中文系活動紅頭文件格式及下發(fā)流程

中文系活動紅頭文件下發(fā)流程各個部門的紅頭文件在下發(fā)之前要注意以下幾點要求:1、紅頭文件要按秘書處提供的具體格式（下面）來書寫；2、在文件完稿后，要按下面步驟嚴(yán)格執(zhí)行，直到發(fā)文：完稿后交付★文檔小組（審閱一）交付負(fù)責(zé)老師（審閱二）審閱合格后發(fā)文3、上面★的步驟要值得注意，中文系團(tuán)委學(xué)生會自律會社團(tuán)聯(lián)合會勤工中心各部門應(yīng)按所屬的委將紅頭交給本委負(fù)責(zé)部門（文檔小組成員）進(jìn)行第一輪審核。負(fù)責(zé)部門審核修改后，發(fā)文部門要向各自負(fù)責(zé)部門拿一份《閩江學(xué)院中文系團(tuán)學(xué)公文擬辦傳閱單》，填寫后再交付本委負(fù)責(zé)老師審閱，等負(fù)責(zé)老師審閱并修改后才能發(fā)文。4、具體的發(fā)文步驟要按上述的要求執(zhí)行，若出現(xiàn)問題要提醒負(fù)責(zé)。5、發(fā)文的部門在文件定稿后發(fā)一份到本委負(fù)責(zé)部門處，并將電子版紅頭（標(biāo)上文件號后）在孫老師辦公室電腦桌面上復(fù)制一份，以便存檔。紅頭文件打印規(guī)范格式范本：宋體三號空5行，行間距22磅（文件→頁面設(shè)置：上下3.7厘米，左右2.8cm）閩院中團(tuán)委〔2011〕號(仿宋_GB2312四號居中）（以宋體、三號字體為標(biāo)準(zhǔn)空兩行，行間距22磅）關(guān)于舉辦中文系大學(xué)生素質(zhì)大賽的通知（宋體三號加粗居中，標(biāo)題與正文間空一行）××××：（正文仿宋_GB2312四號，行間距為單倍行距）×××××××××××××××××××××××××××××××。附：1、××××××2、××××××（發(fā)文如有附件，應(yīng)在正文下一行頂格的位置用仿宋四號字體標(biāo)識“附”字，后標(biāo)全角冒號和附件名。如有兩個或兩個以上附件，則應(yīng)在附件名稱前標(biāo)名序號。注：附件名與下面的附件標(biāo)題要一致。）（此頁無正文）閩江學(xué)院中文系學(xué)生會（系團(tuán)委代章）二Ｏ一（落款仿宋_GB2312四號，行間距為單倍行距）主題詞：中文系舉辦大學(xué)生素質(zhì)大賽通知主送：院團(tuán)委，系黨總支抄送：各班、各支部，存檔閩江學(xué)院中文系學(xué)生會201 （共印25份）附1：××××××（附件應(yīng)另起一頁與正文一起裝訂，仿體四號，“附”字頂格，附件標(biāo)題加粗居中。有序號時要標(biāo)名序號。）附2：××××××注：1、“閩院中團(tuán)委〔〕號”中，中括號內(nèi)寫明印發(fā)文件的年份，印發(fā)前需到系辦查詢文件號數(shù)并做登記。年份及號數(shù)均用阿拉伯?dāng)?shù)字寫明。2、正文內(nèi)容如用到序號，應(yīng)按照“一、（一）、1、（1）、①”的順序，一般不使用英文字母標(biāo)號。3、“二Ｏ一一年四月”中的“Ｏ”需使用“插入”中的“特殊符號”。4、落款要注意下：五個委分別落款為：團(tuán)委：共青團(tuán)閩江學(xué)院中文系委員會；學(xué)生會：閩江學(xué)院中文系學(xué)生會；社聯(lián)：閩江學(xué)院中文系學(xué)生社團(tuán)聯(lián)合會；自律會：閩江學(xué)院中文系學(xué)生自律委員會；勤工中心：閩江學(xué)院中文系勤工助學(xué)服務(wù)中心。5、紅頭文件的落款要統(tǒng)一放在頁面的最底下。如果落款在本頁的位置不夠，可放在下一頁，并在這一頁的開頭寫上（此頁無正文）。6、落款中“主題詞”的內(nèi)容如有包括人名、地點、時間，需在其前面加上“△”。落款處日期應(yīng)為“×年×月×日印發(fā)”，不能出現(xiàn)“×年×月×號印發(fā)”等非書面用字。7、各部門文件擬辦需經(jīng)過嚴(yán)格審核：部門起草文件（電子版）——相應(yīng)初審部門審核——修改通過后領(lǐng)取公文擬辦傳閱單——負(fù)責(zé)老師復(fù)核（帶齊電子版文件和傳閱單）——登記和領(lǐng)取文件號（孫老師處）——打印文件——蓋系章——孫老師辦公室電腦留檔——文件下發(fā)各支部——傳閱單回收（交回相應(yīng)初審部門）8、紅頭文件需打印雙份：一份初審部門存檔，一份公告。閩江學(xué)院中文系團(tuán)學(xué)公文擬辦傳閱單擬文件名初審意見簽名：日期：年月日復(fù)核意見簽名：日期：年月日團(tuán)委批示簽名：日期：年月日辦理情況簽發(fā)閩院中團(tuán)委〔〕號文件名：共印份