辦公自動化系統(tǒng)2

第4章辦公自動化系統(tǒng)

南華大學(xué)設(shè)計與藝術(shù)學(xué)院

蔣新波14．1辦公自動化系統(tǒng)概述4.1.1辦公與辦公系統(tǒng)4.1.2辦公自動化與辦公自動化系統(tǒng)

4.1.3辦公自動化系統(tǒng)的組成與類型4.1.4辦公自動化系統(tǒng)的類型

24.1.1辦公與辦公系統(tǒng)3一、辦公與辦公系統(tǒng)的概念辦公自動化是指辦公人員利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的最新成果，借助先進的辦公設(shè)備，實現(xiàn)辦公活動科學(xué)化、自動化，其目的是通過實現(xiàn)辦公處理業(yè)務(wù)的自動化，最大限度地提高辦公效率，改進辦公質(zhì)量，改善辦公環(huán)境和條件，輔助決策，減少或防止各種過失和弊端，縮短辦公處理周期，并用科學(xué)的管理方法，借助各種先進技術(shù)，提高管理和決策的科學(xué)化水平。4一、辦公與辦公系統(tǒng)的概念〔1〕辦公辦公是指人類處理集體事務(wù)的一類活動。按通常的理解，辦公已經(jīng)成為完成各種事務(wù)工作的總稱，如辦理行政事務(wù)、商務(wù)事務(wù)、公檢法事務(wù)等等?？傊?，但凡從事非物質(zhì)生產(chǎn)的活動，都可以統(tǒng)稱為“辦公〞。5一、辦公與辦公系統(tǒng)的概念辦公活動主要有3種根本任務(wù)：①制定方案(安排)②組織實施(落實)③監(jiān)督控制(檢查)無論是哪一級辦公人員，無論是行政管理首腦還是普通辦事員，都是在完成、或者協(xié)助完成這3項任務(wù)。6一、辦公與辦公系統(tǒng)的概念實現(xiàn)辦公的根本條件是：①辦公地點。即辦公的專用房間、場所或環(huán)境(通常稱為辦公室或辦公系統(tǒng))。②辦公目的。指附屬于整個組織機構(gòu)的工作目標(biāo)，包括具體工作工程的目的、資產(chǎn)的用途、使用、機、打字機等辦公設(shè)備的目的等；③文職工作。包括文字書寫、文件分類、接待來訪、打字復(fù)印、統(tǒng)計等。7一、辦公與辦公系統(tǒng)的概念〔2〕辦公系統(tǒng)辦公系統(tǒng)是人們對辦公機構(gòu)或辦公場所的一種籠統(tǒng)的叫法。多少年來，人們試圖給辦公系統(tǒng)下一個定義，特別是在辦公自動化的研究中，人們希望對自動化的對象有一個明確的概念，但事實上存在著各式各樣的辦公系統(tǒng)。大致有如下3類辦公系統(tǒng)：①事務(wù)型辦公系統(tǒng)。②管理型辦公系統(tǒng)。③決策型辦公系統(tǒng)。8二、辦公系統(tǒng)的根本功能①文件閱讀、文件批示、文件處理、文件存檔等事務(wù)②草擬文件、制訂方案、起草報告、編制報表、資料整理、記錄、拍照、文件打印等事務(wù)③文件收發(fā)、保存、復(fù)制、檢索、電報、電傳、等事務(wù)④會議、匯報、報告、討論、命令、指示、談話等事務(wù)9三、辦公系統(tǒng)的信息流及其管理控制10三、辦公系統(tǒng)的信息流及其管理控制①接收與生成信息②記錄與保存信息③加工處理信息④利用信息⑤印出與傳輸信息⑥銷毀信息114.1.2辦公自動化與辦公自動化系統(tǒng)12一、傳統(tǒng)辦公方式的缺乏〔1〕辦公活動的根底是腦力勞動。腦力勞動又建立在手工操作的根底上，低下的辦公效率，不能適應(yīng)現(xiàn)代社會生產(chǎn)力的開展?！?〕當(dāng)今的時代已進入信息時代，大量信息的生成給辦公室、辦公系統(tǒng)造成極大的壓力。辦公效率低下與激增的信息，造成辦公人員與辦公費用俱增。不僅如此，辦公人員和辦公機構(gòu)的增加，無疑將導(dǎo)致管理和監(jiān)控工作的增加、內(nèi)耗的增加，以及人員、部門之間的互相扯皮.〔3〕辦公系統(tǒng)原那么上是一個信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)不僅要容納、處理大量的信息，而且更應(yīng)成為一個快速反響系統(tǒng)。但是，原有的手工處理方式既無法處理大量的信息，也不可能獲得快速反響的能力?！?〕科學(xué)決策是辦公現(xiàn)代化的主要特征。要實現(xiàn)科學(xué)決策，就必須快速準(zhǔn)確地獲取大量的信息和參考模型。然而，在傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)中，要做到快速、準(zhǔn)確地獲取大量信息和參考模型，是十分困難的。13二、辦公自動化與辦公自動化系統(tǒng)的概念辦公自動化的概念辦公自動化一詞是由美國通用汽車公司D.S.哈特于1956年首先提出來的。此后十幾年，辦公自動化的專家們對其進行了熱烈的討論，形成了假設(shè)干個辦公自動化學(xué)派。在我國，一般認為，辦公自動化是指辦公人員利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的最新成果，借助先進的辦公設(shè)備，并由這些設(shè)備與辦公室人員構(gòu)成效勞于某種目標(biāo)的人機信息處理系統(tǒng)，以實現(xiàn)辦公活動的科學(xué)化、自動化。14二、辦公自動化與辦公自動化系統(tǒng)的概念正是基于這一點，在2000年11月召開的OA’2000辦公自動化國際學(xué)術(shù)研討會上，專家們建議將辦公自動化(officeautomation)更名為辦公信息系統(tǒng)(officeinformationsystemOIS)，認為：辦公信息系統(tǒng)是以計算機科學(xué)、信息科學(xué)、地理空間科學(xué)、行為科學(xué)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為支撐，以提高專項和綜合業(yè)務(wù)管理和輔助決策的水平效果為目的的綜合性人機信息系統(tǒng)。在該系統(tǒng)中，指導(dǎo)思想是靈魂，標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)限是根底，信息資源是前提，硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)是工具，系統(tǒng)管理和維護是保證，系統(tǒng)應(yīng)用是目的。總而言之，隨著外部環(huán)境支撐技術(shù)以及人們的觀念的不斷開展，OA概念逐漸形成、演變不斷豐富、更新。15二、辦公自動化與辦公自動化系統(tǒng)的概念(2)辦公自動化系統(tǒng)的概念典型的辦公自動化系統(tǒng)主要由人員、組織機構(gòu)、辦公制度、技術(shù)工具、辦公信息和辦公環(huán)境六個要素構(gòu)成；其中，辦公人員又可分為三大類，即信息使用人員，系統(tǒng)使用人員和系統(tǒng)效勞人員。系統(tǒng)的特點是：①辦公自動化系統(tǒng)是一個人——機系統(tǒng)②辦公自動化系統(tǒng)是先進科學(xué)技術(shù)和設(shè)備的綜合16三、辦公自動化系通及其根本特征OAS是指辦公人員利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的最新成果，借助先進的辦公設(shè)備，并由這些設(shè)備與辦公室人員構(gòu)成效勞于某種目標(biāo)的人—機信息處理系統(tǒng)，以實現(xiàn)辦公活動的科學(xué)化、自動化。OAS的目的是盡可能充分地利用信息資源，提高生產(chǎn)、工作效率和質(zhì)量，輔助決策，提高管理和決策的科學(xué)化水平。17OAS具有如下根本特征：(1)交互性。一般的數(shù)據(jù)處理是單一的控制流，有事先確定的輸入輸出，無需人的干預(yù)。辦公自動化系統(tǒng)那么往往需要根據(jù)不同的輸入調(diào)動不同的控制，因而人機對話，人的干預(yù)是必不可少的。(2)協(xié)同性。辦公活動通常是有組織的分層次的群體活動。因此，OAS應(yīng)支持一個組織機構(gòu)內(nèi)的所有工作人員能夠進行協(xié)同工作，以完成一項共同的任務(wù)。18三、辦公自動化系通及其根本特征(3)多學(xué)科交叉。OAS的建立和開展是相關(guān)的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)交叉融合的結(jié)果，是以計算機科學(xué)、信息科學(xué)、地理空間科學(xué)、行為科學(xué)、管理科學(xué)、系統(tǒng)工程學(xué)和現(xiàn)代通信技術(shù)等作為文撐平臺的。(4)網(wǎng)絡(luò)化?，F(xiàn)代OAS是基于計算機網(wǎng)絡(luò)的，包括局域網(wǎng)(LAN)、因特網(wǎng)(Internet)、內(nèi)聯(lián)網(wǎng)(Intranet)和外聯(lián)網(wǎng)(Extranet)。19四、辦公自動化系統(tǒng)的開展現(xiàn)狀20世紀(jì)80年代初，自動化技術(shù)、計算機技術(shù)和通信技術(shù)等三大技術(shù)的迅猛開展，為辦公自動化奠定了必要的物質(zhì)根底和技術(shù)根底。1．工廠自動化與落后辦公系統(tǒng)的矛盾2．電子技術(shù)的開展為辦公自動化提供了物質(zhì)根底20四、辦公自動化系統(tǒng)的開展現(xiàn)狀國外辦公自動化系統(tǒng)的開展20世紀(jì)70年代后期，美、英、日等興旺資本主義國家開始辦公自動化理論和技術(shù)的研究。美國是推行辦公自動化最早的國家，其開展大致經(jīng)歷了4個階段:①單機設(shè)備階段(1975年前)②局域網(wǎng)階段(1975—1982年)③一體化階段(1983—1990年)④多媒體信息傳輸階段(20世紀(jì)90年代以后)21四、辦公自動化系統(tǒng)的開展現(xiàn)狀日本辦公自動化的起步稍晚于美國。但是，針對本國的國情制定了一系列開展本國辦公自動化的規(guī)劃，并建立了相應(yīng)的執(zhí)行機構(gòu)，組建了辦公自動化的教育培訓(xùn)中心。隨后完成的日本東京都政府辦公大樓，成為一座綜合利用了各種先進技術(shù)的智能大廈，是當(dāng)代辦公自動化先進水平的代表。22(2)我國辦公自動化系統(tǒng)的開展我國辦公自動化的開展，始于20世紀(jì)80年代初，近20年的開展，已形成初步規(guī)模，其開展大致可分為3個階段：①啟蒙與準(zhǔn)備階段(1981—1985年)②初見成效階段(1986—1990年)③穩(wěn)步開展階段(1992年以后)23(3)辦公自動化及系統(tǒng)的開展趨勢在現(xiàn)代技術(shù)、設(shè)備支持下，辦公自動化及其系統(tǒng)呈現(xiàn)出小型化、集成化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化及多媒體化五大趨勢：①小型化②網(wǎng)絡(luò)化③集成化④智能化⑤多媒體化244.1.3辦公自動化系統(tǒng)的組成與類型

25〔一〕辦公自動化系統(tǒng)的硬件(1)信息輸人設(shè)備(2)信息處理設(shè)備(3)信息存儲設(shè)備(4)輸出設(shè)備(5)復(fù)制設(shè)備(6)信息通信設(shè)備(7)其他設(shè)備26〔二〕辦公自動化系統(tǒng)的軟件(1)系統(tǒng)軟件層(2)支撐軟件層(3)應(yīng)用軟件層27〔二〕辦公自動化系統(tǒng)的軟件28〔二〕辦公自動化系統(tǒng)的軟件對辦公自動化應(yīng)用軟件的內(nèi)容作一簡要介紹。1．辦公事務(wù)處理應(yīng)用軟件2．管理信息系統(tǒng)應(yīng)用軟件3．決策支持系統(tǒng)應(yīng)用軟件29〔三〕辦公自動化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)平臺隨著辦公自動化業(yè)務(wù)的開展，在單機上盡管可以實現(xiàn)單項業(yè)務(wù)的自動處理。但是，由于辦公設(shè)備、辦公信息、辦公人員等在地理上的分散性，信息重復(fù)輸入、重復(fù)處理、重復(fù)建庫等問題就不可防止；也由于信息傳遞的延時性長，可靠性差等問題，網(wǎng)絡(luò)和通信就成為辦公自動化進一步開展的重要條件。304．1．4辦公自動化系統(tǒng)的類型〔1〕事務(wù)處理型辦公自動化系統(tǒng)314．1．4辦公自動化系統(tǒng)的類型〔2〕信息管理型辦公自動化系統(tǒng)324．1．4辦公自動化系統(tǒng)的類型〔3〕決策支持型辦公自動化系統(tǒng)334．2智能建筑中的辦公自動化系統(tǒng)智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的類型與功能在智能建筑中，根據(jù)各類建筑物的使用功能，可建立兩類辦公自動化系統(tǒng)：通用辦公自動化系統(tǒng)和專用辦公自動化系統(tǒng)。通用辦公白動化系統(tǒng)應(yīng)具有以下功能：建筑物的物業(yè)管理營運信息、電子賬務(wù)、電子郵件、信息發(fā)布、信息檢索、引導(dǎo)及文字處理、文檔等的管理專用辦公自動化系統(tǒng)對于專業(yè)型辦公建筑，其辦公自動化系統(tǒng)除具有通用辦公自動化系統(tǒng)的功能外，還應(yīng)按其特定的業(yè)務(wù)需求．建立專用辦公自動化。344．2智能建筑中的辦公自動化系統(tǒng)因而，智能建筑辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計、既需要滿足通用辦公自動化的要求，又要以為專用辦公自動化系統(tǒng)奠定根底作為設(shè)計的主要內(nèi)容。系統(tǒng)應(yīng)實現(xiàn)的主要功能：(1)物業(yè)管理營運信息子系統(tǒng)，應(yīng)能對建筑物內(nèi)各類設(shè)施的資料管理、運行狀況及維護進行管理；(2)辦公和效勞管理子系統(tǒng)，應(yīng)具有進行文字處理、文檔管理、各類公共效勞的計費管理、電子賬務(wù)、人員管理等功能；(3)信息效勞子系統(tǒng)應(yīng)具有共用信息庫，向建筑物內(nèi)公眾提供信息采集、裝庫、檢索、企詢、發(fā)布、導(dǎo)引等功能；(4)智能卡管理子系統(tǒng)應(yīng)能識別身份、門鑰、信息系統(tǒng)密鑰等，并進行各類計算。354．2智能建筑中的辦公自動化系統(tǒng)4.2.1辦公自動化系統(tǒng)與綜合布線系統(tǒng)的關(guān)系4.2.2辦公自動化系統(tǒng)與通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的關(guān)系4.2.3辦公自動化系統(tǒng)與BMS的關(guān)系

4.2.4辦公自動化系統(tǒng)與IBMS的關(guān)系364.2.1辦公自動化系統(tǒng)與綜合布線系統(tǒng)的關(guān)系綜合布線系統(tǒng)，是在建筑物或建筑群之間實現(xiàn)綜合數(shù)據(jù)傳輸?shù)囊环N網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。它是智能建筑中辦公自動化系統(tǒng)的根底設(shè)施或平臺，能將建筑物內(nèi)部的語音、數(shù)據(jù)處理設(shè)備及其他廣義的數(shù)據(jù)通信設(shè)施相互連接起來，采用相應(yīng)的其他設(shè)備，也可同建筑物外部數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)或線路相連接。374.2.2辦公自動化系統(tǒng)與通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的關(guān)系通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在智能建筑中提供各智能化子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)、語音、圖像通信的高速網(wǎng)絡(luò)和多樣化的通信方式，在智能建筑中起著“中樞神經(jīng)〞的作用。該系統(tǒng)的功能，實質(zhì)上是為建筑設(shè)備自動化系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)提供通信網(wǎng)絡(luò)和通信效勞，以便在整體上使智能建筑進行高效、快捷的商業(yè)活動，以提高物業(yè)管理和辦公自動化的效率。384.2.3辦公自動化系統(tǒng)與BMS的關(guān)系建筑設(shè)備管理系統(tǒng)(BMS)的主要功能，是對建筑物內(nèi)的設(shè)備實行實時監(jiān)控和管理。建筑設(shè)備管理系統(tǒng)除了具有監(jiān)控信號處理和快速響應(yīng)兩大特點之外，更主要的特點表達在參數(shù)的統(tǒng)計、匯總、整理和圖像處理等具有辦公自動化特征的能力方面，因而，建筑設(shè)備管理系統(tǒng)的設(shè)備管理功能是智能建筑中辦公自動化系統(tǒng)的重要組成局部。394.2.4辦公自動化系統(tǒng)與IBMS的關(guān)系建筑物綜合管理系統(tǒng)(IBMS)是一個智能化的綜合管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠?qū)⑹占降挠嘘P(guān)建筑物內(nèi)資料，分析整理成具有高附加值的信息，運用先進的技術(shù)和方法使建筑物的作業(yè)流程更有效，運行本錢更低，競爭力更強。同時，又使建筑物內(nèi)各實時子系統(tǒng)高度集成，做到安防、消防、設(shè)備監(jiān)控三位一體，進一步實現(xiàn)建筑設(shè)備管理系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)和通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)集成在