公文管理制度

修訂狀態(tài)：1修訂時間：2012年12PAGEPAGE923寧夏寶豐能源集團(tuán)有限公司公文管理制度BFNY-C-XZGL-001-2012-1總則目的為建立規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)、高效的公文處理程序，保持公文形式和格式的統(tǒng)一、嚴(yán)肅、整潔，切實提高公文質(zhì)量和辦理效率，實現(xiàn)寶豐能源集團(tuán)有限公司（以下簡稱“集團(tuán)公司”）公文管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，特制定本制度。適用范圍本制度適用于寧夏寶豐能源集團(tuán)有限公司公文管理工作。定義公文：是集團(tuán)公司在管理過程中形成的具有法定效力和體式規(guī)范的公務(wù)文書，是集團(tuán)公司依法開展生產(chǎn)經(jīng)營管理和對外公務(wù)活動的重要工具。公文管理：是指公文擬制、辦理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。職責(zé)集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)集團(tuán)公司公文的統(tǒng)一收發(fā)、審核、分辦、傳遞、督辦、用印、立卷、歸檔和銷毀等日常管理及集團(tuán)公司各部門、各單位公文管理的指導(dǎo)工作。各單位集團(tuán)公司各部門、各單位須嚴(yán)格按本制度做好公文管理工作，明確公文管理機構(gòu)，配備熟練掌握公文管理規(guī)定的專（兼）職人員負(fù)責(zé)公文管理工作。公文種類常用的公文種類決議。適用于會議討論通過的全局性重大決策事項。決定。適用于對重大決策、重要事項或行動做出的安排部署，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷所屬單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項等。通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。通知。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求所屬部門、單位執(zhí)行或者周知的事項；任免和聘用人員；批轉(zhuǎn)下級單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬單位的公文。通報。適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或告知重要情況。報告。適用于向上級機關(guān)或其他行業(yè)管理部門匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，回復(fù)上級部門的詢問。請示。適用于集團(tuán)公司向上級機關(guān)請示事項或各職能部門、所屬單位向集團(tuán)公司請求指示、批準(zhǔn)事項。批復(fù)。適用于集團(tuán)公司答復(fù)各職能部門、所屬各單位的請示事項。函（復(fù)函）。適用于不相隸屬部門、單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。會議紀(jì)要。適用于記載和傳達(dá)會議主要情況和議定事項。公文行文去向上行文。適用于向上級部門、組織、機構(gòu)等匯報、反映、請示工作，常用“請示”、“報告”和“意見”等。請求需答復(fù)的事項，必須用“請示”；匯報無需上級答復(fù)的事項，應(yīng)用“報告”；回復(fù)對一般問題、事情的看法，可用“意見”。平行文。適用于向平行單位請求協(xié)助處理有關(guān)事務(wù)的文體，常用“函（復(fù)函）”，可用“意見”。下行文。適用于集團(tuán)公司向各部門、所屬單位發(fā)文，可用“意見”“通知”“通報”“批復(fù)”等。公文格式公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（規(guī)格210mm×297mm），左側(cè)裝訂，采用騎馬訂，無法用騎馬訂時采用平訂。文字排版一律從左向右橫排，版心為156mm×225mm（不含頁碼），一般每頁排22行，每行排28個字。在Word系統(tǒng)中頁面設(shè)置為：上白邊（天頭）3.5cm±0.1cm；下白邊（地腳）3.0cm±0.1cm；左白邊（訂口）2.7cm±0.1cm；右白邊（切口）2.7cm±0.1cm，正文用3號仿宋字體行間距為29±1磅。頁碼采用4號半角白正體（TimesNewRoman）阿拉伯?dāng)?shù)字，樣式為“-X-”，置于頁腳居中位置。公文組成公文由眉首（文頭）、主體、版記（文尾）三大部分組成。公文首面紅色反線（含）以上部分統(tǒng)稱眉首，包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人；紅色反線以下至主題詞（不含）的部分統(tǒng)稱主體，包括標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附件、附注；主題詞（含）以下部分統(tǒng)稱版記，包括抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等。份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號（編號），用6位阿拉伯?dāng)?shù)字頂格標(biāo)注在版心左上角第1行。密級和保密期限。公文的秘密等級和保密期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。秘密等級用20磅黑體頂格標(biāo)注在版心右上角第2行，兩字之間空1個字，與保密期限之間用“★”隔開。保密期限年月數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。緊急程度。公文送達(dá)和辦理的時限要求。分為4個等級：特提要求1天之內(nèi)完成交辦事項；特急要求3天之內(nèi)完成交辦的事項；加急要求5天之內(nèi)完成交辦的事項；平急要求10天之內(nèi)完成交辦的事項。標(biāo)識緊急程度，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1個字；如需同時標(biāo)識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行。發(fā)文機關(guān)標(biāo)志。由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成（如，寧夏寶豐能源集團(tuán)有限公司文件），也可以使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25mm，即位置應(yīng)自上頁邊起留出天頭50mm；字體為金光紅色小標(biāo)宋體，居中排布，字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為原則，但一般應(yīng)小于高22mm×寬15mm（115磅）。發(fā)文字號。由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。位于發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空1行，用3號仿宋GB2312（以下簡稱仿宋）體字，居中排布。年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字；發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的粗細(xì)為2磅的紅色橫線。簽發(fā)人。上報公文必須標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1個字，簽發(fā)人姓名居右空1個字；“簽發(fā)人”三字用3號仿宋體字，“簽發(fā)人”后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。向上級機關(guān)的請示，必須附注聯(lián)系人姓名、聯(lián)系電話等信息。公文標(biāo)題。由發(fā)文機關(guān)名稱、公文主要內(nèi)容、公文種類組成。標(biāo)題置于紅色橫線下空1行位置，用2號小標(biāo)宋體字，一行或多行居中排布；多行標(biāo)題排列為正寶塔、倒寶塔或菱形，不采用上下長度一樣的長方形和上下長、中間短的沙漏形；每行詞意完整，長度適宜，行間距適當(dāng)；文字力求簡短扼要，一般不用標(biāo)點符號，但標(biāo)題中的法規(guī)名稱要加書名號；多個名稱之間用空格分開，換行時省略。副標(biāo)題用3號楷體，其中人名，兩個字的中間加開2個字間距，三個字的中間加開1個字間距。主送機關(guān)。公文的主要受理機關(guān)，可以用全稱，也可以用規(guī)范化的簡稱。標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格標(biāo)注，回行時仍頂格，最后一個主送機關(guān)后標(biāo)全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多而使公文首面不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識方法同抄送機關(guān)。正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。自主送機關(guān)名稱下1行開始，每自然段左空2字（首行縮進(jìn)2個字符），回行頂格，數(shù)字、年份不能回行。一般單字不成行。正文（含主送機關(guān)名稱和落款日期）字體用3號仿宋體，標(biāo)點采用規(guī)范全身標(biāo)點，未作特殊要求圖文顏色均為黑色。附件。公文如有附件，在正文下空1行左空2個字用3號仿宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)字排序（如“附件：1．××××”）,附件名稱后不加標(biāo)點符號，每一附件名稱另起一行，與首個附件名稱對齊排列。附件文字格式同正文。附件應(yīng)與正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時同時標(biāo)識序號，后不加冒號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件(或帶序號)。發(fā)文署名和成文日期。單一機關(guān)制發(fā)的公文，在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標(biāo)識成文日期。成文日期用漢字標(biāo)全（“零”寫為“〇”,格式為“二〇XX年XX月XX日”）,右空4個字,上與正文間隔3行。印章。公文除“會議紀(jì)要”和以電報形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。落款用領(lǐng)導(dǎo)同志簽名章的，應(yīng)在簽名印章前面注上該領(lǐng)導(dǎo)的職務(wù)。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。有特定發(fā)文機關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文可以不加蓋印章。附注。公文如有需要說明的事項，用3號仿宋體字，居左空2個字加圓括號標(biāo)識的成文日期下的適當(dāng)位置。主題詞。應(yīng)從《國務(wù)院公文主題詞表》中選用。主題詞標(biāo)引在公文分送欄之上，按類別詞、類屬詞、區(qū)域、文種的順序排列，數(shù)量不超過5個?！爸黝}詞”3個字用3號黑體居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用3號小標(biāo)宋，詞目之間空1個字。抄送機關(guān)。除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。位于主題詞下1行；左空1字用3號仿宋體字“抄送”二字，后標(biāo)全角冒號；抄送機關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后標(biāo)句號。如主送機關(guān)移至主題詞之下，主送機關(guān)應(yīng)在抄送機關(guān)之上。印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間。用3號仿宋字體，位于抄送機關(guān)下一行。印發(fā)機關(guān)左空一字；印發(fā)時間右空1字，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。版記應(yīng)置于公文最后一面，版記的最后一個要素置于最后一行。版記中各部分之間均用與版心等長的反線隔開。如果附件是被轉(zhuǎn)發(fā)的公文，該公文后面也有版記，此時被轉(zhuǎn)發(fā)公文的版記不能代替轉(zhuǎn)發(fā)公文的版記，還應(yīng)標(biāo)識自己的版記。公文如有附表，附表標(biāo)題采用二號（視情況可用小二號）小標(biāo)宋體字，表格內(nèi)的字體一般用宋體、字號視情況而定，同一表格內(nèi)的文字字體、字號應(yīng)相對統(tǒng)一；表格線線型為單線、顏色為黑色、寬度為1/2磅（系統(tǒng)默認(rèn)）。對橫排表格，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。行文規(guī)則行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。凡是不行文可解決的問題，堅決不行文；凡能統(tǒng)盤解決的，不零星行文；能不轉(zhuǎn)發(fā)的則不轉(zhuǎn)發(fā)，確需轉(zhuǎn)發(fā)的，應(yīng)結(jié)合實際，提出貫徹意見，不得照抄照轉(zhuǎn)。行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文，如因緊急、特殊情況必須越級行文的，應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的機關(guān)。對外行文應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：向上級機關(guān)請示、報告重大事項，原則上主送一個上級機關(guān)，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級機關(guān)和同級機關(guān)，不抄送下級機關(guān)。請示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。集團(tuán)公司各職能部門、所屬單位的請示、報告事項，如需以集團(tuán)公司名義向上級機關(guān)請示、報告的，歸口管理部門或業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見后上報，不得以原文轉(zhuǎn)報上級機關(guān)。集團(tuán)公司各部門、所屬單位以集團(tuán)公司名義對外發(fā)文必須經(jīng)集團(tuán)辦公室審核，按公文管理流程辦理。集團(tuán)公司內(nèi)部的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄報上級有關(guān)單位，但不得以此代替請示、報告。內(nèi)部行文應(yīng)遵循以下規(guī)則：涉及多個部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門之間未協(xié)商一致的，不得以集團(tuán)公司名義向下行文；擅自行文的，集團(tuán)公司應(yīng)當(dāng)責(zé)令其糾正或者撤銷。除集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，職能部門、所屬單位不得直接向集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)報送文件，須提交集團(tuán)辦公室審核后按程序辦理。同時不得以個人名義向集團(tuán)公司報送文件。職能部門不得將分管單位報送的文件直接轉(zhuǎn)發(fā)（或加簽）給集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)，必須在對文件整理后以本部門名義提交集團(tuán)辦公室按程序辦理。集團(tuán)公司各部門、各單位之間，在職權(quán)范圍內(nèi)可相互行文，各部門也可根據(jù)集團(tuán)公司授權(quán)答復(fù)所屬各單位有關(guān)業(yè)務(wù)問題。各職能部門、所屬單位行文要明確發(fā)文范圍，不得隨意擴大。各生產(chǎn)單位向歸口職能部門或其它相關(guān)職能部門發(fā)送的文件，不得發(fā)送給與文件內(nèi)容無關(guān)的職能部門。煤炭中心、化工中心、基建實業(yè)部等業(yè)務(wù)主管部門向各分管單位安排布置工作的文件，僅發(fā)送給各自分管單位，如有必要可抄報至集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)。發(fā)文辦理發(fā)文辦理指以本公司名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、會簽、簽發(fā)、復(fù)核、編號、登記、校對、用印、分發(fā)、立卷、歸檔等程序。集團(tuán)公司公文主要形式及適用和發(fā)放范圍集團(tuán)公司紅頭文件。發(fā)文機關(guān)標(biāo)志為“寧夏寶豐能源集團(tuán)有限公司文件”，代字為“寧寶能發(fā)”。用于向上級部門請示、報告工作；發(fā)布集團(tuán)公司重大決定；下達(dá)和調(diào)整長遠(yuǎn)規(guī)劃、中長期計劃和年度計劃，部署全局性重要工作；轉(zhuǎn)發(fā)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)重要報告、講話；發(fā)布公司內(nèi)部管理規(guī)章、重要的機構(gòu)變動、人事任免事、表彰獎懲決定等。按年度順序編號。發(fā)至上級機關(guān)集團(tuán)公司辦公室紅頭文件。發(fā)文機關(guān)標(biāo)志為“寧夏寶豐能源集團(tuán)有限公司辦公室文件”，代字為“寧寶能辦發(fā)”。用于轉(zhuǎn)發(fā)集團(tuán)公司上級單位、平行單位和不相隸屬單位的文件；向各部門、各單位發(fā)布集團(tuán)公司關(guān)于某一具體工作的規(guī)定、指示；傳達(dá)、通知集團(tuán)公司需要各部門、各單位周知和辦理的事項，通報有關(guān)情況等綜合性事務(wù)。按年度順序編號。發(fā)至集團(tuán)公司所屬各部門、各單位，并抄報集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)或?qū)氊S集團(tuán)。會議紀(jì)要。根據(jù)集團(tuán)公司工作實際，主要有三類會議需要撰發(fā)會議紀(jì)要，分別為“總裁辦公會議”、“管理例會”和“專題會議”?！翱偛棉k公會議紀(jì)要”。用于記載總辦公會議主要內(nèi)容及決議事項，按年度順序編號。發(fā)至集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員，并抄報寶豐集團(tuán)?！肮芾砝龝o(jì)要”。用于記載集團(tuán)公司層面的“生產(chǎn)建設(shè)例會”、“經(jīng)營分析例會”等管理例會主要內(nèi)容及決議事項，分會議類型按時間編號。發(fā)至各單位、各部門，抄報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)?！皩ｎ}會議紀(jì)要”。用于記載由集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)召集的專題會議主要內(nèi)容及決議事項，按年度順序編號。發(fā)至參會部門，抄報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。以上會議紀(jì)要的總體格式為：在版心頂部居中位置排布“寧夏寶豐能源集團(tuán)有限公司”機關(guān)標(biāo)志字樣，用小標(biāo)宋體紅色小初號字；下一行居中排布會議紀(jì)要類別，用紅色初號小標(biāo)宋體字；再下一行合適位置用3號仿宋體字排布紀(jì)要編號、發(fā)文部門、發(fā)文時間，以上字間距和行間距調(diào)整適當(dāng)。發(fā)文時間之下4mm處印一條與版心等寬的粗細(xì)為2磅的紅色反線，紅線之上信函式文件集團(tuán)公司信函式公文：主要用于集團(tuán)公司與不相隸屬的公司、單位和部門聯(lián)系工作，商洽、詢問和答復(fù)問題；請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項；說明情況等。代字“寧寶能函”文件，按年度順序編號，發(fā)至對外聯(lián)系工作的單位或部門，抄報集團(tuán)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。屬非正式文種的，如，對外開具介紹信、證明、承文頭格式為：在版心頂部居中位置排布“寧夏寶豐能源集團(tuán)有限公司”字樣，用紅色初號小標(biāo)宋體字；向下4mm處置一條長度與版心等寬、粗細(xì)為4.5磅的紅色反線。代字“寧寶能函”文件，發(fā)文字號“寧寶能函〔20XX〕X號”置于紅色反線下方空一行，居右空2個字，具體格式見樣式。職能部門信函式公文。用于集團(tuán)公司各職能部門、所屬單位之間，在職責(zé)范圍內(nèi)相互聯(lián)系工作，通知、指導(dǎo)業(yè)務(wù)，詢問和答復(fù)問題，通報情況和其他需以部門名義行文的事項。格式為：在版心頂部居中位置排布“寧夏寶豐能源集團(tuán)有限公司”字樣，用小標(biāo)宋紅色小初號字體；向下一行居左空一字排布職能部門代字和發(fā)文編號，發(fā)文處理程序公文草擬符合國家法律法規(guī)、政策及其他有關(guān)規(guī)定。一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，根據(jù)行文目的、發(fā)文單位職權(quán)和與主送單位關(guān)系確定正確的文種。內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，表述準(zhǔn)確，文字精煉，格式規(guī)范。人名、地名、時間、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號；引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義；日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日；應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，小標(biāo)題一般用3號黑體字；第二層為“（一）”，小標(biāo)題一般用3號加粗楷體字；第三層為“1.”，第四層為“（1）”，小標(biāo)題視情況可用加粗仿宋體字。文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。各部門、各單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)主持日常公文的起草工作；集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)做好重要公文的指導(dǎo)、審核工作。對涉及其它部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)商，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，報請集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得擅自行文。公文審核以集團(tuán)公司名義簽發(fā)的公文，以及需集團(tuán)公司副總裁以上領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的會議紀(jì)要（總裁辦公會議紀(jì)要、管理例會紀(jì)要、專題會議紀(jì)要）等文件，均須先報集團(tuán)辦公室審核。對涉多部門職公文報送集團(tuán)辦公室審核前，主辦單位（部門）公文管理人員及部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核、修改，并由單位（部門）負(fù)責(zé)人簽字。重點審核：行文目的是否表述明白，處理意見是否適當(dāng)可行，是否符合黨的路線、方針、政策、國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定，涉及其他部門（單位）職權(quán)范圍內(nèi)的問題是否協(xié)商一致。公文報送集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，集團(tuán)辦公室應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行審核。重點審核：是否確需行文，文件是否完整，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。并將修改稿原件備份備查。文件如需作較大修改，集團(tuán)辦公室與主辦單位（部門）協(xié)商或請主辦部門重新修改。對重要文件的起草、修改，執(zhí)行重要文稿會商制度，由集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)主持，組織相關(guān)部門集體討論，由主辦單位（部門）負(fù)責(zé)起草、修改。公文簽發(fā)文件審核后，集團(tuán)辦公室提出擬辦意見，依次呈送集團(tuán)公司分管副總裁、總裁會簽或簽發(fā)。代字為“寧寶能發(fā)”、“寧寶能函”及其它以集團(tuán)公司名義對外發(fā)出的文件，經(jīng)集團(tuán)公司分管副總裁會簽，由集團(tuán)公司總裁簽發(fā)。代字為“寧寶能辦發(fā)”的文件，視情況由集團(tuán)公司總裁或分管副總裁簽發(fā)。由集團(tuán)公司總裁簽發(fā)的，應(yīng)先由分管副總裁會簽。會簽、簽發(fā)文件時，應(yīng)當(dāng)簽署意見、姓名和完整日期；簽名的視為同意。經(jīng)簽發(fā)后的文稿，他人不得擅自改動。如必須改動，須經(jīng)簽發(fā)人同意。集團(tuán)辦公室對送簽的文件尤其是重要公文要進(jìn)行全程跟蹤，督促文件快速辦結(jié)。主辦部門應(yīng)當(dāng)及時了解、掌握辦理、執(zhí)行情況，并向分管領(lǐng)導(dǎo)反饋。集團(tuán)公司文件從審核到簽發(fā)一般不超過3天；以集團(tuán)公司名義召開的會議，會議紀(jì)要從草擬到簽發(fā)一般不超過2天（節(jié)假日除外）。急件急辦。登記編號公文審簽后，由集團(tuán)辦公室確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。在登記編號的同時應(yīng)當(dāng)對公文進(jìn)行復(fù)核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要對文稿進(jìn)行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按文件簽發(fā)程序復(fù)審。校對、印制公文正式印制前，由擬稿人負(fù)責(zé)校對，擬稿人外出時應(yīng)委托代辦人認(rèn)真校對，確認(rèn)無誤后方可印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場所印制。用印、分發(fā)公文印制完畢，要全面檢查公文印制質(zhì)量，防止差錯。確認(rèn)無誤后加蓋印章。除會議紀(jì)要及職能部門信函式公文無需加蓋印章外，其余以集團(tuán)公司名義發(fā)出的文件都應(yīng)加蓋印章。普發(fā)性文件由集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)分發(fā)；對外報送公文、函件由主辦部門負(fù)責(zé)分發(fā)。公司普通傳真用于處理緊急公務(wù)。辦理基本程序為：擬稿—核稿—簽發(fā)—登記編號—用印—發(fā)送—存檔。傳真應(yīng)取得收方人員的收到確認(rèn),做好傳發(fā)記錄,以備核查。當(dāng)收方傳真機處于自動接收狀態(tài)時,必須通過其它電話取得收方確認(rèn)。收文辦理收文辦理指對收到的政府相關(guān)部門和其他單位、公司公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、傳遞、承辦、督辦、立卷、歸檔等程序。集團(tuán)辦公室應(yīng)確定專（兼）職文秘負(fù)責(zé)集團(tuán)公司的收文辦理工作。收文辦理主要程序登記。對收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點，核對無誤后對公文的主要信息進(jìn)行詳細(xì)記載，并注明簽收時間。審核。對收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行嚴(yán)格審核。收到政府相關(guān)部門、上級單位或本系統(tǒng)以外的單位來文，審核的重點是：是否應(yīng)由本單位辦理。收到下級單位上報需要辦理的公文，審核的重點是：是否應(yīng)由本單位辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；文種使用、公文格式是否規(guī)范。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時退回來文單位并說明理由。承辦。閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文集團(tuán)辦公室應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報集團(tuán)公司總裁或分管副總裁批示，并轉(zhuǎn)交有關(guān)部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。對政府部門重要來文，應(yīng)及時上報寶豐集團(tuán)。傳閱。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。簽批公文時，對有具體辦理事項的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人簽字視為閱知；無請示事項的，簽字視為閱知。需要集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)傳閱的公文，一般不得在部門、單位和個人之間橫傳。督辦。集團(tuán)辦公室須及時了解和掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)；對政府相關(guān)部門、寶豐集團(tuán)及其他單位的緊急公文或重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)跟蹤督辦，做到一般公文定期督辦、緊急公文跟蹤督辦、重要公文重點督辦。因工作疏漏或辦事不力等原因造成較大工作延誤的，視具體情況追究相關(guān)人員的責(zé)任。答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要抄（報）送或告知相關(guān)單位。承辦單位（部門）收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、推諉，緊急公文應(yīng)當(dāng)要求按時限辦理，確有困難的，應(yīng)及時予以說明。對不屬于本單位（部門）職權(quán)范圍或者不宜由本單位（部門）辦理的，應(yīng)當(dāng)附注理由并及時退回集團(tuán)辦公室，協(xié)調(diào)處理。收文辦理中遇有涉及其他單位（部門）職權(quán)的事項，主辦單位（部門）應(yīng)當(dāng)主動與相關(guān)單位（部門）協(xié)商；如有分歧，主辦（單位）部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可報請分管領(lǐng)導(dǎo)或總裁協(xié)調(diào)裁定。歸檔管理公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和公司檔案管理有關(guān)規(guī)定，及時整理(立卷)、歸檔。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等進(jìn)行整理(立卷)，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映集團(tuán)公司的主要工作情況，便于保管和利用。歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。不得使用鉛筆和圓珠筆，不得使用純藍(lán)墨水。上級單位的公文，除絕密級和注明不準(zhǔn)翻印的以外，下一級單位須經(jīng)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)或檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時，應(yīng)當(dāng)注明翻印單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。公文復(fù)印件作為正式公文使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印單位證明章。單位、機構(gòu)合并時，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。單位、機構(gòu)撤銷時，需要歸檔的公文整理(立卷)后按有關(guān)規(guī)定移交集團(tuán)公司檔案室。工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。不具備歸檔和存查價值的公文，按集團(tuán)公司《檔案管理制度》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。涉密公文應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文機關(guān)的要求和有關(guān)規(guī)定進(jìn)行清退或者銷毀。公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。附則行政法規(guī)、規(guī)章等方面的公文，依照國家和自治區(qū)有關(guān)規(guī)定處理。外事方面的公文，按照外事有關(guān)規(guī)定處理。密級文件按照集團(tuán)公司保密制度處理。公文處理中涉及電子公文的歸檔，按集團(tuán)公司《檔案管理制度》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。法規(guī)、規(guī)章方面的公文，依照有關(guān)規(guī)定處理。集團(tuán)各部門、所屬各單位在公文辦理過程中，均應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度。所屬各單位應(yīng)根據(jù)本辦法，結(jié)合實際,制定本單位的公文管理制度。集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)對本制度貫徹落實情況進(jìn)行培訓(xùn)、督促檢查、考核。集團(tuán)公司各部門、各單位在執(zhí)行過程中凡違反本制度的，按集團(tuán)公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。本制度由集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)解釋，并修訂完善。本制度自正式下發(fā)之日起施行。附件：1.公文樣式2.發(fā)文稿紙3.文件處理單4.集團(tuán)公司報表格式規(guī)定5.報表樣式樣式一：集團(tuán)公司紅頭文件（上行文）附件1樣式一：集團(tuán)公司紅頭文件（上行文）寧夏寶豐能源集團(tuán)有限公司［“簽發(fā)人”：3號仿宋，簽發(fā)人姓名：3號楷體，右空1個字［“簽發(fā)人”：3號仿宋，簽發(fā)人姓名：3號楷體，右空1個字］［發(fā)文字號：3號仿宋，左空1個字。用六角括號，序號不編虛位］寧寶能發(fā)〔20XX〕XX號 簽發(fā)人：□□□［標(biāo)題：2號小標(biāo)宋，紅色反線下空1行］關(guān)于ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ的請示ⅩⅩⅩⅩⅩⅩ：［正文：3號仿宋，行間距為29磅］ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ。（正文）二〇XX年XX月XX日［右空4字］（聯(lián)系人：□□□聯(lián)系電話：1390951XXXX）主題詞：XXXXXX請示［主題詞：3號黑體，詞目：3號小標(biāo)宋，詞目之間空1字］抄報（送）：XXXXXX、XXXX。［均用3號仿宋字，左右各空1個字］寧夏寶豐能源集團(tuán)有限公司辦公室20XX年X月X日印發(fā)［均用3號仿宋字，左右各空1個字］存檔X份共印X份樣式樣式二：集團(tuán)公司紅頭文件（內(nèi)部發(fā)文）寧夏寶豐能源集團(tuán)有限公司 文件 寧寶能發(fā)〔20XX〕XX號關(guān)于ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ的決定各部（室）、所屬單位：ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ。（正文）二〇XX年XX月XX日主題詞：XXXXXX決定抄報（送）：XXXXXX、XXXX。寧夏寶豐能源集團(tuán)有限公司辦公室20XX年X月X日印發(fā)存檔X份共印X份樣式三樣式三：集團(tuán)公司辦公室紅頭文件（內(nèi)部發(fā)文）辦公室文件寧寶能辦發(fā)〔20XX〕X號關(guān)于ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ通知各部（室）、所屬單位：ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ。二〇XX年XX月XX日主題詞：XXXXXX通知抄報（送）：XXXXXX、XXXX、XXXX。寧夏寶豐能源集團(tuán)有限公司辦公室20XX年X月X日印發(fā)存檔X份共印X份樣式四樣式四：集團(tuán)公司“函”字號文件（對外發(fā)文）寧夏寶豐能源集團(tuán)有限公司寧寶能函〔20XX〕XX號［發(fā)文字號：3號仿宋,右空兩個字］關(guān)于XXXX的函ⅩⅩⅩⅩⅩ：ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ。二〇XX年XX月XX日主題詞：XXXXXX函抄報（送）：XXXXXX、XXXX、XXXX。寧夏寶豐能源集團(tuán)有限公司辦公室20XX年X月X日印發(fā)存檔X份共印X份樣式樣式五：集團(tuán)公司信函式文件（對外非正式文種）寧夏寶豐能源集團(tuán)有限公司中標(biāo)通知書（20XX·第X號）［3號仿宋居中］ⅩⅩⅩⅩⅩ：ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ。二〇XX年XX月XX日樣式六樣式六：集團(tuán)公司總裁辦公會議紀(jì)要總裁辦公會議紀(jì)要（20XX年·第Ⅹ號）［3號仿宋，居中］［文件制發(fā)單位及發(fā)文日期：3號仿宋，左右各空1個字］寧夏寶豐能源集團(tuán)有限公司辦公室20XX年XX月XX日20ⅩⅩ年Ⅹ月Ⅹ日，ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ?，F(xiàn)紀(jì)要如下：［正文：3號仿宋］一、ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ?！瓡h主持：□□□參會人員：□□□□□□□□□□□□□□□□□□紀(jì)要整理：□□□紀(jì)要編輯：集團(tuán)辦公室［報送人員及存檔份數(shù)：3號仿宋，左右各空1個字］報：XXXXXX、XXXX、XXXX。 存檔Ｘ份［報送人員及存檔份數(shù)：3號仿宋，左右各空1個字］樣式樣式七：集團(tuán)公司管理例會紀(jì)要寧夏寶豐能源集團(tuán)有限公司管理例會紀(jì)要（XXXX例會XXXXX號）寧夏寶豐能源集團(tuán)有限公司辦公室20XX年XX月XX日20ⅩⅩ年Ⅹ月Ⅹ日，ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ?，F(xiàn)紀(jì)要如下：一、ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ。二、ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ?！瓡h主持：□□□參會人員：□□□□□□□□□□□□□□□□□□紀(jì)要整理：□□□紀(jì)要編輯：□□□□部紀(jì)要審核：集團(tuán)辦公室［［發(fā)（報）：XXXXXX、XXXX、XXXX。 存檔Ｘ份樣式八樣式八：集團(tuán)公司專題會議紀(jì)要專題會議紀(jì)要（20XX年·第Ⅹ次）寧夏寶豐能源集團(tuán)有限公司辦公室20XX年XX月XX日20ⅩⅩ年Ⅹ月Ⅹ日，ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ，現(xiàn)紀(jì)要如下：一、ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ?！瓡h主持：□□□參會人員：□□□□□□□□□□□□□□□□□□紀(jì)要整理：□□□紀(jì)要編輯：□□□□部紀(jì)要審核：集團(tuán)辦公室發(fā)（報）：XXXXXX、XXXX、XXXX。 存檔X份樣式九：職能部門發(fā)文寧夏寶豐能源集團(tuán)有限公司樣式九：職能部門發(fā)文［“簽發(fā)人”：3號仿宋，［“簽發(fā)人”：3號仿宋，簽發(fā)人姓名：電子簽名］［發(fā)文編號：3號仿宋］關(guān)于XXXXXXXXX的通知ⅩⅩⅩⅩⅩ：ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ。二〇XX年XX月XX日抄報：XXXXXX、XXXXX。［抄送及單位：3號仿宋］ 附件2發(fā)文稿紙密級（）緩急（）領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)：領(lǐng)導(dǎo)會簽：辦公室主任審核意見：辦公室秘書核稿主辦部（室）負(fù)責(zé)人：相關(guān)部門核簽：擬稿人：標(biāo)題（事由）：主送單位：抄報單位：抄送單位：附件（名稱）：主題詞：發(fā)文編號：〔〕號打字：校對：打印份數(shù)：份寧夏寶豐能源集團(tuán)有限公司辦公室年月日分發(fā)附件3文件處理單標(biāo)題領(lǐng)導(dǎo)閱示辦公室意見傳閱簽字日期處理結(jié)果附件4集團(tuán)公司報表格式規(guī)定集團(tuán)公司報表分為統(tǒng)計報表、財務(wù)報表等，主要包括封面、目錄、報表編制說明、報表主體、備注等內(nèi)容。一、頁面設(shè)置報表版心一般以A4紙為基礎(chǔ)，上邊界為2.5cm，下邊界為2.2cm，左右邊界各為2.2cm，頁碼采用4號半角白正體（TimesNewRoman）阿拉伯?dāng)?shù)字，樣式為“-X-”，置于頁腳居中位置。如在一頁豎排排不下，可采用橫排格式，但不要超出版心。如報表超過A4紙的版心，