行政部員工檔案管理工作制度全套

行政部員工檔案管理工作制度、表單01檔案管理工作模板02檔案管理工具表單一、檔案管理工作模板檔案管理制度第一章總則第一條目的為了規(guī)范公司檔案管理工作，特制定本制度。第二條管理部門1．文書結(jié)案后，原稿由行政部門歸檔，經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)行政部門主管同意后妥善保存，行政部門以復(fù)印件歸檔。2．各分公司檔案分類目錄及編號原則，由總公司行政部統(tǒng)一制定，分公司行政部門自行管理。第二章文件、檔案整理第三條文件點(diǎn)收文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，根據(jù)如下原則點(diǎn)收。1．檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入。2．文件如經(jīng)過抽查，應(yīng)有管理部門主管的簽認(rèn)。3．文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門科室。4．與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。5．有價(jià)證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門送行政部門簽收后，將文件歸檔處理。第四條文件整理點(diǎn)收文件后，應(yīng)依下列方式整理。1．中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。2．右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對準(zhǔn)左上角、理齊釘牢。3．文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補(bǔ)整、裁切、折疊，使其整齊劃一。第三章檔案分類第五條檔案分類應(yīng)根據(jù)內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門]大類、小類三級分類。先以部門區(qū)分，然后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。第六條檔案分類應(yīng)力求切合實(shí)用。如果因案件較多、三級分類不夠應(yīng)用時(shí)，須在第三級之后增設(shè)第四級“細(xì)類”。如案件不多，也可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。第七條同一“小類”（或細(xì)類）的案件以裝訂于一個(gè)檔夾為原則，如案件較多，一個(gè)檔夾不夠使用時(shí)，可分為兩個(gè)以上的檔類裝訂，并于小類（或細(xì)類）之后增設(shè)“卷次”編號，以便查考。第八條每一檔夾封面內(nèi)首頁應(yīng)設(shè)“目次表”，案件歸檔時(shí)依序編號、登錄，并以每一案一個(gè)“目次”編號為原則。第九條檔號的表示方式如下：A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2其中A1A2為經(jīng)辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1為檔案卷次，E1E2為檔案目次第四章檔案名稱及編號第十條檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。第十一條各級分類、卷次及目次的編號，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示：其位數(shù)使用視案件多少及增長情形斟酌決定。第十二條檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號表”，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。第十三條檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。第十四條檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。第十五條檔案編號1．新檔案。應(yīng)從“檔案分類編號表”查明該檔案所屬類別及其卷次、目次順序，以此來編列檔案號。2．檔案如何歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔案號并予以同號編列。3．檔案號以一案一號為原則，遇有一檔案件敘述多件事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔案號。4．檔案號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的檔案，應(yīng)將檔案號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。第五章檔案歸檔管理第十六條歸檔文件，應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔案夾內(nèi)，并視實(shí)際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。第十七條檔案夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔案夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。第十八條保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理。1．永久保存（1）公司章程。（2）股東名冊。（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則。（4）董事會及股東會紀(jì)錄。（5）財(cái)務(wù)報(bào)表。（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件。（7）不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證。（8）工程設(shè)計(jì)圖。（9）其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2．十年保存（1）預(yù)算、決算書類。（2）會計(jì)憑證。（3）事業(yè)計(jì)劃資料。（4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書。3．五年保存（1）期滿或解除之合約。（2）其他經(jīng)核定保存5年的文書。4．一年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。5．各種規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期予以保存。第六章檔案調(diào)閱管理第十九條各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫“檔案調(diào)閱單”，經(jīng)其部門主管核準(zhǔn)后向檔案保管人員調(diào)閱。第二十條調(diào)閱檔案包括文件資料必須在檔案調(diào)閱登記簿登記后方可借閱秘密級以上的檔案文件須經(jīng)經(jīng)理級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能借閱。第二十一條案卷不許借出只供在檔案室查閱未歸檔的文件及資料可借出。第二十二條檔案管理人員接到“檔案調(diào)閱單”，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于“檔案調(diào)閱單”上填注借出日期，然后將檔案交與調(diào)卷人員?！皺n案調(diào)閱單”例按歸還日期先后整理，以備催還。第二十三條調(diào)閱期限不得超過兩星期到期必須歸還如需再借應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。第二十四條調(diào)閱檔案的人員必須愛護(hù)檔案要保護(hù)檔案的安全與保密不得擅自涂改勾畫剪裁抽取拆散摘抄翻印復(fù)印攝影轉(zhuǎn)借或損壞否則按違反保密法追究當(dāng)事人責(zé)任。第二十五條調(diào)閱的檔案交還時(shí)必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。第二十六條外單位調(diào)閱檔案應(yīng)持有單位介紹信并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱但不能將檔案帶離檔案室。第二十七條外單位摘抄卷內(nèi)檔案應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意對摘抄的材料要進(jìn)行審查簽章。第二十八條檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案管理人員核查無誤后，檔案即歸入檔案夾。“檔案調(diào)閱單”由檔案管理人員留存?zhèn)洳?。第二十九條調(diào)閱的檔案應(yīng)與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，如借閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意。第七章檔案清理第三十條檔案管理人員應(yīng)顧及時(shí)擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時(shí)，依規(guī)定清理一次，已到保存期限者，給予銷毀。銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，并于目錄附注欄內(nèi)注明銷毀日期。第三十一條保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，檔案管理人員應(yīng)將“檔案目錄表”上注明在其保留文件，并在上注明部分銷毀的日期。第三十二條每年對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全。第三十三條對于已失去作用的檔案進(jìn)行銷毀或用碎紙機(jī)進(jìn)行處理，銷毀檔案材料要認(rèn)真鑒定，確定銷毀檔案材料已列冊登記。第三十四條銷毀檔案材料時(shí)，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。二、檔案管理工具表單（一）檔案索引表序號檔案號檔案名稱建檔日期儲存位置檔案