公司檔案資料管理制度模版

第頁(yè)共頁(yè)公司檔案資料管理制度模版第一章總則第一條目的為了規(guī)范公司檔案資料的收集、整理、管理和利用，保護(hù)公司檔案資料的安全和完整性，提高公司運(yùn)行效率和服務(wù)質(zhì)量，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與檔案資料相關(guān)的管理工作和人員。第三條定義1.檔案資料：指以文件、冊(cè)頁(yè)、錄像、光盤、照片、圖畫、物品等形式表達(dá)的記錄、信息和資料。2.檔案管理：指對(duì)檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、利用、銷毀等管理工作。3.檔案管理員：指負(fù)責(zé)公司檔案管理工作的專職人員。4.檔案館：指公司設(shè)立的專門用于存放和管理檔案資料的地點(diǎn)。第二章檔案資料收集與歸檔第四條檔案資料的收集1.公司各部門應(yīng)按照規(guī)定，及時(shí)收集、整理和歸檔與其工作相關(guān)的檔案資料。2.檔案管理員應(yīng)定期對(duì)各部門的檔案資料進(jìn)行檢查和收集，并及時(shí)通知相關(guān)部門補(bǔ)充。第五條檔案資料的歸檔1.檔案資料應(yīng)按照文件類型、時(shí)間順序等原則進(jìn)行分類和歸檔。2.檔案資料的歸檔應(yīng)注明文件名稱、編號(hào)、歸檔人、歸檔日期等信息。第三章檔案資料保管與利用第六條檔案資料的保管1.檔案資料應(yīng)妥善保管，防止遺失、災(zāi)害和損壞。公司應(yīng)提供安全的存放環(huán)境和設(shè)施。2.檔案資料的保管責(zé)任由檔案管理員負(fù)責(zé)，應(yīng)做好安全保密工作，并定期備份。第七條檔案資料的利用1.公司內(nèi)部人員可以根據(jù)工作需要，申請(qǐng)借閱檔案資料。2.借閱檔案資料的人員應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，并簽署保密承諾。第四章檔案資料銷毀第八條檔案資料的銷毀1.檔案資料按照規(guī)定的保留期限進(jìn)行銷毀。2.檔案管理員應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行篩選，將已過(guò)保留期限的資料進(jìn)行銷毀。第九條檔案資料的銷毀程序1.檔案管理員應(yīng)編制銷毀計(jì)劃，并經(jīng)相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后執(zhí)行。2.檔案資料的銷毀應(yīng)按照安全、環(huán)保的要求進(jìn)行，嚴(yán)禁隨意丟棄或外借。第五章檔案管理的責(zé)任第十條檔案管理員的責(zé)任1.檔案管理員應(yīng)負(fù)責(zé)公司檔案資料的全面管理工作。2.檔案管理員應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查和整理，確保其完整性和準(zhǔn)確性。第十一條部門負(fù)責(zé)人的責(zé)任1.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)配合和支持檔案管理工作，保證檔案資料的及時(shí)歸檔和整理工作。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)督促和監(jiān)督部門內(nèi)人員按照規(guī)定操作和使用檔案資料。第六章附則第十二條違紀(jì)和處理1.對(duì)于違反本制度的人員，公司將依法依規(guī)進(jìn)行處理，包括警告、罰款、停職和開除等。2.對(duì)于因檔案管理不當(dāng)導(dǎo)致的損失和事故，相關(guān)責(zé)任人將承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。第十三條附錄本制度的具體操作流程和表格可以在附錄中進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明。第七章生效和修改第十四條生效日期本制度自批準(zhǔn)之日起生效。第十五條修改對(duì)本制度的修改由公司領(lǐng)導(dǎo)班子進(jìn)行決策，并經(jīng)相關(guān)部門審核和披露后執(zhí)行。附錄：1.檔案資料收集登記表2.檔案資料歸檔登記表3.檔案資