成功組織會議的基本要素

成功組織會議的基本要素人是社會性的動物，開會是人類生活中的常態(tài)。人們熱衷于開會，是由于會議是制定計劃、獲取信息和建立聯(lián)系的主要手段。會議可以開得富有成效、妙趣橫生，也可以開得死氣沉沉、毫無建樹，這取決于與會者交流的方式以及會議的議題等。

對于舉辦會議的組織者來說，如何能確保會議取得一個理想的效果，必須了解會議的基本要素，只有在完成基本要素的基礎(chǔ)上才有可能取得成功，那么會議的基本要素是什么呢？即，不僅有時間，地點，與會人員，主持人，而且有明確的議題名稱等。

（1）與會者與會者就是參加會議的正式成員，包括主持人，也包括秘書，但不包括在會場上的其他服務(wù)人員。（2）主持人主持人是會議過程中的主持者和引導(dǎo)者，也往往是會議的組織者和召集者，對會議的正常開展和取得預(yù)期效果起著領(lǐng)導(dǎo)和保證作用。會議主持人通常由有經(jīng)驗、有能力、懂行的人，或是有相當(dāng)?shù)匚?、威望的人?dān)任。一般有兩種情況：A一種是當(dāng)然主持人，是由其職務(wù)和地位，也就是由組織的章程或法規(guī)決定的。B另一種是臨時的主持人，比如，各種代表會議，或幾個單位、幾個地區(qū)的聯(lián)席會議，則由代表們選舉或協(xié)商產(chǎn)生。特別重大的會議，則需產(chǎn)生相應(yīng)人數(shù)的主席團(tuán)，由主席團(tuán)成員集體或輪流主持會議。（3）議題議題是會議所要討論的題目，所要研究的課題，或是所要解決的問題。議題必須具有必要性和重要性，又必須具有明確性和可行性。會議圍繞這樣的議題展開討論、進(jìn)行研究，才容易取得共識或最后表決通過。每次會議的議題應(yīng)該盡可能集中、單一，不宜過多，不宜太分散。尤其是不宜把許多互不相干的問題放在同一會議上討論，使與會者的注意力分散，不利于解決問題。有些重大的代表會議，先由代表提出“提案”，由秘書或秘書處匯總。再提交主席團(tuán)或?qū)ｉT的“提案審查委員會”審議通過，才能成為列入會議議程的正式議題。

（4）名稱正式會議必須有一個恰當(dāng)、確切的名稱。俗話說，名不正則言不順。會議的名稱要求能概括并能顯示會議的內(nèi)容、性質(zhì)、參加對象、主辦單位或組織、時間、屆次、地點或地區(qū)、范圍、規(guī)模，等等。會議名稱必須用確切、規(guī)范的文字表達(dá)。它既用于會前的“會議通知”，使與會者心中有數(shù)，作好準(zhǔn)備；又用于會后的宣傳，擴大會議的效果；更用于會議過程中使與會的全體成員產(chǎn)生凝聚力。大中型的會議名稱被制作成橫幅大標(biāo)語，置于會議主席臺的上方或后方，作為會議的標(biāo)志，簡稱“會標(biāo)”。會標(biāo)必須用全稱，不能隨意省略，以免不通，產(chǎn)生誤會。（5）時間會議時間有三種含義：A一是指會議召開的時間；B二是指整個會議所需要的時間、天數(shù)；C三是指每次會議的時間限度。會議召開時間某個會議什么時間召開最合適?要考慮多種因素。首先是需要，如每周一次的工作例會，通常放在周末的下午，一周即將結(jié)束，下一周就要開始，利于承上啟下。一年一度的職工代表會議，宜于年初召開，既利于總結(jié)上年的工作、生產(chǎn)成果，又利于討論、部署新一年的工作、生產(chǎn)計劃，通過各種預(yù)算等。有些會議如農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、學(xué)校教育等本身就有很強的季節(jié)性或季度性。其次是可能，即最好是每位與會者都能參加的時間。如日本的有些企業(yè)召開各部門干部匯報會，常定在下班前半小時，而不是安排在剛上班時。再次是適宜，即要考慮氣候、環(huán)境等自然因素和社會因素。會議需要時間會議需要時間可長可短，盡量緊縮。少則幾分鐘、幾十分鐘；多則幾天、十幾天。會議組織者應(yīng)盡可能準(zhǔn)確地預(yù)計需要時間，在會議通知中寫明，便于與會者有計劃地安排。會議時間限度每次會議時間最好不超過一小時。如果需要更長時間，應(yīng)該安排中間休息。（6）地點會議地點，又稱“會址”。既是指會議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會議召開的具體會場。為了使會議取得預(yù)期效果，選擇會議的最佳會址也得考慮多種因素。國際性或全國性會議，要考慮政治、經(jīng)濟、文化等大因素；專業(yè)性會議，應(yīng)選擇富有專業(yè)特征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開，以便結(jié)合現(xiàn)場考察。小型的、經(jīng)常性的會議就安排在單位的會議室。選擇會址，還要考慮會場設(shè)施、交通條件、安全保衛(wèi)、氣候與環(huán)境條件等因素。請示請示是用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)的一種上行公文。根據(jù)請示的不同內(nèi)容和寫作意圖分為三類:①請求指示的請示；②請求批準(zhǔn)的請示；③請求批轉(zhuǎn)的請示。請示一般由標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、發(fā)文機關(guān)、日期五部分組成。

請示的含義及特點請示:是用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)的一種上行公文。請示具有以下特點:①請示事項一般時間性較強。請示的事項一般都是急需明確和解決的,否則會影響正常工作,因此時間性強。②應(yīng)一事一請示。③一般主送一個機關(guān),不多頭主送,如需同時送其他機關(guān),應(yīng)當(dāng)用抄送形式,但不得在請示的同時又抄送下級機關(guān)。④應(yīng)按隸屬關(guān)系逐級請示,一般情況不得越級請示,如確需越級請示,應(yīng)同時抄報直接主管部門。2、請示的分類根據(jù)請示的不同內(nèi)容和寫作意圖分為三類:公文的審核是確保公文質(zhì)量的一個重要環(huán)節(jié),是一項非常細(xì)致而又嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?。公文稿付印之前的全面審核、把關(guān),是各級行政機關(guān)的文書處理綜合部門的核稿人員對承辦處、科(室)草擬的文稿和部門代擬稿的審查、核對、把關(guān),并提出審核意見或?qū)懨鲗徍饲闆r,最后呈領(lǐng)導(dǎo)人審簽的全過程。

公務(wù)審核要求公文核稿人員以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度,對文稿從內(nèi)容、文種、格式到會簽手續(xù)等方面嚴(yán)格衡量,逐字逐句審核,嚴(yán)格把關(guān),杜絕不準(zhǔn)確、不規(guī)范的文件印發(fā)。審核的總的要求是:全面審核,認(rèn)真負(fù)責(zé),仔細(xì)推敲,反對粗枝大葉,反對官僚主義、文牘主義,努力使文稿準(zhǔn)確、全面、完整。公文審核應(yīng)注意的六個方面(一)是否需要發(fā)文。在實際工作中，存在著以下幾種不必要的發(fā)文。1、為應(yīng)付上級而發(fā)文。對某些工作,上級已發(fā)文,下級只需貫徹執(zhí)行即可。但由于一些地區(qū)和部門把是否行文納入了目標(biāo)管理,就逼得下級發(fā)“應(yīng)付文件”。2、為搪塞下級而發(fā)文。一些地方和部門為向上級表明重視,便對上級下發(fā)的文件依樣畫葫蘆,再發(fā)一個內(nèi)容雷同、全無新意的文件,以便對上對下都有交代。3、屬部門職權(quán)范圍內(nèi)的事、專業(yè)會議紀(jì)要、不成熟的文件以及可以口頭或用電話等其它方式處理的事項,可以不另行文。(一)政策關(guān)。公文作為傳達(dá)政令的工具，它本身就具有強烈的政治色彩，要求公文處理部門在公文的審核把關(guān)中要講政治。要求公文的審核人員要強化政治觀念、政策意識，把好政策關(guān)。

(二)文件內(nèi)容是否符合黨和國家的方針、政策、法律、法規(guī),同現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定有無矛盾。(三)涉及有關(guān)部門和地區(qū)的問題是否協(xié)商一致。一些文件內(nèi)容政策性強、涉及面廣,其貫徹實施需要得到有關(guān)地區(qū)和部門的配合與支持。辦文機關(guān)不主動與涉文地區(qū)或部門協(xié)商、會簽,也不送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批,便草草發(fā)文,造成認(rèn)識不統(tǒng)一、意見不一致,在實際工作中難以貫徹落實。因此,凡未經(jīng)協(xié)商的,應(yīng)退回來文單位重新會簽。如協(xié)調(diào)中不能取得一致意見,應(yīng)將分歧意見如實匯報,并由主辦處、科(室)在擬辦中提出建議和意見,一并報請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志審定。(四)文件提出的政策界限、措施和要求等是否明確具體、切實可行。對含混不清、模棱兩可或者脫離實際、過于繁瑣之處,應(yīng)與報文單位研究修改。(五)引文是否無誤，引文方法是否規(guī)范，文字表述是否準(zhǔn)確、嚴(yán)密、簡練，標(biāo)點是否正確，文件格式是否符合有關(guān)規(guī)定。(六)凡需提請一定會議審定的文件，應(yīng)提出交何種會議審定的建議，報請分管領(lǐng)導(dǎo)審閱后，列入議程。實現(xiàn)有效溝通的基本要素的前提是尊重和理解，把握溝通的關(guān)鍵是有效傾聽，建立良好的傾聽環(huán)境，客服傾聽的障礙，實現(xiàn)有效傾聽的準(zhǔn)備以及提問要分清類別和適用的問題形式以及自信地提示要求，學(xué)會禮貌拒絕和了解提問的禁忌。

1、有效溝通的基本要素：A、有效溝通的前提（1）尊重（2）理解B、把握溝通的關(guān)鍵（1）有效傾聽（2）構(gòu)建良好的傾聽環(huán)境（3）克服傾聽的障礙（4）實現(xiàn)有效傾聽的準(zhǔn)備（5）提問要分清類別和適用的問題形式（6）自信地提示要求（7）學(xué)會禮貌拒絕（8）了解提問的禁忌2、有效溝通的原則：A、“7C”原則（1）可信賴性（彼此信賴）（2）保證溝通計劃與溝通環(huán)境的一致性（3）內(nèi)容（準(zhǔn)備好進(jìn)行溝通的信息內(nèi)容）（4）明確性（簡單明了的語言）（5）連貫性（不要忽視補充新的信息內(nèi)容，對客戶進(jìn)行必要的跟進(jìn)，聯(lián)系）（6）渠道（盡量選擇已經(jīng)有的，客戶習(xí)慣用，熟練使用的信息溝通渠道）（7）準(zhǔn)確判斷接受能力（對方的接受能力了解后有針對性地表達(dá)信息）B、用心去聽，不要在乎對方的表達(dá)方式（這是避免沖突的重要條件）C、積極去想，分析出弦外之音（限于一些復(fù)雜的因素影響，有些溝通目標(biāo)不會被直接表達(dá)出來，這就需要我們?nèi)ダ頃?、有效溝通的目標(biāo)：（1）說明事物（2）表達(dá)情感（3）建立聯(lián)系（4）和諧工作環(huán)境4、有效溝通的過程：（1）做好溝通前的準(zhǔn)備（明確自己的目標(biāo)，對方的背景）（2）確認(rèn)對方的需求（3）正確地闡述自己的觀點（4）關(guān)注對方的反應(yīng)（5）實施有效的提問（6）積極、認(rèn)真地傾聽（7）及時確認(rèn)，應(yīng)對（反饋）（8）適時進(jìn)行總結(jié)。5、需要溝通的工作關(guān)系：（1）與客戶溝通）（2）與同事溝通（3）與上司溝通制定會議方案的一般原則（共5分）（各小點1分）答：（1）減少會議次數(shù)原則（2）嚴(yán)守時間原則（3）會議通知的明確性原則（4）缺席遲到的事前聯(lián)絡(luò)原則（5）效率性原則2．國際商務(wù)文書中哪些類型文件屬于清退文件（共5分）（缺一個扣1分）答：（1）上級組織下發(fā)的絕密性文件，并指定要定期回收的；（2）在文書草擬、征求意見階段，向相關(guān)單位和人員了解