公司文件管理制度及公司文件編號管理制度

Q/YBLYQ/YBLYAB-03-2016文件管理制度XX鋁業(yè)有限公司發(fā)布公司文件管理制度1目的為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定，實(shí)現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。2適用范圍適用于公司及各部門文件和外來文件的管理。3職責(zé)3.1公司EHS是公司文件管理的歸口部門，負(fù)責(zé)文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負(fù)責(zé)在全公司范圍內(nèi)對本制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督。3.2EHS負(fù)責(zé)公司質(zhì)量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規(guī)文件、政府相關(guān)外來文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。3.3各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件有部門負(fù)責(zé)人或者指定人員負(fù)責(zé)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。3.4文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責(zé)3.4.1行政部負(fù)責(zé)組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎(chǔ)性管理制度及行政性發(fā)文（通知、通告）等文件。3.4.2財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)制定公司財(cái)務(wù)管理制度文件。3.4.3生產(chǎn)部負(fù)責(zé)制定公司生產(chǎn)管理制度文件。3.4.4EHS負(fù)責(zé)組織制定公司體系文件、并負(fù)責(zé)制定質(zhì)量管理制度、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)規(guī)程、檢驗(yàn)作業(yè)指導(dǎo)書等文件。3.4.5公司及各部門文件制定由部門負(fù)責(zé)人或指定人員編制，公司副總或部門負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.4.6公司及各部門文件分發(fā)布前，應(yīng)向EHS提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號。定義4.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動的重要依據(jù)和工具。4.2受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時保持最新有效版本的文件，4.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標(biāo)識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。4.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動有關(guān)的文件。(法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等）工作程序5.1文件的分類5.1.1文件屬性分類（1）質(zhì)量體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊、質(zhì)量體系程序文件、質(zhì)量計(jì)劃及質(zhì)量體系運(yùn)行過程中形成的文件。（2）行政性文件：公司的公告、通知、通報(bào)、報(bào)告、申請、傳真等。（3）管理性文件：公司管理規(guī)章制度、工作流程、規(guī)范/規(guī)定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產(chǎn)品設(shè)計(jì)開發(fā)流程等。（4）技術(shù)性文件：產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)圖樣、工藝文件、操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程等。（5）外來文件：國家有關(guān)法律、法規(guī)、國家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商/客戶提供文件、設(shè)備文檔等。5.1.2文件階層分類一階文件：公司章程、公司經(jīng)營規(guī)劃/計(jì)劃、質(zhì)量手冊，永久保存。二階文件：公司經(jīng)營管理活動開展所有過程控制的程序文件，永久保存。三階文件：管理制度、規(guī)范/規(guī)定、設(shè)計(jì)文件、技術(shù)規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、外來文件等，永久保存。四階文件：各記錄表單、報(bào)表等，保存期限5年。5.1.3文件密級分類絕密文件：直接涉及到公司經(jīng)營決策并影響公司權(quán)益的核心文件，如公司經(jīng)營方針、戰(zhàn)略與重大經(jīng)營舉措；公司內(nèi)部重大改革、重大研發(fā)項(xiàng)目資料；產(chǎn)品原理圖、總圖、源代碼及關(guān)鍵技術(shù)資料；公司財(cái)務(wù)總體狀況資料。機(jī)密文件：公司尚未付諸實(shí)施的中長期經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營/產(chǎn)品項(xiàng)目、經(jīng)營決策及經(jīng)營能力配置。各階段的營銷政策及商務(wù)、服務(wù)策略。公司內(nèi)部掌握的合同書、協(xié)議書、意向書、招標(biāo)文件及可行性報(bào)告、重要會議記錄。公司財(cái)務(wù)預(yù)、決算報(bào)告及內(nèi)部經(jīng)營指標(biāo)、各類經(jīng)營情況分析。研發(fā)輸出的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品零部件圖紙、編譯后程序、技術(shù)論文、產(chǎn)品成本核算資料。公司計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資料及所涉及公司經(jīng)營管理的重要資料。秘密文件公司所掌握的尚未進(jìn)入市場或尚未公布的各類信息統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。公司員工人事檔案、人員統(tǒng)計(jì)資料及統(tǒng)計(jì)報(bào)表、薪資標(biāo)準(zhǔn)、調(diào)薪計(jì)劃、工資/勞務(wù)收入等有關(guān)資料。公司機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員編制情況、尚未公開的人事安排、職務(wù)任免、人事考核、任用、調(diào)動、獎懲信息。供應(yīng)商檔案、采購合同/價(jià)格協(xié)議、商務(wù)談判記錄等?？蛻魴n案、銷售合同/價(jià)格協(xié)議、商品需求及報(bào)價(jià)信息、商務(wù)談判記錄。產(chǎn)品材料明細(xì)表、技術(shù)規(guī)范、經(jīng)驗(yàn)規(guī)程、各類工藝文件。各類印章（含印模）和重要證件。無密級文件：公司公開發(fā)布的管理制度、工作流程、產(chǎn)品說明書、通知/通告、一般性決定和決議等。5.1.4文件可以呈任何媒體形式，如文本、照片、硬盤貝和電子媒體等。5.2文件標(biāo)識與編號5.2.1文件標(biāo)識受控的質(zhì)量體系、管理性文件，其封面和正文頁面均加蓋紅色“受控”文件專用印章（正本原稿除外），并標(biāo)明分發(fā)號。正式發(fā)布的行政性文件，應(yīng)加蓋紅色公司或部門印章。質(zhì)量體系文件、管理性文件發(fā)布時，應(yīng)在文件封面及正文頁腳處標(biāo)明版本/修訂狀態(tài)標(biāo)識。版本狀態(tài)用A、B、C順延表示；修訂狀態(tài)用0、1、2、3順延表示。技術(shù)類文件的受控標(biāo)識及版本/修訂狀態(tài)標(biāo)識，依《技術(shù)文件管理制度》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。有保密要求的文件在文件封面和正文頁右上角加蓋“絕密”、“機(jī)密”或“秘密”標(biāo)識。無紅色印章標(biāo)識的文件不得在公司內(nèi)作為正式的工作依據(jù)使用，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，予以沒收并按作廢文件的規(guī)定進(jìn)行處置。失效或作廢文件需要留作參考時，文件持有人應(yīng)到原發(fā)文部門辦理作廢登記，并在文件上加蓋紅色“作廢”印章和藍(lán)色“參考”印章。5.2.2文件編號規(guī)則質(zhì)量手冊FP/QM-xxxx發(fā)布年代號質(zhì)量管理手冊公司代號“FP”程序文件FP/CPxx-xx程序文件流水號質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)章節(jié)號質(zhì)量管理體系程序文件公司代號質(zhì)量體系指導(dǎo)性文件（三階）FP/WIxx-xx文件流水號質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)章節(jié)號指導(dǎo)性文件代號公司代號管理性文件FP/GLxx-xxxx（xx)文件修訂次數(shù)文件制定年份文件流水號管理性文件公司代號行政性文件編號規(guī)則為：FPYYYYMMDDxx編號釋義：FP為公司縮寫；YYYY為發(fā)文年份；MM為發(fā)文月份；xx為文件流水號。公司及各部門發(fā)布的公告、通知、通告等行政性文件的編號有EHS統(tǒng)一管理和發(fā)放。（6）對外信函、傳真的編號各部門對外發(fā)送的信函、傳真的編號由部門自行制定編號規(guī)則。技術(shù)性文件如產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)圖紙、產(chǎn)品BOM、工藝規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書等的編號，由設(shè)計(jì)部制定相應(yīng)的技術(shù)文件管理制度進(jìn)行規(guī)定。外來文件由接口部門自行制定編號規(guī)則。公司采購、銷售合同編號依《合同管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。5.2.3文件/記錄編號的管理（1)各部門應(yīng)指定專人管理文件和記錄，并對部門歸口的文件/記錄進(jìn)行管理。(2）文件/記錄編制完成后，文件/記錄編制部門應(yīng)向該文件歸口部門管理人員申請文件/記錄編號。（3）文件/記錄管理人員應(yīng)建立“文件/記錄控制清單”，清單應(yīng)能控制文件/記錄編號、歸檔號、版本、修訂狀態(tài)、歸口部門、歸檔部門等信息。5.3文件編制、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布5.3.1體系文件的編寫和審批質(zhì)量體系的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)，由管理者代表組織編制，各部門提出方針和目標(biāo)草案，由質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)收集、整理草案的編制，報(bào)管理者代表審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)。質(zhì)量手冊由管理者代表負(fù)責(zé)編寫，由總經(jīng)理批準(zhǔn)。程序文件由質(zhì)量管理部組織各部門編寫、各部門負(fù)責(zé)人審核，管理者代表批準(zhǔn)。5.3.2行政文件與管理性文件的編制與審批公司級行政性文件：公司組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事任免涉及公司經(jīng)營管理、技術(shù)、生產(chǎn)、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由HR負(fù)責(zé)編制，部門負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發(fā)布的通知/通告，由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)編制，部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)EHS復(fù)核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術(shù)文件管理制度，由各部門依本制度3.4條的規(guī)定負(fù)責(zé)編制，部門負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。必要時管理文件由EHS組織相關(guān)部門進(jìn)行評審。5.3.3文件審批/評審時，文件編制部門應(yīng)到EHS填寫“文件評審表”，文件審核、批準(zhǔn)人應(yīng)在“文件評審表”中填寫審批意見，必要時可以由EHS或文件歸口部門組織相關(guān)部門進(jìn)行文件評審，評審意見應(yīng)填入評審表，各評審人應(yīng)簽名。5.3.4行政、管理文件均應(yīng)按上序流程通過審批，交EHS備案并獲得文件編號后方可發(fā)布。5.3.5技術(shù)文件的編制、審批和發(fā)布，由文件歸口部門按技術(shù)文件管理制度的規(guī)定執(zhí)行。5.4文件歸檔、發(fā)放、保管5.4.1文件歸檔經(jīng)審批后的文件，由文件歸口部門文件管理人員負(fù)責(zé)填寫“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時歸檔。各部門收到的文件由部門負(fù)責(zé)人或指定人員保管，并按文件分類建立本部門各類文件的“文件/記錄目錄”，文件/記錄目錄應(yīng)標(biāo)注文件受控狀態(tài)，對更改/作廢/收回/替換的文件要做出標(biāo)識。各部門的“文件/記錄目錄”應(yīng)定期予以更新，并將復(fù)印件交EHS編制/更新公司“文件/記錄受控清單”。5.4.2文件發(fā)放文件的發(fā)放實(shí)施分類控制，EHS負(fù)責(zé)組織編制“文件分發(fā)控制表”，規(guī)定文件發(fā)放的范圍及相應(yīng)的分發(fā)號，文件歸口部門按分發(fā)控制表執(zhí)行。文件歸口部門編制“文件發(fā)放登記表”，確定文件發(fā)放范圍、份數(shù)，受控文件須經(jīng)文件歸口部門負(fù)責(zé)人或公司主管負(fù)責(zé)人審批，非受控文件有文件發(fā)放部門確定自行確定。文件接收部門應(yīng)指定人員接收文件，收文者要在“文件發(fā)放登記表”中簽名。文件接收部門需要對文件進(jìn)行二次發(fā)放時，如發(fā)放到使用現(xiàn)場或發(fā)放給客戶、供應(yīng)商，應(yīng)向文件歸口部門申請?jiān)黾游募l(fā)放數(shù)量，二次發(fā)放的文件如是復(fù)印件，應(yīng)狹隘復(fù)印件加蓋紅色“受控”印章。5.4.3文件保管與借閱文件保管：所有經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布的文件皆應(yīng)登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。質(zhì)量手冊及程序文件正本存放在EHS。行政性文件正本存放在總經(jīng)辦。公司級管理文件正本存放在EHS，部門級管理文件由部門文件管理人員保管。技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門。外來文件正本依文件分類存放于EHS及相應(yīng)的文件接收部門。各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續(xù)，各部門文件管理人員應(yīng)建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。存放與硬盤和軟盤的文件應(yīng)有備份，并作出版本標(biāo)識，采用密碼進(jìn)行保護(hù)，限定查閱及使用范圍，由授權(quán)使用的人員進(jìn)行操作。文件的持有者若跨部門調(diào)動或離職，應(yīng)辦理文件交接、歸還手續(xù)。5.4.4文件復(fù)制受控文件未經(jīng)批準(zhǔn)不到復(fù)制，若有部門需要，應(yīng)由文件歸口部門批準(zhǔn)后方可復(fù)制，并按照文件發(fā)放程序執(zhí)行。5.5文件貫徹實(shí)施5.5.1文件實(shí)施前，由文件歸口部門會同有關(guān)部門，做好實(shí)施準(zhǔn)備工作，包括培訓(xùn)、組織、技術(shù)和資源四個方面準(zhǔn)備。5.5.2明確文件貫徹實(shí)施的管理人員的責(zé)任和義務(wù)，特別是領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。5.5.3明確文件實(shí)施的效力和范圍。5.5.4文件歸口部門對文件的實(shí)施情況及結(jié)果進(jìn)行檢查，為違反文件規(guī)定者提出考核意見，并對文件不適用部分提出更改意見，已消除實(shí)施過程中出現(xiàn)的問題。5.6文件的更改與回收作廢5.6.1文件更改當(dāng)文件不適應(yīng)需要更改時，由文件歸口部門提出，并實(shí)施具體更改工作，文件更改必須符合統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性，必要時相關(guān)的文件應(yīng)進(jìn)行同步更改。文件更改的起草、審核、批準(zhǔn)有原文件起草、審核、批準(zhǔn)部門/人員按文件管理程序進(jìn)行，更改內(nèi)容應(yīng)由文件更改人填寫“文件更改通知單”，并由文件審核人、批準(zhǔn)人審批簽字。若指定其他部門或人員審查、批準(zhǔn)時須獲得相關(guān)背景資料，否則不得擅自更改。文件修改內(nèi)容較少時，可以采用劃改、換頁的方式進(jìn)行更改；單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結(jié)構(gòu)、管理體系發(fā)生重大變化或管理體系執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化時應(yīng)進(jìn)行換版。文件更改內(nèi)容必須及時到達(dá)文件使用場所，對文件的宣貫、實(shí)施情況有文件歸口部門進(jìn)行檢查，并確認(rèn)更改效果。公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發(fā)現(xiàn)文件的問題，提出文件更改意見。5.6.2文件的作廢與銷毀各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時，原文件應(yīng)作廢收回，作廢文件應(yīng)加蓋紅色“作廢”印章，隔離存放。各部門存檔中的文件已經(jīng)被更改且有新版文件發(fā)布時，應(yīng)新發(fā)布文件存檔，并將原文件加蓋紅色“作廢”印章和藍(lán)色“參考”印章，存于原檔案中。失效文件盒記錄保存期滿后，有文件歸口部門鑒定文件是否已無保存價(jià)值，填寫“文件/記錄銷毀審批記錄表”，經(jīng)綜合部門審核，公司總經(jīng)理或分管主管批準(zhǔn)后，由文件保管部門銷毀。各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。文件銷毀方式視文件的密級及所載內(nèi)容，可采用如：燒毀、碎紙機(jī)碎掉、變賣等方式，文件銷毀是必須有人監(jiān)督，并在“文件銷毀審批記錄表”上做好銷毀確認(rèn)的記錄。5.7外來文件管理5.7.1外來文件接收與歸口國家法律、法規(guī)；國家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn)；上級主管部門下發(fā)的管理辦法、制度、規(guī)定；設(shè)備說明書、檔案等外來文件，交由EHS統(tǒng)一管理。一般外來文件，如質(zhì)量體系文件、更加法律、法規(guī)；國家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn)；上級主管部門下發(fā)的管理辦法、制度、規(guī)定等外來文件由接收部門負(fù)責(zé)接收，交EHS辦統(tǒng)一管理。外來技術(shù)文件，如供貨圖樣等由接收部門歸口管理。5.7.2外來的一般性通知、公告等需執(zhí)行的文件由公司總經(jīng)理審批后，交由相關(guān)部門傳閱執(zhí)行，履行完畢后，由執(zhí)行部門記錄執(zhí)行情況，交總經(jīng)EHS辦備檔。5.8保密文件的管理5.8.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負(fù)責(zé)”為原則進(jìn)行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由文件歸口部門負(fù)責(zé)管理。5.8.2保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應(yīng)遵守以下原則：文件密級發(fā)放、傳閱范圍絕密公司核心領(lǐng)導(dǎo)、絕對信息形成部門的負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的對象機(jī)密公司部門負(fù)責(zé)人（部長）以上人員，機(jī)密信息形成部門的相關(guān)人員及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的對象秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關(guān)人員及該部門認(rèn)為需要讓其知悉的對象xx公司文件編號管理制度1.目的確保公司重要文件具有唯一編號，便于文件的識別、追溯和控制，保證公司文件體系有效運(yùn)轉(zhuǎn)。2.適用范圍本制度適用于本公司經(jīng)營管理過程中，所涉及的全部文件的編號、版號以及分發(fā)編號的標(biāo)識管理。3.總則凡本公司需進(jìn)行編號管理的文件、資料，在編號時均應(yīng)按照本規(guī)定的要求接受管理；本規(guī)定不適用于黨務(wù)文件。由企業(yè)發(fā)展部負(fù)責(zé)制訂公司文件分類的編號方法，并指導(dǎo)各部門專職人員執(zhí)行。根據(jù)文件類型和內(nèi)容進(jìn)行編號分類，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。4.文件類別4.1文件管理制度技術(shù)文件合同表格4.2記錄會議記錄檢查記錄工作總結(jié)(周報(bào)、月報(bào))工作計(jì)劃5.文件編號規(guī)則5.1編碼元素使用規(guī)則5.1.1公司名稱公司全