公司文件管理制度及公司文件編號管理制度

Q/YBLYQ/YBLYAB-03-2016文件管理制度XX鋁業(yè)有限公司發(fā)布公司文件管理制度1目的為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規(guī)范化、科學化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規(guī)定，實現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。2適用范圍適用于公司及各部門文件和外來文件的管理。3職責3.1公司EHS是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內(nèi)對本制度執(zhí)行的指導及監(jiān)督。3.2EHS負責公司質量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規(guī)文件、政府相關外來文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。3.3各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件有部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。3.4文件編制、審批、發(fā)布的權責3.4.1行政部負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發(fā)文（通知、通告）等文件。3.4.2財務部負責制定公司財務管理制度文件。3.4.3生產(chǎn)部負責制定公司生產(chǎn)管理制度文件。3.4.4EHS負責組織制定公司體系文件、并負責制定質量管理制度、產(chǎn)品質量檢驗規(guī)程、檢驗作業(yè)指導書等文件。3.4.5公司及各部門文件制定由部門負責人或指定人員編制，公司副總或部門負責人審核，總經(jīng)理批準。3.4.6公司及各部門文件分發(fā)布前，應向EHS提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號。定義4.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據(jù)和工具。4.2受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進行控制。隨時保持最新有效版本的文件，4.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。4.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件。(法律、法規(guī)、標準、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等）工作程序5.1文件的分類5.1.1文件屬性分類（1）質量體系文件：質量方針、質量目標、質量手冊、質量體系程序文件、質量計劃及質量體系運行過程中形成的文件。（2）行政性文件：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。（3）管理性文件：公司管理規(guī)章制度、工作流程、規(guī)范/規(guī)定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產(chǎn)品設計開發(fā)流程等。（4）技術性文件：產(chǎn)品標準、設計圖樣、工藝文件、操作規(guī)程、檢驗規(guī)程等。（5）外來文件：國家有關法律、法規(guī)、國家/行業(yè)標準、供應商/客戶提供文件、設備文檔等。5.1.2文件階層分類一階文件：公司章程、公司經(jīng)營規(guī)劃/計劃、質量手冊，永久保存。二階文件：公司經(jīng)營管理活動開展所有過程控制的程序文件，永久保存。三階文件：管理制度、規(guī)范/規(guī)定、設計文件、技術規(guī)程、作業(yè)指導書、外來文件等，永久保存。四階文件：各記錄表單、報表等，保存期限5年。5.1.3文件密級分類絕密文件：直接涉及到公司經(jīng)營決策并影響公司權益的核心文件，如公司經(jīng)營方針、戰(zhàn)略與重大經(jīng)營舉措；公司內(nèi)部重大改革、重大研發(fā)項目資料；產(chǎn)品原理圖、總圖、源代碼及關鍵技術資料；公司財務總體狀況資料。機密文件：公司尚未付諸實施的中長期經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營/產(chǎn)品項目、經(jīng)營決策及經(jīng)營能力配置。各階段的營銷政策及商務、服務策略。公司內(nèi)部掌握的合同書、協(xié)議書、意向書、招標文件及可行性報告、重要會議記錄。公司財務預、決算報告及內(nèi)部經(jīng)營指標、各類經(jīng)營情況分析。研發(fā)輸出的產(chǎn)品標準、產(chǎn)品零部件圖紙、編譯后程序、技術論文、產(chǎn)品成本核算資料。公司計算機網(wǎng)絡資料及所涉及公司經(jīng)營管理的重要資料。秘密文件公司所掌握的尚未進入市場或尚未公布的各類信息統(tǒng)計數(shù)據(jù)。公司員工人事檔案、人員統(tǒng)計資料及統(tǒng)計報表、薪資標準、調薪計劃、工資/勞務收入等有關資料。公司機構設置和人員編制情況、尚未公開的人事安排、職務任免、人事考核、任用、調動、獎懲信息。供應商檔案、采購合同/價格協(xié)議、商務談判記錄等。客戶檔案、銷售合同/價格協(xié)議、商品需求及報價信息、商務談判記錄。產(chǎn)品材料明細表、技術規(guī)范、經(jīng)驗規(guī)程、各類工藝文件。各類印章（含印模）和重要證件。無密級文件：公司公開發(fā)布的管理制度、工作流程、產(chǎn)品說明書、通知/通告、一般性決定和決議等。5.1.4文件可以呈任何媒體形式，如文本、照片、硬盤貝和電子媒體等。5.2文件標識與編號5.2.1文件標識受控的質量體系、管理性文件，其封面和正文頁面均加蓋紅色“受控”文件專用印章（正本原稿除外），并標明分發(fā)號。正式發(fā)布的行政性文件，應加蓋紅色公司或部門印章。質量體系文件、管理性文件發(fā)布時，應在文件封面及正文頁腳處標明版本/修訂狀態(tài)標識。版本狀態(tài)用A、B、C順延表示；修訂狀態(tài)用0、1、2、3順延表示。技術類文件的受控標識及版本/修訂狀態(tài)標識，依《技術文件管理制度》的相關規(guī)定執(zhí)行。有保密要求的文件在文件封面和正文頁右上角加蓋“絕密”、“機密”或“秘密”標識。無紅色印章標識的文件不得在公司內(nèi)作為正式的工作依據(jù)使用，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，予以沒收并按作廢文件的規(guī)定進行處置。失效或作廢文件需要留作參考時，文件持有人應到原發(fā)文部門辦理作廢登記，并在文件上加蓋紅色“作廢”印章和藍色“參考”印章。5.2.2文件編號規(guī)則質量手冊FP/QM-xxxx發(fā)布年代號質量管理手冊公司代號“FP”程序文件FP/CPxx-xx程序文件流水號質量管理體系標準章節(jié)號質量管理體系程序文件公司代號質量體系指導性文件（三階）FP/WIxx-xx文件流水號質量管理體系標準章節(jié)號指導性文件代號公司代號管理性文件FP/GLxx-xxxx（xx)文件修訂次數(shù)文件制定年份文件流水號管理性文件公司代號行政性文件編號規(guī)則為：FPYYYYMMDDxx編號釋義：FP為公司縮寫；YYYY為發(fā)文年份；MM為發(fā)文月份；xx為文件流水號。公司及各部門發(fā)布的公告、通知、通告等行政性文件的編號有EHS統(tǒng)一管理和發(fā)放。（6）對外信函、傳真的編號各部門對外發(fā)送的信函、傳真的編號由部門自行制定編號規(guī)則。技術性文件如產(chǎn)品標準、技術圖紙、產(chǎn)品BOM、工藝規(guī)程、作業(yè)指導書等的編號，由設計部制定相應的技術文件管理制度進行規(guī)定。外來文件由接口部門自行制定編號規(guī)則。公司采購、銷售合同編號依《合同管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。5.2.3文件/記錄編號的管理（1)各部門應指定專人管理文件和記錄，并對部門歸口的文件/記錄進行管理。(2）文件/記錄編制完成后，文件/記錄編制部門應向該文件歸口部門管理人員申請文件/記錄編號。（3）文件/記錄管理人員應建立“文件/記錄控制清單”，清單應能控制文件/記錄編號、歸檔號、版本、修訂狀態(tài)、歸口部門、歸檔部門等信息。5.3文件編制、審核、批準和發(fā)布5.3.1體系文件的編寫和審批質量體系的質量方針和質量目標，由管理者代表組織編制，各部門提出方針和目標草案，由質量管理部負責收集、整理草案的編制，報管理者代表審核、總經(jīng)理批準。質量手冊由管理者代表負責編寫，由總經(jīng)理批準。程序文件由質量管理部組織各部門編寫、各部門負責人審核，管理者代表批準。5.3.2行政文件與管理性文件的編制與審批公司級行政性文件：公司組織機構設置、人事任免涉及公司經(jīng)營管理、技術、生產(chǎn)、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由HR負責編制，部門負責人審核，總經(jīng)理批準。各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發(fā)布的通知/通告，由相關職能部門負責編制，部門負責人審核，報EHS復核，總經(jīng)理批準。公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術文件管理制度，由各部門依本制度3.4條的規(guī)定負責編制，部門負責人審核，總經(jīng)理批準。必要時管理文件由EHS組織相關部門進行評審。5.3.3文件審批/評審時，文件編制部門應到EHS填寫“文件評審表”，文件審核、批準人應在“文件評審表”中填寫審批意見，必要時可以由EHS或文件歸口部門組織相關部門進行文件評審，評審意見應填入評審表，各評審人應簽名。5.3.4行政、管理文件均應按上序流程通過審批，交EHS備案并獲得文件編號后方可發(fā)布。5.3.5技術文件的編制、審批和發(fā)布，由文件歸口部門按技術文件管理制度的規(guī)定執(zhí)行。5.4文件歸檔、發(fā)放、保管5.4.1文件歸檔經(jīng)審批后的文件，由文件歸口部門文件管理人員負責填寫“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時歸檔。各部門收到的文件由部門負責人或指定人員保管，并按文件分類建立本部門各類文件的“文件/記錄目錄”，文件/記錄目錄應標注文件受控狀態(tài)，對更改/作廢/收回/替換的文件要做出標識。各部門的“文件/記錄目錄”應定期予以更新，并將復印件交EHS編制/更新公司“文件/記錄受控清單”。5.4.2文件發(fā)放文件的發(fā)放實施分類控制，EHS負責組織編制“文件分發(fā)控制表”，規(guī)定文件發(fā)放的范圍及相應的分發(fā)號，文件歸口部門按分發(fā)控制表執(zhí)行。文件歸口部門編制“文件發(fā)放登記表”，確定文件發(fā)放范圍、份數(shù)，受控文件須經(jīng)文件歸口部門負責人或公司主管負責人審批，非受控文件有文件發(fā)放部門確定自行確定。文件接收部門應指定人員接收文件，收文者要在“文件發(fā)放登記表”中簽名。文件接收部門需要對文件進行二次發(fā)放時，如發(fā)放到使用現(xiàn)場或發(fā)放給客戶、供應商，應向文件歸口部門申請增加文件發(fā)放數(shù)量，二次發(fā)放的文件如是復印件，應狹隘復印件加蓋紅色“受控”印章。5.4.3文件保管與借閱文件保管：所有經(jīng)批準發(fā)布的文件皆應登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。質量手冊及程序文件正本存放在EHS。行政性文件正本存放在總經(jīng)辦。公司級管理文件正本存放在EHS，部門級管理文件由部門文件管理人員保管。技術文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術部門。外來文件正本依文件分類存放于EHS及相應的文件接收部門。各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續(xù)，各部門文件管理人員應建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。存放與硬盤和軟盤的文件應有備份，并作出版本標識，采用密碼進行保護，限定查閱及使用范圍，由授權使用的人員進行操作。文件的持有者若跨部門調動或離職，應辦理文件交接、歸還手續(xù)。5.4.4文件復制受控文件未經(jīng)批準不到復制，若有部門需要，應由文件歸口部門批準后方可復制，并按照文件發(fā)放程序執(zhí)行。5.5文件貫徹實施5.5.1文件實施前，由文件歸口部門會同有關部門，做好實施準備工作，包括培訓、組織、技術和資源四個方面準備。5.5.2明確文件貫徹實施的管理人員的責任和義務，特別是領導責任。5.5.3明確文件實施的效力和范圍。5.5.4文件歸口部門對文件的實施情況及結果進行檢查，為違反文件規(guī)定者提出考核意見，并對文件不適用部分提出更改意見，已消除實施過程中出現(xiàn)的問題。5.6文件的更改與回收作廢5.6.1文件更改當文件不適應需要更改時，由文件歸口部門提出，并實施具體更改工作，文件更改必須符合統(tǒng)一性、協(xié)調性，必要時相關的文件應進行同步更改。文件更改的起草、審核、批準有原文件起草、審核、批準部門/人員按文件管理程序進行，更改內(nèi)容應由文件更改人填寫“文件更改通知單”，并由文件審核人、批準人審批簽字。若指定其他部門或人員審查、批準時須獲得相關背景資料，否則不得擅自更改。文件修改內(nèi)容較少時，可以采用劃改、換頁的方式進行更改；單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發(fā)生重大變化或管理體系執(zhí)行的標準發(fā)生變化時應進行換版。文件更改內(nèi)容必須及時到達文件使用場所，對文件的宣貫、實施情況有文件歸口部門進行檢查，并確認更改效果。公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發(fā)現(xiàn)文件的問題，提出文件更改意見。5.6.2文件的作廢與銷毀各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時，原文件應作廢收回，作廢文件應加蓋紅色“作廢”印章，隔離存放。各部門存檔中的文件已經(jīng)被更改且有新版文件發(fā)布時，應新發(fā)布文件存檔，并將原文件加蓋紅色“作廢”印章和藍色“參考”印章，存于原檔案中。失效文件盒記錄保存期滿后，有文件歸口部門鑒定文件是否已無保存價值，填寫“文件/記錄銷毀審批記錄表”，經(jīng)綜合部門審核，公司總經(jīng)理或分管主管批準后，由文件保管部門銷毀。各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。文件銷毀方式視文件的密級及所載內(nèi)容，可采用如：燒毀、碎紙機碎掉、變賣等方式，文件銷毀是必須有人監(jiān)督，并在“文件銷毀審批記錄表”上做好銷毀確認的記錄。5.7外來文件管理5.7.1外來文件接收與歸口國家法律、法規(guī)；國家、行業(yè)、地方標準；上級主管部門下發(fā)的管理辦法、制度、規(guī)定；設備說明書、檔案等外來文件，交由EHS統(tǒng)一管理。一般外來文件，如質量體系文件、更加法律、法規(guī)；國家、行業(yè)、地方標準；上級主管部門下發(fā)的管理辦法、制度、規(guī)定等外來文件由接收部門負責接收，交EHS辦統(tǒng)一管理。外來技術文件，如供貨圖樣等由接收部門歸口管理。5.7.2外來的一般性通知、公告等需執(zhí)行的文件由公司總經(jīng)理審批后，交由相關部門傳閱執(zhí)行，履行完畢后，由執(zhí)行部門記錄執(zhí)行情況，交總經(jīng)EHS辦備檔。5.8保密文件的管理5.8.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負責”為原則進行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由文件歸口部門負責管理。5.8.2保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應遵守以下原則：文件密級發(fā)放、傳閱范圍絕密公司核心領導、絕對信息形成部門的負責人及公司領導認為需要讓其知悉的對象機密公司部門負責人（部長）以上人員，機密信息形成部門的相關人員及公司領導認為需要讓其知悉的對象秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關人員及該部門認為需要讓其知悉的對象xx公司文件編號管理制度1.目的確保公司重要文件具有唯一編號，便于文件的識別、追溯和控制，保證公司文件體系有效運轉。2.適用范圍本制度適用于本公司經(jīng)營管理過程中，所涉及的全部文件的編號、版號以及分發(fā)編號的標識管理。3.總則凡本公司需進行編號管理的文件、資料，在編號時均應按照本規(guī)定的要求接受管理；本規(guī)定不適用于黨務文件。由企業(yè)發(fā)展部負責制訂公司文件分類的編號方法，并指導各部門專職人員執(zhí)行。根據(jù)文件類型和內(nèi)容進行編號分類，便于科學管理和開發(fā)利用。4.文件類別4.1文件管理制度技術文件合同表格4.2記錄會議記錄檢查記錄工作總結(周報、月報)工作計劃5.文件編號規(guī)則5.1編碼元素使用規(guī)則5.1.1公司名稱公司全