律師業(yè)務檔案立卷歸檔辦法

律師業(yè)務檔案立卷歸檔辦法

第一章

總則

第一條

律師業(yè)務檔案,是律師進行業(yè)務活動的真實記錄,反映律師維護國家法律正確實施,維護委托人合法權(quán)益的情況,體現(xiàn)律師的基本職能和社會作用。為加強對律師業(yè)務檔案的管理,制定本辦法。

第二條

律師承辦業(yè)務形成的文件材料,必須嚴格按照本辦法規(guī)定的要求立卷歸檔。

立卷歸檔工作由承辦律師或助理律師負責。

第三條

律師業(yè)務檔案分訴訟、非訴訟和涉外三類。訴訟類包括刑事(含刑事辯護和刑事代理)、民事代理、經(jīng)濟訴訟代理、行政訴訟代理四種;非訴訟類包括法律顧問、仲裁代理、咨詢代書、其他非訴訟業(yè)務四種;涉外類根據(jù)具體情況按前二類確定。

第四條

律師業(yè)務檔案按年度和一案一卷、一卷一號原則立卷。

兩個以上律師共同承辦同一案件或同一法律事務一般應合并立卷,但不同律師事務所(法律顧問處)律師合辦的法律事務除外。

律師承辦跨年度的業(yè)務,應在辦結(jié)年立卷。

律師擔任常年法律顧問,應做到一單位一卷。

第五條

律師承辦業(yè)務中使用的各種證明材料、往來公文、談話筆錄、調(diào)查記錄等,都必須用鋼筆或毛筆書寫、簽發(fā),要求字體整齊、清晰。

第二章

案卷材料的收集、整理和排列順序

第六條

律師接受委托并開始承辦法律事務時,即應同時注意收集保存有關材料,著手立卷的準備工作。

第七條

律師應在法律事務辦理完畢后,即全面整理、檢查辦理該項法律事務的全部文書材料,要補齊遺漏的材料,去掉不必立卷歸檔的材料。

第八條

律師立卷歸檔過程中,內(nèi)容相同的文字材料一般只存一份,但有領導同志批示的材料除外。

第九條

下列文書材料,不必立卷歸檔:

一、委托律師辦理法律事務前有關詢問如何辦理委托手續(xù)的信件、電文、電話記錄、談話記錄以及復函等;

二、沒有參考價值的信封;

三、其他律師事務所(法律顧問處)委托代查的有關證明材料的草稿;

四、未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿,歷次修改草稿(定稿除外)。

第十條

對已提交給人民法院、仲裁機構(gòu)或有關部門的證據(jù)材料,承辦律師應將其副本或復印件入卷歸檔。

第十一條

對不能附卷歸檔的實物證據(jù),承辦律師可將其照片及證物的名稱、數(shù)量、規(guī)格、特征、保管處所、質(zhì)量檢查證明等記載或留存附卷后,分別保管。

第十二條

律師業(yè)務檔案應按照案卷封面、卷內(nèi)目錄、案卷材料、備考表、卷底的順序排列。案卷內(nèi)檔案材料應按照訴訟程序的客觀進程或時間順序排列,具體順序為:

一、刑事卷

1.律師事務所(法律顧問處)批辦單;

2.收費憑證;

3.委托書或指定書;

4.閱卷筆錄;

5.會見被告人、委托人、證人筆錄;

6.調(diào)查材料;

7.承辦人提出的辯護或代理意見;

8.集體討論記錄;

9.起訴書、上訴書;

10.辯護詞或代理詞;

11.出庭通知書;

12.裁定書、判決書;

13.上訴書、抗訴書;

14.辦案小結(jié)。

二、民事代理卷

1.律師事務所(法律顧問處)批辦單;

2.收費憑證;

3.委托書(委托代理協(xié)議、授權(quán)委托書);

4.起訴書、上訴書或答辯書;

5.閱卷筆錄;

6.會見當事人談話筆錄;

7.調(diào)查材料(證人證言、書證);

8.訴訟保全申請書、證據(jù)保全申請書、先行給付申請書和法院裁定書;

9.承辦律師代理意見;

10.集體討論記錄;

11.代理詞;

12.出庭通知書;

13.庭審筆錄;

14.判決書、裁定書、調(diào)解書、上訴書;

15.辦案小結(jié)。

三、法律顧問卷

1.聘方的申請書、聘書或續(xù)聘書;

2.聘請法律顧問協(xié)議;

3.聘方基本情況介紹材料;

4.收費憑證;

5.辦理各類法律事務(如起草規(guī)章、審查合同、參與談判、代理解決糾紛、提供法律建議或法律意見、咨詢或代書等)的記錄和有關材料;

6.協(xié)議存續(xù)、中止、終止的情況;

7.工作小結(jié)。

四、其他非訴訟法律事務

1.委托書;的要求,檢查案卷質(zhì)量,并按規(guī)定辦理歸檔手續(xù),在案卷封面左上角應蓋“歸檔”章。

第六條

對已接收的案卷,按類別(分訴訟、非訴訟和涉外三種)、保管期限、年度順序排列編號,絕密案卷單獨編號。十年為一斷號。

第七條

同一案件由于審級改變或其他原因形成幾個案號的案卷,應合并保管,合并保管原則是按時間順序形成的后卷隨前卷保管。

第八條

檔案管理人員要熟悉所藏檔案的情況,主動了解業(yè)務部門和有關人員各項工作對利用檔案的需要,積極做好提供利用工作。

第九條

檔案管理人員必須編制《案卷目錄》和必要的檢索卡片。

第三章

檔案的借調(diào)與查閱

第十條

律師事務所(法律顧問處)應建立律師業(yè)務檔案借閱制度和檔案借閱登記簿。借閱檔案必須履行一定的審批和登記手續(xù),并限定借閱期限。因特殊情況不能按期歸還的,應辦理延期手續(xù)。

第十一條

原案件承辦人因工作需要,履行借閱手續(xù),可以調(diào)閱原承辦案件已歸檔的檔案。但有明文規(guī)定須經(jīng)領導批準的除外。

第十二條

同級或上級司法行政機關的律師管理部門因工作需要借閱律師業(yè)務檔案的,應出示正式調(diào)卷函件,并應履行借閱登記手續(xù)。

第十三條

人民法院、人民檢察院和有關國家機關因工作需要,要求查閱有關檔案的,應出示正式查卷函件,經(jīng)律師事務所主任同意后辦理查閱手續(xù)。因特殊情況必須借出的,應經(jīng)同級司法行政機關批準。借出時要查點清楚,辦理正式借據(jù),并限期歸還。借出的檔案不得轉(zhuǎn)借給其他單位和個人使用。

其他單位或個人一般不得借閱和查閱律師業(yè)務檔案。因特殊情況必須查閱的,須由律師事務所(法律顧問處)報經(jīng)同級司法行政機關批準。

第十四條

凡涉及國家機密或個人隱私的律師業(yè)務檔案以及當事人要求保密的檔案,一般不得借閱和查閱。特殊情況必須查閱的,需報同級司法行政機關批準。

第十五條

凡經(jīng)批準允許查閱的檔案,可以摘抄或復印所查閱的內(nèi)容,但密級檔案不在此列。

第十六條

對查閱或借出的律師業(yè)務檔案,要及時催還。還回時如發(fā)現(xiàn)案卷被拆、文件材料短缺、涂改、增刪、污損等情況,應立即向本單位領導匯報并及時追查。

第十七條

檔案管理人員必須嚴格遵守保密制度,保守國家機密和當事人秘密。不得違反制度向任何人提供檔案和擴大利用范圍,不得向他人泄露檔案的內(nèi)容。

第四章

檔案的保管期限

第十八條

律師業(yè)務檔案的保管期限規(guī)定為永久、長期和短期三種。

凡屬于需要長遠查考、利用的律師業(yè)務檔案,列為永久保管。

凡屬于在長時期內(nèi)需要查考、利用,作為證據(jù)保存的律師業(yè)務檔案,列為長期保管,保管期限為二十年至六十年。

凡屬于在一般時間內(nèi)需要查考、利用,作為證據(jù)保存的律師業(yè)務檔案,列為短期保管,保管期限為五年至十五年。

列為長期或短期保管的律師業(yè)務檔案,具體保管期限,由立卷人提出并報律師事務所(法律顧問處)主任決定。

第十九條

律師業(yè)務檔案的保管期限,從該項法律事務辦結(jié)和終止后的下一年起算。

第二十條

具體業(yè)務檔案的保管期限,參照司法部、國家檔案局制定頒布的《律師業(yè)務檔案保管期限表》確定。

第二十一條

律師事務所(法律顧問處)檔案目錄登記簿、檔案收進登記簿、檔案移出登記簿、檔案銷毀登記簿、檔案銷毀批件及檔案檢索卡片列為永久保管。

第五章

檔案的鑒定和銷毀

第二十二條

對于超過保管期限的檔案應定期進行鑒定。鑒定工作由律師事務所(法律顧問處)主任、檔案管理人員和律師組成鑒定小組共同進行。

第二十三條

經(jīng)鑒定,對仍有保存價值的案卷,應采取提高保管期限檔次的辦法延長保管期限。對確無保存價值的檔案應登記造冊,連同銷毀報告一并報同級司法行政機關,經(jīng)書面批準后予以銷毀。

第二十四條

為防止遺失和泄密,銷毀檔案應由兩人負責監(jiān)銷,監(jiān)銷人應在銷毀清冊上簽字。

第六章

檔案的統(tǒng)計和移交

第二十五條

律師事務所(法律顧問處)應建立律師業(yè)務檔案統(tǒng)計制度,對檔案的收進、移交、保管、利用等情況進行統(tǒng)計,并按規(guī)定向有關上級機關和檔案行政管理部門報送檔案管理工作基本情況統(tǒng)計表。

第二十六條

律師事務所(法律顧問處)列為永久保管的檔案,在本所(處)保存十年。保存期滿后,連同案卷目錄(一式三份)和有關檢索工具、參考資料,一并向同級檔案館移交,對移交的檔案,一律填寫檔案移出登記簿。

第二十七條

律師事務所(法律顧問處)設置變更時,應對律師業(yè)務檔案進行清理,清理辦法如下:

一、撤銷的律師事務所(法律顧問處)的檔案,應由同級或上級司法行政機關代管,或向同級檔案館移交。

二、一個律師事務所(法律顧問處)劃分為幾個律師事務所(法律顧問處)的,劃分前的律師業(yè)務檔案由一個律師事務所(法律顧問處)代管或向同級地方檔案館移交。

三、幾個律師事務所(法律顧問處)合并為一個律師事務所(法律顧問處)的,各律師事務所(法律顧問處)的檔案應移交給合并后的律師事務所(法律顧問處),或分別向同級地方檔案館移交。

四、律師事務所(法律顧問處)撤銷、劃分或合并時,沒有辦理完畢的律師業(yè)務事項,視情況移交給新的律師事務所(法律顧問處)繼續(xù)辦理,承辦該項業(yè)務所形成的檔案應由新的律師事務所(法律顧問處)加以保存。

第七章

檔案的保護和防護

第二十八條

存放律師業(yè)務檔案的房屋,應堅實、防火、防盜、防潮、防高溫、防鼠、防蟲、防光、防污染,室內(nèi)要保持清潔、整齊、通風。

第二十九條

檔案庫房要專用,不得存放與檔案無關的物品。嚴禁在檔案庫房內(nèi)外存放易燃、易爆物品。

第三十條

隨卷歸檔的錄音帶、錄像帶等音像檔案,應單獨存放保管,防止磁化,并根據(jù)保管期限定期復制。

第三十一條

檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點,對于破損、蟲蛀、鼠咬、變質(zhì)、字跡褪色的檔案要及時采取防治措施,并進行修補和復制。發(fā)現(xiàn)案卷丟失的,應立即向有關領導報告,并積極查找。

第三十二條

檔案管理人員調(diào)動工作時,應在離職前做好檔案移交工作,辦理交接手續(xù)。

第八章

附則

第三十三條

各省、自治區(qū)、直轄市司法廳(局)可根據(jù)本省(區(qū)、市)情況,制定補充辦法。

第三十四條

本辦法自頒布之日起施行。

律師業(yè)務檔案保管期限表

一、刑事檔案：

(一)具有下列情形之一的永久保管：

1反革命案件判處有期徒刑五年以上的，普通刑事案件判處十五年以上的案件；

2能反映一定的社會歷史情況并有代表性的或有重大影響或?qū)ρ芯柯蓭煒I(yè)務有重大參考價值的典型案件；

3重大涉外案件；

4對案件的定罪量刑，律師有重大不同意見的案件；

5其他需要永久保管的案件。

(二)具有下列情形之一的長期保管：

1反革命案件判處有期徒刑不滿五年(包括判處拘役、管制、剝奪政治權(quán)利、免予刑事處分及緩刑)；

2普通刑事犯罪判處五年以上不滿十五年有期徒刑的案件；

3一般涉外案件；

4其他需要長期保管的案件。

(三)具有下列情形之一的保期保管：

1犯罪判處五年以下有期徒刑或給予其他刑事處罰的案件；

2其他需要短期保管的案件。

二、民事代理檔案：

(一)具有下列情形之一的永久保管：

1房屋、土地、山林、水利(水面)等不動產(chǎn)權(quán)益糾紛案件；

2反映一定社會歷史情況有代表性的案件；

3在全國、本省范圍內(nèi)有重大影響的案件；

4訴訟標的在五十萬元以上的案件；

5較大的涉外案件；

6對研究律師業(yè)務有重大參考價值的案件。

(二)具有下列情形之一的長期保管：

1訴訟標的在十萬元以上不滿五十萬元的案件；

2一般涉外案件；

3疑難的離婚和離婚涉及子女財產(chǎn)的案件；

4贍養(yǎng)、撫養(yǎng)案件中需要長期供養(yǎng)生活費的案件；

5在本地區(qū)、本市有重大影響的案件；

6缺席判決的案件；

7宣告失蹤、死亡的案件；

8其他需要長期保管的案件。

(三)具有下列情形之一的短期保管：

1一般民事案件；

2其他需要短期保管的案件。

三、經(jīng)濟訴訟代理檔案：

(一)具有下列情形之一的永久保管：

1訴訟標的在五百萬元以上的經(jīng)濟案件；

2有重大影響的經(jīng)濟案件；

3重大涉外經(jīng)濟案件；

4其他需要永久保管的案件。

(二)具有下列情形之一的長期保管：

1訴訟標的在一百萬元以上不滿五百萬元的案件；

2一般涉外經(jīng)濟案件；

3其他需要長期保管的案件。

(三)具有下列情形之一的短期保管：

1一般經(jīng)濟案件；

2其他需要短期保管的案件。

四、行政訴訟代理檔案：

(一)具有下列情形之一的永久保管：

1當事人一方是省一級或國家部一級單位的案件；

2在全國有重大影響的案件；

3涉及金融、稅收、工商、銀行、公安等部門的典型案件；

4其他需要永久保管的案件。

(二)具有下列情形之一的長期保管：

1當事人一方是廳局一級單位的案件；

2在本地區(qū)、本市有重大影響的案件；

3其他需要長期保管的案件。

(三)具有下列情形之一的短期保管：

1一般行政訴訟案件；

2其他需要短期保管的案件。

五、非訴訟法律事務檔案：

(一)法律顧問業(yè)務檔案一般列為短期保管。但律師擔任法律顧問期間另行接受委托承辦的