某車展流程展會策劃流程

第7頁共33頁展會籌劃流程【展前階段】河北XX傳媒有限公司【2024年07月01日】趙長喜【第二版】目錄一、提案【工程選擇】 3〔一〕、提案封面 3〔二〕、提案前言/概要【寫給領(lǐng)導(dǎo)看的】 4〔三〕、工程定位 4〔四〕、整體策略及程序【概述】 4〔五〕、效果預(yù)測及愿景 5〔六〕、潛在風(fēng)險(xiǎn) 5〔七〕、重要說明 5二、立項(xiàng)【工程確定】 6〔一〕、確定展會根本框架 6〔二〕、成立工程組，明確人員，及負(fù)責(zé)事務(wù) 6〔三〕、前期準(zhǔn)備工作 7〔四〕、起草立項(xiàng)籌劃書 7三、立項(xiàng)籌劃書【初案】 8〔一〕、辦展市場環(huán)境分析： 8〔二〕、展會名稱 8〔三〕、展會地點(diǎn) 9〔四〕、辦展機(jī)構(gòu) 10〔五〕、辦展時間 11〔六〕、展品范圍 11〔七〕、辦展頻率 11〔八〕、展會規(guī)模 12〔九〕、展會定位 12〔十〕、展會價格和展會初步預(yù)算 13〔十一〕、人員分工、招展招商和宣傳推廣方案 13〔十二〕、展會進(jìn)度方案、現(xiàn)場管理方案和相關(guān)活動方案 14〔十三〕、工程結(jié)算方案 14四、審批【工程審批】 15〔一〕、立項(xiàng)籌劃書修訂 15〔二〕、立項(xiàng)籌劃書遞交 15〔三〕、展會注冊登記 15五、調(diào)研【工程論證】 16〔一〕、資料分析 16〔二〕、客戶調(diào)研 16〔三〕、重新定位 16六、可行性分析報(bào)告【工程分析】 17〔一〕、市場環(huán)境分析 17〔二〕、展會工程生命力分析 17〔三〕、展會執(zhí)行方案分析 17〔四〕、招展招商和宣傳推廣方案評估 18〔五〕、展會工程財(cái)務(wù)分析 18〔六〕、存在的問題 19〔七〕、改進(jìn)建議 19〔八〕、努力的方向 20七、籌劃案修訂【工程改進(jìn)】 20〔一〕、研討方案 20〔二〕、訂制籌劃案 20〔三〕、展會潛在風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測及預(yù)備案 21八、資料的設(shè)計(jì)和印制 21〔一〕、展會標(biāo)識設(shè)計(jì) 21〔二〕、編制?參展說明書?制訂新聞發(fā)布會講解文件 21〔三〕、印制?展會招展函? 25〔四〕、印制?媒體邀請函? 25〔五〕、印制?參展合同? 26〔六〕、其他相關(guān)資料的印制 30九、展會招商與宣傳推廣 31〔一〕、媒體公關(guān) 31〔二〕、媒體宣傳 31〔三〕、新聞發(fā)布會 31〔四〕、參展商聯(lián)絡(luò) 31〔五〕、參展商溝通 31〔六〕、參展商溝通 31〔七〕、簽訂合同 31〔八〕與舞臺搭建、音響效果、表演團(tuán)體、施工隊(duì)等簽訂協(xié)議 31十、布展 31〔一〕、舞臺搭建公司進(jìn)場 31〔二〕、現(xiàn)場展位搭建、參展商進(jìn)場布展 31

一、提案【工程選擇】由相關(guān)負(fù)責(zé)人提出想法、意見或建議，通過會議進(jìn)行表決，明確是否進(jìn)行該工程。具體格式如下：〔一〕、提案封面關(guān)于“此局部內(nèi)容保密〞車展的策劃提案提案部門：河北XX文化傳播有限公司〔工程三部〕講解人〔職務(wù)〕：趙長喜〔PMP〕提案時間：2024年07月01日決議：通過廢止表決章

〔二〕、提案前言/概要【寫給領(lǐng)導(dǎo)看的】前言包括提案動機(jī)、出發(fā)點(diǎn)，提案設(shè)想、提案主旨、預(yù)期效果、是整個提案的內(nèi)容概要【領(lǐng)導(dǎo)只看完這一頁，就能明白你要干什么，目的是什么，就算到達(dá)效果了】。〔三〕、工程定位1、市場定位〔1〕、宏觀市場分析【行業(yè)現(xiàn)狀、全國行情、相關(guān)政策】〔2〕、微觀市場分析【區(qū)域市場、市場開展程度及空間】〔3〕、研究結(jié)論【該工程有沒有價值，能辦幾次】2、主辦方、參展商、消費(fèi)者、承辦方定位分析多方共贏的出發(fā)點(diǎn)，無非“名〞和“利〞?！緷M足各方的要求，就知道該舉辦什么樣的車展了?！?、工程差異性定位及亮點(diǎn)。本次車展和以往不同之處，超越之處，亮點(diǎn)在哪里。〔四〕、整體策略及程序【概述】1、總體設(shè)想2、行動策略3、程序要點(diǎn)【核心】4、粗略的進(jìn)程表5、初步預(yù)算【估值，主要針對前期投入。】〔五〕、效果預(yù)測及愿景1、效果預(yù)測：本次車展的效果預(yù)期2、工程愿景：打造一個品牌系列?！擦?、潛在風(fēng)險(xiǎn)提案階段的的風(fēng)險(xiǎn)因素，主要考慮的是工程的生命力和持續(xù)盈利能力，具體風(fēng)險(xiǎn)因素本階段不用考慮，因?yàn)橹皇撬鸭Y料做了分析，并沒有做市場調(diào)研，沒有和受眾面對面?！财摺?、重要說明1、提案要簡明扼要，直奔主題，它不涉及具體的內(nèi)容和詳細(xì)的步驟。2、提案有完整的體系，需要科學(xué)的態(tài)度和縝密的思維。3、提案的最核心價值是，在會議室講解給別人聽或看，WORD格式用來存檔，PPT幻燈片用來講解，通常兩份共存。4、提案要有一個人去講解，他對提案所有內(nèi)容及出發(fā)點(diǎn)諳熟于心。當(dāng)然答復(fù)各式各樣的提問時，有同部門同事在旁協(xié)助?！咎岚鸽A段，并沒做過市場調(diào)研，但是有大量的資料搜集、整理、比照、分析?！?、幻燈片的制作水平，講解者的演講能力，對提案至關(guān)重要。二、立項(xiàng)【工程確定】〔一〕、確定展會根本框架通過集體會議，確定展會根本內(nèi)容：〔1〕、展會名稱：〔2〕、舉辦地點(diǎn)：〔3〕、辦展機(jī)構(gòu)：〔4〕、展品范圍：〔5〕、辦展時間：〔6〕、辦展頻率：〔7〕、展會規(guī)模：〔8〕、展會定位：【注意】：籌劃一個工程，不是一個人可以完成的，也不可能出現(xiàn)一個人獨(dú)權(quán)，所有的事都是他說了算，有些步驟和細(xì)節(jié)必須討論，集思廣益大家說了算，因?yàn)闆]有人是完美的，沒有缺點(diǎn)的?！咀⒁狻浚夯I劃討論會，要注意控制方向和節(jié)奏，別走題，別超時。〔二〕、成立工程組，明確人員，及負(fù)責(zé)事務(wù)工程經(jīng)理(PMP)：工程責(zé)任人，負(fù)責(zé)工程的整體執(zhí)行；籌劃主管：負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、溝通整個小組各籌劃人員的工作，并全權(quán)負(fù)責(zé)籌劃方案的制定和修訂；執(zhí)行主管：負(fù)責(zé)會展現(xiàn)場執(zhí)行階段，各部門的協(xié)調(diào)、溝通，對活動現(xiàn)場全權(quán)負(fù)責(zé)。籌劃人員：負(fù)責(zé)編擬會展工程方案；文案撰寫：負(fù)責(zé)撰寫會展文案；市場調(diào)查：負(fù)責(zé)進(jìn)行市場調(diào)查并編寫市場調(diào)查報(bào)告；媒體聯(lián)絡(luò)：進(jìn)行媒體宣傳推廣；美術(shù)設(shè)計(jì)：負(fù)責(zé)視覺形象設(shè)計(jì)；銷售人員：負(fù)責(zé)尋找活動贊助商；現(xiàn)場人員：活動現(xiàn)場各項(xiàng)事務(wù)的執(zhí)行，及與參展商的溝通，突發(fā)事件的處理工作?！踩?、前期準(zhǔn)備工作第一步、廣泛的收集資料，第二步、進(jìn)行分類匯總第三步、進(jìn)行數(shù)據(jù)比照分析第四步、執(zhí)行方案的目錄【主體框架】的建立如果沒有主體框架，沒有目錄，工作就失去了針對性和方向，先有目錄和章節(jié)，再往里添加具體內(nèi)容。回想一下，當(dāng)初寫畢業(yè)論文的過程。〔四〕、起草立項(xiàng)籌劃書1、辦展市場環(huán)境分析：2、展會的根本框架：3、展會價格及初步預(yù)算方案【簡寫、有的人后面才寫】。4、展會工作人員分工方案【初步方案、簡寫】。5、展會招展方案【簡寫、有的人后面才寫】6、展會招商方案【簡寫、有的人后面才寫】。7、展會宣傳推廣方案【簡寫、有的人后面才寫】。8、展會籌備進(jìn)度方案【初步方案、簡寫】。9、展會贊助商安排方案【簡寫、有的人后面才寫】。10、展會開幕和現(xiàn)場管理方案【簡寫、有人后面才寫】。11、展會期間舉辦的相關(guān)活動方案【簡寫、有的人后面才寫，前面不寫】12、展會結(jié)算方案【初步方案、簡寫】。三、立項(xiàng)籌劃書所謂展會立項(xiàng)籌劃，就是根據(jù)掌握的各種信息，對即將舉辦的展覽會的有關(guān)事宜進(jìn)行初步規(guī)劃，設(shè)計(jì)出展覽會的根本框架，提出方案舉辦的展覽會的初步規(guī)劃內(nèi)容，主要包括：展會名稱和地點(diǎn)、辦展機(jī)構(gòu)、展品范圍、辦展時間、展會規(guī)模、展會定位、招展方案、宣傳推廣和招商方案、展會進(jìn)度方案．現(xiàn)場管理方案、相關(guān)活動方案等?！惨弧场⑥k展市場環(huán)境分析：包括對展會展覽題材所在產(chǎn)業(yè)和市場的情況分析，對國家有關(guān)法律、政策的分析，對相關(guān)展會的情況的分析，對展會舉辦地市場的分析等。〔二〕、展會名稱展覽會的名稱一般包括三個方面的內(nèi)容：根本局部、限定局部和行業(yè)標(biāo)識。如“第93屆中國出口商品交易會〞，如果按上述三個內(nèi)容對號入座，那么根本局部是“交易會〞，限定局部是“中國〞和“第93屆〞，行業(yè)標(biāo)識是“出口商品〞。下面分別對這三個內(nèi)容作一些說明：1、根本局部：用來說明展覽會的性質(zhì)和特征，常用詞有：展覽會、博覽會、展銷會、交易會和“節(jié)〞等。2、限定局部：用來說明展會舉辦的時間、地點(diǎn)和展會的性質(zhì)。展會舉辦時間的表示方法有三種：一是用“屆〞來表示。二是用“年〞來表示，三是用“季〞來表示。如第三屆大連國際服裝節(jié)、2024年廣州博覽會、法蘭克福春季消費(fèi)品展覽會等。在這三種表達(dá)方法里，用“屆〞來去示最常見，它強(qiáng)調(diào)展會舉辦的連續(xù)性。那些剛舉辦的展會一般用“年〞來表示。展會舉辦的地點(diǎn)在展會的名稱里也要有所表達(dá)，如第三屆大連國際服裝節(jié)中的“大連〞。展會名稱里表達(dá)展會性質(zhì)的詞主要有“國際〞、“世界〞、“全國〞、“地區(qū)〞等。如第三屆大連國際服裝節(jié)中的“國際〞說明本展會是一個國際展。3、行業(yè)標(biāo)識：用來說明展覽題材和展品范圍。如第三屆大連國際服裝節(jié)中的“服裝〞說明本展會是服裝產(chǎn)業(yè)的展會。行業(yè)標(biāo)識通常是一個產(chǎn)業(yè)的名稱，或者是一個產(chǎn)業(yè)中的某一個產(chǎn)品大類。〔三〕、展會地點(diǎn)籌劃選擇展會的舉辦地點(diǎn)，包括兩個方面的內(nèi)容：一是展會在什么地方舉辦，二是展會在哪個展館舉辦?；I劃選擇展會在什么地方舉辦，就是要確定展會在哪個國家、哪個省或者是哪個城市里舉辦?；I劃選擇展會在哪個展館舉辦，就是要選擇展會舉辦的具體地點(diǎn)。具體選擇在哪個展館舉辦展會，要結(jié)合展會的展覽題材和展會定位而定。另外，在具體選擇展館時，還要綜合考慮使用該展館的本錢的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展館本身的設(shè)施和效勞如何等因素?！菜摹?、辦展機(jī)構(gòu)辦展機(jī)構(gòu)是指負(fù)責(zé)展會的組織、籌劃、招展和招商等事宜的有關(guān)單位。辦展機(jī)構(gòu)可以是企業(yè)、行業(yè)協(xié)會、政府部門和新聞媒體等。根據(jù)各單位在舉辦展覽會中的不同作用，一個展覽會的辦展機(jī)構(gòu)一般有以下幾種：主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位、支持單位等。主辦單位：擁有展會并對展會承擔(dān)主要法律責(zé)任的辦展單位。主辦單位在法律上擁有展會的所有權(quán)。承辦單位：直接負(fù)責(zé)展會的籌劃、組織、操作與管理，并對展會承擔(dān)主要財(cái)務(wù)責(zé)任的辦展單位。協(xié)辦單位：協(xié)助主辦或承辦單位負(fù)責(zé)展會的籌劃、組織、操作與管理，局部地承擔(dān)展會的招展、招商和宣傳推廣工作的辦展單位。支持單位：對展會主辦或承辦單位的展會籌劃、組織、操作與管理，或者是招展、招商和宣傳推廣等工作起支持作用的辦展單位?！参濉场⑥k展時間辦展時間是指展會方案在什么時候舉辦。辦展時間有三個方面的含義：一是指舉辦展的具體開展日期。二是指展會的籌展和撤展日期。三是指展會對觀眾開放的日期。展覽時間的長短沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，要視不同的展會具體而定。有些展會的展覽時間可以很長，如“世博會〞的展期長達(dá)幾個月甚至半年；但對于占展會絕大多數(shù)的專業(yè)貿(mào)易展來說，展期一般是3-5天為宜。〔六〕、展品范圍展會的展品范圍要根據(jù)展會的定位、辦展機(jī)構(gòu)的優(yōu)劣勢和其他多種因素來確定。根據(jù)展會的定位，展品范圍可以包括一個或者是幾個產(chǎn)業(yè)，或者是一個產(chǎn)業(yè)中的一個或幾個產(chǎn)品大類，例如，“博覽會〞和“交易會〞的展品范圍就很廣，如“廣交會〞的展品范圍就超過10萬種，幾乎是無所不包；而德國“法蘭克福國際汽車展覽會〞的展品范圍涉及到的產(chǎn)業(yè)就很少，就只有汽車產(chǎn)業(yè)一個。〔七〕、辦展頻率辦展頻率是指展會是一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次，或者是不定期舉行。從目前展覽業(yè)的實(shí)際情況看，一年舉辦一次的展會最多，約占全部展會數(shù)量的80％，一年舉辦兩次和兩年舉辦一次的展會也不少，不定期舉辦的展會已經(jīng)是越來越少了。辦展頻率確實(shí)定受展覽題材所在產(chǎn)業(yè)的特征的制約。我們知道，幾乎每個產(chǎn)業(yè)的產(chǎn)品都有一個生命周期，產(chǎn)品的生命周期對展會的辦展頻率有重大影響。產(chǎn)品的投入期和成長期是企業(yè)參屜的黃金時期，展會的辦展頻率要牢牢抓住這兩個時期?！舶恕?、展會規(guī)模展會規(guī)模包括三個方面的含義：一是展會的展覽面積是多少，二是參展單位的數(shù)量是多少，三是參觀展會的觀眾有多少。在籌劃舉辦一個展會時，對這三個方面都要作出預(yù)測和規(guī)劃。在規(guī)劃展會規(guī)模時，要充分考慮產(chǎn)業(yè)的特征。展會規(guī)模的大小還會受到會觀眾數(shù)量和質(zhì)量的限制?！簿拧?、展會定位通俗地講，展會定位就是要清晰地告訴參展企業(yè)和觀眾本展會“是什么〞和“有什么〞，具體地說，展會定位就是辦展機(jī)構(gòu)根據(jù)自身的資源條件和市場競爭狀況，通過建立和開展展會的差異化競爭優(yōu)勢，使自己舉辦的展會在參展企業(yè)和觀眾的心目中形成一個鮮明而獨(dú)特的印象的過程。展會定位要明確展會的目標(biāo)參展商和觀眾、辦展目標(biāo)、展會的主題等?！彩?、展會價格和展會初步預(yù)算展會價格就是為展會的展位出租制定一個適宜的價格。展會展位的價格往往包括室內(nèi)展場的價格和室外展場的價格，室內(nèi)展場的價格又分為空地價格和標(biāo)準(zhǔn)層位的價格。在制定展會的價格時，一般遵循“優(yōu)地優(yōu)價〞的原那么，即那些便于展示和觀眾流量大的展位的價格往往要高一些。展會初步預(yù)算是對舉辦展會所需要的各種費(fèi)用和舉辦展會預(yù)期以獲得的收入進(jìn)行的初步預(yù)算。在籌劃舉辦展會時，要根據(jù)市場情況給展會確定一個適宜的價格，這樣對吸引目標(biāo)參展商參加展會十分重要?！彩弧场⑷藛T分工、招展招商和宣傳推廣方案人員分工方案、招展方案、招商和宣傳推廣方案是展會的具體實(shí)施方案，這四個方案在具體實(shí)施時會互相影響。人員分工方案是對展會工作人員的工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排。招展方案主要是為招攬企業(yè)參展而制定的各種策略、措施和方法。招商方案主要是為招攬觀眾參觀展會而制定的各種策略、措施和方法。宣傳推廣方案那么是為建立展會品牌和樹立展會形象，并同時為展會的招展和招商效勞的?！彩场⒄箷M(jìn)度方案、現(xiàn)場管理方案和相關(guān)活動方案展會進(jìn)度方案是在時間上對展會的招展、招商、宣傳推廣和展位劃分等工作進(jìn)行的統(tǒng)籌安排。它明確在展會的籌辦過程中，到什么階段就應(yīng)該完成哪些工作，直到展會成功舉辦。展會進(jìn)度方案安排得好，展會籌備的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作就能有條不紊地進(jìn)行?，F(xiàn)場管理方案是展會開幕后對展會現(xiàn)場進(jìn)行有效管理的各種方案安排，它一般包括展會開幕方案、展會展場管理方案、觀眾登記方案和撤展方案等。現(xiàn)場管理方案安排得好，展會現(xiàn)場將井然有序，展會秩序良好。有些車展，現(xiàn)場管理方案是，確定了參展商和展位之后，了解各參展商的日程活動安排之后，才針對性的制定出現(xiàn)場管理方案，在立項(xiàng)籌劃書里不作具體表達(dá)，而是簡單帶過。展會相關(guān)活動方案是對準(zhǔn)備在展會期間同期舉辦的各種相關(guān)活動作出的方案安排。與展會同期舉辦的相關(guān)活動最常見的有技術(shù)交流會、研討會和各種表演等，它們是展會的有益補(bǔ)充?！彩场⒐こ探Y(jié)算方案1、工程結(jié)算原那么和條件2、工程結(jié)算流程3、工程結(jié)算明細(xì)表四、審批【工程審批】〔一〕、立項(xiàng)籌劃書修訂立項(xiàng)籌劃書，遞交籌劃主管審閱并修改?！捕场⒘㈨?xiàng)籌劃書遞交報(bào)總體方案，公文請示于主辦單位〔一般為政府部門及商業(yè)協(xié)會〕，等待審批。〔三〕、展會注冊登記1、攜主辦單位批復(fù)、總體方案等資料報(bào)工商部門辦理展會登記證。2、攜登記證去辦展地點(diǎn)〔展館或商圈管委會〕簽訂場地合同，辦理消防、公安等手續(xù)。3、流程如下：〔1〕、確認(rèn)申請資格〔2〕、向所在的工商行政管理部門提出申請〔3〕、工商行政管理部門核發(fā)?商品展銷會登記證?〔4〕、填寫展銷會?報(bào)告書?。〔5〕、本卷須知：省局不辦理展銷會的申報(bào)手續(xù)，請到舉辦的所在地市縣工商局辦理手續(xù)多個單位聯(lián)合舉辦的，由其中一個具體承擔(dān)展銷會組織工作地單位向舉辦地地工商部門申請辦理登記五、調(diào)研【工程論證】籌劃的靈魂創(chuàng)意，籌劃的生命可行性。沒有創(chuàng)意的籌劃案，如同行尸走肉，但仍可實(shí)施。沒有可行性的籌劃案就只能叫笑話，?市場調(diào)研?，?可行性分析報(bào)告?，在籌劃過程中絕對重要，無可替代?！惨弧场①Y料分析對前期已經(jīng)搜集的資料進(jìn)行綜合分析，并建立數(shù)據(jù)庫。〔二〕、客戶調(diào)研通過設(shè)計(jì)問卷、電話調(diào)查、陌生拜訪等方式，來驗(yàn)證原構(gòu)思方案的成立性，主要爭對參展群體、觀展群體的調(diào)研，來進(jìn)行可行性的根本分析。〔三〕、重新定位根據(jù)市場調(diào)研得到的數(shù)據(jù)，進(jìn)行匯總分析，對展會的規(guī)模、市場定位、主題，進(jìn)行論證并得出結(jié)論。六、可行性分析報(bào)告【工程分析】〔一〕、市場環(huán)境分析1、宏觀市場環(huán)境：2、區(qū)域市場環(huán)境：3、市場環(huán)境評價：〔二〕、展會工程生命力分析1、工程開展空間：2、工程競爭力：3、辦展機(jī)構(gòu)優(yōu)劣勢分析〔三〕、展會執(zhí)行方案分析對方案舉辦的展會的根本框架進(jìn)行評估，具體包括：1、展會名稱和展會的展品范圍、展會定位之間是否有沖突。2、辦展時間、辦展頻率是否符合展品范圍所在產(chǎn)業(yè)的特征。3、展會的舉辦地點(diǎn)是否適合舉辦該展品范圍所在產(chǎn)業(yè)的展會。4、在展會展品范圍所在產(chǎn)業(yè)里能否舉辦如此規(guī)模和定位的展會。5、展會的辦展機(jī)構(gòu)在方案的辦展時間內(nèi)能否舉辦如此規(guī)模和定位的展會。6、辦展機(jī)構(gòu)對展會展品范圍所在的產(chǎn)業(yè)是否熟悉。7、展會定位與展會規(guī)模之間是否有沖突。〔四〕、招展招商和宣傳推廣方案評估1、招展方案評估2、招商方案評估3、贊助商方案評估4、宣傳推廣方案評估5、執(zhí)行方案評估〔五〕、展會工程財(cái)務(wù)分析1、價格定位2、本錢預(yù)測舉辦一個展會的本錢費(fèi)用一般包括：〔1)展覽場地費(fèi)用?！?)展會宣傳廣告費(fèi)、會展資料設(shè)計(jì)和印刷費(fèi)?！?)招展和招商的費(fèi)用。〔4)相關(guān)活動的費(fèi)用。〔5)辦公費(fèi)用和人員費(fèi)用?！?〕稅收〔7〕其他不可預(yù)測的費(fèi)用舉辦一個展會的廣告收入一般包括：〔1〕證件廣告〔2〕入場券廣告、宣傳單頁廣告〔3〕會刊廣告〔4〕現(xiàn)場擋板廣告，充氣拱門、氣球、條幅等〔5〕各種手提袋廣告〔6〕專用信封、信紙廣告〔7〕媒體廣告〔8〕收費(fèi)方式招攬參展商參加講座〔9〕其他形式的廣告資源3、收入預(yù)測舉辦一個展會的收入一般包括：〔1〕展位費(fèi)收入〔2〕門票收入〔3〕廣告和企業(yè)贊助收入〔4〕其他相關(guān)收入4、盈虧平衡分析5、現(xiàn)金流量分析6、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測〔1〕市場風(fēng)險(xiǎn)〔2〕經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)〔3〕財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)〔4〕合作風(fēng)險(xiǎn)〔六〕、存在的問題包括通過以上可行性分析發(fā)現(xiàn)的展會工程立項(xiàng)存在的各種問題、研究人員在可行性分析以外發(fā)現(xiàn)的可能對展會產(chǎn)生影響的其他問題等?！财摺场⒏倪M(jìn)建議針對上述問題，提出對展會工程立項(xiàng)籌劃的改進(jìn)建議，指出要成功舉辦該展會應(yīng)該努力的方向等。〔八〕、努力的方向根據(jù)展會的辦展宗旨和辦展目標(biāo)，在上述分析的根底上，針對存在的問題，提出要辦好該展會所需要具備的其他條件和需要努力的方向。七、籌劃案修訂【工程改進(jìn)】〔一〕、研討方案修改籌劃案，通過一定時段的調(diào)研與論證，對原有的構(gòu)思重新進(jìn)行分析、評估。局部創(chuàng)意內(nèi)容，那么要根據(jù)市場調(diào)研結(jié)果進(jìn)行及時調(diào)整?！捕场⒂喼苹I劃案1、修訂展會預(yù)算方案。2、修訂展會招展方案3、修訂展會招商方案4、修訂展會宣傳推廣方案5、修訂展會籌備進(jìn)度方案6、修訂展會效勞商方案7、修訂展會開幕和現(xiàn)場管理方案8、修訂展會結(jié)算方案〔三〕、展會潛在風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測及預(yù)備案1、展會潛在風(fēng)險(xiǎn)：風(fēng)險(xiǎn)就是辦展機(jī)構(gòu)在舉辦展會的過程中，由于一些難以預(yù)料和無法控制的因素的作用，使辦展機(jī)構(gòu)舉辦展會的方案和舉辦展會的實(shí)際收益與預(yù)期發(fā)生背離，從而使辦展機(jī)構(gòu)舉辦展會的方案落空；或者是即使展會如期舉辦，但辦展機(jī)構(gòu)有蒙受一定的經(jīng)濟(jì)損失的可能性。針對上述潛在風(fēng)險(xiǎn)，指定的應(yīng)急方案或補(bǔ)救措施。2、市場風(fēng)險(xiǎn)。〔不可分散風(fēng)險(xiǎn)、系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)〕3、經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)?？赡軐?dǎo)致經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的因素：定位不當(dāng)、招展不力、招商不順、宣傳推廣效果不佳等。4、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)5、合作風(fēng)險(xiǎn)?大愛音樂節(jié)?2024年6月21日至6月24日，虧損4000多萬，所有中國籌劃人必須看的一個案例。虧損原因：1、市場定位，區(qū)域市場分析偏離，受眾分析錯誤。2、宣傳推廣不到位。3、票價定位不科學(xué)。4、現(xiàn)場執(zhí)行有嚴(yán)重漏洞【籌劃失敗，風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測失敗】，黃牛黨帶了10幾萬人入場，沒有買票【成就了黃牛黨的暴富，主辦方損失了幾千萬的門票收入】。八、資料的設(shè)計(jì)和印制〔一〕、展會標(biāo)識設(shè)計(jì)1、展會LOGO2、展會網(wǎng)站3、宣傳單及手提袋設(shè)計(jì)〔二〕、編制?參展說明書?制訂新聞發(fā)布會講解文件1、前言。主要是對參展商參加本展會表示歡迎，說明本手冊編制的原那么和目的，提醒參展商在籌展、布展、展覽和撤展等環(huán)節(jié)要自覺遵守本手冊的相關(guān)規(guī)定等。前言一般都很簡短，言簡意賅。

2、展覽場地根本情況。包括展館及展區(qū)平面圖、至展館的交通圖、展覽場地的根本技術(shù)數(shù)據(jù)等。繪制展館及展區(qū)平面圖時，要注意標(biāo)明展館各種效勞設(shè)施所在的位置、展區(qū)和展位劃分的詳細(xì)情況、展館內(nèi)部通道和出人口等；在繪制至展館的交通圖時，要注意標(biāo)明展館在該城市的具體位置、到展館可以利用的各種主要交通工具和交通路線、各指定接待酒店在該城市的具體位置等；對于該展覽場地的根本技術(shù)數(shù)據(jù)，要清楚準(zhǔn)確地列出地面承重、館內(nèi)通風(fēng)條件、貨運(yùn)電梯容積容量、展館室內(nèi)空間高度、展館入口高度和寬度、展館的水電供應(yīng)狀況等。對展覽場地根本情況的介紹．對于幫助參展商準(zhǔn)確地找到展館和自己的展位，進(jìn)而進(jìn)行展位搭裝和布展有著很好的指引作用。

3、展會根本信息。包括展會的名稱、舉辦地點(diǎn)、展覽時間、辦展機(jī)構(gòu)、展會指定承建商、指定運(yùn)輸代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。對于辦展時間，要具體列明展會的布展時間、開幕時間、對專業(yè)觀眾和普通群眾開放的時間、撤展時間、布展撤展加班時間等，對以上時間盡量精確到小時；對于辦展機(jī)構(gòu)，要具體列明展會的主辦單位、承辦單位、支持單位和協(xié)辦單位等；另外，還要具體列明各辦展機(jī)構(gòu)、展會指定承建商、指定運(yùn)輸代理、指定旅游代理、指定接待酒店等的詳細(xì)聯(lián)系地址、聯(lián)系電話、傳真和聯(lián)系人，如果有網(wǎng)址和E—MAlL也最好能公布，以便參展商在需要的時候方便聯(lián)系各有關(guān)單位。

4、展會規(guī)那么。就是展會要求參展商和觀眾等參加展會時所必須遵守的一些規(guī)章制度，包括：展會有關(guān)證件使用和管理的規(guī)定、展會現(xiàn)場保安和保險(xiǎn)的規(guī)定、層位清潔的規(guī)定、物品儲藏的規(guī)定、現(xiàn)場使用水電的本卷須知、現(xiàn)場展品銷售的規(guī)定、消防規(guī)定、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)規(guī)定、現(xiàn)場展品演示的本卷須知等。展會規(guī)那么是所有與會人員必須遵守的一些制度，對展會現(xiàn)場管理和維護(hù)現(xiàn)場秩序十分重要。

5、展位搭裝指南。是對展會展位搭裝的一些根本要求和說明，主要包括標(biāo)準(zhǔn)展位說明和空地展位搭裝說明等。由于所有的標(biāo)準(zhǔn)展位的根本結(jié)構(gòu)和配置都是一樣的，所以“標(biāo)準(zhǔn)展位說明〞主要是對展位的標(biāo)準(zhǔn)配置作出說明，列明參展商使用標(biāo)準(zhǔn)展位的本卷須知，提出如果參展商需要增加非標(biāo)準(zhǔn)配置以外的其他配置的處理方法等?！翱盏卣刮淮钛b說明〞主要是對參展商搭建空地展位作出的一些規(guī)定和要求，如使用材料的要求、動火作業(yè)的規(guī)定、消防平安的規(guī)定和鋪設(shè)電線的規(guī)定等。層位搭裝指南對指導(dǎo)參展商順利、平安地搭裝展位和布展有較大幫助。

6、展品運(yùn)輸指南。是對參展商將展品等物品運(yùn)到展覽現(xiàn)場所作的一些指引和說明，主要包括海外運(yùn)輸指南和國內(nèi)運(yùn)輸指南等。不管是海外還是國內(nèi)運(yùn)輸指南，都要對展品等的運(yùn)輸方式和運(yùn)輸線路、各種貨品的交運(yùn)和文件提交的期限、貨運(yùn)文件的準(zhǔn)備和交付、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、包裝、海關(guān)報(bào)關(guān)、回程運(yùn)輸、可供選擇的自選效勞等作出具體說明。展品運(yùn)輸指南對幫助參展商及時安排展品等物品的運(yùn)輸有較大的作用。

7、會展旅游信息。是對解決參展商及觀眾等參加展會期間的交通、吃、住、行等需要和展會前后的旅游需要等作出的一些說明。會展旅游信息要詳細(xì)地列出各指定接待酒店的檔次、協(xié)議優(yōu)惠價格、地址、聯(lián)系電話和傳真以及聯(lián)系人、與展館的距離等，要列出海外觀眾和參展商入境的簽證方法、會展期間及前后可供選擇的商務(wù)考察和觀光休閑旅游的線路和安排等。會展旅游信息主要是為了方便參展商及觀眾的日常生活效勞的。

8、相關(guān)表格。是有關(guān)參展商在籌展和布展過程中需要使用的各種表格，主要包括展覽表格和層位搭裝表格兩種。展覽表格主要有貴賓買家效勞表、聘請臨時效勞人員申請表、額外工作證和邀請卡申請表、研討會和技術(shù)交流會申請表、刊登會刊廣告申請表等。參展說明書編制成功以后，可以印刷成冊，在展會開幕前適當(dāng)?shù)臅r間寄給參展商，也可以將其內(nèi)容發(fā)布在展會的專門網(wǎng)站上供參展商閱覽和下載，如果展會有海外參展商，還要將參展商手冊翻譯成外語文本?！踩?、印制?展會招展函??展會招展函?包含以下內(nèi)容：1、市場狀況分析。2、展會根本內(nèi)容。3、辦展背景和目標(biāo)。4、展會場地規(guī)劃。5、展品范圍。6、展會亮點(diǎn)。7、參展要求。8、參展費(fèi)用。9、參展程序。10、參展申請表?！菜摹?、印制?媒體邀請函??媒體邀請函?包含以下內(nèi)容：1、展會根本內(nèi)容。2、辦展背景和目標(biāo)。3、參與媒體。4、展會亮點(diǎn)。5、展會流程6、展會媒體流程〔五〕、印制?參展合同?車展參展協(xié)議書【范本】甲方：_________乙方：________________展覽會將于_________年______月_____日至_____月_____日在_________舉辦。甲方為該次覽會組織承辦方，乙方為該次覽會參展方。為了保證展會正常進(jìn)行，維護(hù)雙方共同利益及聲譽(yù)，本著自愿、平等合作、互惠互利的原那么，訂立本合同，以茲雙方共同遵守。一、展位情況及展品1、乙方參展展位位置：_________〔參見展會展位分布圖，該圖作為本合同附件，系本合同的一局部〕；2、乙方參展面積：_________平方米；3、參展場租價格：總計(jì)_________元〔大寫〕；4、乙方參展展品為。二、付款方式乙方于本合同簽訂后7日內(nèi)支付_________元作為履約定金〔展會結(jié)束后轉(zhuǎn)為參展場租〕；剩余款項(xiàng)_________元在_________年_________月_________日前支付。三、甲方的權(quán)利和義務(wù)1、展位的分配：甲方將依據(jù)展品的特性或認(rèn)為適宜的方式分配展位。在展位開始搭建之前，甲方保存改變展位分配的權(quán)利，在特殊情況下，甲方可改變展位，移動展覽設(shè)施，或關(guān)閉展館的出入口，并可對展位進(jìn)行結(jié)構(gòu)性調(diào)整，對于展位的調(diào)整，甲方應(yīng)通知乙方，乙方不就此調(diào)整提出索賠的要求；2、改變展會日期和地址：甲方保存因外部因素改變展會日期和地點(diǎn)的權(quán)利，日期和地點(diǎn)改變應(yīng)在展會開幕10日之前通知乙方，本協(xié)議仍然有效。乙方不就此調(diào)整提出索賠的要求；3、平安：甲方負(fù)責(zé)展會期間展出場地的平安工作，對乙方和參觀者采取平安預(yù)防措施，在存在平安隱患的情況下，甲方有權(quán)拒絕任何參觀者參展商進(jìn)入展會或展場。甲方應(yīng)在展會期間配置保安，協(xié)調(diào)當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)，確保展會進(jìn)行，但對展會期間和之后乙方及其參展人員物品、展品的喪失、損壞或被竊不承擔(dān)責(zé)任；4、附加條款：展會承辦單位將保存公布附加條款的權(quán)利，以保證展覽有序的管理。所有附加條款將是本合同的一局部。四、乙方的權(quán)利和義務(wù)1、展位的使用：乙方只能展示申報(bào)的展品，在展會期間，乙方應(yīng)委派有能力的人員管理展品。未經(jīng)甲方的書面同意，乙方不得將展位全部或局部轉(zhuǎn)租或分派給他人，乙方對展廳墻面或其他部位的損壞應(yīng)負(fù)賠償責(zé)任，未經(jīng)甲方同意，乙方不得更改地面、天花板、展館柱面或墻面；2、展位的搭建與裝飾：乙方展位的搭建及裝飾由乙方負(fù)責(zé)，費(fèi)用由乙方承擔(dān)，但須符合甲方對參展商的展位搭建要求。乙方須于展會開幕前