第3章 辦公自動化軟件

第三章辦公自動化軟件本章主要學(xué)習(xí)：在Windows環(huán)境下運行的辦公自動化軟件Word、Excel和PowerPoint，它們是Microsoft公司推出的辦公自動化套件MicrosoftOffice2000中的重要組成部分。2/27/20241浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.1MicrosoftOffice2000概述3.2字處理軟件Word20003.3電子表格軟件Excel20003.4文稿演示軟件PowerPoint2000第三章辦公自動化軟件2/27/20242浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.1MicrosoftOffice2000概述3.1.1辦公自動化概述P136一、辦公自動化的簡介辦公自動化綜合了多門學(xué)科，是發(fā)展迅速的新型學(xué)科辦公自動化是人機會話的信息系統(tǒng)辦公自動化應(yīng)實現(xiàn)對文字、數(shù)據(jù)、語音、圖形和圖像等信息的一體化出來過程辦公自動化以提高辦公效率和辦公質(zhì)量為目的。2/27/20243浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.1MicrosoftOffice2000概述二、辦公自動化系統(tǒng)的硬件設(shè)備計算機計算機網(wǎng)絡(luò)各種專用設(shè)備2/27/20244浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.1MicrosoftOffice2000概述三、辦公自動化應(yīng)實現(xiàn)的功能及業(yè)務(wù)文字處理數(shù)字、表格處理語音處理圖形圖像處理電子郵件電子會議文檔管理和資料檢索2/27/20245浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.1MicrosoftOffice2000概述3.1.2Office2000的組成和功能P138

Word2000是文字處理系統(tǒng)

Excel2000是電子表格系統(tǒng)

PowerPoint2000是文稿演示軟件

Access2000是關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)

Outlook2000是郵件傳輸和協(xié)作客戶端程序2/27/20246浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.1MicrosoftOffice2000概述3.1.3Office2000應(yīng)用程序的啟動和退出P138啟動：從‘開始’菜單啟動；雙擊快捷圖標(biāo)啟動；通過文檔啟動等退出：用‘文件/退出’命令；用窗口的‘關(guān)閉’按鈕等。3.1.4Office2000的幫助系統(tǒng)P139用‘幫助’菜單的‘MicrosoftPowerPoint幫助’命令；按功能鍵‘F1’等。3.1.5Office2000應(yīng)用程序的文件操作‘新建’、‘打開’、‘保存’、‘另存為’命令的使用；文件類型：docxls

ppt2/27/20247浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.2字處理軟件Word20003.2.1Word2000的基本操作3.2.2Word2000的排版技術(shù)3.2.3制表及表格處理3.2.4繪圖及圖文混排3.2.5打印word文檔3.2.6Word2000案例分析2/27/20248浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.2.1Word2000的基本操作一、Word2000的窗口的基本組成P139標(biāo)題欄“格式”工具欄標(biāo)尺文檔編輯器狀態(tài)欄菜單欄“常用”工具欄選定欄“繪圖”工具欄2/27/20249浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.2.1Word2000的基本操作二、文檔的輸入與編輯P141

1.文檔的創(chuàng)建 （新建）按鈕 “文件”－“新建” 2.文件的打開和保存 打開： （打開）按鈕 “文件”－“打開” 保存：（保存）按鈕 “文件”－“保存”或“另存為”

設(shè)置自動保存的步驟： 使用“工具”菜單－>“選項”命令－>“保存”選項卡 選中“自動保存時間間隔”復(fù)選框，設(shè)置間隔時間2/27/202410浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.2.1Word2000的基本操作 3.文字的輸入插入點定位“改寫”模式和“插入”模式輸入和插入插入文字插入時間和日期插入符號插入其他文檔2/27/202411浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.2.1Word2000的基本操作4.選擇正文選擇對象方法：一行：鼠標(biāo)單擊一段：鼠標(biāo)雙擊全文：鼠標(biāo)三擊任意一段連續(xù)文字：鼠標(biāo)拖動或shift與光標(biāo)移動鍵連用列表塊：Alt和鼠標(biāo)拖動取消選擇方法：鼠標(biāo)單擊任意未被選擇的部分擊任意一個插入點（光標(biāo)）移動鍵2/27/202412浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.2.1Word2000的基本操作5.刪除文字插入點后內(nèi)容：Del插入點前內(nèi)容：Backspace一塊連續(xù)的文字或項目：選擇后＋Del或Backspace6.撤銷和恢復(fù) 撤銷——撤銷用戶誤操作。“文件”－>“撤銷”“常用”工具欄的撤消按鈕Ctrl+Z

恢復(fù)——原撤銷命令撤銷的操作“文件”－>“恢復(fù)”“常用”工具欄的恢復(fù)按鈕2/27/202413浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.2.1Word2000的基本操作7.更改大小寫“格式”->“更改大小寫”，在對話框中選擇要改變的項目8.移動和復(fù)制移動/復(fù)制：選擇文本塊或項目->使用剪切/復(fù)制命令或工具欄上按鈕或使用Ctrl+X/Ctrl+C->打開/切換到另一文檔->插入點定位->使用粘貼命令或或使用Ctrl+V剪切或復(fù)制對象的多次粘貼:選擇對象->移動指針到對象,使指針變?yōu)?>拖動鼠標(biāo)(復(fù)制時同時按住Ctrl鍵)到相應(yīng)位置2/27/202414浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.2.1Word2000的基本操作9.查找和替換 1）查找： “編輯”菜單的“查找” “高級”按鈕功能 2）替換 使用“編輯”菜單的“替換”命令2/27/202415浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.2.1Word2000的基本操作10.自動更正和自動圖文集 1）自動更正 創(chuàng)建自動更正詞條 引用自動更正 刪除自動更正詞條 2）自動圖文集 創(chuàng)建自動圖文集詞條 引用自動圖文集 刪除自動圖文集詞條2/27/202416浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.2.2Word2000的排版技術(shù)一、字符格式化二、段落格式化三、邊框和底紋四、項目符號和編號五、題注、注釋和書簽六、樣式七、視圖介紹八、分欄2/27/202417浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.2.2Word2000的排版技術(shù)一、字符格式化P147

1.字體類操作（默認：宋休、5號）

字體、字形、字號、字符顏色、下劃線、著重號、效果等 2.間距類操作

字符間距、字符的提升/降低等 3.文字效果

只能用于顯示，不可打印。2/27/202418浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.2.2Word2000的排版技術(shù)二、段落格式化P150

Word中段落格式主要有：段落的對齊和縮進、行距、段落間距和制表位等。 方法一：使用標(biāo)尺 方法二：使用格式工具欄 方法三：使用“段落”對話框的“縮進和間距”選項卡

1.對齊 2.縮進 3.間距 4.復(fù)制段落格式（用格式刷） 5.查看某一段落的字體和段落格式（用‘幫助’/‘這是什么？’）2/27/202419浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.2.2Word2000的排版技術(shù)三、邊框與底紋1.設(shè)置邊框 設(shè)置：類型、線型、顏色、線條寬度2.設(shè)置底紋 底紋：分底紋填充和底紋圖案 取消底紋： 在“底紋”選項卡的“式樣” 菜單中選“清除”2/27/202420浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.2.2Word2000的排版技術(shù)四、項目符號和編號P1541、項目符號（1）添加項目符號（2）刪除項目符號2、編號（1）添加編號（2）刪除編號3、多級符號 用于創(chuàng)建多級標(biāo)題2/27/202421浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.2.2Word2000的排版技術(shù)五、題注、注釋和書簽P157題注是附加在表格、圖表、公式等項目上的一種帶編號的說明。注釋用于在打印文檔中為文本或某些術(shù)語提供解釋、批注以及相關(guān)的參考資料。書簽是用來標(biāo)記選定的文字、圖形、表格以及其他項目的一種方法。交叉引用是對文檔中其他位置中的項目的引用。2/27/202422浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.2.2Word2000的排版技術(shù)六、樣式P160

樣式是模板的重要組成部分，樣式本身是一系列格式的組合，這些格式可以是段落格式、字體格式、邊框和底紋等。1、新建樣式2、應(yīng)用樣式3、編輯樣式4、刪除樣式2/27/202423浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.2.2Word2000的排版技術(shù)七、視圖介紹P161

1.普通視圖 2.頁面視圖 3.Web板式視圖 4.大綱視圖 5.文檔結(jié)構(gòu)圖 6.全屏顯示和顯示比例2/27/202424浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.2.2Word2000的排版技術(shù)八、分欄P163

1.創(chuàng)建分欄 2.調(diào)整欄寬 3.設(shè)置平衡欄 4.刪除分欄2/27/202425浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.2.3制表及表格處理一、創(chuàng)建表格P164方法一：插入表格方法二：繪制表格方法三：將文字轉(zhuǎn)換成表格二、文字與格式操作三、其他操作1.移動2.修改線條樣式3.添加/刪除4.表格屬性2/27/202426浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.2.4繪制及圖文混排一、繪制圖形P1671.繪制自選圖形2.改變圖形形狀3.改變圖形顏色2/27/202427浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.2.4繪制及圖文混排二、圖文混排P168Word文檔分3個層次：文本層；繪圖層；文本層之下層。利用這3個層次，可讓圖和文字混合編排，獲得特殊的效果。1.插入圖片和剪貼畫2.改變圖片的尺寸3.文本框4、對象組合5設(shè)置圖片、自選圖形、文本框的格式6.生成水印圖案2/27/202428浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.2.4繪制及圖文混排三、輔助應(yīng)用程序P1741.添加公式---使用公式編輯器2.插入“藝術(shù)字”2/27/202429浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.2.5打印Word文檔一、分頁和頁碼P175

1.分頁(自動分頁—分頁符;手工分頁—硬分頁符) 2.插入頁碼二、頁眉和頁腳（包括頁碼、日期、公司徽標(biāo)、文檔標(biāo)題、文件名等文字或圖形）三、頁面設(shè)置（設(shè)置頁邊距、紙張來源、紙張大小、頁面方向和其他板式選項）四、打印預(yù)覽五、打?。ù蛴‘?dāng)前文檔、打印部分頁面或更改打印選項）2/27/202430浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.3電子表格軟件Excel20003.3.1Excel2000的基本操作3.3.2公式和函數(shù)3.3.3工作表的格式化3.3.4圖表的建立3.3.5數(shù)據(jù)庫管理3.3.6打印電子表格3.3.7Excel2000案例分析2/27/202431浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.3.1Excel2000的基本操作概念：工作簿、工作表、單元格P182一、Excel2000窗口的基本組成 1.工具欄 2.工作表區(qū) （1）行號和列標(biāo) （2）工作表標(biāo)簽 （3）單元格和活動單元格 3.編輯欄 4.Excel操作的鼠標(biāo)指針2/27/202432浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.3.1Excel2000的基本操作4、Excel操作的鼠標(biāo)指針P184表3.75、窗口操作6、工作表操作工作表更名（兩種方法）：P185插入工作表刪除工作表移動或復(fù)制工作表2/27/202433浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.3.1Excel2000的基本操作二、在工作表中輸入數(shù)據(jù)1.輸入文本（字符） 輸入硬回車，按Alt+Enter。

前面加上英文的單引號“‘”。2.輸入數(shù)字 輸入負數(shù)（輸入負號或括號）。 輸入分數(shù)（先輸入0和空格，再輸入分數(shù)）。3.輸入日期和時間 格式。 支持的運算。2/27/202434浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.3.1Excel2000的基本操作三、Excel中的選擇操作 單元格的選擇（P187，表3.9） 一個單元格、矩形區(qū)域、多個不相鄰單元格、 一行/一列、相鄰行/列、不相鄰行/列

工作表的選定（P188，表3.10） 單張工作表、 多張相鄰工作表、 多張不相鄰表、 所有工作表2/27/202435浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.3.1Excel2000的基本操作四、修改、插入、刪除P188

1.修改數(shù)據(jù)（雙擊單元格或按F2）

2.插入 單元格 整行（列） 工作表 3.清除和刪除 清除 單元格刪除 整行（列）刪除 工作表刪除2/27/202436浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.3.1Excel2000的基本操作五、移動和復(fù)制P189

1.移動 單元格中部分數(shù)據(jù)的移動、 工作表中數(shù)據(jù)的移動、 工作表位置的移動。 2.復(fù)制 填充（1為步長的數(shù)據(jù)、等差/比數(shù)列、其它序列）六、查找和替換P1922/27/202437浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.3.2公式和函數(shù)

公式是電子表格最重要的核心部分，是對數(shù)據(jù)進行分析的等式。一、公式P192

語法：“=表達式” 表達式是操作數(shù)和運算符的集合。操作數(shù)是常量、單元格或區(qū)域引用、標(biāo)志、名稱或工作表函數(shù)。 輸入公式的方法。2/27/202438浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.3.2公式和函數(shù)二、運算符1.算術(shù)運算符2.文本運算符3.比較運算符4.引用運算符P193

相對引用、 絕對引用、 混合引用2/27/202439浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.3.2公式和函數(shù)三、函數(shù)P194

語法：函數(shù)名（參數(shù)，參數(shù)，…） 常用函數(shù)： 求和函數(shù)SUM

求平均值函數(shù)AVERAGE

求最大/小值函數(shù)MAX/MIN 取整函數(shù)INT

四舍五入函數(shù)ROUND 條件計數(shù)函數(shù)COUNTIF

條件函數(shù)IF

邏輯與函數(shù)AND

邏輯或函數(shù)OR

邏輯非函數(shù)NOT四、出錯信息（P198表3.11）2/27/202440浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.3.3工作表的格式化一、改變行高和列寬P198二、設(shè)置數(shù)據(jù)格式 1.數(shù)值格式 2.貨幣格式 3.日期格式 4.時間格式 5.分數(shù)格式三、設(shè)置對齊方式2/27/202441浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.3.3工作表的格式化四、保護工作表 “鎖定”和“隱藏”。 如何設(shè)置工作表保護？ 如何取消？五、設(shè)置條件格式六、自動套用格式2/27/202442浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.3.4圖表的建立一、建立圖表P202

圖表概念：分類X軸標(biāo)題、分類Y軸標(biāo)題圖表標(biāo)題分類X軸標(biāo)志圖例、系列名稱數(shù)據(jù)系列、數(shù)據(jù)值、網(wǎng)格線。

建立的操作步驟。2/27/202443浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.3.4圖表的建立二、圖表編輯P2041.移動圖表、更改圖表大小、刪除圖表2.改變圖表類型3.修改標(biāo)題4.向圖表中添加數(shù)據(jù)5.向圖表中添加文字6.刪除數(shù)據(jù)2/27/202444浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.3.5數(shù)據(jù)庫管理一、數(shù)據(jù)清單的創(chuàng)建P205

數(shù)據(jù)清單是包含一系列相關(guān)數(shù)據(jù)的工作表數(shù)據(jù)行。1.創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單 要符合一定的準(zhǔn)則（P205）2.數(shù)據(jù)清單與數(shù)據(jù)庫 相關(guān)概念：數(shù)據(jù)庫、關(guān)系、記錄、字段、字段名。2/27/202445浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.3.5數(shù)據(jù)庫管理二、使用記錄單編輯數(shù)據(jù)P2061.修改數(shù)據(jù)2.添加記錄3.刪除記錄4.查找記錄三、記錄排序P207

排序規(guī)則。 排序的步驟。2/27/202446浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.3.5數(shù)據(jù)庫管理四、記錄篩選P208

“自動篩選”是一種簡單、方便的壓縮數(shù)據(jù)清單的方法。 1.建立“自動篩選” 2.顯示數(shù)據(jù)行 3.撤消篩選箭頭2/27/202447浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.3.5數(shù)據(jù)庫管理五、分類匯總P210

分類匯總是按某一字段的內(nèi)容進行分類，對每一類統(tǒng)計出相應(yīng)的數(shù)據(jù)。（先排序）

1.建立分類匯總分類字段、匯總方式、選定匯總項、 2.撤消分類匯總2/27/202448浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.3.5數(shù)據(jù)庫管理六、數(shù)據(jù)透視表P211

數(shù)據(jù)透視表是一種交互工作表，用于對已有數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)進行匯總和分析，概括出有用的統(tǒng)計數(shù)據(jù)。

1.建立數(shù)據(jù)透視表 2.編輯數(shù)據(jù)透視表 3.刪除數(shù)據(jù)透視表2/27/202449浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.3.6打印電子表格一、頁面設(shè)置P214

1.頁面 2.頁邊距 3.頁眉/頁腳 4.工作表二、打印區(qū)域 打印區(qū)域的設(shè)置和取消。三、打印預(yù)覽四、打印工作表2/27/202450浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.4文稿演示軟件PowerPoint3.4.1PowerPoint2000的基本操作3.4.2演示文稿的格式化和可視化3.4.3演示技術(shù)3.4.4打印演示文稿2/27/202451浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.4.1PowerPoint2000的基本操作一、PowerPoint2000窗口的基本組成P218

內(nèi)容提示向?qū)?設(shè)計模板 空演示文稿 打開已有的演示文稿2/27/202452浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.4.1PowerPoint2000的基本操作二、視圖P219

1.普通視圖 2.幻燈片視圖 3.備注頁視圖 4.大綱視圖 5.幻燈片瀏覽視圖 6.幻燈片放映視圖2/27/202453浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.4.1PowerPoint2000的基本操作三、創(chuàng)建演示文稿P221

1.空演示文稿 2.內(nèi)容提示向?qū)?3.設(shè)計模板 4.選擇演示文稿類型 5.將Word中的大綱文件轉(zhuǎn)為PowerPoint演示文稿2/27/202454浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.4.1PowerPoint2000的基本操作四、編輯幻燈片P225

1.輸入和編輯文本 2.PowerPoint中的選擇操作 3.插入、刪除、移動、復(fù)制 4.查找與替換2/27/202455浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.4.2演示文稿的格式化和可視化一、文字和標(biāo)題的格式化P227

1.文字格式化 2.標(biāo)題對齊方式 3.行距及段前、段后間距 4.項目符號和編號2/27/202456浙江工商大學(xué)計信學(xué)院3.4.2演示文稿的格式化和可視化二、設(shè)計外觀統(tǒng)一的演示文稿P230

1.設(shè)計模板 2.母版 3.改變幻燈片的配色方案 4.幻燈片版式（