電子檔案的管理

電子檔案的管理電子文件的收集積累1電子文件的歸檔2主要內容電子檔案的整理與鑒定3電子檔案的保管與利用2知識目標了解電子文件的含義、特點掌握電子檔案的管理方法技能目標能夠知道電子檔案的管理方法并能對其進行管理教學目標電子文件的收集積累

電子文件是指在數字設備及環(huán)境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。歸檔電子文件指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件。電子文件歸檔后即成為電子檔案。一、認識電子文件和電子檔案（一）電子文件二、電子文件的特點信息的非人工識讀性信息的系統依賴性信息與特定載體之間的可分離性信息的可操作性多種信息媒體的集成性信息存儲的高密度性信息的可共享性原程序資料缺失新軟件無法讀出2001年美國航天總署發(fā)現在其20世紀70年代中期形成的有關火星資料的計算機檔案已經無法讀取，當初撰寫該檔案格式的軟件工程師已去世或無法回憶起當年的工作，旁人也無法解讀當年的程序原始碼。小資料三、電子文件的收集1.字（表）處理文件——數字技術形成的文字文件T2.圖像文件I3.圖形文件G4.影像文件V5.聲音文件A6.多媒體文件M7.數據文件D8.程序文件P9.超媒體鏈接文件O（一）收集范圍記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的均應被保留1保證電子文件不被非正常改動2要與相同內容的紙質文件間建立準確、可靠的標識關系3應轉換成規(guī)范格式，和有關的數據一同收集4（二）收集積累要求定期制作電子文件的備份5思考9文件為什么要備份？不備份可能會有什么后果？美聯邦法官裁定白宮必須保存所有電子郵件備份2003年3月至2005年10月期間，白宮服務器上超過500萬封電子郵件沒有得到保存，2007年針對美國兩家獨立機構起訴白宮銷毀數百萬份電子郵件記錄案件，美國一名聯邦法官11月12日裁定，要求白宮必須保存所有的電子郵件備份。小資料摩根斯坦利的秘密武器在2001年911事件中，美國紐約和華盛頓的許多公司遭到重創(chuàng)，不僅奪取了許多人的生命，而且他們賴以生存的文件等數據資料被摧毀。有人預言：某些公司可能就此永遠消失。但是摩根斯坦利公司卻在第二天就恢復了正常運作。其秘密武器就在于采用了先進的技術對電子文件等數據資料實施了防災備份。除在公司內部建立文件備份之外，還在離世貿中心數英里之外專設了一個辦事處不間斷地及時備份它們的電子文件數據。案例要按規(guī)定進行登記、簽署0102應有形成部門集中管理（三）電子文件的收集方法每份電子文件均應在《電子文件登記表》中登記；電子文件登記表應與電子文件同時保存。文件形成部門或信息管理部門應定期把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。（一）總體要求電子文件的歸檔一、歸檔要求真實有效，齊全完整1格式規(guī)范2經過鑒定3多套歸檔4（二）具體要求編制歸檔說明5必須轉換為標準的格式物理歸檔一式三份一式二份，可兼作移交清單

邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔應按照紙質文件的規(guī)定定期完成。參照國家關于紙質文件材料歸檔的有關規(guī)定執(zhí)行，并應包括相應的背景信息和元數據。二、歸檔范圍三、歸檔時間(一)歸檔方式12邏輯歸檔物理歸檔四、歸檔的方式和程序將電子文件的管理權從網絡上轉移至檔案部門，在歸檔工作中，存儲格式和位置暫時保持不變。把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程邏輯歸檔1物理歸檔2（1）檢驗載體有無劃痕，是否清潔；有無病毒；核實歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性及審核手續(xù)；核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全3.移交、接收（2）移交手續(xù)填寫《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》（一式二份），簽字，蓋章，移交。（二）歸檔程序注：歸檔完畢，電子文件形成部門應將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。（一）整理單位件（二）分類按照年度一保管期限一機構(問題)或保管期限一年度一機構(問題)等進行分類。一、電子檔案的整理電子檔案的整理與鑒定（四）編目1.填寫《歸檔電子文件登記表》2.填寫《歸檔電子文件管理登記表》（三）存儲按電子文件類別代碼相對集中組織存儲載體。存儲載體：光盤、磁帶、硬盤等（一）內容鑒定真實性、完整性、有效性（二）技術鑒定1.可讀性鑒定2.無病毒鑒定3.介質狀況鑒定二、電子檔案的鑒定2.檔案室接收時全面鑒定1.劃分密級和保管期限參照國家關于紙質文件材料密級和保管期限的有關規(guī)定執(zhí)行（三）鑒定程序3.期滿鑒定不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進行邏輯刪除。屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除載體上，應連同存儲載體一起銷毀，并在網絡中徹底清除。參照國家關于檔案鑒定銷毀的有關規(guī)定執(zhí)行，且應在辦理審批手續(xù)后買施。（四）歸檔電子文件的銷毀不及時清理涉密電子文檔成為嚴重的泄密隱患某泄密事件責任人孔某在談到為什么計算機中存儲大員過去處理的涉密文件資料時，說道：“我本是想寫完了就刪掉的，但寫完后覺得花這么大功夫去校對、整理的文件資料，刪掉太可惜了，以后還可能用到，注意保存就行了。久而久之，資料積累越來越多，就更舍不得刪掉了。案例01歸檔載體應作防改寫處理02應避免擦、劃、觸摸載體的記錄涂層03單片載體應裝盒，豎放，避免擠壓04應遠離強磁場、強熱源，與有害氣體隔離，保持環(huán)境清潔衛(wèi)生05保持適宜的溫濕度。溫度：17℃～20℃；相對濕度：35％～45％。電子檔案的保管與利用一、電子檔案的保管（一）保管要求01每年應對電子文件的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記檢查登記02對磁性載體上的歸檔電子文件，應每4年轉存一次。原載體同時保留時間不少于4年。轉存03對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10％抽樣檢驗（二）電子檔案的日常管理02設備環(huán)境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性；如不兼容，應對其原載體進行轉換，原載體保留時間不少于3年。兼容性轉換應定期將檢驗結果填入《歸檔電子文件管理登記表》日本海上自衛(wèi)隊電腦泄密事件影響美日情報合作2006年，2月16日，日本網上最火的BBS上出現了“海上自衛(wèi)隊機密泄露”的帖子。機密文件內容包括“朝雪”驅逐艦使用的呼叫信號、密碼使用表、緊急呼救電話甚至“朝雪”艦艇人員的年齡、身高等細節(jié)，共有290份電子文檔在網上公布。泄露機密的罪魁禍首是“朝雪”驅逐艦自衛(wèi)隊隊員41歲的海曹長。他擅自把驅逐艦的機密數據帶回家，拷貝到個人電腦上。沒想到電腦遭病毒攻擊，所有機密文件全被自動傳到網上。案例（三）電子文件信息維護1.電子文件信息維護體系2.電子文件信息維護的關鍵技術（1）加密（2）身份認證3.權限控制4.長期可存取5.備份6.物理隔離7.防火墻制度管理人員技術(四)電子檔案的遷移和移交進館1.遷移

隨著系統設備更新或系統擴充，應及時對歸檔電子文件進行遷移操作并填寫《歸檔電子文件遷移登記表》2.移交進館（1）移交方式：介質移交和網絡移交。（2）移交時間：定期移交和實時移交。（3）移交要求：格式、載體規(guī)格、元數據。（4）移交手續(xù)：檢驗、填寫《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》、簽字確認。二、電子檔案的提供利用1快捷、高效2復用性好3利用服務形式多樣4便于傳輸5外借利用的限制性（一）電子檔案利用的特點（二）電子檔案提供利用的方式1．閱覽閱覽是電子檔案最基本的利用方式，電子檔案的閱覽通常分為聯機閱覽與脫機閱覽。2．復制復制是電子檔案利用中最常見的方式。3．網上展覽4．網上咨詢5．計算機編研（三）電子檔案利用中注意的問題1.使用權限的審核利用者對歸檔電子文件的使用應在權限規(guī)定范圍之內。2．歸檔電子文件的封存載體不應外借未經批準任何單位或人員不允許擅自復制電子文件。3.利用時應使用拷貝件提供復制品時對其可靠性進行審核。4.利用時應遵守保密