別墅物業(yè)項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)運(yùn)作方法及管理制度

別墅物業(yè)項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)運(yùn)作方法及管理制度世紀(jì)物業(yè)將目標(biāo)管理貫穿整個(gè)管理過(guò)程，建立可量化的分級(jí)質(zhì)量目標(biāo)管理體系，嚴(yán)格按照ISO9001質(zhì)量管理體系要求，建立質(zhì)量管理與控制體系文件。一、目標(biāo)計(jì)劃管理目標(biāo)確定充分溝通管理處總經(jīng)理將根據(jù)管理處年度工作目標(biāo)，與管理處各部門及員工充分溝通，經(jīng)過(guò)協(xié)商達(dá)成共識(shí)。目標(biāo)分解經(jīng)過(guò)溝通，將管理處目標(biāo)分解到各部門，各部門再將部門目標(biāo)分解落實(shí)各組或個(gè)人，同時(shí)各部門或個(gè)人應(yīng)再將目標(biāo)細(xì)化到階段性目標(biāo)。計(jì)劃制定各部門和個(gè)人必須依據(jù)本部門或個(gè)人目標(biāo)制定切實(shí)可行的工作計(jì)劃，以確保目標(biāo)分步驟分階段逐步實(shí)現(xiàn)。檢查評(píng)審為了保證目標(biāo)的按時(shí)完成，必須對(duì)工作計(jì)劃執(zhí)行情況隨時(shí)進(jìn)行監(jiān)控。每日檢查：由各部門主管或班組長(zhǎng)對(duì)工作情況進(jìn)行巡視檢查，并填寫檢查記錄表；每周由管理處總經(jīng)理攜各部門經(jīng)理進(jìn)行全面檢查；根據(jù)日檢和周檢結(jié)果出具檢查報(bào)告及整改措施。每年由公司組織一次內(nèi)部質(zhì)量審核。對(duì)業(yè)主投訴的重大問(wèn)題或突發(fā)事件開(kāi)展調(diào)查。分析與改進(jìn)根據(jù)檢查記錄表、檢查報(bào)告和內(nèi)部質(zhì)量審核報(bào)告進(jìn)行認(rèn)真研究，分析其發(fā)生的深層次原因，以便制定改進(jìn)措施，并對(duì)整改措施的充分性、適用性、和有效性進(jìn)行評(píng)審。二、管理規(guī)章制度和資料管理（一）管理規(guī)章制度規(guī)章制度在日常物業(yè)管理實(shí)務(wù)運(yùn)行中既是物業(yè)管理的保障，又是實(shí)施物業(yè)管理的準(zhǔn)則，一個(gè)企業(yè)管理水平的高低就可以從它是否有健全的規(guī)章制度并嚴(yán)格執(zhí)行上來(lái)評(píng)判。我公司管理人員將根據(jù)我公司制度體系，結(jié)合某別墅的實(shí)際，制訂某別墅管理制度和管理體系。其內(nèi)容主要有以下諸方面（但不限以下內(nèi)容）組成。公眾制度（具體內(nèi)容略）某別墅業(yè)主公約某別墅業(yè)主精神文明公約消防安全責(zé)任書裝修管理規(guī)定用水管理規(guī)定用電管理規(guī)定煤氣使用管理規(guī)定專用房屋管理規(guī)定環(huán)境衛(wèi)生管理規(guī)定治安管理規(guī)定防火防風(fēng)管理規(guī)定商鋪管理規(guī)定停車管理規(guī)定貨物出入管理規(guī)定崗位職責(zé)（具體內(nèi)容略）管理處總經(jīng)理崗位職責(zé)客戶服務(wù)經(jīng)理崗位職責(zé)工程經(jīng)理崗位職責(zé)安全經(jīng)理崗位職責(zé)保安崗位職責(zé)車場(chǎng)管理員崗位職責(zé)監(jiān)控室保安員崗位職責(zé)設(shè)備運(yùn)行管理員崗位職責(zé)維修管理員崗位職責(zé)后勤管理員崗位職責(zé)(兼職)檔案管理員崗位職責(zé)(兼職)行政人事管理員崗位職責(zé)(兼職)保潔員崗位職責(zé)綠化員崗位職責(zé)客戶助理員崗位職責(zé)備注：各崗位人員可根據(jù)具體情況設(shè)置，可一人兼崗。3、管理運(yùn)作制度（具體內(nèi)容略）員工行為規(guī)范房屋鑰匙管理程序供電管理程序供水管理程序裝修控制程序收費(fèi)運(yùn)作程序綠化管理程序清潔衛(wèi)生管理程序治安管理程序停車管理程序值班管理程序消防管理程序公用設(shè)施改造及維護(hù)維修工作程序服務(wù)回訪工作程序財(cái)務(wù)核算程序服務(wù)受理程序商鋪管理程序4、公司考核管理制度及標(biāo)準(zhǔn)（具體內(nèi)容略）員工月度考核辦法員工年終考核辦法人力資源考評(píng)制度員工末位淘汰制度物業(yè)資料管理科學(xué)的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為某別墅及公共設(shè)施的使用、維修、改建和各項(xiàng)管理工作提供指引和服務(wù)。1.物業(yè)資料管理流程：收集：工程技術(shù)、維修、改造資料；收集：工程技術(shù)、維修、改造資料；證件、裝修審批表；歷次管理活動(dòng)書面、音像記錄整理分類：產(chǎn)權(quán)資料；技術(shù)資料；管理規(guī)章及內(nèi)部管理制度；歷次管理工作資料、記錄；業(yè)委會(huì)文件、通知、資料、活動(dòng)記錄；財(cái)務(wù)帳表及分布方案歸檔：按ISO9001：2000國(guó)際體系標(biāo)準(zhǔn)。利用：按權(quán)限取用，領(lǐng)取時(shí)登記，使用后立即歸還。2.檔案資料的分類檢索（1）開(kāi)發(fā)建設(shè)單位移交檔案資料(復(fù)印件)1)產(chǎn)權(quán)資料2)技術(shù)資料某別墅規(guī)劃圖建筑施工圖竣工圖a.總平面圖b.單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖c.消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖工程合同開(kāi)、竣工報(bào)告隱蔽工程驗(yàn)收簽證竣工驗(yàn)收證明書鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書水電、衛(wèi)生器具等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告供水試壓報(bào)告3)物業(yè)資料某別墅基本資料某別墅分項(xiàng)資料公共配套資料（2）管理處自建檔案資料1)業(yè)主資料A.業(yè)主基本情況B.各項(xiàng)簽約文件2)日常管理資料A.環(huán)境管理記錄B.保安管理記錄C.車輛檔案D.裝修管理資料檔案E.維修服務(wù)檔案F收費(fèi)管理檔案G.設(shè)備管理檔案H.綠化管理檔案I.環(huán)境管理檔案J意見(jiàn)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄K.業(yè)主投訴及處理記錄L.員工管理檔案M.培訓(xùn)檔案N.行政文件3、檔案、資料使用流程：開(kāi)發(fā)建設(shè)單位開(kāi)發(fā)建設(shè)單位提供的資料某管理處檔案室張貼文件物業(yè)管理公司建立的資料借閱文件復(fù)印文件作廢文件4、檔案資料收、發(fā)管理程序（1）公司重要資料（如開(kāi)發(fā)建設(shè)單位提供的資料）接收必須經(jīng)過(guò)管理處經(jīng)理或其指定負(fù)責(zé)人驗(yàn)收，完善交接手續(xù)后方能分卷歸檔。（2）日常管理文件按照公司制定的文件管理程序進(jìn)行發(fā)放及接收，并分卷歸檔。5、某別墅檔案資料管理要求（1）采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方式，如電腦磁盤、光碟、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、圖表等，并采用相適應(yīng)的保管、儲(chǔ)存方法。（2）盡可能把其它形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電子檔案儲(chǔ)存，便于查找和利用。（3）電腦文件必須由專人按