別墅物業(yè)項目管理機構運作方法及管理制度

別墅物業(yè)項目管理機構運作方法及管理制度世紀物業(yè)將目標管理貫穿整個管理過程，建立可量化的分級質(zhì)量目標管理體系，嚴格按照ISO9001質(zhì)量管理體系要求，建立質(zhì)量管理與控制體系文件。一、目標計劃管理目標確定充分溝通管理處總經(jīng)理將根據(jù)管理處年度工作目標，與管理處各部門及員工充分溝通，經(jīng)過協(xié)商達成共識。目標分解經(jīng)過溝通，將管理處目標分解到各部門，各部門再將部門目標分解落實各組或個人，同時各部門或個人應再將目標細化到階段性目標。計劃制定各部門和個人必須依據(jù)本部門或個人目標制定切實可行的工作計劃，以確保目標分步驟分階段逐步實現(xiàn)。檢查評審為了保證目標的按時完成，必須對工作計劃執(zhí)行情況隨時進行監(jiān)控。每日檢查：由各部門主管或班組長對工作情況進行巡視檢查，并填寫檢查記錄表；每周由管理處總經(jīng)理攜各部門經(jīng)理進行全面檢查；根據(jù)日檢和周檢結果出具檢查報告及整改措施。每年由公司組織一次內(nèi)部質(zhì)量審核。對業(yè)主投訴的重大問題或突發(fā)事件開展調(diào)查。分析與改進根據(jù)檢查記錄表、檢查報告和內(nèi)部質(zhì)量審核報告進行認真研究，分析其發(fā)生的深層次原因，以便制定改進措施，并對整改措施的充分性、適用性、和有效性進行評審。二、管理規(guī)章制度和資料管理（一）管理規(guī)章制度規(guī)章制度在日常物業(yè)管理實務運行中既是物業(yè)管理的保障，又是實施物業(yè)管理的準則，一個企業(yè)管理水平的高低就可以從它是否有健全的規(guī)章制度并嚴格執(zhí)行上來評判。我公司管理人員將根據(jù)我公司制度體系，結合某別墅的實際，制訂某別墅管理制度和管理體系。其內(nèi)容主要有以下諸方面（但不限以下內(nèi)容）組成。公眾制度（具體內(nèi)容略）某別墅業(yè)主公約某別墅業(yè)主精神文明公約消防安全責任書裝修管理規(guī)定用水管理規(guī)定用電管理規(guī)定煤氣使用管理規(guī)定專用房屋管理規(guī)定環(huán)境衛(wèi)生管理規(guī)定治安管理規(guī)定防火防風管理規(guī)定商鋪管理規(guī)定停車管理規(guī)定貨物出入管理規(guī)定崗位職責（具體內(nèi)容略）管理處總經(jīng)理崗位職責客戶服務經(jīng)理崗位職責工程經(jīng)理崗位職責安全經(jīng)理崗位職責保安崗位職責車場管理員崗位職責監(jiān)控室保安員崗位職責設備運行管理員崗位職責維修管理員崗位職責后勤管理員崗位職責(兼職)檔案管理員崗位職責(兼職)行政人事管理員崗位職責(兼職)保潔員崗位職責綠化員崗位職責客戶助理員崗位職責備注：各崗位人員可根據(jù)具體情況設置，可一人兼崗。3、管理運作制度（具體內(nèi)容略）員工行為規(guī)范房屋鑰匙管理程序供電管理程序供水管理程序裝修控制程序收費運作程序綠化管理程序清潔衛(wèi)生管理程序治安管理程序停車管理程序值班管理程序消防管理程序公用設施改造及維護維修工作程序服務回訪工作程序財務核算程序服務受理程序商鋪管理程序4、公司考核管理制度及標準（具體內(nèi)容略）員工月度考核辦法員工年終考核辦法人力資源考評制度員工末位淘汰制度物業(yè)資料管理科學的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為某別墅及公共設施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指引和服務。1.物業(yè)資料管理流程：收集：工程技術、維修、改造資料；收集：工程技術、維修、改造資料；證件、裝修審批表；歷次管理活動書面、音像記錄整理分類：產(chǎn)權資料；技術資料；管理規(guī)章及內(nèi)部管理制度；歷次管理工作資料、記錄；業(yè)委會文件、通知、資料、活動記錄；財務帳表及分布方案歸檔：按ISO9001：2000國際體系標準。利用：按權限取用，領取時登記，使用后立即歸還。2.檔案資料的分類檢索（1）開發(fā)建設單位移交檔案資料(復印件)1)產(chǎn)權資料2)技術資料某別墅規(guī)劃圖建筑施工圖竣工圖a.總平面圖b.單體建筑、結構、設備竣工圖c.消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖工程合同開、竣工報告隱蔽工程驗收簽證竣工驗收證明書鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書新材料、構配件的鑒定合格證書水電、衛(wèi)生器具等設備的檢驗合格證書砂漿、混凝土試塊試壓報告供水試壓報告3)物業(yè)資料某別墅基本資料某別墅分項資料公共配套資料（2）管理處自建檔案資料1)業(yè)主資料A.業(yè)主基本情況B.各項簽約文件2)日常管理資料A.環(huán)境管理記錄B.保安管理記錄C.車輛檔案D.裝修管理資料檔案E.維修服務檔案F收費管理檔案G.設備管理檔案H.綠化管理檔案I.環(huán)境管理檔案J意見調(diào)查、統(tǒng)計記錄K.業(yè)主投訴及處理記錄L.員工管理檔案M.培訓檔案N.行政文件3、檔案、資料使用流程：開發(fā)建設單位開發(fā)建設單位提供的資料某管理處檔案室張貼文件物業(yè)管理公司建立的資料借閱文件復印文件作廢文件4、檔案資料收、發(fā)管理程序（1）公司重要資料（如開發(fā)建設單位提供的資料）接收必須經(jīng)過管理處經(jīng)理或其指定負責人驗收，完善交接手續(xù)后方能分卷歸檔。（2）日常管理文件按照公司制定的文件管理程序進行發(fā)放及接收，并分卷歸檔。5、某別墅檔案資料管理要求（1）采用多種形式的文檔儲存方式，如電腦磁盤、光碟、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、圖表等，并采用相適應的保管、儲存方法。（2）盡可能把其它形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電子檔案儲存，便于查找和利用。（3）電腦文件必須由專人按