會計電算化第二章課件

第二章基礎檔案設置

學習目的與要求：系統(tǒng)學習總賬系統(tǒng)初始設置等功能的基本知識和操作方法：

a.理解相關的基本概念和原理

b.掌握基本操作

教學重點：總賬初始設置教學難點：總賬初始設置教學方法：任務驅(qū)動教學法注冊“企業(yè)門戶”（系統(tǒng)控制臺）一、設置基礎分類檔案（AD）具體操作（由AD在『企業(yè)門戶』/『基礎檔案』中進行）：

a.設置部門檔案；

b.設置職員檔案；；

c.設置客戶分類及客戶檔案；

d.設置供應商分類及供應商檔案；

e.設置外幣種類；

f.設置結算方式；

g.設置開戶銀行（一）啟用系統(tǒng)

(二)部門檔案

:1、單擊“基礎檔案/機構人員/部門檔案”，打開“部門檔案”窗口；2、單擊“增加”按鈕，在窗口右側輸入部門編碼、部門名稱、部門屬性等內(nèi)容，再單擊“保存”3、輸入完畢，按“退出”返回基礎檔案窗口。注意：編碼規(guī)則同會計科目的編號規(guī)則，負責人一項等職員檔案設置好后選擇錄入。部門如果已經(jīng)使用，就不能刪除，要想刪除就必須將此部門還原未使用狀態(tài)設置部門檔案“負責人”一項需設置職工檔案之后才能填寫。（三）設置人員檔案設置人員檔案之前，必須先設置好部門檔案才能在部之下設置人員檔案。1、單擊“基礎檔案/機構人員/人員檔案”，打開“人員列表”窗口；2、單擊“增加”按鈕，出現(xiàn)“人員檔案”窗口，在窗口中輸入人員編碼、人員姓名、人員類別（參照輸入）等內(nèi)容，再單擊“保存”3、輸入完畢，按“退出”返回基礎檔案窗口。設置職員檔案注意：1、人員編碼規(guī)則要求最長不能超過8位，人員如果已經(jīng)使用，就不能刪除，要想刪除就必須將此部門還原未使用狀態(tài)；2、“人員類別”應在“機構人員”下的“人員類別”檔案中設置，系統(tǒng)預置了在職人員、離退人員等四類一級類別，用戶可自行擴充人員類別；3、在“人員檔案”窗口，單擊本按鈕可修改或刪除職員檔案。（四）客戶分類設置如果建立賬套時選擇了客戶分類，就需要在此先設置客戶分類，再進一步增加客戶檔案。1、單擊“基礎檔案/客商信息/客戶分類”，打開“客戶分類”窗口；（P29）2、單擊“增加”按鈕，出現(xiàn)“客戶檔案”窗口，在窗口中輸入分類編碼、分類名稱，再單擊“保存”3、輸入完畢，按“退出”返回基礎檔案窗口?？蛻舴诸惤缑妫ㄎ澹┙⒖蛻魴n案客戶檔案設置用于設置往來客戶的編碼、名稱、所屬分類等內(nèi)容。1、單擊“基礎檔案/客商信息/客戶檔案”，打開“客戶檔案”窗口；（P29）2、單擊“增加”按鈕，出現(xiàn)“客戶檔案”窗口，在窗口中輸入客戶編碼、客戶名稱、客戶簡稱、所屬分類等內(nèi)容，再單擊“保存”3、輸入完畢，按“退出”返回基礎檔案窗口。設置客戶分類及客戶檔案（六）供應商分類設置如果建立賬套時選擇了供應商分類，就需要在此先設置供應商分類，再進一步增加供應商檔案。1、單擊“基礎檔案/客商信息/供應商分類”，打開“供應商分類”窗口；2、單擊“增加”按鈕，出現(xiàn)“供應商檔案”窗口，在窗口中輸入分類編碼、分類名稱，再單擊“保存”3、輸入完畢，按“退出”返回基礎檔案窗口。供應商分類界面（七）建立供應商檔案供應商檔案設置用于設置往來供應商的編碼、名稱、所屬分類等內(nèi)容。1、單擊“基礎檔案/客商信息/供應商檔案”，打開“供應商檔案”窗口；2、單擊“增加”按鈕，出現(xiàn)“供應商檔案”窗口，在窗口中輸入供應商編碼、供應商名稱、供應商簡稱、所屬分類等內(nèi)容，再單擊“保存”3、輸入完畢，按“退出”返回基礎檔案窗口。設置供應商分類及供應商檔案（八）定義外幣及匯率如果企業(yè)有外幣業(yè)務，還應進行外幣及匯率設置。操作方法：1、通過“程序”菜單啟動總賬系統(tǒng)，在“總賬系統(tǒng)”界面，單擊“設置”菜單下的“外幣及匯率”2、在“外幣設置”的界面上，主要包括以下幾項內(nèi)容（1）幣種符號及幣名：定義外幣符號及名稱（2）匯率小數(shù)點：外幣匯率的小數(shù)位數(shù)，系統(tǒng)默認為5位（3）折算方式：可用直接匯率或間接匯率（4）外幣最大誤差：系統(tǒng)默認最大誤差為0.00001，如果外幣匯率超過最大誤差，則系統(tǒng)予以提示（5）固定匯率與浮動匯率：選擇“固定匯率”即可錄入當月初匯率，“浮動匯率”為當天匯率（6）記賬匯率：在平時制單時，系統(tǒng)自動顯示此匯率，如果使用固定匯率時，則記賬匯率必須輸入（此僅供錄入）注：制單時，是使用“固定匯率”還是“浮動匯率”在“選項”中的“匯率方式”里面設置（7）調(diào)整匯率：即月末匯率，在期末計算匯兌損益時用，平時可不輸，本匯率不作其他用途3、單擊“確認”，則進入系統(tǒng)的外幣一覽表，單擊“退出”，退回到“總賬系統(tǒng)”設置外幣種類（九）設置結算方式設置結算方式，是為了加強對銀行對賬的管理和提高銀行對賬的效率。1、單擊“基礎檔案/收付結算/結算方式”，打開“結算方式”窗口；（P34）2、單擊“增加”按鈕，出現(xiàn)“結算方式”窗口，在窗口中輸入結算方式編碼、結算方式名稱、是否票據(jù)管理等內(nèi)容，再單擊“保存”3、輸入完畢，按“退出”返回基礎檔案窗口。注意：

1、結算方式的編碼按級次輸入，不可重復；

2、結算方式的名稱與編碼一一對應，不能重復；

3、票據(jù)管理說明設置出納結算票據(jù)管理功能。設置結算方式設置開戶銀行二、賬套的維護（導入導出）2.2.1備份及恢復的概念2.2.2備份（輸出）會計數(shù)據(jù)2.2.3恢復（導入）會計數(shù)據(jù)

三、備份及恢復的概念1、備份賬套的含義：

a.指輸出或?qū)С鲑~套資料數(shù)據(jù)；

b.結果：保存到本地計算機中的賬套數(shù)據(jù)由兩個文件構成:UfErpAct.Lst和UFDATA.BA_，這兩個文件保存著當前賬套的所有數(shù)據(jù)，不能改名，不可缺一；（UfErpAct.Lst其實是一個文本文件，保存著備份相關的一些信息，如軟件版本、備份日期、帳套年度、文件路徑等；UFDATA.BA_文件為SQLServer數(shù)據(jù)庫的備份設備文件）

c.目的：當硬盤數(shù)據(jù)丟失后據(jù)以恢復數(shù)據(jù)。備份及恢復的概念2、恢復賬套的含義：

a.指以備份文件為基礎，引入或?qū)霂ぬ讛?shù)據(jù)；

b.目的：要在運行著的財務系統(tǒng)中形成賬套數(shù)據(jù)備份及恢復的概念3、相關操作提示：

a.由系統(tǒng)管理員在『系統(tǒng)管理』/『賬套』中進行；

b.實際工作中要慎重選擇時點；

c.備份過程中可選擇是否同時刪除機內(nèi)當前帳套備份（輸出）會計數(shù)據(jù)備份帳套資料的操作步驟：（1）啟動『系統(tǒng)管理』，并由系統(tǒng)管理員『注冊』：（2）單擊『賬套』/『輸出』；（3）選擇欲輸出帳套，如004；（4）選擇備份目標，如D:\00411004西西，……輸出賬套操作恢復（導入）會計數(shù)據(jù)恢復引入帳套數(shù)據(jù)的操作步驟：（1）啟動『系統(tǒng)管理』，并由系統(tǒng)管理員『注冊』：（2）單擊『賬套』/『引入』；（3）選擇備份（列表）文件名：UfErpAct.Lst引入賬套的操作四、年度賬管理設置年度賬主要由賬套主管理來完成系統(tǒng)可以建多個賬套，每個賬套可包括若干年度的會計數(shù)據(jù)，年度的會計數(shù)據(jù)稱為年度賬，不同年度賬只需通過設置不同的路徑即可1、建立年度賬當新的年度賬開始，過去的會計數(shù)據(jù)作為歷史數(shù)據(jù)保存在相應的賬套中操作方法：在系統(tǒng)管理界面上點“年度賬”中的“建立”賬套：系統(tǒng)自動顯示賬套主管注冊時進入的賬套會計年度：自動顯示的是所選會計賬套當前會計年度加1的年確認新年度賬點“確定”2、引入和輸出年度賬：同“賬套”中的“引入和輸出”3、結轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)：單擊“年度賬”中的“結轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)”4、清空年度數(shù)據(jù)：發(fā)現(xiàn)某年度錯誤太多，或不希望上年度余額或其他信息全部轉(zhuǎn)到下一年度，“清空”并不是將年度賬中的全部數(shù)據(jù)清空，還保留了部分信息。方法：點“清空年度數(shù)據(jù)“五、系統(tǒng)安全管理1、使用視圖視圖主要包括兩個部分：刷新和上機日志①刷新用于對子系統(tǒng)實施適時監(jiān)控，把登錄到系統(tǒng)管理中的子系統(tǒng)及正在執(zhí)行的功能在界面上列示出來，操作方法：點“刷新”即可②使用上機日志系統(tǒng)對操作員的上下機時間、操作的具體功能等活動進行登記，形成操作記錄也可以在視圖中，清除異常任務和清除單據(jù)鎖定。2、設置自動備份計劃以系統(tǒng)管理員或賬套主管的身份登錄系統(tǒng)管理，單擊“系統(tǒng)/設置備份計劃”，“增加”，選擇賬套，并輸入有關內(nèi)容。謝謝觀賞！順序碼是按數(shù)字序號或字符序號順序連續(xù)地對對象進行編碼；如全國各大城市大的編碼：01（北京）、28（成都）……在會計電算化中，這種編碼適用于單一且編碼對象不多的情形，如有5個倉庫，則可順序地編成1、2、3、4、5區(qū)位碼是將編碼分成幾個組，每組分若干位，每組都有固定的含義，且每一組的