案卷歸檔管理制度

案卷歸檔管理制度一、制度目的為了規(guī)范案卷的管理，保障檔案內(nèi)容完整性、保密性、可追溯性、可管理性，建立和完善案卷歸檔的組織架構(gòu)和工作流程，確保案卷安全歸檔和有效利用。二、適用范圍適用于公司各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)編制、收集、利用各項(xiàng)檔案材料的工作，所有擁有案卷資源、參與案卷的管理工作人員、管理崗位及案卷的所有參與人員均適用本制度。三、制度要求1.案卷歸檔評(píng)審所有單位對(duì)于自己官方發(fā)布的文件、重要工作成果、合同文本、會(huì)議紀(jì)要、人事檔案等非日常辦公使用及公開(kāi)資料均要進(jìn)行歸檔管理。需要進(jìn)行案卷歸檔的資料，必須經(jīng)過(guò)廳級(jí)主管審核批準(zhǔn)方可編排和交接。2.案卷歸檔范圍所有公司機(jī)構(gòu)編制、業(yè)務(wù)文件、合同文本、擬定制度文件、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、信函、客戶處交換的信息，及形成的各種個(gè)人檔案（如人事檔案、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案等）。3.案卷歸檔時(shí)限所有列入案卷管理的文件和資料必須在兩個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔工作，對(duì)于新增或變更的文件，應(yīng)在文件形成后五個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔工作。4.案卷的編制和裝訂文件歸檔管理按照文件檔案的范疇方針附則的規(guī)定分類(lèi)編制，每份文件編制清單，文件整理成案卷。立卷時(shí)必須過(guò)硬制檔案牛皮紙或厚紙板，立卷前將文件裝訂到案卷里面，堅(jiān)實(shí)穩(wěn)定。以?xún)?yōu)質(zhì)透氣紙和硬質(zhì)的線圈裝訂，不得使用膠貼和非透明夾板。5.案卷的存儲(chǔ)環(huán)境文化內(nèi)含物檔案必須采用防火、防潮、隔離、通風(fēng)、均溫、均濕、防鼠害等措施加以保管。不同保管期限的檔案應(yīng)按規(guī)定分別放在相應(yīng)的文化檔案存儲(chǔ)設(shè)施內(nèi)。檔案庫(kù)須加裝防火、防盜、監(jiān)控設(shè)備。防火設(shè)備要常備，養(yǎng)護(hù)保養(yǎng)工作要及時(shí)、全面，防火設(shè)備狀態(tài)要記錄，且有專(zhuān)項(xiàng)檢查。四、歸檔責(zé)任1.歸檔錄入責(zé)任設(shè)有專(zhuān)門(mén)空間用于案卷的歸檔記錄，并由特定專(zhuān)人負(fù)責(zé)記錄歸檔，嚴(yán)格按照歸檔的目錄、檔號(hào)等要求錄入歸檔信息。2.歸檔檢查責(zé)任歸檔檢查人員要求在歸檔期間認(rèn)真實(shí)施檢查和跟蹤，并嚴(yán)格按照規(guī)定程序辦理，并在簽署相關(guān)文件。3.歸檔保管責(zé)任案卷歸檔保管人員必須全部掌握歸檔的業(yè)務(wù)操作規(guī)程，并且認(rèn)真履行保管職責(zé)，確保檔案在有效期內(nèi)得到保護(hù)和妥善的管理。五、案卷的調(diào)閱所有利用檔案的部門(mén)和個(gè)人均需按規(guī)定進(jìn)行申請(qǐng)、處理、審批后才能獲得檔案調(diào)閱等權(quán)利。凡涉及保密、紅頭文件、核心透露，須按照有關(guān)保密法規(guī)和關(guān)于檔案保密的規(guī)定進(jìn)行操作。六、制度責(zé)任制度由公司負(fù)責(zé)人簽發(fā)，各職能部門(mén)審定并推行執(zhí)行。各級(jí)管理人員必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行，并對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和考核，確保制度有效落實(shí)。七、制度違反對(duì)于有違反制定制度者，上級(jí)主管部門(mén)將給予不同程度的警告、批評(píng)、資產(chǎn)追賠、