公章管理制度

PAGEPAGE7公章管理制度公章是企業(yè)合法存在的標志，是企業(yè)權力的象征。為了保證公司印章的合法性、權威性、可靠性和嚴肅性，提高工作效率，有效維護公司利益，杜絕違法違規(guī)行為的發(fā)生，結合本公司實際，特制定本管理制度。本規(guī)定中的公章包括公司章、公司法人章、總經理印章、合同專用章、財務專用章及各部門印章等代表公司或公司各部門行使權力的印章。一、公章使用范圍（一）凡屬以公司名義對外發(fā)文、開具介紹信、報送報表文件、信函、證明等一律加蓋公司公章。（二）凡屬以公司名義對公司內部的行文，也使用公司章。（三）凡屬部門業(yè)務管轄范圍內的行文、制度或規(guī)定加蓋部門印章。（四）凡屬合同類的用合同專用章。（五）凡屬財務會計業(yè)務的用財務專用章，需要時可加蓋公司章及法人章。二、各相關人員職責（一）總經理負責蓋章前最終審核并簽字確認同意蓋章。（二）分管副總經理

負責授權范圍內的公章的使用審批工作。（三）公章管理員

1、負責公章的保管。

2、負責設立公章使用登記臺帳（見附件二《公章使用登記表》）。

3、負責公章使用的審核工作。

4、負責制定所保管公章的使用程序。（四）總經辦監(jiān)管人員1、負責公章使用過程中的監(jiān)管與登記。（五）提交資料蓋印的人員1、當需蓋印的資料已經蓋印以后，嚴禁在資料上增加任何內容，經公司總經理的審批除外。否則，由此造成的一切損失由提交資料蓋印的人員承擔。（六）外借公章辦事的人員1、因公外借公章的人員，需嚴格審查需蓋印的資料。如工作不負責，由此造成的一切損失由外借公章辦事的人員承擔。三、公章的保管（一）行政公章由總經理指定的管理專人負責管理。（二）專項業(yè)務章（財務章、合同章、各部門用章等）由總經理授權給各專業(yè)部門指定專人負責管理。（三）公司法人工作用個人名章，分別由公司法人指定管理員。（四）公章管理人要嚴加管理，不得隨意將公章交由他人使用、保管，因故需由他人代管時，需經總經理批準。（五）公章管理人每月都需要將《公章使用申請單》、《公章外出使用申請單》歸檔，每年年終做一次總的歸檔。（六）如發(fā)生公章遺失或被私自使用事件要及時追查處理。（七）審計師有權對公章的使用情況進行稽核審計。（八）公章管理員與外出使用公章陪同人員均要簽訂公章使用/借用協(xié)議。（九）公司所有章的管理人詳見附件三，各分公司管理人員對其管理的印章負全責，其領導負連帶責任。（十）公司所有章的管理人及監(jiān)管人員必須按《公章管理制定》要求保管公章，并有責任對公章使用和借用做好登記臺帳，定期整理及上報公章登記臺帳。（十一）公司所有章的管理人及監(jiān)管人員須嚴格按《公章管理規(guī)定》行使蓋章和外借公章的程序。禁止未經批準私自加蓋公章。對于需加蓋公章的文件資料，未經公司總經理批準，管理員有權拒絕加蓋公章。特殊情況由總經理電話或郵件確認加蓋公章的，事后應補齊手續(xù)。（十二）公司所有章的管理人及監(jiān)管人員有義務配合公司審計師對公章使用的審計工作。（十三）公章管理人、監(jiān)管人員及外借公章使用的人員對加蓋公章文件的內容所知悉的公司商業(yè)秘密負保密義務。保證不向任何個人或其他組織提供信息。（十四）如發(fā)現(xiàn)管理員未按《公章管理規(guī)定》程序，私自蓋章或外借，且未造成負面影響的，公章管理員每次處罰100元。如對公司造成損失的，一切損失由公章外借人員承擔。（十五）如發(fā)現(xiàn)管理人員管理不善或未按《公章管理規(guī)定》程序，私自蓋章，對公司造成影響的，視為該人員嚴重違反規(guī)章制度，解除勞動合同，并處罰1000至10萬元，情節(jié)嚴重的，甲方有權追究該管理人員其它法律責任。四、規(guī)定（一）未經公司經理批準，任何單位和個人不得擅自刻制本部門的公章。公章的刻制，必須符合國務院頒布的有關公章刻制的規(guī)定，并經深圳市公安局備案。（二）公章的使用由各保管人員及總經辦設立使用登記臺帳，嚴格審批和登記制度。（三）公章使用（公司紅頭文件除外），必須經總經理批準后公章管理人員方可蓋章，公章管理人員應嚴格履行登記手續(xù)，因使用公章不當造成損失的，應追究其相應責任。（四）公章管理人員如工作變動，應及時上繳公章，由重新確定的公章管理人員另行辦理接收公章手續(xù)，不得私自轉交他人。（五）以公司名義簽訂的合同、協(xié)議、訂購單等，由各專業(yè)人員審核，公司分管領導批準后方可申請蓋章。（六）私人取物、取款、掛失、辦理各種證明，需用單位介紹信時，由嚴格審批，符合要求后辦理并執(zhí)行登記制度。（七）任何公章管理員不得在當事人或委托人所持空白格式化文件上（空白合同、空白協(xié)議、空白證明、空白介紹信、空白紙張、空白單據(jù)等）加蓋公章或其它印章。因工作特殊確需開具時，須經總經理批準方可蓋章；待工作結束后，必須及時向公司匯報開具手續(xù)的用途，未使用的必須立即收回。（八）對已調出、解除、終止勞動關系人員要求出示相關證明的，必須持有效證件材料，總經理/人事部負責人審批后，方可蓋章。（九）印章應及時維護、確保公章清晰、端正。（十）公章如有不慎丟失，保管人員及時向主管領導報告，并備案。（十一）涉及到重大事件需蓋章的必須將蓋章后的復印件留檔備查。（十二）對加蓋公章的材料，應注意落款單位必須與印章一致，用印位置恰當，要騎年蓋月，字組端正，圖形清晰。（十三）公章管理人員必須認真負責，嚴格遵章守紀，秉公辦事。沒有總經理或總裁及相關負責人的簽字，不得蓋章。（十四）公章管理人員應妥善保管公章，不得隨意亂放。公章一般應在上班時間內使用，如無特殊情況，下班后停止使用公章。下班時間和節(jié)假日期間應采取防盜措施。（十五）公章一般不得攜帶外出使用，嚴禁任何人擅自借用或私自將公章帶出公司使用。如因政府類工作需要，確需將公章帶出使用，需填寫《公章外出使用申請單》,經部門經理審核簽字及公司總經理批準后方可帶出，并由公章保管人/或公司指定陪同人員攜章隨同。（十六）公章外出期間，借用人只可將公章用于申請事由，禁止在本項業(yè)務范圍外的文件上加蓋公章，并對公章的使用后果承擔一切責任。其余事務辦理均需將資料帶回，填寫完整后蓋章，然后帶往辦理地辦理事務。（十七）在辦事過程中，遇政府部門要求臨時性需加蓋公章的文件資料，不符合正常辦事流程的，乙方有權拒絕加蓋公章。特殊情況由總經理電話確認方可加蓋公章的。（十八）公章外借人員借用的公章當天借用必須做到當天歸還，特殊情況除外。（十九）如發(fā)現(xiàn)公章外借人員未按《公章管理規(guī)定》程序，私自蓋章或外借，且未造成負面影響的，公章外借人員需每次處罰100元。如對公司造成損失的，一切損失由公章外借人員承擔。（二十）如發(fā)現(xiàn)公章外借人員管理不善或未按《公章管理規(guī)定》程序，私自蓋章，對公司造成影響的，視為公章外借人員嚴重違反規(guī)章制度，解除勞動合同，并處罰1000至10萬元，情節(jié)嚴重的，公司有權追究公章外借人員其它法律責任。五、違反規(guī)定（一）違反以上規(guī)定者，公司將追究相關人員的責任，若給公司造成一定經濟損失或不良社會影響者，公司將追究其法律責任。（二）蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準人和審核人負責，如公章管理人員違規(guī)蓋章造成的后果由直接責任人負責。（三）凡私蓋公章、合同章等章或舞弊者，一經發(fā)現(xiàn)給予嚴厲懲處。（四）未經總經理批準，沒有法定代表人或法人代表審核、簽字或者空白合同上不得加蓋印章，否則由當事人承擔一切經濟損失，并追究其刑事責任。（六）若總經理外出，則須通過電子郵件或電話確認方可蓋章，且事后須補齊手續(xù)。六、使用程序（一）使用公章前，須填寫《公章使用申請單》（見附件一），征得部門負責人審核后，交公司總經理審批，總經理同意后方可用章。（二）用章人蓋章需出示總經理審批同意后的資料并在總經辦蓋章登記表上登記，總經辦人員在公章保管人處的蓋章登記表上，由公章保管人安排蓋章。蓋章具體操作流程見附件五《蓋章流程說明》。（三）公章保管人查看《公章使用申請單》上公司總經理的簽字后，方可用章。（四）公章帶出使用的，須填寫《公章外出使用申請單》（見附件二），征得部門負責人審核后，交公司總經理的審批，總經理同意后方可借出。使用后須馬上還回公章。具體操作流程見附件六《公章外出使用流程》七、相關附件及表單附件一《公章使用申請單》附件二《公章外借使用申請單》附件三《公章使用登記表》附件四公章管理人清單附件五《蓋章流程說明》附件六《公章外出使用流程》附件七《印章借用登記表》附件八《印章領出登記表》八、本制度自2015年1月24日起執(zhí)行制定:審核：批準：PAGEPAGE2附件一公章使用申請單申請部門申請日期申請文件事由用章數(shù)量及類別申請文件簡要說明經手人：部門負責人審查簽字：總經理意見：