跟單員培訓課件

跟單員工作技能與策略培訓

2024/1/271跟單員培訓課程內容提要跟單工作核心訂單處理能力跟進工廠技能外貿跟單模式跟單工作策略跟單工作禮儀案例分析自由回答2024/1/272跟單員培訓一、跟單員的工作核心吃透訂單本質掌握業(yè)務流程適時做好評審計劃就是命令2024/1/273跟單員培訓1、廣義與狹義的跟單員

廣義跟單員：廠長、總經理，以及所有圍繞訂單去工作、對出貨交期負責的人，都是跟單員。企業(yè)小一\時，廠長、總經理自己就搞定跟單工作，自己就是跟單員；一些民營老板，都是高級的“廣義跟單員”，他要對大訂單。對特殊的客戶跟單！所謂狹義的跟單員就是指指定的專門跟單人員。具體分類有二：業(yè)務跟單：嚴格來說應該叫“業(yè)務跟進”，就是對準客戶（即，對本公司服務或產品有購買或享用意向的人群）進行跟進，一締結業(yè)務合同為目標的一系列活動。---對外是業(yè)務員或業(yè)務員的助理生產跟單：對已接的客戶訂單進行成品出貨送達客戶其那的生產進度、貨運報關跟進，以確保如期出貨搭上運輸器為目標。----對內是業(yè)務經理、生產主管或總經理的特別助理無論是工廠企業(yè)里的跟單員，還是貿易公司的跟單員，其基本職責也都是由著“業(yè)務跟單”和“生產跟單”兩大部分構成。對于貿易公司的跟單員。無非是對工廠運作的介入少一些而已。2024/1/274跟單員培訓2、跟單員的工作性質

管理性、保姆心態(tài)*、邊緣工作者精明性天賦、目的、聰明、現實、精明、進攻性、狡猾、偽裝、奸詐、老練、陰險、道義、智者、寬容、高手機密性

該聽、該說、不該聽、不該說；該看、不該看公司有大小，分工有不同。大公司分工細。員工涉及面往往很窄。小公司“麻雀雖小，五臟俱全”，相關人員卻能獨擋一面！在小公司：獨擋一面，寬度大，深度淺在大公司：分工精細，寬度小，夠深度跟單員的角色是管理者或訂單總經理，其責任就是跟蹤并督促別人把他們本來要做的事情及時做或做好。2024/1/275跟單員培訓3、跟單員的工作性質保姆的心態(tài)：1奉獻的精神2要把別人看作是孩子2024/1/276跟單員培訓招單接單訂單評審工程設計品質采購生產跟進存量控制出貨服務交運跟蹤生產計劃

4、跟單流程2024/1/277跟單員培訓5、跟單管理模式業(yè)務員主導管理模式：業(yè)務員決定跟單員，一切跟著業(yè)務轉職能分工管理模式：業(yè)務部門負責接單，然后交給跟單員完成生產跟蹤過程，再給結果交給業(yè)務員訂單經理管理模式：以顧客為導向，按時常定位，訂單經理開拓把關，業(yè)務員拿下訂單，跟單員負責跟蹤實施到位。兼職管理模式：既接又跟，自己搞定2024/1/278跟單員培訓6、跟單技能要求國際貿易知識業(yè)務跟進知識生產運作知識物流報關知識人際公關知識接待客戶禮儀認真、細致的工作作風*

靈感、敏銳的洞察能力八面玲瓏的處事方式執(zhí)著、頑強的工作精神企業(yè)管理知識2024/1/279跟單員培訓7、跨部門開展工作

當一件工作需要經過多個環(huán)節(jié)，經理多個人之手時，負責這件工作的人的主導意識就會特別重要。

糖葫蘆圖輸入善于主導性的開展工作十分熟悉各種業(yè)務流程能評價和總結各部門的工作業(yè)績部門部門部門部門部門輸出2024/1/2710跟單員培訓8、五項工作原則核心性抓住一條主線把握性方向性原則性廣泛性做好兩件事*

：對的事，需要的事三個導向：顧客、過程、結果尋求簡單，注重細節(jié)，量化目標‘，重強避強落實五大不、內容2024/1/2711跟單員培訓9、跟單員需要扮演的角色（１）談判者：業(yè)務員、外貿工作者，智能可、和口才（２）與工程人員共事的能力，客戶要求的實現、新產品開發(fā)細節(jié)（３）領導者：絕佳人際關系處理能力，通過他人做事的藝術（４）法律專家：經濟法律、海關，招招立于不敗之地（５）生意人：與客戶打交道，具備適當的精明、干練2024/1/2712跟單員培訓9、跟單員需要扮演的角色（６）智者：站在老板和公司整體的高度思考問題（７）內行：公司的產品、公司的需要、公司的管理體系和流程（８）業(yè)界高手：站在第一線，能用市場的高度定位和把握客戶的需要（９）理財專家：整體利潤的觀念，價格是利潤與行情妥協的結果（１０）計劃員：計劃、運輸、物流、配送等全方位服務專家2024/1/2713跟單員培訓

游戲：哈佛管理法則杰出經理人如何開展工作？檢驗實力：——自己的意識——團隊合作能力——綜合評價2024/1/2714跟單員培訓二、跟單員處理訂單的能力業(yè)務員的角色：經營者、老板爛尾單優(yōu)質單虛單平單抄作單毛單剝皮單壞單活單變單辛苦單風險單偽單2024/1/2715跟單員培訓1、訂單輸出與評審PO的格式合同評審：也就是訂單評審，評價該訂單的完成能力，如品質、成本、交期等。合同評審應有公司內各職能部門共同完成。生產能力（簡稱產能）是生產設備在一定的時間內所能生產的產品數量，產能通常以標準直接工時為單位。產能分為正常產能和最大產能。正常產能：指歷年來生產設備的平均產出量。超出產能的工作負荷，將導致失信于顧客并且造成過高的在制品庫存標準；反之，太少的工作負荷會造成高的產能差異，成本上升。2024/1/2716跟單員培訓2、沒差錯接受客戶的正式訂單1．一般客戶在下達正式訂單之前尋價，業(yè)務部門則針對不同的客戶或者根據訂單的數量的多少再次進行報價，客戶滿意之后，開始下達正式的訂單。（你報價有哪些依據？客戶分類報價？）（每年工廠將每個機型的成本單價核算出來，再根據每年每個客戶的訂貨多少來衡量，再報出不同的單價）。（市場價、成本價、戰(zhàn)略價）*2．接到客戶傳真的采購合同之后，第一步需要做的，就是審單，審單需做以下幾點：1)品名、規(guī)格；2)數量、單位；3)單價、金額；4)交貨期；5)付款方式；6)包裝方式；7)出貨方式。2024/1/2717跟單員培訓3．上述第1點確認無誤，1)工廠內部則需做：針對客戶采購合同所要求的結合工廠的實際情況下《工廠訂單》．一般情況交期要比客戶給的交期提前一天．2)關于客戶那邊需做《購銷合同書》一式兩份．蓋上公司的合同章．兩份同時寄給客戶．需請客戶回寄一份客戶蓋好章的合同書．

4．合約審查．工廠訂單呈部門主管審核．給副總以上核準后．蓋上公司合約審核章．給技術部門．生產部門．質保部門審查簽名．生效．

5．訂單下達之后，需登記在《訂單接單統計表》便于統計．將新訂單列入訂單《訂單追蹤一覽表》，進行追蹤．

一般比客戶的交期提前一天的原因是給自己留點余地，增加保險系數．一般工廠交期不是很準的．2、沒差錯接受客戶的正式訂單2024/1/2718跟單員培訓3、合同管理中的六個問題1、處于對客戶的信任或者貪圖省事，不簽合同，僅憑電話、傳真、發(fā)貨通知單就進行交易；2、合同簽定行為不規(guī)范，約定不明確，主要包括：

1）內容條款不完備；

2）沒有蓋公章，不能確定單位行為能力；

3）品質檢驗的期間、標準、檢驗機構不明確。3、缺乏必要的資信調查，對方沒有可執(zhí)行的財產，就算贏了官司，仍然得不到回款；4、履行合同中沒有注意留存證據，比如收貨單上只有收貨人簽字，沒有公章，也沒有收貨授權委托書；5、銷售部門與財務部門各行其是，沒有人真正對應收帳款負責，造成管理真空；6、交易文件、資料保存不善，丟失證據?；煜龔陀〖c原件的功效。2024/1/2719跟單員培訓4、訂單變更的管理變：更改原來的要求。實際表明：大多數差錯都是由“變”引起的。確認、確定變更內容；記錄、追溯變更狀態(tài)；檢討、預測變更影響；落實、驗證變更結果；分析、提交變更報告。2024/1/2720跟單員培訓5、插單與管理PO

生產正常進行過程中，假如突然接到顧客的急單，如果不插單，肯定顧客不接受，如果插單，則會打亂生產計劃，甚至影響到其他顧客的單，那么，到底要不要插單？——顧客級別？——利益能量？——利潤水準？——公司聲譽？P/ONO：編號管理LOTNO：分批次號2024/1/2721跟單員培訓6、跟單工作流程識別訂單確認計劃全面檢討重點跟進檢查結果制定對策總結控制因地制宜具體識別掌握關鍵環(huán)節(jié)2024/1/2722跟單員培訓7、跟單分工模式貫穿式跟單示意圖：顧客別產品別人員甲人員乙人員乙人員甲顧客甲，A產品生產流程顧客乙，B產品生產流程顧客丙，C產品生產流程顧客甲，D產品生產流程顧客丙，E產品生產流程2024/1/2723跟單員培訓分階段式跟單示意圖：

訂單A訂單B訂單C訂單D生產進程業(yè)務階段制造階段出貨階段人員甲人員乙人員丙業(yè)務階段制造階段出貨階段業(yè)務階段制造階段出貨階段業(yè)務階段制造階段出貨階段2024/1/2724跟單員培訓8、跟單員資格資格證：內部授權，外部資源培訓與考核記錄：理論與實際技能評級：對于能力的認可有效期：一般三年，中途離職、崗管理授權與責任2024/1/2725跟單員培訓三、跟單員管理工廠的技能2024/1/2726跟單員培訓1、計劃決定執(zhí)行采購計劃物料計劃生產計劃生產報告訂單清單出貨報告訂單制造計劃出貨計劃運輸計劃途程計劃產能計劃日程計劃Leadtime對沖數據BOM日報稼動流程工序運能途程2024/1/2727跟單員培訓2、全能的PMC訂單銷售部PMC人力需求物料需求制造命令人事部門采購部門制造部門人工、機器設備計劃材料需求計劃工作進度計劃前期準備計劃產品/工藝圖材料表生產程序單機器負荷表人力記錄2024/1/2728跟單員培訓3、如何督促物料到位進度物料跟催的方法有：1、按訂單跟催：按訂單預定的進料日期提前一定時間進行跟催。聯單法：將訂購單按日期順序排列好，提前一定時間進行跟催。統計法：將訂購單統計成報表，提前一定時間跟催。2、定期跟催：于每周固定時間，將要跟催的訂單整理好，打印成報表定期統一跟催。2024/1/2729跟單員培訓3、現場蹲點物料進度落后時，會影響生產計劃的排期，此時應采取以下措施：1)與供應商協商，并得到確定的進貨時間。2)通知物料控制人員，告知準確的進貨時間。3)與技術和物料人員進行協商，有無替代品。4)在必要時間變更生產計劃。督促技巧：提前承諾、自己要清楚、跟蹤表、分清輕重緩急、考慮到異常、留一手、越級與跨環(huán)節(jié)跟蹤3、如何督促物料到位進度2024/1/2730跟單員培訓四、外貿型企業(yè)跟單模式

外貿跟單員是指進出口貿易企業(yè)中，在貿易合同簽定后，依據合同和相關單證，對貨物加工、裝運、保險、報檢、報關、結匯等部分或全部環(huán)節(jié)進行跟蹤和監(jiān)控和督促履行的專職從業(yè)人員。外貿跟單員根據業(yè)務的進程可分為前程跟單、中程跟單和全程跟單三大類。前程是指從接到定單到出口貨物交到指定出口倉庫為止；中程跟單是指從接手前程跟單的業(yè)務開始到裝船清關為止；全程跟單是指全部流程直到合同履行完畢，貨款到帳為止。2024/1/2731跟單員培訓1、接受客戶正式訂單口頭訂單與正式訂單：確保萬無一失交接途徑：確認、批準后，統一輸出交接窗口：業(yè)務總經理交接方式：電子文檔、文稿發(fā)行范圍：按流程控制控制方式：按機密文件管制2024/1/2732跟單員培訓2、跟進生產實施狀況客戶市場部門制造部門生產制造1、產能設定2、最佳排程3、用料計劃4、產銷控制（A）(a)(B)(b)(C)(c)（A）：1、訂單2、變更單（a）：1、交期答復2、變更答復（B）：1、銷售目標2、銷售計劃3、訂單變更通知（b）：1、訂單內容不名反應2、交期安排、異常反應

?

：1、生產計劃2、生產日程3、制造通知修改

?：1、生產日報2、異常報告2024/1/2733跟單員培訓3、處理交期延遲問題1）若屬工廠原因，比如欠料、技術問題等等，需延遲出貨，從生管部得知新的交期再以傳真或電話方式知會客戶，取得客戶同意之后，更改訂單交期。若客戶實屬不同意交期延遲，或者取消訂單，或者與客戶協商工廠擔負部分運費或其他雜費，工廠內部、欠料則追采購部的到料情況，若屬技術問題，則追技術部門的技術進展情況。若屬工廠生產進度問題，則與生管部門協商，工廠內部生產進度需怎樣改進，才能滿足供貨需求，哪部分訂單需趕緊，哪部分訂單可以往后挪。2）部分訂單客戶欠資料。比如：客戶未包材資、式樣資料等等，均需打電話或傳真追客戶的資料。一般是客戶給齊包材資料之后半個月之后出貨。2024/1/2734跟單員培訓4、發(fā)貨前的準備工作1、定艙：先確認生產是否完畢。再傳定艙委托書給貨代。寫明船期、始發(fā)港、目的港、柜數（區(qū)別大?。?、毛重、凈重、材積等。貨代定艙成功后發(fā)送進倉單的傳真，告訴提貨時間、地點及單證送達截止日期。跟單員將詳細情況通知工廠（品名、箱數、時間、編號、聯系人、電話），然后跟蹤實際進展狀況，如有任何異常，及時保持聯系。2、準備報關資料:(1)如無商檢單，需如下單證：報關委托書、報關發(fā)票、裝箱單、報關單、核銷單；(2)如果是通關單，也需提供；(3)如果有商檢換證憑單，需如下單證：報關資料(同(1))商檢單據（商檢換證憑單、發(fā)票、必要時知識產權證明）。3、提貨：裝柜、確認。4、確認運單：需要多次確認，因為改單要收費。5、交接單證：貨代或司機（發(fā)票）、裝箱單、運單、產地證、保險單）。6、收匯：T/T（電匯匯票）時，催促客戶付款；L/C（信用證）或D/P（付款交單），確認后交單。2024/1/2735跟單員培訓5、準確無誤裝箱發(fā)貨的技巧1、某訂單可以出貨時，將《發(fā)貨裝箱資料》傳給客戶，以知會客戶此訂單可以出貨。一般情況在得到客戶確認的書面文件后之后才可以出貨；2、客戶接到發(fā)貨裝箱資料后即會通知入倉地址；3、接到客戶的入倉單之后，即開立《出貨單》、《出廠申請單》，安排運輸，請車裝貨；4、裝貨過程中人員需在旁指點，確認無誤后在出貨單上簽名需確認DOCKCHECK的結果；5、將入倉單交給司機，發(fā)汽運的或空運的需吩咐司機，買保險的比率；2024/1/2736跟單員培訓６、貨出工廠后需將其所出貨訂單規(guī)格及數量等等登記在《客戶出貨追蹤表》上；貨裝上車后需將保安聯交給保安，出貨后將訂單拿出放到每個客戶已出貨的訂單文件夾里面；司機將貨運單或入倉單簽回聯帶回，業(yè)務部門需將此單穿給客戶。，表示此貨已從工廠出運。７、出貨后幾天，估計客戶已收到貨，需填寫《收貨確認單》給客戶簽名蓋章傳回，表示貨已收到；８、每周六將所出貨包括正貨及樣品均列出來，交與財務對帳核算。９、出貨后一個月的前一周財務將《增值稅發(fā)票》及《專用繳款書》寄給客戶，估計客戶收到后馬上進行追款行動，一般以看到客戶穿來的付款底單為據。5、準確無誤裝箱發(fā)貨的技巧2024/1/2737跟單員培訓6、完成后的統計分析1、《正貨出貨統計》，每月按客戶出貨數量統計。分機型統計所出貨數量、進行月與月的比較、機型比較、客戶之間接單比較。2、《樣品出貨統計》，每個客戶每半年統計一次，查出哪些客戶已報了樣，而沒有正貨訂單下達，需詢問客戶的原因所在。3、《交期達標率》統計。針對客戶給的交期與工廠實際出貨日期作比較，哪些是客戶原因造成的，哪些是工廠內部原因造成的，需一一作分析。2024/1/2738跟單員培訓7、服務客戶1、貨出工廠后，有部分不良產品遭到客戶投訴。退回的產品需寫《退貨單》給倉庫做收貨的憑證，再寫《客訴處理單》給質保部討論，是何種原因。如何避免此類現象的發(fā)生做出總結，再將改善對策回饋給客戶，將退回的產品返修完畢，給質保部門檢驗合格后在出工廠。2、每半年虛傳給每個客戶一張《客戶滿意度調查表》并請客戶回復，以便更好地理解顧客?！犊蛻魸M意度統計表》內部總結到底哪些方式需實施內部改善。3、針對不同的客戶進行分類管理。[如何進行“對不同的客戶進行分類管理”？（按客戶的一年度就、訂單數量及購貨金額來分類）]2024/1/2739跟單員培訓五跟單工作策略2024/1/2740跟單員培訓1、抓住主線，以不變應萬變采購計劃物料計劃生產計劃生產報告訂單清單出貨報告訂單制造計劃出貨計劃運輸計劃途程計劃產能計劃日程計劃Leadtime對沖數據BOM日報稼動流程工序運能途程2024/1/2741跟單員培訓2、透過細節(jié)掌握信息信息是跟單工作的糧食！信息的價值與傳遞人員所使用的心理邏輯有關聯。對于得到的信息，跟單員不僅要把握獲取的渠道，還要善于識別：真?zhèn)危赫嬲婕偌?，虛虛實實以訛傳訛：習慣上把自己的看法、觀點強加上去咨訊封鎖：劣根性，小人們的不良習性虛偽與客套：善意的謊言、弄虛作假搪塞與應付：強扭的瓜順藤摸瓜：連帶信息2024/1/2742跟單員培訓3、業(yè)務溝通7本領說話：善于頓挫，突出重音；口頭與記錄相結合；行動：立即行動，決不拖拉；以取得結果為目標，靈活面對一切；交往：誠信為先，有始有終；思想：抓住人員的潛意識；（思想上潛移默化，行動上循序漸進）開會：主導會議，三著奏效報告：數碼思維方式的報告、通告；越權：大局為重，妙對越級管理。2024/1/2743跟單員培訓口才與創(chuàng)新思維方法口吻不同，效果也不同“王經理，請別忘了星期三要給我提供板鈕的圖紙?！薄罢垎柪罟?，CZY樣機什么時候能得到承認?！薄皬埧崎L，AY980的下午可以出貨嗎？”“楊部長，PP料庫存不多了，請抓緊采購??！”“李主管，能不能把鏡片優(yōu)先檢驗，因為生產線下午可能要轉產品?！薄巴踅浝?，供應商說如果星期三之前給不了板鈕圖紙，就不能按期出貨?！薄罢垎柪罟?，CZY明天要生產，為什么樣機還得不到承認。”“張科長,AY980下午出貨有什么問題嗎？”“楊部長，PP料庫存已低于安全存量，再不送貨就斷料啦！”“李主管，請安排吧鏡片優(yōu)先檢驗，因為生產線下午要轉產品”2024/1/2744跟單員培訓4、寫一份有價值的報告5W2H匯報結果、安排目標、管理目的、請示方案、交流心得、討論意見、回憶感受2024/1/2745跟單員培訓5、善于開會解決問題

就算跟單員時總經理特別助理，也仍然不時其他部門的“頂頭上司”，那么，在此種情況下，利用開會，便可提醒相關部門，你不是“私下求他”，而是站在公司的角度要他配合。對較大一些的公司，開會的用處尤其明顯。公事公辦，透明做事培養(yǎng)跟單團隊，而不是裝一麻袋土豆必須要開的會議：早會、異常報告會、成績總結會議2024/1/2746跟單員培訓6、責任是猴子要解決問題，但決不背猴子1、心計是成熟人的基本需要，你只需稍動心思就行；2、通過設立目標達成真正的目的；3、主導是管理的精神、是管理者的必修課；4、用主導代替責任感，適合和適應今天時代的人性特征。2024/1/2747跟單員培訓六、跟單員工作禮儀無禮輸三分禮儀的重要性無禮不成事有禮=有理絕對不是以貌取人2024/1/2748跟單員培訓1、禮儀規(guī)則（1）儀態(tài)應常常恰當好處地微小，讓人感到平易近人、和藹可親。不能老板著面孔對人不理不睬。男性要顯得質樸純真，高雅端正，既彬彬有禮又落落大方。女性要顯得溫文爾雅、柔婉恬靜，既楚楚動人又自然莊重。（2）站姿頭正頸正，嘴微閉，兩眼平視前方；收腰挺胸，腳挺直，兩臂自然下垂；兩膝相并，腳跟靠攏，腳尖張開50度，從整體上產生一種精神飽滿的感覺、切忌頭下垂或上仰，弓背彎腰。2024/1/2749跟單員培訓（3）坐姿男性張開腿部而坐，手置膝上或放于大腿中前部，體現男子的自信豁達。女性則是膝蓋并攏，體現其莊重矜持，落座聲輕，動作協調，先退半步（穿裙子時雙手從上而下理直后裙）后坐下，要坐椅面的一半或2/3處，兩腿垂直地面或稍傾斜或稍內收，肢尖相并獲前后差半腳。腰挺直，兩手自然彎曲，扶膝部或交叉放于大腿前部，切忌開叉兩腿、蹺二郎腿、搖腿、弓背彎腰。（4）走姿頭正頸正，挺胸收腹，目光平視，兩手自然下垂，前后擺動，并前擺向里35度，后擺向外45度，腳尖直指正前方，身體平穩(wěn)，兩肩不要左右晃動。男性顯出陽剛之美，女性要款款輕盈，顯出陰柔之美。不論男性或女性，均切忌八字步。1、禮儀規(guī)則2024/1/2750跟單員培訓2、增強作用常言說：“良言一句三冬暖，惡語傷人六月寒。”由此可見這不花成木的語言是何等重要。魯迅也說：“語言有三美，意美在感心，音美在感觀，形美在感目。”而這三感之美，全人們日常的表述之中。相由心生，表情、習慣、面相禮儀的根本是要做到隨和，可信賴2024/1/2751跟單員培訓3、妙用特殊禮儀眼神：眼睛是心靈的窗戶衣著：透過現象看本質風水：流動的空氣與大地的血脈車輛：安全第一，形象標志電話：生意的另一個入口