第一節(jié)辦公環(huán)境管理與領導人日程安排

辦公室日常工作辦公室日常工作的內(nèi)容一、辦公環(huán)境的管理二、領導日程的安排三、接打電話與處理郵件四、印信與保密工作辦公室事務管理的內(nèi)容一、辦公環(huán)境的管理二、領導日程的安排三、接打電話與處理郵件四、印信與保密工作一、辦公環(huán)境的管理辦公室環(huán)境好壞有什么影響？一、辦公環(huán)境的管理(一)內(nèi)容環(huán)境衛(wèi)生：干凈、整潔物品擺放：整齊、安全空間布局：科學、合理一、辦公環(huán)境的管理(二)意義：把辦公室內(nèi)部及其周圍環(huán)境布置的整潔、美觀、科學一些，創(chuàng)造一種和諧、舒心的氛圍，有益于身體健康，能大大的提高工作效率。(三)辦公室布置的原則空間布局合理化：便于工作、利于健康案例一：《手忙腳亂的秘書小張》（P177）下午上班時間，秘書小張正在電腦上查資料，這時電話鈴響了，而辦公室的電話在窗臺上，所以小張站起身來走到窗前去接電話。電話是找主管的，但她這時沒有在辦公室，對方要求留言，所以小張又走到辦公桌旁在抽屜里翻找可以用來記錄的紙張。

記錄完畢，小張把這張紙壓到了主管的水杯下面。剛在電腦前坐下，經(jīng)理進來要一份資料，小張又趕忙起身走到資料柜前找資料。不到10分鐘，小張已經(jīng)在屋里轉(zhuǎn)了好幾圈，真是夠辛苦的。

(三)辦公室布置的原則空間布局合理化：便于工作、利于健康。色彩搭配相宜化：減輕疲勞和緊張，提高工作效率。辦公條件優(yōu)越化：光線合理、隔音好、溫濕度適宜、設備齊全。辦公環(huán)境藝術化：適當綠化和裝飾。(四)辦公室整理工作領導辦公室和接待室整理秘書辦公室整理(四)辦公室整理工作領導辦公室和接待室整理秘書辦公室整理案例二：

《會客室讓總經(jīng)理皺起了眉頭》

張紅是北京致遠電子公司總經(jīng)理王華生的秘書，今天的客人較多，剛送走兩下客人，她就趕快準備明天總經(jīng)理的發(fā)言稿。這時前臺秘書打電話，請她下樓帶總經(jīng)理約的客人。經(jīng)向總經(jīng)理請示后，她急忙下樓，將客人帶到樓下。這時的會客室有一股刺鼻的香煙味道中，煙灰缸里也有很多煙灰與煙頭。王總經(jīng)理進來后，不禁皺起了眉頭。領導辦公室和接待室整理桌子和辦公器械是否擺放平衡妥當，有沒有歪斜和灰塵。時鐘是否撥準，并保持走動。日歷上的日期是否準確。辦公室內(nèi)濕度和濕度是否調(diào)到適意的程度。盆景、掛畫的位置是否得體。花卉是否定期澆水并保持新鮮。報紙、雜志是否最新的一期。書架是否歸置妥當。擺放在領導辦公桌上的用品是否整理好了。文具、便箋是否補充了。(四)辦公室整理工作領導辦公室和接待室整理秘書辦公室整理秘書辦公室整理辦公桌上手臂所能覆蓋的桌子面積，適合擺放與工作有關的物品。電話機一般安裝在左邊，其右側(cè)擺放筆和記錄紙，便于左手摘機，右手執(zhí)筆做記錄。電腦一般放在桌子的右側(cè)或電腦桌上。準備一些敞開的文件夾，以便于存放需要處理的文件、資料等。處理完后應及時放在櫥柜里。把各種筆、膠水、剪刀、回形針印盒等小文具分門別類地裝在文具盒內(nèi)，井然有序地放在抽屜里。還應有一個帶鎖的抽屜，用來放公章、介紹信、機密文件等。種類文件柜要分門別類地安放文件、資料和物品，并貼上標識。儲物架上要把容易傾翻的、較重的東西放在下層，小物品放在盒內(nèi)、貼上標識，再放到高層。(五)辦公環(huán)境的安全管理工作辦公室安全隱患正確處理安全問題辦公室安全隱患地、天花板、門、窗的隱患，如離開辦公室前不鎖門。室內(nèi)光線、濕度、通道方面的隱患，如光線不足或太刺眼。辦公家具方面的隱患，如電腦鍵盤過高。辦公設備及操作中的隱患，如電線磨損裸露。工作中大意造成傷害，如站在帶輪子的椅子上舉放物品。工作中大意造成泄密，如將保密文件忘在復印機的玻璃板上?；馂幕蛳乐械碾[患，如亂扔煙頭、滅火器前堆放物品、地面上電源線雜亂等。正確處理安全問題一、要定期檢查；二、發(fā)現(xiàn)隱患，在職責范圍內(nèi)要及時有效地排除；三、如果發(fā)現(xiàn)個人職權無法排除的危險，有責任和義務報告、跟進，直到解決；四、最后，將異常情況的發(fā)現(xiàn)、報告、處理等過程認真記錄在本企業(yè)的隱患記錄及處理表上。案例三：《防患于未然》

宏達公司研發(fā)部秘書張霞每周都對公辦室及所有設備進行一次安全檢查、并做好記錄工作。一個月內(nèi)，她共發(fā)現(xiàn)并當場指出或處理的隱患是：11月3日，請有關人員將交叉拖拽在辦公桌之間的電話線、電腦線整理并埋在地毯下，防止絆人。11月10日，發(fā)現(xiàn)本樓層“安全出口”的標識掉落，她立即重新安好。11月17日，發(fā)現(xiàn)新來的小李在復印資料時出現(xiàn)機器卡紙，小李便用手去拽卡住的紙，張霞制止小李的做法，告訴他如何正確處理卡紙。11月24日，一批計算機到貨，送貨方準備將貨堆在消火栓窗口前，張霞發(fā)現(xiàn)，指引他們放在別處。二、領導工作日程安排(一)意義(二)日程表的編制日程表長期：一年或半年中期：季度或一月短期：一周或一天專用：會議日程表、旅行日程表、調(diào)研日程表等。某公司2009年度重要活動安排表月份日期及活動內(nèi)容備注1月6日表彰大會18－19日慰問退休職工2月8日春節(jié)團拜活動26－27日產(chǎn)品訂貨會…………10月10日建廠40周年慶典15日參加秋季廣交會…………某縣長3月份工作日程安排日期星期工作內(nèi)容備注1三去某區(qū)調(diào)查鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)情況2四同上六下午返回3五會見臺胞某先生，晚上宴請4六5日6一聽取農(nóng)業(yè)局長匯報春耕工作7二去某鄉(xiāng)參加義務植樹活動…………31五上午去行署匯報工作下午看望在地委學校學習的本縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)長返回總經(jīng)理一周工作日程

（11月9－15日）星期午別工作內(nèi)容備注一（9日）上9：00某公司經(jīng)理來訪下1：30公司例行常務會議二（10日）上8：00去某商城察看，上午返下1：00會見某科長，3：00職工座談會，工會辦公室三（11日）上9：00與總工程師、設備科長商量問題，小會議室下1：30與港商某先生談業(yè)務，6：00宴請