市場(chǎng)主體登記電子文件與電子檔案

1市場(chǎng)主體登記電子文件與電子檔案管理規(guī)范本文件規(guī)定了市場(chǎng)主體登記電子文件、電子檔案的術(shù)語(yǔ)和定義、縮略語(yǔ)、總則、收集與歸檔、存儲(chǔ)和管理、移交與接收、查詢(xún)與利用的技術(shù)規(guī)范和管理要求。本文件適用于市場(chǎng)主體登記電子文件和電子檔案的管理，也適用于指導(dǎo)市場(chǎng)主體登記電子文件處理系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)研發(fā)。2規(guī)范性引用文件下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T18894-2016電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范GB/T33190-2016電子文件存儲(chǔ)和交換格式版式文檔《宿遷市市場(chǎng)主體登記電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》（宿政辦發(fā)[2018]118號(hào)）《市場(chǎng)監(jiān)管總局辦公廳關(guān)于提升信息化水平統(tǒng)一規(guī)范市場(chǎng)主體登記注冊(cè)工作的通知》（市監(jiān)注〔2020〕85號(hào)）《中華人民共和國(guó)市場(chǎng)主體登記管理?xiàng)l例》3術(shù)語(yǔ)和定義下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。3.1市場(chǎng)主體Marketentity經(jīng)登記機(jī)關(guān)依法登記，以營(yíng)利為目的從事經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的自然人、企業(yè)法人及其他經(jīng)濟(jì)組織。市場(chǎng)主體包括個(gè)體工商戶(hù)，有限責(zé)任公司、股份有限公司和其他企業(yè)法人（全民所有制企業(yè)、集體所有制企業(yè)、聯(lián)營(yíng)企業(yè)）等營(yíng)利法人及其分支機(jī)構(gòu)，農(nóng)民專(zhuān)業(yè)合作社、農(nóng)民專(zhuān)業(yè)合作社聯(lián)合社等特別法人及其分支機(jī)構(gòu)、合伙企業(yè)、個(gè)人獨(dú)資企業(yè)等非法人企業(yè)及其分支機(jī)構(gòu)、外國(guó)公司分公司。3.2市場(chǎng)主體登記Marketentityregistration申請(qǐng)人為依法開(kāi)展市場(chǎng)活動(dòng)，就設(shè)立、注銷(xiāo)市場(chǎng)主體及變更相關(guān)事項(xiàng)，向市場(chǎng)主體登記機(jī)關(guān)提出申請(qǐng)，由市場(chǎng)主體登記機(jī)關(guān)依法通過(guò)登記確認(rèn)市場(chǎng)主體資格和一般經(jīng)營(yíng)資格，簽發(fā)營(yíng)業(yè)執(zhí)照，并予以公示的行為。3.32電子化登記不帶括號(hào)的英文名稱(chēng)申請(qǐng)人可通過(guò)市場(chǎng)主體登記機(jī)關(guān)指定的電子化登記渠道申請(qǐng)市場(chǎng)主體登記。政府有關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)化企業(yè)從申請(qǐng)?jiān)O(shè)立到具備經(jīng)營(yíng)條件所需辦理的手續(xù)，做到企業(yè)開(kāi)辦全程網(wǎng)上辦。3.4電子文件electronicdocument市場(chǎng)主體在登記備案、行政許可、行政處罰、監(jiān)督檢查、質(zhì)量抽檢等政府市場(chǎng)監(jiān)管部門(mén)依法履行職責(zé)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備產(chǎn)生的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。[來(lái)源：GB/T18894-2016.3.1]3.5電子檔案electronicrecords市場(chǎng)監(jiān)管部門(mén)在核準(zhǔn)登記和實(shí)施監(jiān)督管理市場(chǎng)主體過(guò)程中形成的具有憑證查考、保存利用價(jià)值并歸檔保存的電子文件。[來(lái)源：GB/T18894-2016.3.2]3.6元數(shù)據(jù)metadata描述電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及其整個(gè)管理過(guò)程的數(shù)據(jù)。[來(lái)源：GB/T18894-2016.3.3]3.7歸檔archiving將具有保存價(jià)值且辦理完畢的電子文件及相關(guān)信息經(jīng)收集、整理后元數(shù)據(jù)向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。[來(lái)源：GB/T18894-2016.3.12]3.8信息包不帶括號(hào)的英文名稱(chēng)由內(nèi)容數(shù)據(jù)和相關(guān)保存描述信息構(gòu)成的信息整體。3.9歸檔信息包不帶括號(hào)的英文名稱(chēng)電子文件形成或辦理部門(mén)在歸檔時(shí)按照要求對(duì)電子文件及相關(guān)信息進(jìn)行組織并向檔案部門(mén)提交的信息包。3.10開(kāi)放式版式文檔不帶括號(hào)的英文名稱(chēng)獨(dú)立于軟件，硬件、操作系統(tǒng)、輸出設(shè)備的版式文檔格式。33.11封裝不帶括號(hào)的英文名稱(chēng)將電子文件或電子檔案及其元數(shù)據(jù)作為一個(gè)整體按指定結(jié)構(gòu)打包的過(guò)程。3.12信息共享不帶括號(hào)的英文名稱(chēng)市場(chǎng)主體設(shè)立登記后，登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)將市場(chǎng)主體登記信息共享至信息交換平臺(tái)，行政許可部門(mén)、行業(yè)主管部門(mén)根據(jù)經(jīng)營(yíng)范圍獲取市場(chǎng)主體登記信息，并依法進(jìn)行事中事后監(jiān)管。3.13信息歸集共享不帶括號(hào)的英文名稱(chēng)政府部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照“誰(shuí)產(chǎn)生、誰(shuí)公示、誰(shuí)負(fù)責(zé)”原則，以統(tǒng)一社會(huì)信用代碼為標(biāo)識(shí)，通過(guò)國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)市場(chǎng)主體信息的統(tǒng)一歸集公示和互聯(lián)共享。具體包括：市場(chǎng)主體登記注冊(cè)、備案信息，行政許可（備案）信息，適用一般程序的行政處罰信息，抽查檢查結(jié)果信息，經(jīng)營(yíng)異常名錄、嚴(yán)重違法失信名單等政府部門(mén)失信名單信息，商標(biāo)注冊(cè)公告后信息、專(zhuān)利授權(quán)公告后信息，財(cái)產(chǎn)抵押登記信息和股權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)出質(zhì)登記信息，市場(chǎng)主體股權(quán)凍結(jié)等司法協(xié)助執(zhí)行信息等。4縮略語(yǔ)下列縮略語(yǔ)適用于本文件。OFD∶開(kāi)放式版式文檔（OpenFixedlayoutDocument）【來(lái)源：GB/T33190-2016.4.4款】XML∶可擴(kuò)展置標(biāo)語(yǔ)言（ExtensibleMarkupLanguage）【來(lái)源：GB/T33190-2016.4.10款】5總則5.1為規(guī)范全市市場(chǎng)主體登記電子文件歸檔和電子檔案管理，確保電子文件和電子檔案真實(shí)、可靠、完整、可用和安全，提高管理效率，促進(jìn)信息共享，便于長(zhǎng)期保存。5.2本辦法適用于全市市場(chǎng)主體登記注冊(cè)（包含但不限于全程電子化登記、網(wǎng)上登記、窗口登記）過(guò)程中登記電子文件歸檔和電子檔案的管理。5.3市場(chǎng)主體登記電子文件歸檔和登記電子檔案管理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級(jí)管理、真實(shí)可靠、齊全完整、安全可用的原則。5.4市場(chǎng)主體登記機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)市場(chǎng)主體登記電子檔案的收集、整理和歸檔，登記機(jī)關(guān)對(duì)依職權(quán)形成電子檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性負(fù)責(zé)。6收集與歸檔6.1要求46.1.1登記機(jī)關(guān)市場(chǎng)主體全程電子化登記管理系統(tǒng)應(yīng)具備電子文件管理與歸檔功能，能對(duì)登記電子文件形成與流轉(zhuǎn)實(shí)施有效控制，保障其真實(shí)、完整和安全；能在形成和流轉(zhuǎn)過(guò)程中及時(shí)跟蹤、檢查、補(bǔ)充與登記相關(guān)的登記電子文件及其元數(shù)據(jù)。6.1.2登記電子文件應(yīng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或能轉(zhuǎn)換成國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)版式的文件格式，應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定電子檔案長(zhǎng)期保存要求。6.1.3登記機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)國(guó)家市場(chǎng)監(jiān)督管理總局公布的企業(yè)登記《申請(qǐng)文書(shū)規(guī)范》，確定登記電子文件歸檔范圍和登記電子檔案分類(lèi)體系。6.2收集、整理、歸檔6.2.1登記電子文件辦理完畢后，登記部門(mén)應(yīng)按歸檔要求及時(shí)收集完整；登記電子文件整理時(shí)，應(yīng)按登記電子檔案分類(lèi)體系，組成文件信息包，信息包應(yīng)包含登記電子文件及過(guò)程信息、版本信息等元數(shù)據(jù)。6.2.2登記電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)同時(shí)歸檔，元數(shù)據(jù)符合國(guó)家和江蘇省相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。歸檔標(biāo)志中應(yīng)含有企業(yè)統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、注冊(cè)號(hào)、檔案號(hào)、歸檔責(zé)任人、歸檔時(shí)間、文件信息包名稱(chēng)等信息。6.2.3登記電子文件和數(shù)字化傳統(tǒng)登記檔案確認(rèn)歸檔后，應(yīng)通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)生成符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或能夠轉(zhuǎn)換成國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的版式文件格式，并能長(zhǎng)期保存歸檔的登記電子檔案。6.2.4登記電子文件歸檔時(shí)應(yīng)采用國(guó)家統(tǒng)一的版式文件格式，屬于國(guó)家秘密的電子文件應(yīng)使用專(zhuān)用保密存儲(chǔ)介質(zhì)存儲(chǔ)，并按保密規(guī)定辦理歸檔手續(xù)。7存儲(chǔ)和管理7.1存儲(chǔ)登記機(jī)關(guān)應(yīng)按登記管理權(quán)限使用統(tǒng)一的登記電子檔案管理系統(tǒng)，管理登記全部電子檔案。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備接收登記、分類(lèi)組織、鑒定處置、權(quán)限控制、檢索利用、安全備份、統(tǒng)計(jì)打印、移交輸出、系統(tǒng)管理等基本功能。登記機(jī)關(guān)將電子文件歸檔后，檔案管理機(jī)構(gòu)按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范對(duì)電子檔案進(jìn)行命名及數(shù)據(jù)封裝，滿(mǎn)足不依賴(lài)特定應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行保存、讀取的要求。7.2管理7.2.1登記電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)按照國(guó)家信息安全登記保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)和涉密信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)管理規(guī)定，建立管理系統(tǒng)和電子檔案內(nèi)容安全保密防護(hù)體系，嚴(yán)格執(zhí)行安全保密管理制度。7.2.2采用電子簽名、數(shù)字證書(shū)等技術(shù)手段時(shí)，應(yīng)符合國(guó)家法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)要求，依法需要相關(guān)部門(mén)審批或許可的，應(yīng)得到主管部門(mén)的審批或許可。7.2.3登記電子檔案載體應(yīng)按照國(guó)家和相關(guān)行業(yè)有關(guān)磁性載體、光載體等保管保護(hù)要求管理和存放。登記機(jī)關(guān)應(yīng)定期測(cè)試檢查電子檔案保管情況及可讀取狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。（增加備份內(nèi)容）7.2.4電子檔案運(yùn)行軟硬件環(huán)境、存儲(chǔ)載體等發(fā)生變化時(shí)，登記機(jī)關(guān)應(yīng)及時(shí)遷移、轉(zhuǎn)換電子檔案及元數(shù)據(jù)，確保其內(nèi)容真實(shí)、完整并在新環(huán)境下完全兼容。7.2.5電子檔案鑒定銷(xiāo)毀參照同類(lèi)紙質(zhì)檔案鑒定銷(xiāo)毀規(guī)定執(zhí)行，且應(yīng)在單位主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)并登記后實(shí)施。8移交與接收8.1移交58.1.1全程電子化登記市場(chǎng)主體遷移變更登記機(jī)關(guān)的，原登記機(jī)關(guān)應(yīng)將其電子檔案及時(shí)移交遷入登記機(jī)關(guān)，有紙質(zhì)檔案的一并移交；無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對(duì)接的，可采用離線方式進(jìn)行，或移交加蓋檔案查詢(xún)印章的電子檔案打印件。原登記機(jī)關(guān)應(yīng)繼續(xù)保存已遷移市場(chǎng)主體的電子檔案數(shù)據(jù)，確?？勺匪荨⒖刹樵?xún)。需遷移變更登記機(jī)關(guān)的市場(chǎng)主體有紙質(zhì)檔案的，一并移交。8.1.2登記機(jī)關(guān)應(yīng)向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交電子檔案。具有永久保存價(jià)值的企業(yè)登記檔案，應(yīng)與各級(jí)市場(chǎng)監(jiān)管（行政審批）部門(mén)其他依法應(yīng)移交檔案同步移交至同級(jí)檔案館。移交按檔案管理部門(mén)要求進(jìn)8.2接受登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)依法依規(guī)向同級(jí)檔案館移交登記電子檔案。登記電子檔案的移交與接收符合國(guó)家檔案局的《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)〔2012〕7號(hào)）。9查詢(xún)與利用登記電子檔案查閱、利用，按照國(guó)家和省市場(chǎng)監(jiān)管部門(mén)規(guī)定執(zhí)行。涉及個(gè)人隱私、企業(yè)商業(yè)秘密及其它敏感信息的，應(yīng)采取有效措施予以保護(hù)。涉密信息應(yīng)符合國(guó)家信息安全保護(hù)有關(guān)規(guī)定。9.1查詢(xún)9.1.1登記電子檔案分機(jī)讀檔案、書(shū)式檔案等。各組織、個(gè)人均可向登記機(jī)關(guān)進(jìn)行機(jī)讀檔案資料查詢(xún)。書(shū)式檔案資料查詢(xún)按原規(guī)定執(zhí)行。登記機(jī)關(guān)應(yīng)做好登記電子檔案利用工作，以登記信息公示平臺(tái)為基礎(chǔ)，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立準(zhǔn)確、快捷、廣域、經(jīng)濟(jì)的電子檔案免費(fèi)查詢(xún)服務(wù)系統(tǒng)，充分發(fā)揮電子檔案共享利用優(yōu)勢(shì)。9.1.2登記機(jī)關(guān)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)檔案查詢(xún)服務(wù)窗口，在部門(mén)官網(wǎng)設(shè)置互聯(lián)網(wǎng)機(jī)讀檔案自助查詢(xún)端口，有條件地區(qū)可在政務(wù)服務(wù)中心和銀行窗口等設(shè)置機(jī)讀檔案查詢(xún)一體機(jī)等，以互聯(lián)網(wǎng)“不見(jiàn)面”方式提供機(jī)讀檔案等查詢(xún)服務(wù)。查詢(xún)系統(tǒng)應(yīng)具備免費(fèi)查詢(xún)、下載、導(dǎo)出、打印等服務(wù)功能（涉及個(gè)人隱私、商業(yè)秘密和國(guó)家機(jī)密等的信息除外）。9.1.3登記機(jī)關(guān)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)“不見(jiàn)面”方式提供機(jī)讀檔案查詢(xún)服務(wù)的，應(yīng)當(dāng)依規(guī)定在檔案查詢(xún)服務(wù)窗口、互聯(lián)網(wǎng)端口、一體機(jī)等設(shè)定組織、個(gè)人等查閱對(duì)象的注冊(cè)登錄、身份認(rèn)證、電子簽章等必要的技術(shù)措施，規(guī)定查閱利用權(quán)限。電子檔案封存載本不得查閱、外借，確保聯(lián)網(wǎng)利用的信息安全和可靠的監(jiān)管保障。9.1.4除依規(guī)定需要