淺析文秘工作者如何扮演參謀角色

淺析文秘工作者如何扮演參謀角色摘要：文秘工作者的參謀活動(dòng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)有著重要的作用，正確扮演好參謀角色有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文從秘書參謀角色的概念出發(fā)，對(duì)秘書扮演參謀角色的特點(diǎn)和原則做了說(shuō)明，并對(duì)提高秘書的參謀活動(dòng)提出了建議。關(guān)鍵詞：秘書；參謀活動(dòng)；參謀角色；1、秘書參謀角色的概念參謀首先是指一種行為過(guò)程，是為決策者在抉擇過(guò)程中提供謀劃、建議的一種智力輔助性的社會(huì)活動(dòng)。其次，也常常使且其名詞詞義，指稱從事智力輔助性參謀咨詢活動(dòng)的主體，即一般所指的參謀者或參謀。秘書的參謀活動(dòng)，是以秘書部門和秘書人員為主體，以所在管理系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)者為對(duì)象，以輔助領(lǐng)導(dǎo)正確決策為目標(biāo)，以秘書事務(wù)為中介，以出謀獻(xiàn)策為手段，影響領(lǐng)導(dǎo)者決策行為的過(guò)程。秘書的參謀活動(dòng)是客觀存在的，既不能否定也不能夸大，正確認(rèn)識(shí)秘書的參謀活動(dòng)，對(duì)輔助領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策和提高秘書的素質(zhì)有著十分重要的意義“角色”,原本是戲劇、電影等表演藝術(shù)中的概念。上世紀(jì)初,由喬治?米德引入到社會(huì)心理學(xué)的領(lǐng)域中,意指“人處于一定社會(huì)地位上所具有的一套權(quán)利義務(wù)和行為規(guī)范?！保?）那么,套用這一概念,“秘書角色”我們就可以理解為“當(dāng)一個(gè)人處于秘書這一社會(huì)地位上時(shí)所具有的一套權(quán)利義務(wù)和行為規(guī)范”，而“秘書的參謀角色”就可以這樣理解：當(dāng)一個(gè)人處于秘書這一社會(huì)地位上時(shí)，進(jìn)行參謀活動(dòng)時(shí)所具有的一套權(quán)利義務(wù)和行為規(guī)范。2、秘書參謀角色的特點(diǎn)（1）隨機(jī)性。秘書與領(lǐng)導(dǎo)人工作在一起，彼此熟悉，相互了解，有共同的時(shí)間基礎(chǔ)。在共同的工作中，可以隨時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，隨時(shí)提出參謀建議；領(lǐng)導(dǎo)人也可以征求意見(jiàn)，提出咨詢，不必通過(guò)一定的程序也不必舉行正式的會(huì)議。這種隨機(jī)性參謀咨詢靈活及時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)者不必為征求意見(jiàn)和建議花費(fèi)更多的精力去組織、啟發(fā)介紹情況，不必考慮參謀咨詢費(fèi)用和人力；秘書也不必按照固定的程序和方式提出建議和意見(jiàn)。這種隨機(jī)性的參謀咨詢，便于解決組織運(yùn)轉(zhuǎn)中隨時(shí)可能出現(xiàn)的偶發(fā)事件或局部問(wèn)題，有利于抓住苗頭和趨勢(shì)，幾乎是協(xié)調(diào)矛盾，解決問(wèn)題，對(duì)于重大問(wèn)題，也可以及時(shí)尋求解決問(wèn)題的途徑和方法（2）綜合性。秘書部門兼具辦文辦會(huì)辦事等職能活動(dòng)，信息來(lái)源廣，信息量大，掌握的綜合情況多，便于全方位多觸角地發(fā)揮參謀作用，及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、有效地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息依據(jù)。（3）受制性。它是從秘書部門的地位來(lái)說(shuō)的，是由秘書部門是領(lǐng)導(dǎo)集體的辦公部門的職責(zé)決定的。一方面受制于領(lǐng)導(dǎo)者，包括，受制于領(lǐng)導(dǎo)者的權(quán)限、管理意向、領(lǐng)導(dǎo)者的素質(zhì)、領(lǐng)導(dǎo)者信任程度、領(lǐng)導(dǎo)者的認(rèn)知狀況、領(lǐng)導(dǎo)者的心理情緒等。一方面受制于組織環(huán)境，在管理民主程度較高的組織內(nèi)，秘書較能發(fā)揮參謀輔助作用，反之則會(huì)制約秘書發(fā)揮參謀輔助作用。另一方面受制于秘書自身，自身的思想素質(zhì)、認(rèn)識(shí)水平、經(jīng)驗(yàn)與態(tài)度、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)意圖的認(rèn)知程度、文字水平等主觀因素對(duì)其參謀活動(dòng)的制約，是起決定作用的內(nèi)因。3、秘書扮演參謀角色的原則在現(xiàn)代管理工作中，秘書的參謀對(duì)于提高領(lǐng)導(dǎo)工作效率有重要作用。為了有效地發(fā)揮參謀作用，秘書人員在扮演參謀角色時(shí)必須堅(jiān)持以下原則：（1）“謀”而有“度”。所謂“度”，具體地說(shuō)就是秘書在參與決策中首先應(yīng)考慮如何向領(lǐng)導(dǎo)提意見(jiàn)、何時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提出意見(jiàn)。因?yàn)槊貢菫轭I(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，因此一定要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖提供有價(jià)值的信息、資料和建議，切不可不顧領(lǐng)導(dǎo)的意圖把自己的意見(jiàn)或觀點(diǎn)強(qiáng)加給領(lǐng)導(dǎo)。向領(lǐng)導(dǎo)提建議還要講究方法和藝術(shù)，有時(shí)候明明是一條好的建議，但由于秘書在提供時(shí)不講方法和藝術(shù)，結(jié)果不僅沒(méi)有收到應(yīng)有的效果，反而讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你產(chǎn)生了反感。實(shí)踐證明，信息接受者對(duì)某一信息最需要時(shí)吸收它的可能性最大。一般來(lái)說(shuō)，某一問(wèn)題迫在眉睫，或決策者正在考慮這一問(wèn)題，或這個(gè)問(wèn)題解決的條件已經(jīng)基本成熟，我們出謀獻(xiàn)策就容易引起重視。參謀工作的這種規(guī)律性要求提供參謀意見(jiàn)，要把握好時(shí)機(jī)，做到言當(dāng)其時(shí)，不失良機(jī)。所謂"機(jī)"，通常是指人們對(duì)事物所呈現(xiàn)的某種特殊狀態(tài)的認(rèn)識(shí)和利用。在參謀活動(dòng)中，如能有效地察機(jī)、識(shí)機(jī)、握機(jī)、用機(jī)，會(huì)以較少的勞動(dòng)獲得較大的參謀成果（2）“謀”而有備。所謂“備”，就是秘書為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考意見(jiàn)時(shí)要掌握充分的資料，要做到有理有據(jù)。這些資料來(lái)源于調(diào)查。調(diào)查研究是參謀決策的重要前提，領(lǐng)導(dǎo)就某項(xiàng)工作或問(wèn)題做出正確決策的依據(jù)是秘書部門對(duì)實(shí)際情況的調(diào)查。調(diào)查研究的目的在于掌握信息，先人所知。信息是參謀的基礎(chǔ)，謀略以信息為根據(jù)。因此，事關(guān)參謀的調(diào)查研究應(yīng)是高層次、高水平的，特別講究深入實(shí)際的調(diào)查研究。它要求調(diào)研講究實(shí)效出成果；應(yīng)從宏觀、政策、對(duì)策上想全局，議大事，求上策，對(duì)客觀事物進(jìn)行全面的調(diào)查研究，在把握了事物發(fā)展的脈絡(luò)、認(rèn)識(shí)了事物發(fā)展過(guò)程之后，只有這樣，才能提出有價(jià)值的建議，這種建議才能被領(lǐng)導(dǎo)采納。因此，秘書要當(dāng)好參謀就一定要做好調(diào)查研究。（3）“謀”而有理。秘書向領(lǐng)導(dǎo)提出的建議必須有足夠的道理。因此，秘書必須堅(jiān)持理論聯(lián)系實(shí)際。其一，作為一名合格的秘書，原則性要強(qiáng)，品質(zhì)要好，思想作風(fēng)要正；其二，要具備一定的政治、哲學(xué)、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)等基本理論知識(shí)和獨(dú)立的科學(xué)思維能力；其三，要具備超前的、活躍的創(chuàng)新意識(shí)，要有對(duì)事業(yè)高度負(fù)責(zé)的精神。只有這樣，才能保證理論與實(shí)際的融會(huì)貫通，才能拿出有道理的建議。為此，秘書就要扮演好“關(guān)起門來(lái)當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)”的角色，站在領(lǐng)導(dǎo)角度思考問(wèn)題，只有這樣才能真正在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮好參謀助手作用。（4）“謀”而有據(jù)。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，只有深入領(lǐng)會(huì)和貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，才能在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮有效的作用。同時(shí)，秘書的作用發(fā)揮得如何，還直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)人的工作質(zhì)量、效率及形象。因此，秘書能否做到“謀”而有據(jù)至關(guān)重要。5、參謀咨詢工作的作用秘書的參謀咨詢工作，是秘書參謀職能的具體化，具有其他工作無(wú)法替代的作用。首先，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)思想具有充實(shí)完善的作用。秘書工作者的新鮮思想、觀點(diǎn)、認(rèn)識(shí)，通過(guò)參謀咨詢工作與領(lǐng)導(dǎo)思想溶為一體，就會(huì)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的思想有所幫助。其次，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策具有輔助取舍的作用。參謀工作往往體現(xiàn)在工作建議、預(yù)案等若干方面。提出參謀意見(jiàn)，有利于領(lǐng)導(dǎo)決策的形成。就一個(gè)問(wèn)題提出幾個(gè)參謀意見(jiàn)，有助于領(lǐng)導(dǎo)決策的優(yōu)選；提出決策方案的優(yōu)選意見(jiàn)，有助于領(lǐng)導(dǎo)決策的確定。再次，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作具有提醒警策的作用。在完成領(lǐng)導(dǎo)者交辦工作的同時(shí)，主動(dòng)考慮并提出那些領(lǐng)導(dǎo)者暫時(shí)沒(méi)有想到而需要提出的問(wèn)題以及秘書部門每天報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)者的經(jīng)過(guò)精選的有用信息，這些都能提醒領(lǐng)導(dǎo)者注意某種傾向、解決某一問(wèn)題，或啟發(fā)、警策領(lǐng)導(dǎo)者避免某些失誤，促使領(lǐng)導(dǎo)者不斷校正工作的運(yùn)行軌跡。參謀咨詢工作的這三種作用，有時(shí)是獨(dú)立發(fā)揮，更多的時(shí)候是同時(shí)發(fā)揮。參謀咨詢工作作用的大小，取決于問(wèn)題的難易程度、解決辦法的優(yōu)劣、提供方式時(shí)機(jī)是否得當(dāng)。5、提高我國(guó)秘書參謀活動(dòng)的必要性（1）經(jīng)濟(jì)全球化要求提高秘書的參謀活動(dòng)。隨著改革開(kāi)放的深入和中國(guó)加入WTO，秘書參與對(duì)外事務(wù)的工作將愈來(lái)愈多，秘書人員應(yīng)同樣起到重要的參謀作用。在對(duì)外談判、洽商、接待外賓和出外考察，引進(jìn)外資和境外投資，對(duì)外合作與外事糾紛的處理等等不再僅限于