文書的整理與歸檔

第六章文書的整理與歸檔知道文書整理的含義、整理歸檔的條件范圍和質量要求，了解文書整理與歸檔的重要意義。熟悉文書整理工作的改革的內容和具體要求理解文書整理的原那么及文書工作改革的意義，認識和區(qū)分文書“件〞和“卷〞、“案盒〞、與“案卷〞的區(qū)別。掌握文書整理與歸檔的方法和步驟。掌握分類方案編制要求，會編制文書整理分類。掌握文書系統(tǒng)整理的方法要求，會對案盒內文件進行排列、編號，會填寫文件目錄、備考表等。45321文書整理與歸檔的本質是：便于保管和查找利用。第一節(jié)文書整理歸檔及意義第二節(jié)文書整理歸檔的范圍和原那么要求第三節(jié)文書整理歸檔的方法和步驟第一節(jié)文書整理歸檔及意義

一、文書整理歸檔的含義二、文書整理歸檔的意義三、文書整理歸檔工作的改革一、文書整理歸檔的含義文書整理歸檔是指將處理完畢的、具有一定查考利用價值的、應作為檔案保存的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系，以“件〞為單位，進行裝訂、分類整理，并進行裝盒、歸檔，使之有序化的過程。文書文件盒

檔案館所謂“辦理完畢〞，并不是說文書內容所涉及的事情已經全辦完，而是指文書處理程序上已經辦理完畢。確定各類不同文書的整理歸檔時間時應把握以下四點：〔一〕歸整的文書，必須是辦理完畢文書整理不能“有文必檔〞，沒有查考利用價值的文書材料可以不整理歸檔?！捕硽w整的文書，有查考利用價值有查考利用價值的文書材料

歸整文書材料是指各種紙質文件材料，特殊性文書如音像、錄音等不屬此整理范圍?！踩硽w整文書材料的介質文件材料

文件盒圖書歸整的文書，必須按照它們在形成過程中的自然聯(lián)系分類整理。應把有密切聯(lián)的文件材料以“件〞為單位進行分類整理?！菜摹硽w整文書的分類整理一份文件

文件分類歸檔一組文件歸整的文書，應進行裝盒〔即檔盒〕，以便于保管和利用，同時將歸整裝盒的文書向檔案部門進行移交，即歸檔?！参濉硽w整文書的保管各種檔案盒

《國家行政機關公文處理方法》規(guī)定：公文辦理完畢后，應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規(guī)定，及時整理、歸檔，以保證檔案的齊全完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便于保管和利用。這就說明了文書整理的法律依據和意義。二、文書整理歸檔的意義文書整理工作長期以來主要是指文書的立卷工作。立卷的方式及文件整理分類的方式主要是采取按“六個特征〞進行立卷。

三、文書整理歸檔工作改革調整定卷卷內文件排列擬寫案卷題名卷內文件編號傳統(tǒng)文書立卷的程序填寫文件目錄填卷內備考表填寫案卷封面裝訂案卷編制案卷目錄傳統(tǒng)的立卷方法的局限性

1、立卷方法繁鎖、復雜，主觀隨意性較大，立卷缺乏的客觀標準，歸檔文件整理工作質量難以得到保證。2、傳統(tǒng)立卷方法下，文件的查找利用已不適應辦公自動化的要求，尤其是文檔人員專職少、流動性強。新方法的優(yōu)越性國家檔案局2000年12月6日下發(fā)《歸檔文件整理規(guī)那么》〔中華人民共和國行業(yè)標準DA/T22—2000，簡稱“規(guī)那么〞〕，作為改革傳統(tǒng)立卷方式的一個新標準，其核心在于適應辦公現(xiàn)代化條件下計算機管理文檔的新形勢,比傳統(tǒng)的方法有如下優(yōu)點：《歸檔文件整理規(guī)那么》是我國文書檔案工作特別是文書整理工作改革的一項重大舉措，主要包括以下內容。歸檔文件整理十步驟〔適用于紙質文書檔案〕第一步：確定歸檔和不歸檔范圍第二步：分年度第三步：確定分類法第四步：劃分保管期限第五步：歸檔文件的排列〔按事由原那么進行排列〕第六步：蓋歸檔章及填寫其工程第七步：裝訂第八步：編目〔歸檔文件目錄〕第九步：裝盒第十步：檔案排列上架新的《規(guī)那么》以“簡化整理，深化檢索〞為宗旨，即以“件〞為單位進行整理，取代以“卷〞為單位進行整理?！惨弧骋浴凹暼〈熬悫?/p>

整理的文書以“案盒〞取代“案卷〞，看起來只是形式問題，實質上具有重要的意義。〔二〕以“案盒〞取代“案卷〞第二節(jié)文書整理歸檔的范圍

和原那么一、文書整理歸檔的范圍

二、文書整理歸檔的根本原那么和質量要求

文書整理的范圍是指機關在工作中形成的可以歸檔的文書材料。一、文書整理歸檔的范圍應該整理歸檔的文件材料無需整理歸檔的文件材料你認為校園網上這些文書哪些需要整理歸檔？為什么？你認為校園網上這些文書哪些需要整理歸檔？為什么？〔一〕應該整理歸檔的文件材料〔二〕無需整理歸檔的文件材料案例分析：剛參加工作的小王，在對文書進行歸檔整理時,認為文書整理歸檔的重點應該是以本機關單位直接產生的文書為主，而上級的批復和下級的請示都不是本機關的文件，因此都不屬于歸檔范圍，所以就沒有對這些檔案進行整理，歸檔時也沒向檔案室移交。問題：你認為小王的做法正確嗎？為什么？文書整理歸檔的根本原那么是：遵循文件形成的客觀規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分文書的不同價值，便于保管和查找利用。二、文書整理歸檔的根本原那么和質量要求

1.遵循文件形成的客觀規(guī)律。文書是機關工作活動的客觀、自然的反映。

2.保持文件之間的有機聯(lián)系。機關內部之間聯(lián)系各個部門，每個機關都有自己的工作職能在整個國家機構的組織體系中處于一定的地位。

一個機關不是孤立地進行活動的，就算是機關內部之間也是有聯(lián)系的。機關內部之間聯(lián)系

活動和工作過程中的聯(lián)系，決定了文件之間自然的、歷史的聯(lián)系。

3.區(qū)分文書的不同價值。文書的區(qū)分

文書的歸檔

文書的銷毀

4.便于保管和查找利用。文書整理的根本目的，是便于保管和利用。所以，文書整理歸檔時，除了要保持完整、系統(tǒng)外，還要考慮保管和利用的方便?！捕澄臅須w檔的質量要求1.整理歸檔的文書應齊全完整。

2.整理歸檔的文書要符合檔案保護的要求，主要指整理歸檔的文書材料所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等要符合經久、耐用等要求，以利于能夠妥善的保管。3.整理歸檔的文書材料的保管期限應界定，根據文書檔案保管期限的規(guī)定，文書的保管期限分為永久、長期、短期三種。

第三節(jié)文書整理歸檔的方法

和步驟

二、初步整理

一、編制分類方案類目四、歸檔

三、系統(tǒng)整理

公司文書歸檔工作程序分類方案類目是指在一年的實際文書沒有形成之前，事先根據機關工作活動的規(guī)律，在研究機關的工作性質、職權范圍、內部組織機構及分工情況的根底上，預測下年度可能形成的文書，按照文書整理的原那么，擬制出來的歸檔文書的類別和條目。一、編制分類方案類目〔一〕按保管期限分類保管期限一般分為三種。

第六條機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。第七條永久保管的文書檔案主要包括：(一)本機關制定的法規(guī)政策性文件材料；(二)本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；(三)本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料；(四)本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統(tǒng)計報表等；(五)本機關機構演變、人事任免等文件材料；(六)本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產登記等憑證性文件材料；(七)上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料；(八)同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。第八條定期保管的文書檔案主要包括：〔一〕本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料；〔二〕本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；〔三〕本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；〔四〕本機關一般性事務管理文件材料；〔五〕本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統(tǒng)計報表等；〔六〕上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的一般性文件材料；〔七〕上級機關和同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料；〔八〕同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；〔九〕下級機關報送的年度或年度以上方案、總結、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。第九條機關形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關規(guī)定執(zhí)行。按保管期限分類本卷須知(1)原那么上不要將不同保管期限的文件混在一起。(2)應從一個問題或一組文件材料的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。(3)一個問題的文件，有保管期限不完全相同的情況，為了保持問題的完整性，可本著就高不就低的原那么。〔二〕按年度分類

年度分類符合整理歸檔的時間規(guī)律，便于查找。年度以年為單位，歸檔文書按保管期限分開后，再考慮按年度分開，如：2005年、2006年等。紙質檔案歸檔文件整理工作步驟

〔某高?！?.文件有多個時間特征一份文件往往有多個時間特征，包括成文日期、簽發(fā)日期、批準日期、會議通過日期、公布日期、發(fā)文和收文日期等等。分年度時，一般來說就以文件簽發(fā)日期〔或落款日期〕為準，據以判定文件所屬年度。取消原有的按針對年度歸類的做法，對于方案、規(guī)劃、總結、預決算、統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一規(guī)定按文件簽發(fā)日期〔或落款日期〕判定文件所屬年度。

4.跨年度形成的文件機關單位的某些具體職能活動，如召開會議、處理案件等，跨年度形成的文件，統(tǒng)一在辦結年度歸檔，分類時也都歸入辦結年度。如：①跨年度的會議文件材料，統(tǒng)一歸在閉幕年；②跨年度的案件形成的文件材料，統(tǒng)一歸在結案年；③跨年度的請示與批復，統(tǒng)一歸在批復年，原已分開歸檔的，應在各自歸檔文件目錄備注欄內加以說明；④回憶紀念性文件，歸入定稿或發(fā)表年；⑤法規(guī)性文件，歸入公布的年度；⑥跨年度的方案歸開始年；⑦跨年度的總結歸最后一年，等等。5.幾份文件作為一件時，“件〞的日期按照規(guī)定，正本與定稿、原件與復制件、來文與復文等也可作為一件，這時判定“件〞的日期，應以裝訂時排在前面的文件的日期為準。具體地說，①正本與定稿為一件，以正本為準；②正文與附件為一件，以正文為準；③轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件，以轉發(fā)文為準；④來文與復文為一件，以復文為準；⑤多份文件〔如組織關系、工資關系、行政介紹信、學籍材料等〕作為一件的，可標起止時間。6.無落日期的文件要標注日期此類情況見于內部文件〔也叫白頭文件〕，需要分析文件內容、制成材料、格式、字體以及各種標識，通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期，并據此按年度合理歸類。7.專門年度的分類方法如果立檔單位相當一局部工作是按照專門年度進行的，如教學等，采用年度分類法時，對這局部工作中形成的文件，就按照專門年度進行分類。如：2002-2003學年的方案歸入起始年；2002-2003學年的教學工作總結歸入辦結年。8.臨時機構〔如“三講辦〞、“普查辦〞等〕，存在時間不長〔即兩年以內〕，文件材料又比較少，工作雖然跨年度，形成的文件可以不分年度，放在工作結束年度歸檔，如果每年文件數(shù)量較多，亦可分散在各個年度內歸檔。

按組織機構分類，即按機關部門名稱劃分，可采用各個組織機構的名稱作為類名。每類可以編制一定的條目，每類形成的文件如果不多，也可不編條目。組織機構可分為多種。〔三〕按組織機構分類

這種分類方法能客觀地反映立檔單位及其各個組織機構分工活動的狀況，較好地保持全宗內文件之間來源方面固有的聯(lián)系，便于從職能活動方面歷史地研究問題;也能保持文件之間在內容上的主要聯(lián)系,在一定程度上有助于利用者按照某方面的專題查找和利用檔案。按組織機構分類，在類目的設置和文件的歸類方面有比較明顯的客觀標準，可以防止或減少因認識水平不同而產生分類不一致的缺點。它是簡便易行的一種經常采用的檔案分類法。

按組織機構分類舉例

按問題分類即按工作性質及有關事項的不同進行劃分?！菜摹嘲磫栴}分類按問題分類舉例成都生物研究所綜合管理類、綜合統(tǒng)計類、規(guī)章制度類、黨群紀檢類、人事教育類、科研管理類、外事管理類、技術基建后勤管理類、平安保密類、公司管理類。工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)那么〔1991年7月4日國家檔案局發(fā)布〕工業(yè)企業(yè)檔案分類設置10個一級類目，即黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、根本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。特大型企業(yè)或生產程序特殊的企業(yè)，有些檔案難以歸入上述10大類目時，可根據實際需要增設一級類目。

按組織機構分類和按問題分類兩種法，各機關可視具體情況進行選定。

技能訓練1.某公司是一家老牌制藥企業(yè)。三年前，公司進行改制，改制后公司除設有行政部、人力資源部、財務部等職能部門外，還有第一生產分公司、第二生產分公司和供給部、銷售部等生產經營部門。目前，公司各部門職責清楚、機構穩(wěn)定，需要對改制后形成的文件材料進行系統(tǒng)整理，請你為公司設計至少兩種科學合理的分類方法。2．某市某局每年的收文和發(fā)文數(shù)量都很大，該局對本機關的收發(fā)文采用文號、級別分類排列的方法，將本機關的收文全部都按照發(fā)文順序，單份裝訂，按發(fā)文號依次排列。你認為這種分類方法是否適宜？為什么？3.某局使用“年代——機構——保管期限〞進行文件分類，但同時又單獨設計了“統(tǒng)計報表類〞，將本局編制或報送的各類人員、工資等根本數(shù)據報表等歸檔文件歸入其中，這種做法是否正確？4.某公司一個案件的處理工作從1998年開始至2003年結束，前后整整持續(xù)了5年，為了遵守歸檔制度，辦案人員每年6月以前都向綜合檔案室移交該案件前一年形成的檔案文件，這樣做是否正確？為什么？5.凌海公司是一小型新建公司，其檔案管理由辦公室秘書麥彥一人負責。麥彥最初采用組織機構—年度—保管期限分類方案。公司常會做一些部門調整，由最初的6個變?yōu)?個，后來又變?yōu)?個。5年后的某天，公司老總要查找4年前的一份文件。麥彥只知道老總所需文件是屬于市場調查方面的，但它屬于4年前的哪個部門卻記不得了。于是，她東找西翻，幾乎把4年前的檔案都翻了一遍，才找到老總需要的那份文件。分析以上案例，答復以下問題：(1)麥彥在檔案管理過程中存在什么問題？(2)假設讓你來對凌海公司的檔案進行整理，你將采用什么樣的分類方法？(3)這個案例說明了什么問題？江夏學院〔籌〕教學檔案管理實施細那么〔試行〕寶能集團檔案分類方案一、編制說明1、本方案依據《中國檔案分類法》、《工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)那么》并結合寶能集團文件材料形成的實際情況編制而成。2、分類號碼的組號采用字母—數(shù)字混合制的標記符號與層累制的標記方式。3、本方案適用于寶能投資集團各部門及所屬二級公司的檔案分類。二、分類方案大類說明A類—行政管理類；B類—人力資源管理、企業(yè)文化類；C類—財務及審計類；D類——法律事務類；E類——工程工程類；F類——物流管理類；G類——實物管理類寶能集團檔案分類方案一、編制說明1、本方案依據《中國檔案分類法》、《工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)那么》并結合寶能集團文件材料形成的實際情況編制而成。2、分類號碼的組號采用字母—數(shù)字混合制的標記符號與層累制的標記方式。3、本方案適用于寶能投資集團各部門及所屬二級公司的檔案分類。二、分類方案大類說明A類—行政管理類；B類—人力資源管理、企業(yè)文化類；C類—財務及審計類；D類——法律事務類；E類——工程工程類；F類——物流管理類；G類——實物管理類A類—行政管理類：包括機構組建、撤并等涉及資產產權變動方面的材料；股東會、董事會、監(jiān)事會、高層會議等形成的會議紀要、重大決策類材料；公司規(guī)章制度、通知、報告等；上級下達的有關批復、決定或各部門上報的材料；公司與外部交流合作形成的來函類、發(fā)函類文件材料；公司各類資格證書、資質證書；房地產證書；樓宇商鋪預售、買賣、租賃合同。B類—人力資源管理、企業(yè)文化類：包括人員聘任、解聘、薪資、福利、獎勵懲辦等人力資源管理工作的方案、實施、總結報告、考核培訓等各類文件材料；在離職員工人事檔案；人事任免材料；人事統(tǒng)計報表；企業(yè)形象設計、理念宣傳、企業(yè)文化特色、內部活動、對外宣傳報道、企業(yè)榮譽材料、企業(yè)領導人講話及文章等材料。C類—財務及審計類：包括公司資金管理、本錢管理、經濟核算材料、年度預決算及各類財務統(tǒng)計報表，審計資料及相關制度文件。D類——法律事務類：包括各類經濟訴訟案件、法律公文等相關資料。E類——工程工程類：包括可行性研究文件、設計根底材料文件、各類設計文件、工程管理文件、各類批文、意見書等施工文件；工程往來信函文件、工程竣工文件；市場營銷方案、宣傳方案等經營類文件及工程其他相關資料。F類——物流管理類：包括設備儀器等物料的購置報批文件、采購合同、隨機文件、使用、維修、轉讓、報廢、更新等改造過程中形成的材料，庫存管理記錄、物品統(tǒng)計資料；G類——實物管理類：包括光盤、聲像、磁盤、書刊、報紙等各類實物。A類—行政管理類：包括機構組建、撤并等涉及資產產權變動方面的材料；股東會、董事會、監(jiān)事會、高層會議等形成的會議紀要、重大決策類材料；公司規(guī)章制度、通知、報告等；上級下達的有關批復、決定或各部門上報的材料；公司與外部交流合作形成的來函類、發(fā)函類文件材料；公司各類資格證書、資質證書；房地產證書；樓宇商鋪預售、買賣、租賃合同。B類—人力資源管理、企業(yè)文化類：包括人員聘任、解聘、薪資、福利、獎勵懲辦等人力資源管理工作的方案、實施、總結報告、考核培訓等各類文件材料；在離職員工人事檔案；人事任免材料；人事統(tǒng)計報表；企業(yè)形象設計、理念宣傳、企業(yè)文化特色、內部活動、對外宣傳報道、企業(yè)榮譽材料、企業(yè)領導人講話及文章等材料。C類—財務及審計類：包括公司資金管理、本錢管理、經濟核算材料、年度預決算及各類財務統(tǒng)計報表，審計資料及相關制度文件。D類——法律事務類：包括各類經濟訴訟案件、法律公文等相關資料。E類——工程工程類：包括可行性研究文件、設計根底材料文件、各類設計文件、工程管理文件、各類批文、意見書等施工文件；工程往來信函文件、工程竣工文件；市場營銷方案、宣傳方案等經營類文件及工程其他相關資料。F類——物流管理類：包括設備儀器等物料的購置報批文件、采購合同、隨機文件、使用、維修、轉讓、報廢、更新等改造過程中形成的材料，庫存管理記錄、物品統(tǒng)計資料；G類——實物管理類：包括光盤、聲像、磁盤、書刊、報紙等各類實物。初步整理就是平時整理，即機關的文書部門把機關一年在工作中逐步形成的應當歸檔的文書整理工作放在平時有方案地進行。二、初步整理

文書人員要養(yǎng)成及時將處理完畢的文件歸整的習慣，并應積極主動地經常催促承辦人清退辦理完畢的文件，一般有三種情況。

〔一〕及時的收集已經處理完畢的文書材料〔二〕細心裝訂

裝訂文件應按歸檔要求，對收集來的文件，以件為單位細心裝訂，不符合裝訂要求的要重新裝訂。

在平時歸整過程中，還應定期進行檢查，通過檢查熟悉歸整的情況，糾正把文件歸錯類別的現(xiàn)象。如發(fā)現(xiàn)有的類別內文件數(shù)量已經很多，預計可能還會產生相當數(shù)量的文件時，可增添一定數(shù)量的檔案盒并根據條目編寫新號?！踩扯ㄆ跈z查三、系統(tǒng)整理確定案盒內文書是指在平時歸整的基礎上，詳細檢查每個案盒內積累的文件，按照文書整理歸檔的原那么和要求進行調整，并進行案盒內文件的排列、編號，最后確定案盒內歸檔文書?！惨弧炒_定案盒內文書1.檢查調整。確定案盒內歸檔文書前要做好調整工作。發(fā)現(xiàn)不合理的地方，就要進行調整和補充。檢查歸類的文件是否齊全，剔除重份的、不需要歸檔的和沒有保存價值的文件；檢查該案盒內的文件是否符合保管期限；檢查歸類是否合理，是否將相同事由的文件集中排列；檢查是否以“件〞為單位；檢查盒內文件數(shù)量是否適宜等。思考題某大學召開第三屆教代會，在整理會議文件時，將此次會議文件形成的假設干文件作為會議決議的附件來處理，集中裝訂成為一“件〞，以保持同一事由文件的聯(lián)系性。這樣做可以嗎？為什么？2.案盒內文件的排列。應在分類方案的最低一級類目即條款和條目內以“件〞為單位進行排列，具體排列有四種方式。

3.案盒內歸檔文件的編號。

案盒內文件經過系統(tǒng)排列后，應以分類方案和排列順序逐件編號，用以固定位置，統(tǒng)計數(shù)量，并便于保護文件和方便查找利用。文件編號以歸檔章的形式在每件文件首頁上端注明。

歸檔章式樣

歸檔章的位置不限于首頁右上角，首頁上端空白處都可以，但在整個案盒文件中，其位置應一致。歸檔章設置的必備工程及填寫方法紙質檔案歸檔文件整理工作步驟

〔高?！车谝徊椒诸愇倚Ｊ箢悪n案中，黨群、行政類檔案按機構分類法，教學、科研、基建、設備、產品、出版、外事、財會類等按類目分類法。我校原那么上采用：年度——機構或工程——保管期限分類法。模式：年度——機構——保管期限分類法例如：2003年，校長辦公室，永久、長期、短期模式：年度——類目——保管期限例如：a、2003年，教學類研究生教育中的學位，永、長、短b、2003年，基建類第18項工程，永、長、短紙質檔案歸檔文件整理工作步驟

〔高?！矨、檔號模式和標識：1.2003—DQ13—Y102003年—黨群類組織—永久第10件2.2003—XZ12—C172003年—行政類人事、師資—長期第17件3.2003—JX13—2—C82003年—教學類全日制本、?？啤猩L期第8件4.2003—KY12—3—Y62003年—科研類社會科學—省級工程—永久第6件5.2003—SB18—C202003年—設備類第18號儀器設備—長期第20件6.2003—JJ17—Y162003年—基建類第17項工程—永久第16件7.2003—CP14—D32003年—產品類第14號產品工程—短期第3件8.2003—CB15—D22003年—出版類第15號出版物—短期第2件9.2003—WS12—C92003年—外事類出國—長期第9件10.2003—CK14—D892003年—財會類憑證—短期第89件B、各類檔案歸檔章例如：〔二〕填寫案盒事項1.填寫案盒內文件目錄表。盒內文件排列完畢后，需要另行制作盒內文件目錄，用于介紹盒內文件的成分和內容。件號。件號，即每件編一個號，填寫室編件號來文與復文作為、一件，只對復文進行編號。責任者。填文件的署者或發(fā)文機關，責任者名稱過長，可寫通用的簡稱。文號。填寫制發(fā)機關的發(fā)文字號，文號一般由機關代字、年度〔用六角括號“〔〕〞括入〕、順序號三局部組成。

文件標題。填寫文件標題，對于原無標題的文件應根據內容補擬后填寫，自擬標題外加方括號，以示同其他文件標題的區(qū)別。日期。文件日期即文件制發(fā)日期，日期用8位阿拉伯數(shù)字來標注年月日，如20030909，此號的含義即為2003年9月9日。

頁數(shù)。填寫每一件文件的總頁數(shù)，文件中有圖文的為一頁，空白頁不計數(shù)。

備注。填寫文件的變化和要說明的情況及問題。

文件目錄應裝訂成冊，一般一年一本，并編制封面。1．指出以下《歸檔文件目錄》中工程填寫的不標準之處，并予以改正。2.小李是某公司文件歸檔人員，公司某次重要會議后，他在將會議文件作為成套文件歸檔后，簡化了整理環(huán)節(jié)，沒有逐一填寫歸檔文件目錄。他這種做法是否正確？為什么？3．某機關編制歸檔文件目錄時，習慣將工程中的“責任者〞一欄填入承辦部門的名稱，這種做法是否正確？思考題

2.填寫備考表。

案盒的備考表放在案盒文件最后，說明盒內文件的狀況，如該盒內文件缺損、補充以及其他需要說明的問題等。并填寫登記日期及歸檔文件整理完畢的日期、整理人、檢查人。整理人，即負責整理文件的人員姓名；檢查人，即負責檢查歸