淺談秘書的素養(yǎng)對工作質(zhì)量的影響

淺談秘書文化素養(yǎng)對工作質(zhì)量的影響摘要隨著社會的發(fā)展，企業(yè)規(guī)模的擴大和經(jīng)營模式的改善，溝通起到了至關(guān)重要的作用。秘書在企業(yè)作為一個上傳下達傳遞信息的重要人物，其所具備的文化素養(yǎng)將對工作質(zhì)量起到重要的影響。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的參謀助手，應(yīng)該具備出色的能力技巧與良好的道德思想，這樣才能使上司準確地了解問題的所在，作出及時的措施，提高了工作質(zhì)量，才能使企業(yè)的效益不斷的提高與進一步發(fā)展。關(guān)鍵詞秘書文化素養(yǎng)；工作質(zhì)量；影響秘書是領(lǐng)導(dǎo)同志的參謀和助手，是領(lǐng)導(dǎo)同志和機關(guān)與群眾聯(lián)系的紐帶，是上請下達，下情上達的橋梁和紐帶。狹義的秘書定義指：“專門從事辦公室程序性工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其他服務(wù)的人員。”廣義上的定義是：“位居領(lǐng)導(dǎo)人身邊或領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)中樞，從事辦公室事務(wù)，辦理文書，聯(lián)系各方，保證領(lǐng)導(dǎo)工作正常運轉(zhuǎn)，直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)并為各方面事務(wù)與信息工作的人。”秘書工作的性質(zhì)、任務(wù)與特點決定了秘書工作的重要性。秘書工作能否做好對領(lǐng)導(dǎo)和機關(guān)的影響很大，要成為一個優(yōu)秀的秘書人員，其需要具備基本的政治理論素養(yǎng)、思想道德素養(yǎng)和文化技能素養(yǎng)。而文化素養(yǎng)是秘書人員最基本的能力要求，其對工作質(zhì)量的好壞起到了決定性的作用。文秘文化素養(yǎng)的含義與內(nèi)容“素養(yǎng)”一詞在《辭?！分械亩x有4種，期中兩條的概括對文化素養(yǎng)的解較為直接。其一：“素質(zhì)”是指個人的才智、能力和內(nèi)在涵養(yǎng),即才干和道德力量。其二：素質(zhì)”是指人的體質(zhì)、品質(zhì)和素養(yǎng)。而文化素養(yǎng)從一般意義上講是指人對自然科學(xué)和人文科學(xué)的認識理解，狹義的思想上文化素養(yǎng)指一個人接受文化知識的高低，而廣義上涉及到一個人的外在修養(yǎng)，本身所具備的知識能力技巧，和內(nèi)在思想品質(zhì)素養(yǎng)等。當代社會，企業(yè)不斷發(fā)展，競爭力不斷加強，職員工作內(nèi)容安排更加細致。秘書不再是“花瓶”，她必須具備執(zhí)行力和判斷力，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成工作。一個優(yōu)秀的秘書，其所具備的文化素養(yǎng)對工作質(zhì)量的影響非常重要。而文化素養(yǎng)包括很多內(nèi)容，概括為以下幾點：社會科學(xué)學(xué)好專業(yè)知識應(yīng)是起碼的要求，而懂得一點文史哲，具備一定的文化素養(yǎng)，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可對工作有所裨益。相傳，在清朝某年間，皇帝派朝廷官員到南方招考官吏，但先后派了幾人均未能完成此任。何故？只為南方的秀才們嫌這些官員文化素養(yǎng)低，寫詩做對皆不行。后皇帝派了一個叫王爾烈的人又去江南辦理此事。那些江南才子們以出對聯(lián)來試王的文化，上聯(lián)曰：江南千山千水千秀才，王爾烈即刻以此下聯(lián)對之：塞北一天一地一圣人。語出驚人，頓受青睞。江南秀才們進而問到，先生的學(xué)問究竟有多大？王隨口吟到：天下文章屬三江三江文章屬吾鄉(xiāng)吾鄉(xiāng)文章屬吾弟吾為吾弟改文章。由此，一句對聯(lián)，一首詩完成了招考工作。自然科學(xué)秘書不僅僅要處理日常辦公室內(nèi)收發(fā)文件，傳遞信息等外還要為領(lǐng)導(dǎo)安排戶外的一些活動。了解一定的自然科學(xué)知識，可以及時的處理些突發(fā)事件。比如重要領(lǐng)導(dǎo)人開會，選擇開會地點時需要考慮到當?shù)鼗蛘咄獾氐牡乩砦恢脳l件，氣候適應(yīng)度，安全便捷等條件，這些都需要具備一定的自然科學(xué)常識。語言溝通當代社會，信息傳遞全球化，溝通尤為重要。良好的交流奠定成功的基礎(chǔ)。一個高級涉外秘書必須具備一門精通的外語，能夠順利的與外界交流，掌握了信息才能合理的提供服務(wù)。法律知識當今社會是個文明的社會，但也存在很多道德缺乏有損國家或企業(yè)利益的人或事。為了保護自己和企業(yè)的利益安全，秘書人員要具備一定的法律知識。5辦公軟件運用及文件抒寫能力秘書在日常辦公中基本上要掌握word、excel、ppt等辦公軟件，有些公司要求會用photoshop、coreward、CAD軟件。需要用到的是辦公自動化設(shè)備有復(fù)印機、打印機、傳真機，以及相關(guān)的維護。最基本的是要會公文寫作、應(yīng)用文寫作，比如報告、函、通知、會議安排、會議紀要、禮儀接待等。秘書文化素養(yǎng)對工作質(zhì)量的影響秘書人員基本的三要素中：一是內(nèi)容--辦什么事；二是時限--什么時間完成；所表現(xiàn)的反應(yīng)迅速、思路敏捷、處置泰然、機智靈活的智能。秘書人員接到突發(fā)事件信息后，應(yīng)當迅速做出反應(yīng)、按順序先弄清事件的性質(zhì)、程度和主要數(shù)據(jù)，發(fā)生地點，報告者情況，然后確定需要解決什么問題，應(yīng)報告誰，通知誰，怎么做，做到靈機泉涌，左右逢源，分秒不誤，毫厘不差。總結(jié)秘書是專門從事辦公室程序工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實施提供服務(wù)的人員。其活動的主要對象是領(lǐng)導(dǎo)者，根本職能是輔助管理，基本工作方式是處理信息和事務(wù)，由于這一工作的重要性，對從業(yè)人員也提出了較高的文化素質(zhì)要求。尤其在深化改革、擴大開放、推進社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的新時期，更需要一支具備專業(yè)文化素質(zhì)，懂法守法、具備才干的秘書隊伍。可以說，秘書文化素質(zhì)的好壞直接影響工作質(zhì)量的高低，推動企業(yè)的發(fā)展，