工程檔案管理辦法

**房地產開發(fā)有限公司工程資料檔案管理辦法第4頁共5頁**房地產開發(fā)有限公司工程資料檔案管理辦法第1頁共5頁工程資料檔案管理辦法（文件編號：GCKF-06）第一條主要內容及適用范圍規(guī)定公司工程開發(fā)各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計、銷毀等管理內容。第二條工程開發(fā)資料檔案的管理機構1、文件結案后，原稿由工程部所轄資料檔案人員歸檔。2、各經辦部門或個人視實際需要，經有關領導批準后可留存影本。3、工程開發(fā)資料檔案崗位主要職責：3．1制定或參與制定工程開發(fā)資料檔案工作的規(guī)章制度；3．2對項目部文件材料的歸檔工作，進行指導和監(jiān)督；3．3做好工程開發(fā)資料檔案的收集、整理、保管和利用工作；3．4做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作；3．5提高檔案管理的水平和技術，逐步實現(xiàn)檔案管理程序化、規(guī)范化、科學化。第三條工程開發(fā)資料檔案的種類1、法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標準、規(guī)章制度等。2、企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)總經理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。3、計劃性文件。包括企業(yè)總體計劃或規(guī)劃、工程開發(fā)計劃、項目質量計劃、財務計劃等。4、總結性文件。包括企業(yè)工程開發(fā)年度和月度工作總結、下屬部門的年度和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。5、批示性文件。包括工程開發(fā)各類計劃指標、技術指標等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。6、憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報的、在日?；顒又行纬傻脑加涗浐蛻{證，如合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。7、證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質證、施工許可證、規(guī)劃許可證等。8、匯報性文書資料。包括項目部報送公司主管領導的文件資料和相關統(tǒng)計表，以及其它的各類文書資料。9、勞資人力資源資料。包括工程開發(fā)下屬各部門的人力資源任命、人力資源調整、人力資源管理等相關資料。10、聲像制品資料。包括下屬各部門在其工程開發(fā)活動中，以及在外考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。11、技術性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。第四條工程開發(fā)資料檔案管理的基本程序包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。第五條工程開發(fā)資料檔案的收集。就是把分散的，以及散失到其他工程開發(fā)部門的各類檔案資料，按有關規(guī)定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把工程開發(fā)活動中產生的有保存價值的各種材料，由工程開發(fā)各部門和個人定期協(xié)同檔案人員進行整理、立卷、歸檔。1、立卷歸檔的范圍：凡屬本標準第3條所函蓋的文件資料，均應立卷歸檔。2、立卷歸檔的時間2．1凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交檔案人員立卷歸樓。2．2對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業(yè)務部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當延長。3、立卷歸檔的要求3．1檔案人員在規(guī)定的歸檔時間內，整理審定檔案資料。3．2工程移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。3．3歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起3．4立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。3．5填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。3．6立卷應以本部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業(yè)生產活動狀況和面貌。3．7立卷應以部門為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。3．8立卷應把上級文件與本公司工程開發(fā)文件（除請示、批復外）按保管期限和文件年限分開立卷。3．9立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。3．10文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規(guī)律進行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。3．11各種實物檔案（獎品、錦旗、證書等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。3．12聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。第六條工程開發(fā)資料檔案的借閱1、檔案主要供工程開發(fā)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須經主管領導批準，可查閱無密級檔案。2、各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經主管領導批準，方可借閱。3、檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。4、對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制不會有誤。5、必要時，檔案人員應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應仔細校對和審查，加蓋部門印章后才有效。檔案證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結論。6、工程開發(fā)資料檔案一般不得借出公司。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批準并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。7、借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。第七條檔案保密要求1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。2、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機密、秘密三級。3、有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級檔案復制時，需經公司副總以上領導批準。4、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經副總以上領導批準。5、對已到保密期限的檔案要請相關部門領導鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。6、外來參觀人員，統(tǒng)一由負責接待人員答復問題和辦理所需材料。7、檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。8企業(yè)在職工作人員調離本企業(yè)時，需按檔案要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調離。檔案管理員調離，應由副總監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調離。第八條超期檔案的銷毀1、對超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經檔案形成部門領導共同鑒定，報分管副總批準后，按規(guī)定銷毀。2、經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。3、銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，嚴禁將銷毀