，業(yè)務領導的審批和財務處理均能基于影像來進行，業(yè)務審核結束后系統(tǒng)生成單據(jù)號同時對應一個條形碼，業(yè)務人員將單據(jù)信息打印出來作為實物票據(jù)傳遞的索引號，并投遞至收單員處，收單員對收取的原件與電子影像進行核對工作，保障獲取影像資料的真實性、完整性。電子影像管理可以將企業(yè)各地區(qū)的原始憑證進行集中歸集，形成電子化數(shù)據(jù)，方便以后對報銷票據(jù)的調閱，且電子數(shù)據(jù)保存時間更久。五、LT集團費控精細化管控后取得的成效（一）提升業(yè)務人員報銷便捷性財務共享中心的構建使得集團日常費用報銷線上化，填單人在填寫報銷單時，能通過票據(jù)識別系統(tǒng)自動識別發(fā)票信息及真?zhèn)危M控系統(tǒng)同樣可以根據(jù)公司統(tǒng)一報銷要求在填單環(huán)節(jié)對單據(jù)信息準確性及原始憑證合規(guī)性進行提醒，提升了報銷單據(jù)的合規(guī)性。系統(tǒng)中合同管理信息數(shù)據(jù)與前序單據(jù)關聯(lián)程序能快速帶出填單人所需相關信息，給單據(jù)填寫帶來便利。線上審核工作，減少了線下審核因時間辦公地點等不可控因素造成的審批時間長的情況。同樣，費控系統(tǒng)與外部商旅平臺的合作，使員工能在差旅審核通過后，直接在費控系統(tǒng)內實現(xiàn)機票、酒店預訂，減少員工報銷、墊資情況。（二）提高財務業(yè)務效率費用精細化管控后，各公司的資源與業(yè)務集中在費控管理系統(tǒng)，電子化審批有效去除了審批流程中出現(xiàn)的重復審核情況，減少業(yè)務量，報銷單的處理全流程最快僅用時2分鐘，平均審批時間由費控精細化管理前的平均時長7—10日降低至5.8日，效率提升達到100%以上。財務共享中心的構建使得發(fā)票及相關附件的電子影像化，電子化、集中化原始憑證管理為單據(jù)查閱提供便利，減少了集團與各子公司間原始憑證運輸成本與運輸風險，CBS與費控系統(tǒng)的對接為企業(yè)財務決策提供及時的信息，減少工作量和失誤率，提升企業(yè)資金的運作效率。（三）降低運營成本財務共享服務中心處理了許多機械化、簡單的工作，利用財務信息化，用戶無須檢查紙質賬本、翻查紙質報表，信息化費用報銷十分利于單位的數(shù)據(jù)查詢，管理層或財務人員可不受時間地點約束登錄賬號搜索人員、時間、金額等信息，對于有異議的報銷單，可以隨時抽調出來進行再次核對查詢。減少財務人員與管理人員的工作量，減少了LT集團財務部費用審核會計需求，以及各子公司與集團之間原始憑證傳遞費用，降低運營成本。六、財務共享模式下費控系統(tǒng)運行保障措施（一）統(tǒng)一規(guī)范制度標準并持續(xù)優(yōu)化由于集團類公司組織結構復雜，各板塊之間會存在管理制度差異情況，為利于管理方便，以及后期財務共享中心建設與維護，公司應加強費用制度管理辦法統(tǒng)一化建設，公司可定期發(fā)放文件調查，了解業(yè)務人員對財務共享系統(tǒng)使用感受，結合業(yè)務人員的反饋內容，及時進行制度的修改與優(yōu)化。在相關會計制度或公司制度變化后，應及時公告，避免造成因信息閉塞而導致的效率低下，培養(yǎng)員工成本費用控制意識，通過統(tǒng)一化、規(guī)范化的制度約束員工費用使用規(guī)范化、合理化，減少利用私權謀取個人利益損害公司效益的風險。集團費用控制中的費用報銷與費用預算不能獨立存在和運行，兩者互為關聯(lián)，公司應同步完善與費控系統(tǒng)運行相關的制度，為費控系統(tǒng)的運行提供制度保障。（二）重視財務人員以及管理層培訓工作的開展地域、公司管理差異都會導致財務人員業(yè)務操作水平不同，出現(xiàn)操作以及判斷差異，隨著財務共享中心的建設，后期對財務人員的基本工作要求將會轉變，除了要求財務人員具有基礎的財務知識外，更需要財務人員向管理會計方向發(fā)展，具有預算管理、籌資管理、風險管理、稅務判斷等多方面知識，在做好傳統(tǒng)會計工作的基礎上，需要主動了解公司業(yè)務，從守護公司價值的思維模式轉換為公司創(chuàng)造價值，利用財務共享平臺優(yōu)勢以及自身專業(yè)知識，從預算、運營、業(yè)績等更多方面的數(shù)據(jù)及其分析，為管理層提供數(shù)據(jù)支持。企業(yè)管理層應注重管理思維轉變，學會利用財務共享模式下的優(yōu)勢，重視業(yè)務審核工作，了解部門費用開支情況，做好預算管控，將財務共享模式建設下的管理優(yōu)勢最大化。（三）完善信息技術財務數(shù)字化進程中，新技術的應用與分析，以及業(yè)務數(shù)據(jù)與財務數(shù)據(jù)的對接需要專門的信息技術人員處理，信息技術人員的專業(yè)能力以及對財務需求的理解與處理能力尤為重要，企業(yè)應注重專業(yè)化信息化技術人才與財務人員的儲備與培養(yǎng)。同樣數(shù)據(jù)集中化管理后的傳輸與儲存的安全性也尤為重要，企業(yè)應建立可靠的數(shù)據(jù)運輸與儲存平臺，并定期對系統(tǒng)進行維護與強化，對數(shù)據(jù)的傳遞與儲存環(huán)境進行監(jiān)控，加強信息化安全管理，并建立風險應對方案，以便及時處理日常報錯與突發(fā)系統(tǒng)安全問題，明確崗位人員的數(shù)據(jù)權限，最大限度地保障財務信息系統(tǒng)安全運行。（四）建立信用管理評級制度財務共享服務模式建立后，原本線下審核報銷的模式轉變?yōu)榫€上完成，財務審核人員與報銷人可能不在同一地點辦公，財務審核工作通過線上影像審核，難免會出現(xiàn)員工抱有僥幸心的情況，故意缺少部分附件或遺失票據(jù)，或者因為不重視報銷單填寫，造成多次單據(jù)打回修改或審核拒絕情況，降低工作效率。費控系統(tǒng)的目的是為業(yè)務人員提供更加便捷的報銷體驗，提升報銷環(huán)節(jié)工作效率及時了解預算與費用情況。在系統(tǒng)上線一段時間后，財務共享中心人員可以結合公司系統(tǒng)使用情況，建立適合公司實際情況的信用評級制度，針對報銷人員情況對財務人員分為A、B、C、D四級，建立有信用評級制度，對退單或打回修改情況多的報銷人扣減信用分，A級至